向供应商采购：采购订单、账单和付款

Kaam360 把您采购的一切都放在采购模块中：采购仪表板、采购申请、采购订单、供应商账单、供应商贷项、供应商、采购物品和采购报表。采购仪表板显示您欠供应商多少、哪些已逾期、未完成的订单和本月已付款项，以及应优先支付的账单。为项目采购的东西会计入该项目的成本，显示在其成本标签页和利润中。

添加供应商

1. 打开供应商，点击新建供应商。
2. 填写名称，如需要还可填写代码、分类、邮箱、电话、地址和税号。
3. 在付款信息下设置付款期限（天）（支付账单的天数）、币种以及对方的银行信息。
4. 添加联系人并选择主要联系人：订单会通过邮件发给此人。
5. 点击添加供应商。

供应商页面显示其资料、订单、账单和付款，您还欠对方多少（其中多少已逾期）以及其文件。点击附加文件可在此保存其合同或价目表。将供应商设为未启用或已停用，即可停止向其下新订单。在列表中点击导出到 Excel可下载所有供应商。

编写采购订单

1. 打开采购订单，点击新建采购订单（也可在供应商页面点击）。
2. 选择供应商、所属项目（可选）、币种和交货期限。
3. 添加项目：从采购物品中选择，或直接输入。为每项填写数量、单价、折扣 %和税率 %。如有运费，请填写运费。合计会自动计算。
4. 检查交货地址。添加给供应商的备注（会印在订单上）或内部备注（只有您的团队能看到）。
5. 点击创建采购订单。订单会保存为草稿。

审批

点击提交审批。如果符合您的某条审批规则（例如超过 100,000 的订单），订单会交给审批人，并显示等待审批。批准前不能发给供应商。如果没有符合的规则，会立即批准。审批人可在审批中、直接在邮件中，或在订单上用批准或拒绝来决定。未获批准时，订单会带着原因退回草稿：修改后再次提交审批。管理员在审批规则中设置规则。要让每张采购订单无论金额多少都经过审批，请勾选采购订单顶部的每张采购订单都需要审批（管理审批规则的人可以看到）：没有被任何规则捕获的订单将交给团队负责人或有权审批采购订单的人。参见审批：谁来决定，如何决定。

发送给供应商

1. 点击发送给供应商。选择联系人或输入地址，然后点击发送。订单会以您公司的名义作为 PDF 发出。
2. 如果您用其他方式发送了，请点击标记为已发送。点击下载 PDF可打印。

收货

1. 货物到达时，打开订单并点击收货。
2. 填写每项到货数量（或点击全部到货）、日期和送货单号。点击保存收货。
3. 如果只到了一部分，订单显示部分收货：余下的到货时再收。全部到齐后显示货物已全部收到。
4. 不再等待到货时点击关闭，即使到货少于订购。误录的收货记录可以移除。

录入供应商账单

1. 在订单上点击录入此订单的账单，或打开供应商账单并点击录入账单。
2. 从订单开始时，会自动填入已到货但尚未开账单的内容。填写对方账单号和账单日期，并检查截止日期（根据付款期限计算）。
3. Kaam360 会将账单与订单和到货核对：价格、折扣或税率不同，开账单数量多于订购或到货数量，或各账单合计超过订单金额。系统会提醒您，但仍可保存。提醒会保留在账单上，与订单不符标签页会列出这些账单。
4. 附上供应商的 PDF 或扫描件，点击保存账单。没有订单的账单也以同样方式录入。

更快的方法：在表单上方的读取供应商账单框中选择其 PDF 或照片，系统会建议供应商、账单编号、日期、货币、总额和税额供你检查。参见 自动读取收据和供应商账单。

同一供应商的同一账单号不能录入两次。

当贵公司的账簿在 Kaam360 中记账时，账单的每一行还有一个费用科目，让每笔成本记到正确的位置（例如房租记入租金，软件许可记入软件和订阅）。在行下方选择科目，或保留费用科目：自动确定：Kaam360 会使用同一产品上次记入的科目，或名称与供应商分类相符的科目，否则使用在自动分录中选择的采购科目。

支付账单

1. 打开账单，点击记录付款。
2. 填写日期、金额（可以先付一部分，其余以后再付）、付款方式和参考号，如有凭证请附上。供应商的银行信息显示在收款方下。
3. 点击保存付款。账单显示部分付款或已付款。过了截止日期仍未付清的账单显示逾期。
4. 误记了一笔付款？在账单上点击它旁边的删除图标。由已兑付的开出支票或供应商预付款产生的付款，需要在来源处移除：在支票页面将支票标记为退票，或在预付款和定金页面撤销预付款的使用。账单会自动随之更新。

对于误录的账单，点击作废（仅限尚未付款时）。

供应商贷记单和借记单

当供应商收回某些东西（您退回的货物、协商降低的价格、对方账单上的错误）时，会给您一张贷记单。当您自己索回款项时，就给对方开一张借记单。两者都会减少您欠供应商的金额，都在供应商贷项中。

1. 打开账单，在供应商贷项下点击录入供应商贷记单（或开具借记单）。对于不针对某一张账单的贷项，从供应商贷项开始。
2. 选择账单会填入其明细行。保留要退回的内容，修改数量或价格。填写对方贷记单编号、日期和原因。
3. 点击保存并开具（或另存为草稿以后再完成）。针对某张账单的贷项，加上该账单的其他贷项，永远不能超过该账单金额。
4. 开具后，如果其账单尚未付清，会立即从账单中扣除。账单会将其显示为来自贷项的付款。
5. 剩余部分可用于同一供应商的另一张账单：在贷项页面上点击账单旁的用于此单，或在账单的供应商贷项下点击。如果供应商退回了款项，点击记录退回的款项。

要撤销一次使用，在贷项页面的去向下点击它旁边的撤销按钮（账单重新欠款）。点击作废可取消误录入的贷项：它在尚未付清账单上的使用会被收回。在登记了退回款项期间，或在它帮助付清某张账单之后，不能作废。草稿则直接删除。

在账簿中，已开具的贷项会减少您欠供应商的金额，并从相同的费用科目中冲回成本和已付税款。纳税申报工作表也会计入它：减少您在采购上可抵扣的进项税。QuickBooks 和 Xero 目前还不接收供应商贷项；如果您的账簿在那里，请手动录入。

待付账单提醒

打开 账单提醒，让团队在供应商账单到期前、到期当天和逾期期间收到提醒：发给账单负责人或所有可向供应商采购的人，每张账单一封邮件或每日摘要。每张账单的页面会显示已发送的提醒。参见 付款提醒：自动催收未付发票。

报表和仪表盘

打开采购报表：

• 应付款：每个供应商的未付账单，按逾期时间分组（尚未到期、1 至 30 天、31 至 60 天、61 至 90 天和超过 90 天）。
• 按供应商、按项目和按月份：在您选择的期间内订购、开账单和付款的金额。

点击 Excel 或 PDF 可下载当前查看的报表。财务模块的仪表盘也会显示应付供应商的金额、逾期账单和进行中的订单。

采购如何计入项目成本

项目的供应商账单是该项目成本的一部分，显示在其成本标签页和利润中。已批准但尚未开账单的订单显示为“另有已订购未开账单”：它计入利润中的预计成本，但不计入目前成本。账单到达后会取代该订单，因此不会重复计算。个人自行垫付的费用单独计算。参见提交和审批费用报销。

谁能做什么

在角色与权限的采购下：查看采购可打开这些页面。向供应商采购可添加供应商、编写和发送订单、收货、录入账单和付款。审批采购订单在规则写明“任何有审批权限的人”时对订单作出决定。删除采购记录可删除误录的内容。经理一开始就拥有全部四项权限。提交采购申请允许一个人申请购买物品；所有人一开始都拥有。

库存

当物品的库存在 库存管理 模块中被跟踪时，收货 会把到达的数量加入库存并更新物品的成本，删除收货单会再次把它们扣除。如果有多个仓库，请在入库仓库中选择货物入哪个仓库。请参阅 跟踪库存：有多少、在哪里、何时补货。

采购物品：您购买的东西

采购物品 是您自己的采购物品清单，与 产品（您销售的东西）分开。采购申请、采购订单和供应商账单都从这里选择。

1. 打开 采购物品，点击 新建采购物品。
2. 输入 名称，如有需要再填写代码、分类、单位、常用采购价 和 常规税 %。
3. 选择 常用供应商（从申请生成订单时会建议它）；如果您的账簿在 Kaam360 中记账，请在 记入科目 中选择科目。
4. 如果您为它保存库存，请在 计入以下产品的库存 中选择产品：收到的货物会计入该产品的库存。
5. 点击 保存。

已经在采购 产品 清单里的东西？点击 从产品复制，勾选后点击 复制：每一项都会变成与其产品关联库存的采购物品。

采购申请：提出、逐项审批，然后下单

任何人都可以申请购买东西：

1. 打开 采购申请，点击 新建采购申请。
2. 选择项目（可选）和 需要日期 日期，并在 需要的原因 中写明原因。
3. 添加物品：从采购物品中选择或直接输入，填写数量，如有需要再填 估计价格。
4. 点击 提交审批（或点击 另存为草稿 稍后完成）。

有权审批采购的人会收到通知。审批方法：

1. 打开申请，点击 逐项决定。
2. 为每一项选择 批准 或 拒绝。您可以修改批准的数量。
3. 如有需要添加备注，然后点击 保存决定。申请人会收到通知。

随后采购人员在已批准的申请上点击 创建采购订单。订单会填入尚未下单的已批准物品和数量。订单数量永远不能超过批准的数量：一个申请可以分成多张订单（例如两个供应商），申请会在 待下单 中显示剩余数量。每一行订单都链接回它的申请。采购订单仍然可以不经申请直接创建。

采购申请与其他审批一样经过审批规则：为采购申请添加规则，可让大额申请（按估计总额）或某项目的申请经过审批链，例如先团队负责人再财务。链上每个人逐项决定，并能看到上一步的决定。没有规则时，由团队负责人或任何有权审批采购订单的人决定。

在申请上按下载 PDF可打印，在列表上按导出到 Excel。项目的成本选项卡会列出其采购申请和采购订单，申请采购可为该项目发起申请。