Rédiger et envoyer un devis

Un devis est le prix que vous proposez à un client pour une affaire. Il contient aussi les conditions de paiement : quand et combien le client paie. Ces conditions deviennent plus tard l'échéancier de paiement.

Créer un devis

1. Ouvrez Devis et appuyez sur Nouveau devis. Ou ouvrez une affaire et appuyez sur Nouveau devis.
2. Choisissez le Client. Si le devis appartient à une affaire, vous pouvez plutôt choisir l'Affaire (facultatif), et le client est repris de celle-ci. Une affaire n'est pas obligatoire : vous pouvez chiffrer pour un client avant qu'une affaire existe. Utilisez + Nouveau pour ajouter un client sans quitter le formulaire.
3. Saisissez un Objet, par exemple ERP - Finance et stocks.
4. Saisissez le Montant total et choisissez la Devise.
5. Définissez la Date du devis et Valable jusqu'au, le dernier jour où le prix est garanti.
6. Dans Description / périmètre, indiquez ce qui est inclus : modules, utilisateurs, formation, support.
7. Indiquez les taxes, la validité et les exclusions dans la zone de notes.

Chiffrer avec un total unique ou une liste d'articles

Vous choisissez pour chaque devis, sous Comment chiffrer ce devis.

• Un montant total unique : vous saisissez un seul Montant total, comme dans les étapes ci-dessus. Rien d'autre n'est nécessaire.
• Liste d'articles : vous listez ce que vous vendez, chaque article avec une Qté, un Prix unitaire et, si vous le souhaitez, une Remise %. Ajoutez un Nom de la taxe et un Taux de taxe % si vous facturez une taxe. Kaam360 calcule pour vous chaque montant et le total. Appuyez sur + Ajouter un article pour une nouvelle ligne, ou choisissez dans Ajouter depuis vos produits.

Pour tenir une liste de ce que vous vendez et achetez, ouvrez Produits dans le module Ventes et appuyez sur Nouvel article. La même liste est utilisée sur les devis, les commandes clients et les bons de commande. C'est facultatif : vous pouvez toujours chiffrer avec un montant total unique.

Ajouter des conditions de paiement

Les conditions de paiement sont les échéances que le client paie, comme un acompte, un paiement intermédiaire et un solde.

1. Dans Conditions de paiement, appuyez sur + Ajouter une échéance.
2. Saisissez un Jalon / libellé (par exemple Acompte) et un Montant.
3. Recommencez pour chaque échéance. Les boutons de remplissage rapide peuvent remplir pour vous les répartitions courantes.

Joindre des fichiers

Dans Fichiers, ajoutez le devis envoyé, la réponse du client ou un descriptif du périmètre. Chaque fichier peut faire jusqu'à 25 Mo. Les fichiers sont enregistrés lorsque vous enregistrez le devis, et toute l'équipe peut les retrouver plus tard.

L'envoyer et suivre la réponse

1. Ouvrez le devis et appuyez sur Envoyer au client. Choisissez un contact ou saisissez une adresse e-mail, ajoutez un court message si vous le souhaitez, et appuyez sur Envoyer. Le devis part par e-mail en PDF, et un brouillon est marqué comme envoyé. Si vous préférez l'envoyer vous-même, appuyez sur Télécharger le PDF, envoyez-le, puis appuyez sur Marquer comme envoyé.
2. Lorsque le client répond, appuyez sur Accepté ou Rejeté. L'acceptation marque aussi son affaire comme gagnée, si l'affaire est encore ouverte. Un client ne peut pas accepter un devis dans le portail après sa date Valable jusqu'au : envoyez-lui un nouveau devis.
3. S'il est accepté, appuyez sur Créer un contrat. Voir Conserver les contrats et leurs dates de renouvellement.
4. Pour livrer des biens ou des prestations et les facturer en plusieurs fois, appuyez sur Créer une commande client sur le devis accepté. Voir Commandes clients et bons de livraison : du devis à la facture.

En cas de problème

Si un prix change avant la signature, appuyez sur Modifier sur le devis et corrigez-le. N'utilisez Supprimer que s'il a été créé par erreur. Une confirmation vous est demandée, et vous pouvez appuyer sur Conserver.

Le partager sur WhatsApp

Dans Envoyer au client, vous pouvez aussi appuyer sur Ouvrir WhatsApp pour démarrer une conversation avec le message prêt. Cela fonctionne exactement comme pour les factures : voir Créer et envoyer des factures.

Remises soumises à approbation

Si votre organisation a fixé une limite dans Règles d'approbation, un devis avec une remise plus importante affiche un bandeau et ne peut pas encore être envoyé, marqué comme envoyé ni accepté. Appuyez sur Demander une approbation. Vous recevez un e-mail lorsque la décision est prise. Si vous modifiez ensuite les prix ou les remises, redemandez une approbation. Voir Validations : qui décide, et comment.

Choisir des articles dans Produits

Dans Produits (dans le module Ventes), chaque article peut avoir un Code (référence), une Catégorie, une Unité (par exemple heure ou pièce), un Prix habituel et une Taxe habituelle. Décochez En usage pour masquer un article des listes sans le supprimer.

• Sur un devis chiffré en Liste d'articles, choisissez un article dans Ajouter depuis vos produits. Sa description, son prix et sa taxe habituelle sont remplis, et vous pouvez toujours les modifier. La ligne retient l'article dont elle provient, ce qu'utilise le rapport Ventes par produit.
• Un nouveau devis créé depuis une affaire (Nouveau devis sur l'affaire) démarre avec les Produits de l'affaire.
• Modifier un article dans Produits ne change jamais un devis, une facture ou une affaire déjà rédigés.

Heures et conseil de prix

Saisissez les Heures estimées (facultatif) : les heures de travail que couvre le prix. La Précision des devis les compare ensuite à ce que le projet a vraiment pris. Sous les articles, l'encadré Conseil de prix propose des heures et un prix d'après vos projets terminés semblables. Rien ne change tant que vous n'appuyez pas sur Utiliser cette proposition puis Enregistrer. Voir Apprendre des devis passés (Précision des devis et conseil de prix).

Une proposition complète avec des sections

Pour envoyer une proposition complète (page de garde, à propos de nous, périmètre de travail par module, tableaux de prix, conditions et contact) au lieu d’un devis d’une page, ajoutez des sections sous Sections de la proposition. Voir Rédiger des propositions avec des sections et des modèles.