Leer recibos y facturas de proveedores automáticamente

Escribir recibos a mano es lento. Kaam360 puede leer una foto o un PDF de un recibo o de una factura de proveedor y rellenar por ti el importe, el impuesto, la fecha, el proveedor y la moneda. Siempre revisas primero las sugerencias: no se guarda nada hasta que pulsas el botón de guardar del propio formulario.

La lectura se hace en el propio servidor de Kaam360. Tus recibos nunca se envían a otra empresa y no hace falta ningún servicio ni cuenta externa.

Leer un recibo para un gasto

1. Abre Gastos en el módulo Finanzas.
2. Arriba, en el cuadro Leer un recibo, pulsa Elegir fotos o PDF de tus recibos. En el móvil puedes hacer la foto en el momento. Puedes elegir varios a la vez (hasta 10).
3. Cada archivo espera su turno y se lee, normalmente en pocos segundos. Mientras tanto puedes seguir trabajando: el cuadro muestra En espera, Leyendo y luego Listo.
4. Cuando una lectura está lista, sus sugerencias se abren junto a la imagen. Cada una indica lo seguro que está el lector (Seguro, Bastante seguro o Revísalo) y de qué línea del recibo procede. Abre Lo que vio el lector para ver todas las líneas, con las usadas resaltadas.
5. Marca lo que quieres copiar. Si el total no es el correcto, elige otro importe encontrado en el recibo. Si el día y el mes podrían estar intercambiados (03/04/2025), elige la fecha correcta.
6. Pulsa Rellenar el formulario. Se rellena el formulario de la derecha: Pagado a, Importe, Impuesto incluido, Fecha, Moneda y Tipo.
7. Revisa cada campo, añade ¿Para qué fue? y el proyecto, y pulsa Enviar. La foto o el PDF se adjunta como recibo del gasto.

¿No es el correcto? Pulsa Descartar (el archivo se borra) o No usarlo encima del formulario.

Para leer un recibo ya adjunto a uno de tus gastos en espera, pulsa Leer el recibo y rellenar los datos junto a él en Mis gastos.

Leer la factura de un proveedor

1. Abre Facturas de proveedores en el módulo Compras y pulsa Registrar una factura.
2. En el cuadro Leer la factura del proveedor, pulsa Elegir una foto o PDF de la factura.
3. Revisa las sugerencias y pulsa Rellenar el formulario. El proveedor se reconoce por su número fiscal, su correo o web, o su nombre; se rellenan Su número de factura, la Fecha de la factura, la Fecha de vencimiento y la Moneda y, para una factura sin orden, una línea con el importe antes de impuestos y el tipo de impuesto.
4. Si el proveedor todavía no está en tu lista, pulsa Añadir como proveedor (puedes completar sus datos más tarde).
5. Revisa las líneas y pulsa Guardar factura. El PDF o la foto se guarda con la factura y en la página del proveedor.

En una factura existente, pulsa Editar: en O lee un archivo ya guardado con esta factura, elige uno de sus archivos para leerlo.

Aprende de ti

Cada vez que guardas un gasto o una factura desde una lectura, Kaam360 recuerda, para ese proveedor o tienda: su nombre, qué línea tiene su total y su impuesto, si escribe las fechas con el día o con el mes primero, su moneda y el tipo de gasto. Su siguiente recibo se lee mejor. Solo aprende de lo que se guardó, nunca de sugerencias descartadas.

Qué lee bien y qué no

• Fotos (JPG, PNG, TIFF, BMP, GIF) y PDF de hasta 15 MB. Se usa el propio texto del PDF cuando lo tiene (exacto e instantáneo); un PDF escaneado se lee desde su imagen. Solo se leen las 3 primeras páginas.
• Totales indicados como Total, Grand total, Amount due, Net payable, Balance due y similares, en inglés, francés, alemán, español (Total a pagar, Importe total), portugués, indonesio, turco, árabe y urdu; impuestos como IVA, VAT, GST, TVA, MwSt, KDV o PPN; importes escritos como 1,234.56, 1.234,56 o con dígitos árabes y urdus; fechas en la mayoría de formatos, también con nombres de meses; monedas por su código (EUR, GBP...), su símbolo (£, €, $, ₹) o su nombre local (Rs, Dhs, د.إ).
• No se lee: la escritura a mano, fotos muy borrosas u oscuras, fotos WEBP y HEIC (haz la foto en JPG) ni las líneas sueltas de una factura larga (solo sus totales). Cuando algo no se puede leer, se te dice por qué y aun así puedes adjuntar el archivo y escribir los datos.
• Consejo: haz la foto desde justo encima, con buena luz y con todo el recibo en la imagen.

Para administradores: Ajustes › Lectura de recibos

Abre Ajustes y elige Lectura de recibos (administradores, o quien tenga el derecho Gestionar la lectura de recibos). Allí puedes:

• activar o desactivar la lectura para toda la organización;
• elegir leer también palabras en Árabe o Urdu (los dígitos árabes y urdus se entienden siempre);
• ver cómo funciona en los últimos 30 días y cada lectura: quién, cuándo, qué archivo, cuánto tardó y qué cambiaron las personas (nunca las palabras de los recibos);
• ver lo que ha aprendido de cada proveedor y pulsar Olvidar este proveedor u Olvidarlo todo;
• pulsar Descargar la lista para obtener una hoja de cálculo de las lecturas.

Conviene saber

• Solo la persona que envió un recibo ve su lectura. Quien puede enviar gastos puede leer recibos; quien tiene el derecho Comprar a proveedores puede leer facturas de proveedores.
• Los archivos cuentan para el almacenamiento de tu espacio de trabajo. Una lectura que nadie usa se descarta al cabo de una semana, con su archivo; las palabras leídas de recibos usados se borran a los 30 días.
• Las lecturas se hacen por turnos, de una en una, para que el sitio siga rápido para todos. Una lectura puede tardar como máximo un minuto; cada persona puede tener 10 en espera a la vez.
• Enviar, usar y descartar lecturas, y los cambios de ajustes, quedan en el Registro de actividad.