Escreva e envie uma cotação

Uma cotação é o preço que você oferece a um cliente em um negócio. Ela também traz as condições de pagamento: quando e quanto o cliente paga. Essas condições depois viram o cronograma de pagamentos.

Crie uma cotação

1. Abra Cotações e clique em Nova cotação. Ou abra um negócio e clique em Nova cotação.
2. Escolha o Cliente. Se a cotação pertence a um negócio, você pode escolher o Negócio (opcional), e o cliente é preenchido a partir dele. Um negócio não é obrigatório: você pode cotar para um cliente antes de existir qualquer negócio. Use + Novo para adicionar um cliente sem sair do formulário.
3. Digite um Assunto, por exemplo ERP - Financeiro e Estoque.
4. Digite o Valor total e escolha a Moeda.
5. Defina a Data da cotação e Válido até, o último dia em que o preço vale.
6. Em Descrição / escopo, diga o que está incluído: módulos, usuários, treinamento, suporte.
7. Escreva impostos, validade e exclusões na caixa de observações.

Cote com um total ou com uma lista de itens

Você escolhe para cada cotação, em Como precificar esta cotação.

• Um valor total: você digita um único Valor total, como nos passos acima. Não é preciso mais nada.
• Lista de itens: você lista o que vende, cada item com uma Qtd., um Preço unitário e, se quiser, um Desconto %. Adicione um Nome do imposto e uma Alíquota % se cobrar imposto. O Kaam360 calcula cada valor e o total para você. Clique em + Adicionar item para uma nova linha, ou escolha em Adicionar dos seus produtos.

Para manter uma lista do que você vende e compra, abra Produtos no módulo Vendas e clique em Novo item. A mesma lista é usada em cotações, pedidos de venda e pedidos de compra. Ela é opcional: você sempre pode cotar um valor total.

Adicione condições de pagamento

As condições de pagamento são as parcelas que o cliente paga, como um sinal, um pagamento intermediário e um pagamento final.

1. Em Condições de pagamento, clique em + Adicionar parcela.
2. Digite um Marco / rótulo (por exemplo Sinal) e um Valor.
3. Repita para cada parcela. Os botões de preenchimento rápido podem preencher divisões comuns para você.

Anexe arquivos

Em Arquivos, adicione a cotação que você enviou, a resposta do cliente ou uma folha de escopo. Cada arquivo pode ter até 25 MB. Os arquivos são salvos quando você salva a cotação, e todos da equipe podem encontrá-los depois.

Envie e acompanhe a resposta

1. Abra a cotação e clique em Enviar ao cliente. Escolha um contato ou digite um endereço de e-mail, adicione uma mensagem curta se quiser e clique em Enviar. A cotação vai por e-mail como PDF, e um rascunho é marcado como enviado. Se preferir enviá-la você mesmo, clique em Baixar PDF, envie e depois clique em Marcar como enviado.
2. Quando o cliente responder, clique em Aceito ou Rejeitado. Aceitá-la também marca o negócio como ganho, se ele ainda estiver aberto. Um cliente não pode aceitar uma cotação no portal depois da data Válido até: envie uma nova.
3. Se for aceita, clique em Criar contrato. Veja Guarde contratos e suas datas de renovação.
4. Para entregar mercadorias ou trabalho e faturá-los em partes, clique em Criar pedido de venda na cotação aceita. Veja Pedidos de venda e notas de entrega: da cotação à fatura.

Se algo der errado

Se um preço mudar antes da assinatura, clique em Editar na cotação e corrija-o. Só use Excluir se ela foi criada por engano. Você precisa confirmar e pode clicar em Manter.

Compartilhe pelo WhatsApp

Em Enviar ao cliente, você também pode clicar em Abrir WhatsApp para começar uma conversa com a mensagem pronta. Funciona exatamente como nas faturas: veja Crie e envie faturas.

Descontos que precisam de aprovação

Se a sua organização definiu um limite em Regras de aprovação, uma cotação com desconto maior mostra um aviso e ainda não pode ser enviada, marcada como enviada ou aceita. Clique em Pedir aprovação. Você recebe um e-mail quando houver uma decisão. Se mudar os preços ou descontos depois, peça de novo. Veja Aprovações: quem decide e como.

Escolher itens de Produtos

Em Produtos (no módulo Vendas) cada item pode ter um Código (SKU), uma Categoria, uma Unidade (por exemplo hora ou peça), um Preço habitual e um Imposto habitual. Desmarque Em uso para ocultar um item das listas sem excluí-lo.

• Numa cotação com preço como Lista de itens, escolha um item em Adicionar dos seus produtos. A descrição, o preço e o imposto habitual são preenchidos, e você ainda pode alterá-los. A linha lembra de qual item veio, o que o relatório Vendas por produto usa.
• Uma cotação nova feita a partir de um negócio (Nova cotação no negócio) começa com os Produtos do negócio.
• Alterar um item em Produtos nunca altera uma cotação, fatura ou negócio que você já escreveu.

Horas e conselho de preço

Digite as Horas estimadas (opcional): as horas de trabalho a que o preço corresponde. A Precisão das cotações depois as compara com o que o projeto realmente levou. Abaixo dos itens, o quadro Conselho de preço sugere horas e um preço a partir dos seus projetos concluídos semelhantes. Nada muda até você clicar em Usar esta sugestão e Salvar. Veja Aprender com cotações passadas (Precisão das cotações e conselho de preço).

Uma proposta completa com seções

Para enviar uma proposta completa (capa, sobre nós, escopo do trabalho por módulo, tabelas de preços, termos e contato) em vez de uma cotação de uma página, adicione seções em Seções da proposta. Veja Escreva propostas com seções e modelos.