贷项通知单、退款和客户对账单

贷项通知单用于冲销一张发票的全部或部分金额：退货、开票后降价或开错了。其金额成为客户的贷项余额。您可以把这笔贷项用于同一张或该客户的另一张未付发票，或作为退款退还给客户。对账单列出一段时间内改变客户余额的所有事项。这些页面在财务模块中：贷项通知单、退款和客户对账单。

开具贷项通知单

1. 打开发票（必须已发送或已付款），点击贷项通知单。或者打开贷项通知单，点击新建贷项通知单，然后选择客户和发票。
2. 选择要冲销的内容：- 整张发票：所有尚未冲销的部分。- 选定行：输入每一行要冲销的数量（例如 10 把椅子中的 3 把）。价格沿用发票上的价格。- 一个金额：输入税前金额，例如事后商定的折扣。会加上发票的税。
3. 填写原因。它会打印在贷项通知单上。您也可以点击一个预设原因。
4. 检查贷项通知单日期。如果发票仍在等待付款，请保持勾选开具时用于发票 ...：该发票的应付金额随之减少。
5. 点击保存并开具，或点击另存为草稿稍后完成。

冲销金额永远不能超过发票金额（包括之前的贷项通知单，草稿也算）。贷项通知单编号为 CN-0001、CN-0002 等。

大额贷项通知单的审批

如果管理员在审批规则中为贷项通知单添加了规则（例如超过 50,000 的贷项），超出规则的贷项通知单在点击开具贷项通知单后显示等待审批。审批人在审批中、通过邮件或在贷项通知单上点击批准或拒绝来决定。批准后立即开具；被拒绝的会带着原因退回草稿。参见审批：谁来决定，如何决定。

发送给客户

打开贷项通知单，点击发送给客户，选择联系人并点击发送。它以 PDF 发送。点击下载 PDF可打印。

将贷项用于发票

1. 打开贷项通知单，点击用于发票。
2. 选择该客户同一币种的一张未付发票，输入金额并点击使用贷项。
3. 该发票的应付金额随之减少。被贷项完全抵消的发票会标记为已付款。

用错了？在已用于发票下点击旁边的图标即可撤回，只要该发票尚未付款。

退还贷项

1. 打开贷项通知单，点击退款。
2. 填写退还金额、付款日期、方式（银行转账、现金、支票、银行卡、在线支付或其他）以及参考号（例如转账编号）。点击记录退款。
3. 在退款下点击附加凭证，添加银行回单或截图（PDF 或图片，最大 25 MB）。

退款会用掉客户相应金额的贷项。记录错了？点击旁边的垃圾桶图标。在退款页面可以查看、搜索、筛选所有退款并下载为 Excel。

状态

• 草稿：正在编写，尚不计入任何地方。
• 等待审批：有规则要求先审批。
• 开票：已交给客户，仍有可用贷项。
• 已使用：全部已用于发票。
• 已退款：全部已用掉，大部分已退还。
• 已作废：已取消。对没有退款的已开具贷项通知单点击作废。如果它曾用于仍待付款的发票，这些发票将重新欠全额。

在贷项通知单页面可使用标签页、搜索框、客户和日期筛选，点击列标题排序。点击导出到 Excel下载列表。

客户对账单

1. 打开客户对账单。您会看到每个有欠款或有未用贷项的客户，以及尚未到期、逾期1-30 天、31-60 天、61-90 天和超过 90 天的金额、未用贷项和余额。CR 表示客户有贷方余额。选择其他日期可查看当天的余额，点击 Excel 或 PDF 下载。
2. 点击客户名称查看其对账单。选择期间（本月、上个月、今年、最近 12 个月或自定日期）。
3. 对账单显示期初余额、每张发票、付款、贷项通知单和退款及累计余额、期末余额，以及按逾期时间划分的欠款。
4. 点击下载 PDF，或点击通过邮件发送给客户以 PDF 发送。

余额如何计算：发票使余额增加，付款和贷项通知单使余额减少，退款又使余额增加（因为它退还了贷项）。将贷项通知单用于发票只是转移贷项，因此不改变余额。同样的余额也显示在客户页面、发票和财务仪表盘上。

每月自动发送对账单

• 针对所有客户：在客户对账单页面点击每月对账单，勾选每月自动发送，选择日期并点击保存。每位客户会在其邮箱（或其主要联系人的邮箱）收到上个月的对账单。
• 针对单个客户：在其对账单上点击每月对账单。您可以填写其他地址。客户自己的计划优先于全体计划；关闭后该客户不会收到对账单。

贷项通知单在项目和订单数字中的体现

• 项目的贷项通知单会从利润和成本标签页中的项目合同金额中扣除；退款会从已收款中扣除。
• 用于项目付款发票的贷项会减少该付款的未付金额。剩余部分付清时，只记录实际到账的金额。
• 针对销售订单行的贷项通知单会释放这些数量：订单将其显示为未开票，可以重新开票。按金额开具的贷项通知单会减少订单带来的收入。不会重复计算。

谁可以做什么

在角色与权限的财务下：查看贷项通知单和退款 可打开这些页面。开具贷项通知单并记录退款 可编写、开具、发送、使用、退款和作废。审批贷项通知单 在规则写明"任何有审批权的人"时进行审批。对账单需要查看发票；发送对账单和每月对账单需要编写和发送发票。经理一开始就拥有三项贷项通知单权限。