Escriba propuestas con secciones y plantillas

Una cotización puede ser un precio breve de una página, o una propuesta completa hecha de secciones: una portada, su empresa, el alcance del trabajo módulo a módulo, una o más tablas de precios, las condiciones de pago, sus términos y condiciones y cómo contactarle. Cada parte se escribe una vez como plantilla y se reutiliza en cualquier cotización.

1. Prepare sus plantillas (una vez)

1. En el menú Ventas, abra Plantillas de propuesta.
2. En la pestaña Secciones, pulse Añadir las secciones habituales. Kaam360 añade las secciones habituales, cada una con un breve ejemplo: portada, quiénes somos, alcance del trabajo, costes de implantación del software, costes de alojamiento en la nube, soporte continuo, condiciones de pago, gastos adicionales, herramientas y tecnologías, formación y periodo de implantación, otros términos y condiciones, y contacto.
3. Pulse una sección para abrirla, escríbala con sus propias palabras y pulse Guardar. El editor funciona como un procesador de textos: títulos, negrita, listas, tablas y colores. Pulse Imagen en la barra de herramientas, elija una imagen, dónde va (a la izquierda o a la derecha del texto, en el centro o a todo el ancho) y su tamaño, y pulse Insertar la imagen.
4. Marque «Añadirla a cada propuesta nueva» en las secciones que usa siempre. Pulse Nueva sección para una sección propia.
5. Si trabaja para varias empresas, elija la empresa de cada plantilla: un «Quiénes somos» por empresa, por ejemplo. Las plantillas para todas las empresas se ofrecen en todas partes.

2. Escriba sus módulos de alcance del trabajo

1. En la pestaña Módulos del alcance del trabajo, pulse Nuevo módulo.
2. Póngale un título (por ejemplo Nóminas), un grupo opcional (por ejemplo RR. HH.) e indique lo que cubre.
3. Pulse Guardar. Cada propuesta enumera entonces solo los módulos que elija, cada uno con su propio título.

3. Arme la propuesta en una cotización

1. Abra una cotización desde Cotizaciones (o cree una desde una oportunidad) y pulse Editar.
2. En Secciones de la propuesta, pulse Añadir las secciones habituales, o elija secciones en + Añadir una sección de las plantillas…, o empiece una en + Añadir una sección vacía….
3. Abra una sección para adaptar su texto a este cliente. Los cambios quedan en esta cotización; la plantilla no cambia.
4. En la sección del alcance del trabajo, elija módulos en + Añadir un módulo de las plantillas….
5. Use las flechas para cambiar el orden y la cruz para quitar una sección. Elija el aspecto de la Portada (clásica, banda de color o logotipo grande).

4. Precios: únicos, recurrentes e incluidos

En la lista de conceptos, la columna Facturación indica cómo se cobra cada concepto:

• Único: se paga una vez. Solo los conceptos únicos forman el total de la cotización y sus condiciones de pago.
• Recurrente: se cobra cada mes, trimestre o año, como el alojamiento o el soporte. Se muestran con su periodo y su suma aparece bajo los conceptos, pero no están en el total.
• Incluidas: se lista sin precio, como las copias de seguridad que vienen con el alojamiento.

Cuando la propuesta tiene secciones de precios (por ejemplo «Costes de implantación del software» y «Costes de alojamiento en la nube»), la columna Sección indica en qué tabla de precios aparece cada concepto. Cada tabla tiene su propio total en el PDF.

5. Términos y condiciones

Términos y condiciones se escribe con el mismo editor, así que puede tener títulos, listas y tablas. Elija en Usar una plantilla… una plantilla guardada de «Otros términos y condiciones» para partir de ella.

6. El PDF

Pulse Descargar PDF en la cotización. Con secciones, el PDF es una propuesta: una portada con su logotipo, el cliente, el número y la fecha de la cotización y quién la presenta, un índice a partir de tres secciones, y después cada sección en orden, con las tablas de precios y las condiciones de pago donde las puso. Sin secciones, la cotización mantiene su diseño habitual de una página.