کوٹیشن لکھیں اور بھیجیں

کوٹیشن وہ قیمت ہے جو آپ کسی ڈیل کے لیے گاہک کو پیش کرتے ہیں۔ اس میں ادائیگی کی شرائط بھی ہوتی ہیں: گاہک کب اور کتنا ادا کرتا ہے۔ یہ شرائط بعد میں ادائیگیوں کا شیڈول بن جاتی ہیں۔

کوٹیشن بنائیں

1. کوٹیشنز کھولیں اور نئی کوٹیشن دبائیں۔ یا کوئی ڈیل کھولیں اور نئی کوٹیشن دبائیں۔
2. گاہک چنیں۔ اگر کوٹیشن کسی ڈیل سے تعلق رکھتی ہے تو آپ اس کے بجائے ڈیل (اختیاری) چن سکتے ہیں، اور گاہک اسی سے بھر جاتا ہے۔ ڈیل ضروری نہیں: آپ کسی ڈیل کے وجود سے پہلے بھی گاہک کی قیمت لگا سکتے ہیں۔ فارم چھوڑے بغیر گاہک شامل کرنے کے لیے + نیا استعمال کریں۔
3. ایک موضوع ٹائپ کریں، مثلاً ERP - Finance and Inventory۔
4. کل رقم ٹائپ کریں اور کرنسی چنیں۔
5. کوٹیشن کی تاریخ اور میعاد تک مقرر کریں، یعنی وہ آخری دن جب تک قیمت قائم رہتی ہے۔
6. تفصیل / دائرۂ کار میں لکھیں کہ کیا شامل ہے: ماڈیولز، صارفین، تربیت، سپورٹ۔
7. ٹیکس، میعاد اور مستثنیات نوٹس کے باکس میں لکھیں۔

ایک کل رقم یا اشیاء کی فہرست کے ساتھ کوٹیشن دیں

آپ ہر کوٹیشن کے لیے اس کوٹیشن کی قیمت کیسے لگائیں کے تحت چنتے ہیں۔

• ایک کل رقم: آپ ایک کل رقم لکھتے ہیں، جیسا اوپر کے مراحل میں ہے۔ مزید کچھ درکار نہیں۔
• اشیاء کی فہرست: آپ جو بیچتے ہیں اسے لکھتے ہیں، ہر ایک کے ساتھ مقدار، فی یونٹ قیمت اور چاہیں تو رعایت %۔ اگر ٹیکس لیتے ہیں تو ٹیکس کا نام اور ٹیکس کی شرح % شامل کریں۔ Kaam360 تمام رقوم اور کل رقم آپ کے لیے نکال دیتا ہے۔ نئی قطار کے لیے + شے شامل کریں دبائیں، یا اپنی پروڈکٹس سے شامل کریں سے منتخب کریں۔

جو کچھ آپ بیچتے اور خریدتے ہیں اس کی فہرست رکھنے کے لیے سیلز ماڈیول میں پروڈکٹس کھولیں اور نئی شے دبائیں۔ یہی فہرست کوٹیشنز، سیلز آرڈرز اور پرچیز آرڈرز میں استعمال ہوتی ہے۔ یہ اختیاری ہے: آپ ہمیشہ ایک کل رقم کی کوٹیشن دے سکتے ہیں۔

ادائیگی کی شرائط شامل کریں

ادائیگی کی شرائط وہ قسطیں ہیں جو گاہک ادا کرتا ہے، جیسے پیشگی، درمیانی ادائیگی اور آخری ادائیگی۔

1. ادائیگی کی شرائط میں + قسط شامل کریں دبائیں۔
2. ایک سنگِ میل / لیبل (مثلاً Advance) اور ایک رقم ٹائپ کریں۔
3. ہر قسط کے لیے دہرائیں۔ Quick fill کے بٹن آپ کے لیے عام تقسیمیں بھر سکتے ہیں۔

فائلیں منسلک کریں

فائلیں میں وہ کوٹیشن شامل کریں جو آپ نے بھیجی، گاہک کا جواب یا دائرہ کار کی شیٹ۔ ہر فائل 25 MB تک ہو سکتی ہے۔ فائلیں اس وقت محفوظ ہوتی ہیں جب آپ کوٹیشن محفوظ کرتے ہیں، اور ٹیم کا ہر شخص انہیں بعد میں تلاش کر سکتا ہے۔

اسے بھیجیں اور جواب کا پیچھا کریں

1. کوٹیشن کھولیں اور گاہک کو بھیجیں دبائیں۔ کوئی رابطہ چنیں یا ای میل پتہ لکھیں، چاہیں تو مختصر پیغام شامل کریں اور بھیجیں دبائیں۔ کوٹیشن PDF کی صورت میں ای میل سے جاتی ہے اور ڈرافٹ بھیجا ہوا لکھ دیا جاتا ہے۔ اگر آپ خود بھیجنا چاہیں تو PDF ڈاؤن لوڈ کریں دبائیں، بھیجیں، پھر بھیجا ہوا لکھیں دبائیں۔
2. جب وہ جواب دیں تو قبول شدہ یا مسترد دبائیں۔ قبول کرنے سے اس کی ڈیل بھی جیتی ہوئی نشان زد ہو جاتی ہے، اگر ڈیل ابھی کھلی ہو۔ میعاد تک کی تاریخ گزرنے کے بعد کسٹمر پورٹل میں کوٹیشن قبول نہیں کر سکتا: انہیں نیا کوٹیشن بھیجیں۔
3. اگر یہ قبول ہو جائے تو معاہدہ بنائیں دبائیں۔ دیکھیں معاہدے اور ان کی تجدید کی تاریخیں سنبھالیں۔
4. حصوں میں ڈیلیوری اور انوائس کے لیے قبول شدہ کوٹیشن پر سیلز آرڈر بنائیں دبائیں۔ دیکھیں سیلز آرڈرز اور ڈیلیوری نوٹس۔

اگر کچھ غلط ہو جائے

اگر دستخط سے پہلے قیمت بدل جائے تو کوٹیشن پر ترمیم دبائیں اور اسے درست کریں۔ حذف کریں صرف تب استعمال کریں جب یہ غلطی سے بنی ہو۔ آپ سے تصدیق مانگی جاتی ہے، اور آپ برقرار رکھیں دبا سکتے ہیں۔

واٹس ایپ پر شیئر کریں

گاہک کو بھیجیں میں آپ واٹس ایپ کھولیں بھی دبا سکتے ہیں تاکہ تیار پیغام کے ساتھ چیٹ شروع ہو۔ یہ بالکل انوائس کی طرح کام کرتا ہے: دیکھیں انوائس بنائیں اور بھیجیں۔

رعایتیں جنہیں منظوری چاہیے

اگر آپ کی تنظیم نے منظوری کے اصول میں حد مقرر کی ہے تو زیادہ رعایت والی کوٹیشن پر ایک اطلاع آتی ہے اور اسے ابھی بھیجا، بھیجا ہوا یا قبول شدہ نشان زد نہیں کیا جا سکتا۔ منظوری طلب کریں دبائیں۔ فیصلہ ہونے پر آپ کو ای میل ملے گی۔ اگر بعد میں قیمتیں یا رعایتیں بدلیں تو دوبارہ مانگیں۔ دیکھیں منظوریاں: کون فیصلہ کرتا ہے اور کیسے۔

پروڈکٹس سے آئٹمز چنیں

پروڈکٹس میں (سیلز ماڈیول میں) ہر آئٹم کا ایک کوڈ (SKU)، ایک زمرہ، ایک اکائی (مثلاً گھنٹہ یا عدد)، ایک عام قیمت اور ایک معمول کا ٹیکس ہو سکتا ہے۔ کسی آئٹم کو مٹائے بغیر فہرستوں سے چھپانے کے لیے استعمال میں کا نشان ہٹائیں۔

• جس کوٹیشن کی قیمت اشیاء کی فہرست کے طور پر لگائی گئی ہو، اس میں اپنی پروڈکٹس سے شامل کریں سے آئٹم چنیں۔ اس کی تفصیل، قیمت اور معمول کا ٹیکس بھر جاتے ہیں، اور آپ انہیں پھر بھی بدل سکتے ہیں۔ لائن یاد رکھتی ہے کہ وہ کس آئٹم سے آئی، جسے پروڈکٹ کے لحاظ سے فروخت رپورٹ استعمال کرتی ہے۔
• کسی ڈیل سے بنی نئی کوٹیشن (ڈیل پر نئی کوٹیشن) ڈیل کی پروڈکٹس سے شروع ہوتی ہے۔
• پروڈکٹس میں کسی آئٹم کو بدلنے سے پہلے سے لکھی گئی کوئی کوٹیشن، انوائس یا ڈیل کبھی نہیں بدلتی۔

گھنٹے اور قیمت کا مشورہ

اندازاً گھنٹے (اختیاری) لکھیں: وہ کام کے گھنٹے جن کے لیے قیمت ہے۔ کوٹیشن کی درستی بعد میں ان کا موازنہ اس سے کرتی ہے جو پروجیکٹ نے دراصل لیا۔ اشیاء کے نیچے قیمت کا مشورہ خانہ آپ کے ملتے جلتے مکمل پروجیکٹس سے گھنٹے اور قیمت تجویز کرتا ہے۔ جب تک آپ یہ تجویز استعمال کریں اور محفوظ کریں نہ دبائیں، کچھ نہیں بدلتا۔ دیکھیں پچھلی کوٹیشنز سے سیکھیں (کوٹیشن کی درستی اور قیمت کا مشورہ)۔

سیکشنز کے ساتھ مکمل پروپوزل

ایک صفحے کی کوٹیشن کی بجائے مکمل پروپوزل (سرورق، ہمارے بارے میں، ماڈیول وار کام کا دائرہ، قیمتوں کے جدول، شرائط اور رابطہ) بھیجنے کے لیے پروپوزل کے سیکشن کے نیچے سیکشن شامل کریں۔ دیکھیں سیکشنز اور ٹیمپلیٹس سے پروپوزل لکھیں۔