Beli dari pemasok: pesanan pembelian, tagihan, dan pembayaran

Kaam360 menyimpan semua yang Anda beli di modul Pembelian: Dasbor pembelian, Permintaan pembelian, Pesanan pembelian, Tagihan pemasok, Kredit pemasok, Pemasok, Barang pembelian, dan Laporan pembelian. Dasbor pembelian menampilkan utang Anda kepada pemasok, apa yang terlambat, pesanan terbuka, dan apa yang Anda bayar bulan ini, dengan tagihan yang harus dibayar lebih dulu. Apa yang Anda beli untuk sebuah proyek dihitung sebagai biaya proyek itu di tab Biaya dan di Laba.

Tambahkan pemasok

1. Buka Pemasok dan tekan Pemasok baru.
2. Ketik Nama dan, jika mau, Kode, Kategori, email, telepon, alamat, dan Nomor pajak.
3. Di bawah Cara membayar mereka, atur Jangka waktu pembayaran (hari) (berapa lama Anda punya waktu untuk membayar tagihan), Mata uang, dan detail bank mereka.
4. Tambahkan Orang yang dapat dihubungi dan pilih Kontak utama: pesanan dikirim lewat email kepadanya.
5. Tekan Tambah pemasok.

Halaman pemasok menampilkan detailnya, pesanan, tagihan, dan pembayarannya, apa yang masih Anda utang (dan berapa yang terlambat), serta filenya. Tekan Lampirkan file untuk menyimpan kontrak atau daftar harga mereka di sana. Atur pemasok menjadi Tidak aktif atau Diblokir untuk menghentikan pesanan baru kepadanya. Di daftar, tekan Ekspor ke Excel untuk mengunduh semua pemasok Anda.

Tulis pesanan pembelian

1. Buka Pesanan pembelian dan tekan Pesanan pembelian baru (atau tekan tombol itu di halaman pemasok).
2. Pilih Pemasok, Proyek terkait (opsional), Mata uang, dan tanggal Kirim paling lambat.
3. Tambahkan item: pilih dari Barang pembelian Anda, atau ketik. Untuk setiap item ketik Jml, Harga satuan, Diskon %, dan Pajak %. Tambahkan Biaya pengiriman jika ada. Totalnya dihitung untuk Anda.
4. Periksa alamat Kirim ke. Tambahkan Catatan untuk pemasok (dicetak pada pesanan) atau Catatan internal (hanya tim Anda yang melihatnya).
5. Tekan Buat pesanan pembelian. Pesanan disimpan sebagai Draf.

Persetujuan

Tekan Kirim untuk disetujui. Jika salah satu aturan persetujuan Anda berlaku (misalnya pesanan di atas 100.000), pesanan dikirim ke penyetuju dan menampilkan Menunggu persetujuan. Pesanan tidak dapat dikirim ke pemasok sebelum disetujui. Jika tidak ada aturan yang berlaku, pesanan langsung disetujui. Penyetuju memutuskan di Persetujuan, langsung dari email, atau dengan Setujui atau tolak pada pesanan. Jika tidak disetujui, pesanan kembali ke Draf beserta alasannya: ubah lalu kirim untuk disetujui lagi. Administrator mengatur aturannya di Aturan persetujuan. Agar setiap pesanan pembelian disetujui, berapa pun jumlahnya, centang Setiap pesanan pembelian perlu disetujui di atas Pesanan pembelian (terlihat oleh orang yang mengelola aturan persetujuan): pesanan yang tidak tertangkap aturan mana pun lalu dikirim ke ketua tim atau orang yang boleh menyetujui pesanan pembelian. Lihat Persetujuan: siapa yang memutuskan, dan bagaimana.

Kirim ke pemasok

1. Tekan Kirim ke pemasok. Pilih kontak atau ketik alamat, lalu tekan Kirim. Pesanan dikirim sebagai PDF, atas nama perusahaan Anda.
2. Jika Anda mengirimnya dengan cara lain, tekan Tandai terkirim. Tekan Unduh PDF untuk mencetaknya.

Terima barang

1. Saat barang tiba, buka pesanan dan tekan Terima barang.
2. Ketik berapa banyak setiap item yang tiba (atau tekan Semua sudah tiba), tanggalnya, dan nomor surat jalan. Tekan Simpan penerimaan.
3. Jika baru sebagian yang tiba, pesanan menampilkan Diterima sebagian: terima sisanya saat datang. Jika semuanya sudah tiba, pesanan menampilkan Semua barang diterima.
4. Tekan Tutup jika tidak ada lagi yang ditunggu, meskipun yang tiba lebih sedikit. Penerimaan yang salah dimasukkan dapat dihapus.

Masukkan tagihan pemasok

1. Pada pesanan tekan Masukkan tagihannya, atau buka Tagihan pemasok dan tekan Masukkan tagihan.
2. Dari pesanan, baris-barisnya diisi dengan apa yang sudah tiba dan belum ditagih. Ketik Nomor tagihan mereka dan Tanggal tagihan, lalu periksa Tanggal jatuh tempo (dihitung dari jangka waktu pembayaran).
3. Kaam360 memeriksa tagihan terhadap pesanan dan apa yang sudah tiba: harga, diskon, atau pajak yang berbeda, tagihan lebih banyak dari yang dipesan atau yang tiba, atau tagihan-tagihan yang totalnya melebihi pesanan. Kaam360 memperingatkan Anda, tetapi Anda tetap dapat menyimpan. Peringatan tetap ada pada tagihan, dan tab Berbeda dari pesanan mencantumkan tagihan-tagihan ini.
4. Lampirkan PDF atau pindaian dari pemasok, lalu tekan Simpan tagihan. Tagihan tanpa pesanan dimasukkan dengan cara yang sama.

Lebih cepat: di kotak Baca tagihan pemasok di atas formulir, pilih PDF atau foto mereka, dan pemasok, nomor tagihan, tanggal, mata uang, total, serta pajak disarankan untuk Anda periksa. Lihat Baca kuitansi dan tagihan pemasok secara otomatis.

Nomor tagihan yang sama dari pemasok yang sama tidak dapat dimasukkan dua kali.

Jika pembukuan perusahaan Anda dilakukan di Kaam360, setiap baris tagihan juga memiliki akun beban, sehingga setiap biaya masuk ke tempat yang tepat (misalnya sewa ke Sewa, lisensi ke Perangkat lunak dan langganan). Pilih di bawah baris, atau biarkan Akun beban: ditentukan otomatis: Kaam360 lalu memakai akun tempat produk yang sama dibukukan terakhir kali, atau akun yang namanya cocok dengan Kategori pemasok, atau akun pembelian yang dipilih di Jurnal otomatis.

Bayar tagihan

1. Buka tagihan dan tekan Catat pembayaran.
2. Ketik tanggal, Jumlah (Anda dapat membayar sebagian sekarang dan sisanya nanti), Cara pembayaran, dan Referensi, lalu lampirkan buktinya jika ada. Detail bank pemasok ditampilkan di bawah Bayar kepada.
3. Tekan Simpan pembayaran. Tagihan menampilkan Dibayar sebagian atau Lunas. Tagihan yang melewati jatuh tempo dan belum dibayar penuh menampilkan Terlambat.
4. Salah mencatat pembayaran? Tekan ikon tempat sampah di sebelahnya pada tagihan. Pembayaran dari cek keluar yang sudah cair, atau dari uang muka pemasok, dihapus di tempat asalnya: tandai cek sebagai ditolak di halaman Cek, atau urungkan pemakaian uang muka di halaman Uang muka dan deposit. Tagihan menyesuaikan dengan sendirinya.

Tekan Batalkan untuk tagihan yang salah dimasukkan (hanya jika belum ada yang dibayar untuknya).

Nota kredit dan nota debit pemasok

Saat pemasok menarik kembali sesuatu (barang yang Anda kembalikan, harga yang disepakati turun, kesalahan pada tagihan mereka), mereka mengirimi Anda nota kredit. Saat Anda sendiri yang mengklaim uang kembali, Anda menulis nota debit untuk mereka. Keduanya mengurangi utang Anda kepada pemasok, dan keduanya ada di Kredit pemasok.

1. Buka tagihan dan klik Masukkan nota kredit pemasok (atau Tulis nota debit) di bawah Kredit pemasok. Untuk kredit yang bukan untuk satu tagihan, mulai dari Kredit pemasok.
2. Memilih tagihan mengisi barisnya. Simpan yang ditarik kembali dan ubah jumlah atau harganya. Ketik Nomor nota kredit mereka, Tanggal, dan Alasan.
3. Klik Simpan dan terbitkan (atau Simpan sebagai draf untuk diselesaikan nanti). Kredit untuk sebuah tagihan tidak pernah boleh melebihi tagihan itu, termasuk kredit lain untuknya.
4. Saat diterbitkan, kredit langsung dikurangkan dari tagihannya jika tagihan itu belum dibayar. Tagihan menampilkannya sebagai pembayaran yang berasal dari kredit.
5. Sisanya dapat dipakai pada tagihan lain dari pemasok yang sama: klik Pakai di sini di samping tagihan pada halaman kredit, atau di bawah Kredit pemasok pada tagihan. Jika pemasok mengembalikan uangnya, klik Catat uang yang dikembalikan.

Untuk membatalkan pemakaian, klik tombol urungkan di sampingnya di bawah Ke mana perginya pada halaman kredit (tagihan terutang lagi). Klik Batalkan untuk membatalkan kredit yang salah dimasukkan: pemakaiannya pada tagihan yang belum dibayar ditarik kembali. Kredit tidak dapat dibatalkan selama ada uang kembali yang tercatat, atau setelah ikut melunasi sebuah tagihan. Draf dihapus saja.

Dalam pembukuan, kredit yang diterbitkan mengurangi utang Anda kepada pemasok, serta menarik biaya dan pajak yang dibayar dari akun beban yang sama. Lembar kerja SPT pajak juga menghitungnya: kredit mengurangi pajak masukan yang Anda klaim. QuickBooks dan Xero belum menerima kredit pemasok; jika pembukuan Anda di sana, catat secara manual.

Pengingat tagihan yang harus dibayar

Buka Pengingat tagihan agar tim Anda diingatkan tentang tagihan pemasok sebelum jatuh tempo, pada hari jatuh tempo, dan selama terlambat, kepada pemilik tagihan atau semua orang yang boleh membeli dari pemasok, satu email per tagihan atau satu ringkasan harian. Halaman setiap tagihan menampilkan pengingat yang dikirim tentangnya. Lihat Pengingat pembayaran: tagih faktur yang belum dibayar secara otomatis.

Laporan dan dasbor

Buka Laporan pembelian:

• Apa yang kita utang: tagihan yang belum dibayar per pemasok, menurut lamanya keterlambatan (belum jatuh tempo, 1 sampai 30, 31 sampai 60, 61 sampai 90, dan lebih dari 90 hari).
• Menurut pemasok, Menurut proyek, dan Menurut bulan: apa yang dipesan, ditagih, dan dibayar dalam periode yang Anda pilih.

Tekan Excel atau PDF untuk mengunduh laporan yang sedang Anda lihat. Dasbor modul Keuangan juga menampilkan utang Anda kepada pemasok, tagihan yang terlambat, dan pesanan terbuka.

Cara pembelian dihitung dalam biaya proyek

Tagihan pemasok untuk sebuah proyek menjadi bagian dari biaya proyek itu, di tab Biaya dan di Laba. Pesanan yang sudah disetujui tetapi belum ditagih ditampilkan sebagai "dipesan, belum ditagih": ditambahkan ke perkiraan biaya di Laba, tetapi tidak ke biaya sejauh ini. Saat tagihannya datang, tagihan itu menggantikan pesanan, sehingga tidak ada yang dihitung dua kali. Pengeluaran yang dibayar orang dengan uangnya sendiri dihitung tersendiri. Lihat Ajukan dan setujui pengeluaran.

Siapa yang dapat melakukan apa

Di Peran & hak akses, di bawah Pembelian: Lihat pembelian membuka halaman-halamannya. Beli dari pemasok menambahkan pemasok, menulis dan mengirim pesanan, menerima barang, serta memasukkan tagihan dan pembayaran. Setujui pesanan pembelian memutuskan pesanan saat aturan menyatakan "siapa saja yang boleh menyetujui". Hapus pembelian menghapus hal-hal yang salah dimasukkan. Manajer memiliki keempatnya sejak awal. Ajukan permintaan pembelian memungkinkan seseorang meminta barang dibelikan; semua orang memilikinya sejak awal.

Stok

Saat stok sebuah barang dilacak di modul Inventaris, Terima barang memasukkan jumlah yang tiba ke stok dan memperbarui biaya barang, dan menghapus penerimaan barang mengeluarkannya lagi. Jika ada lebih dari satu gudang, pilih gudang tujuan di Ke gudang. Lihat Lacak stok: apa yang Anda miliki, di mana, dan kapan memesan ulang.

Barang pembelian: barang yang Anda beli

Barang pembelian adalah daftar Anda sendiri untuk barang yang Anda beli, terpisah dari Produk (barang yang Anda jual). Permintaan pembelian, pesanan pembelian, dan tagihan pemasok memilih dari daftar ini.

1. Buka Barang pembelian lalu tekan Barang pembelian baru.
2. Ketik Nama dan, jika mau, Kode, Kategori, Satuan, Harga beli biasa, dan Pajak biasa %.
3. Pilih Pemasok biasa (disarankan saat pesanan dibuat dari permintaan) dan, jika pembukuan Anda ada di Kaam360, akun di Dibukukan ke akun.
4. Jika Anda menyimpan stoknya, pilih produknya di Menambah stok: barang yang diterima akan menambah stok produk itu.
5. Tekan Simpan.

Sudah membeli barang yang ada di daftar Produk Anda? Tekan Salin dari produk, centang barangnya lalu tekan Salin: masing-masing menjadi barang pembelian yang terhubung ke produknya untuk stok.

Permintaan pembelian: minta, setujui per barang, lalu pesan

Siapa pun dapat meminta agar sesuatu dibeli:

1. Buka Permintaan pembelian lalu tekan Permintaan pembelian baru.
2. Pilih Proyek (opsional) dan tanggal di Dibutuhkan paling lambat, lalu tulis alasannya di Mengapa dibutuhkan.
3. Tambahkan barang: dari barang pembelian Anda atau diketik sendiri, dengan jumlah (Jml) dan, jika mau, Perkiraan harga.
4. Tekan Kirim untuk disetujui (atau Simpan sebagai draf untuk menyelesaikannya nanti).

Orang yang boleh menyetujui pembelian diberi tahu. Untuk memutuskan:

1. Buka permintaannya lalu tekan Putuskan setiap barang.
2. Untuk setiap barang pilih Setujui atau Tolak. Anda boleh mengubah jumlah yang disetujui.
3. Tambahkan catatan jika mau lalu tekan Simpan keputusan. Orang yang meminta diberi tahu.

Lalu bagian pembelian menekan Buat pesanan pembelian pada permintaan yang disetujui. Pesanan diisi dengan barang dan jumlah yang disetujui yang belum dipesan. Pesanan tidak pernah bisa melebihi yang disetujui: satu permintaan bisa dibagi ke beberapa pesanan (misalnya dua pemasok), dan permintaan menunjukkan sisanya di Sisa untuk dipesan. Setiap baris pesanan tertaut ke permintaannya. Pesanan pembelian tetap bisa dibuat langsung, tanpa permintaan.

Permintaan melewati Aturan persetujuan seperti persetujuan lain: tambahkan aturan untuk Permintaan pembelian agar permintaan besar (menurut perkiraan total) atau milik suatu proyek melewati rantai, misalnya ketua tim lalu keuangan. Setiap orang dalam rantai memutuskan per barang dan melihat keputusan langkah sebelumnya. Tanpa aturan, ketua tim atau siapa saja yang boleh menyetujui pesanan pembelian yang memutuskan.

Pada permintaan, tekan Unduh PDF untuk mencetaknya, dan pada daftar tekan Ekspor ke Excel. Tab Biaya sebuah proyek mencantumkan permintaan pembelian dan pesanan pembeliannya, dan Minta pembelian memulai permintaan untuk proyek itu.