创建并发送发票

发票是您发给客户的账单。在发票中您可以开具发票、以 PDF 形式通过邮件发送，并查看仍未收回的款项。当发票对应项目中的某笔付款时，该付款会自动随之推进。

一次性设置

1. 打开设置，选择发票信息。
2. 填写发票上的名称、税务登记号、地址和回复邮箱。
3. 在客户如何向您付款中填写您的银行信息，它会印在每张发票上。
4. 如果您收税，请填写税种名称（例如 VAT）和税率（%）。不收税则保持为 0。
5. 选择发票编号前缀（编号形如 INV-0001）和付款天数，然后点击保存。

为一笔付款开发票

1. 在财务模块中打开付款。在该笔付款所在行的末尾点击创建发票。
2. 发票已自动填好：客户、项目、金额和您的信息。可按需修改，例如说明或到期日。
3. 点击保存草稿。此时客户不会收到任何内容。

开具其他发票

1. 打开发票，点击新建发票。
2. 选择客户，其地址会自动填入。添加明细行（+ 添加明细行），填写说明、数量和价格。
3. 税额会加在各明细金额之上。点击保存草稿。

为销售订单开发票

打开销售订单并点击为已交付部分开票或为剩余部分开票，或打开送货单并点击为此次交货开票。系统会生成一张草稿，填入订单的客户、币种、税、参考号和明细行。您可以添加其他行（例如运费），但任何一行都不能超过订单上剩余的可开票数量。参见销售订单和送货单。

发送

1. 打开发票，点击发送给客户。选择联系人或输入邮箱地址，也可以添加一段简短留言。
2. Kaam360 会以贵公司的名义把发票以 PDF 形式发送。客户的回复会发到您的回复邮箱。
3. 发票变为已发送。如果它对应某笔付款，该付款会变为已开发票。
4. 通过其他方式发送（邮寄或 WhatsApp）？点击下载 PDF，自行发送，然后点击标记为已发送。

PDF 使用客户的语言：其主要联系人所选的语言，否则使用您默认付款提醒计划的语言。德语、西班牙语、葡萄牙语、印尼语、土耳其语、法语、阿拉伯语、乌尔都语和中文都会翻译后打印。阿拉伯语和乌尔都语文字从右向左阅读；页面布局与英文相同。金额按货币自身的小数位显示：日元或韩元没有小数，科威特、巴林、阿曼、约旦和突尼斯第纳尔为三位。报价单、销售订单和送货单也以同样方式打印，屏幕上签收的送货会以您组织的时区显示时间。

款项到账后

款项到账时（分次或一次付清），打开发票并点击收款。填写款项到账日期和金额（部分付款请填写少于欠款的金额，其余仍为欠款），选择付款方式（银行转账、现金、银行卡或其他），可填写参考号和备注，然后点击保存付款。发票会显示目前已收和待收款的金额；不再欠款时会自动变为已付款。如果发票对应项目付款，该付款也会收到相应份额，每笔付款都会按各自日期计入总账并同步到 QuickBooks 或 Xero。

发票上的已收付款卡片列出该发票的每一笔付款，无论在哪里记录：发票上、付款页面、在线支付（立即支付）、支票、预付款或贷项通知单。误记了一笔？点击旁边的撤销并确认：发票重新欠这笔金额。其他行会说明在哪里撤销（付款页面、在 Stripe 中退款、支票、预付款或贷项通知单）。

要一次记录剩余全部款项，点击标记为已付款并选择款项到账日期。发票变为已付款，其对应付款变为已收。误标为已付款？点击标记为未付款：发票重新变为欠款，“标记为已付款”记录的金额会被删除（在发票上收到的付款保留）。这仅适用于手动标记为已付款的发票；通过在线支付（立即支付）、支票、预付款或贷项通知单收到的款项，需要在记录它的地方撤销。

跟踪应收款

• 发票顶部的方框显示待收款、逾期和本月已收款。
• 标签页区分待付款、逾期、草稿和已付款。
• 发票已发送且到期日已过，即为逾期。

付款提醒

• Kaam360 可以替您逐步催收未付发票：到期前、到期当天，然后语气逐步加强。请在 付款提醒（在 财务 模块）中设置。参见 付款提醒：自动催收未付发票。
• 要亲自提醒客户，请打开发票并点击 发送提醒。每张发票每天最多发送一次提醒。
• 在发票上，付款提醒 卡片会显示下一次提醒和已发送的所有提醒，并可暂停提醒或将发票标记为有争议。

自动重复的发票

对于每月服务费、托管或年度许可，请使用定期发票（在财务模块的发票下）。

1. 填写右侧表单并点击设置：名称、客户、重复频率（重复：每周、每月、每 3 个月或每年）、首张发票日期日期、付款天数以及开票内容（描述、数量和价格；点击 + 添加明细行添加更多行）。税费取自发票信息。也可以从+ 从产品中添加…中选择项目：该行会保留与项目的关联，因此它生成的发票会计入按产品的销售。
2. 每到日期，Kaam360 会为您生成下一张发票。默认作为草稿等您检查。如果想立即发送，请勾选每张发票生成后立即邮件发送给客户（并在发送给中填写地址）。如果邮件功能关闭，则保持为草稿。
3. 在列表中可以看到下一个日期、已生成的数量以及上一张的说明。用暂停和恢复暂停和恢复，用立即生成下一张提前生成，用编辑修改金额或日期（下一张发票使用新内容），用删除删除。已生成的发票会保留。
4. 用结束日期（可选）设定结束日期。从 31 日开始的月度发票在较短的月份落在当月最后一天。
5. 恢复已暂停的发票时，不会补开暂停期间到期的发票。

把数据交给会计

1. 打开发票，点击导出。
2. 选择文件用途：电子表格（Excel、Google Sheets）、Xero 或 QuickBooks。选择日期（开票日期起和开票日期止），点击下载。电子表格以 Excel 工作簿（.xlsx）提供，无论您电脑的小数点符号是什么都能正确打开；Xero 和 QuickBooks 文件是 CSV 文件，因为这些程序就是这样导入的。
3. 文件包含该期间内已发送或已付款的每张发票，每个明细行一行。草稿和已作废的发票不包含在内。
4. 使用 Xero 和 QuickBooks 时，请在发票信息的会计导出下一次性设置销售科目代码（以及 Xero 税种）。请向会计询问正确的值。文件遵循这些软件常见的发票导入列；如果您的版本要求不同的列，会计一分钟即可对应好。
5. 希望发票、款项和客户自动出现在 QuickBooks 或 Xero 中？请参阅连接 QuickBooks 或 Xero。

出错时

• 草稿可以编辑或删除。
• 已发送的发票不能编辑。请点击作废并重新开一张。作废的发票仍会保留记录，其对应付款会回到待开票状态。
• 已付款的发票不能作废。如果某笔付款是误记的，请在记录它的地方撤销：发票上的已收付款卡片会显示在哪里。
• 要冲销已发送或已付款发票的全部或部分金额（退货、降价），请在发票上点击贷项通知单。参见贷项通知单、退款和客户对账单。

通过 WhatsApp 分享

在发送给客户中,或通过 WhatsApp 分享部分会打开 WhatsApp 并填好消息,包括金额、到期日和付款方式。

1. 选择一位联系人(或输入带国家区号的电话号码,例如 +86 138 0013 8000)。按打开 WhatsApp。
2. 在 WhatsApp 中按发送。Kaam360 无法附加 PDF:如需要,请按下载 PDF并在聊天中附上。
3. 以 0 开头的号码会用您在设置、发票信息中一次性设定的 WhatsApp 国际区号补全。

为已记录的工时开票

如果您按小时收费,Kaam360 可以把团队记录的工时变成发票。

1. 打开发票,按为已记录的工时开票。
2. 选择项目(必须有客户)以及从和至日期。按显示工时。
3. 您会看到每个人的可计费工时。为每个人填写每小时费率。Kaam360 会记住它,供下次使用。
4. 按创建发票草稿。发票每人一行:其工时乘以其费率。检查一下,按需修改,然后照常发送。

只对已批准的工时计费,除非您勾选同时为仍待批准的工时计费。标记为不可计费的工时会被略过。每个小时只计费一次:如果您删除发票草稿或作废发票,其工时会重新变为可计费。

只要工时在发票上（草稿或已开具的发票），就不能修改或删除，这样发票始终与其背后的工时一致。要修改，请先删除草稿或作废发票。

从产品中添加明细行

在新发票或草稿发票上，从明细行上方的从产品中添加选择一个项目。其描述、价格和常规税会被填入，您仍然可以更改。该行会记住项目，因此按产品的销售报表可以统计它。从销售订单创建的发票会保留订单上选择的项目。