سیلز آرڈرز اور ڈیلیوری نوٹس: کوٹیشن سے انوائس تک

سیلز آرڈر میں درج ہوتا ہے کہ گاہک نے آپ سے کیا منگوایا: آئٹمز، مقداریں، قیمتیں اور وہ ڈیلیوری کب چاہتا ہے۔ پھر آپ اسے ایک ساتھ یا حصوں میں ڈیلیور کرتے ہیں، گاہک کے دستخط بطور ثبوت، اور اس کی انوائس بناتے ہیں۔ Kaam360 پوری کڑی کو جوڑ کر رکھتا ہے: کوٹیشن، سیلز آرڈر، ڈیلیوری نوٹس اور انوائسز۔ ان میں سے ہر صفحہ باقی صفحات کو منسلک ریکارڈز میں دکھاتا ہے۔ یہ صفحات سیلز ماڈیول میں ہیں: سیلز ڈیش بورڈ، سیلز آرڈرز، ڈیلیوری نوٹس اور سیلز رپورٹس۔

کوٹیشن سے سیلز آرڈر بنائیں (ایک کلک)

1. کوٹیشن کھولیں۔ جب گاہک ہاں کر دے تو قبول شدہ دبائیں۔
2. سیلز آرڈر بنائیں دبائیں۔ کوٹیشن کے گاہک، آئٹمز، مقداروں، قیمتوں، رعایتوں، ٹیکس اور کرنسی کے ساتھ آرڈر کا مسودہ بن جاتا ہے۔ اگر کوٹیشن پہلے ہی کسی پروجیکٹ والا معاہدہ بن چکی ہو تو پروجیکٹ بھی بھر جاتا ہے۔
3. آرڈر دیکھیں، گاہک کا PO حوالہ اور متوقع ڈیلیوری کی تاریخ لکھیں، اور محفوظ کریں دبائیں۔

جب کسی کوٹیشن سے سیلز آرڈر بن جائے تو کوٹیشن بالکل ویسی ہی رکھی جاتی ہے، تاکہ طے شدہ قیمت اور آرڈر ہمیشہ ایک جیسے رہیں۔ قیمت بدلنے کے لیے سیلز آرڈر بدلیں، یا پہلے آرڈر منسوخ کریں۔ جو کوٹیشن گاہک نے آن لائن قبول کی ہو وہ ویسی ہی رکھی جاتی ہے جیسی قبول کی گئی: کسی بھی تبدیلی کے لیے نئی کوٹیشن بنائیں۔

نیا سیلز آرڈر لکھیں

1. سیلز آرڈرز کھولیں اور نیا سیلز آرڈر دبائیں (یا گاہک کے صفحے سے)۔
2. گاہک، پروجیکٹ (اختیاری)، کرنسی، آرڈر کی تاریخ اور متوقع ڈیلیوری کی تاریخ چنیں۔
3. آئٹمز اپنی پروڈکٹس سے چنیں یا لکھیں، ہر ایک کے ساتھ مقدار، فی یونٹ قیمت اور اگر ہو تو رعایت %۔ ٹیکس کا نام اور شرح پورے آرڈر کے لیے ایک بار لکھیں۔ کل رقم کوٹیشن اور انوائس کی طرح نکلتی ہے۔
4. ڈیلیوری کا پتہ دیکھیں اور گاہک کے لیے نوٹس یا اندرونی نوٹس شامل کریں۔
5. سیلز آرڈر بنائیں دبائیں۔ یہ مسودہ کے طور پر محفوظ ہوتا ہے۔

آرڈر کی تصدیق (اور منظوری)

آرڈر کی تصدیق کریں دبائیں۔ اگر منظوری کا کوئی اصول لاگو ہو (مثلاً بڑی رقم یا بڑی رعایت) تو آرڈر منظوری دینے والوں کے پاس جاتا ہے اور منظوری کا منتظر دکھاتا ہے۔ منظوری دینے والے منظوریاں میں، سیدھا ای میل سے، یا آرڈر پر منظور یا مسترد کریں سے فیصلہ کرتے ہیں۔ اگر کوئی اصول لاگو نہ ہو تو فوراً تصدیق ہو جاتی ہے۔ مسترد آرڈر وجہ کے ساتھ مسودہ میں واپس آ جاتا ہے: اسے بدلیں اور دوبارہ تصدیق کریں۔ تصدیق سے پہلے کچھ ڈیلیور یا انوائس نہیں ہو سکتا۔ دیکھیں منظوریاں۔

آرڈر کی تصدیق گاہک کو بھیجیں

گاہک کو بھیجیں دبائیں، رابطہ چنیں اور بھیجیں دبائیں۔ آرڈر آپ کی کمپنی کے نام سے PDF میں جاتا ہے۔ پرنٹ کے لیے PDF ڈاؤن لوڈ کریں دبائیں۔

پورا یا کچھ حصہ ڈیلیور کریں

1. آرڈر کھولیں اور تکمیل دبائیں۔
2. ہر آئٹم کی وہ تعداد لکھیں جو آپ ابھی حوالے کر رہے ہیں، یا باقی سب ڈیلیور کریں دبائیں۔ آرڈر سے زیادہ کبھی ڈیلیور نہیں ہو سکتا۔
3. ڈیلیوری کی تاریخ، ڈیلیور کرنے والا اور وصول کنندہ لکھیں۔
4. اگر گاہک موجود ہو تو گاہک ابھی اسی اسکرین پر دستخط کرے گا پر نشان لگائیں اور فون یا ٹیبلٹ انہیں دیں: وہ انگلی سے دستخط کریں۔
5. ڈیلیوری محفوظ کریں دبائیں۔ نمبر والا ڈیلیوری نوٹ بنتا ہے اور آرڈر جزوی طور پر ڈیلیور یا پہنچ گئیں دکھاتا ہے۔

باقی بعد میں اسی طرح ڈیلیور کر سکتے ہیں۔ ڈیلیوری نوٹس میں تمام ڈیلیوریز نظر آتی ہیں، ابھی دستخط نہیں ہوئے، دستخط شدہ، انوائس نہیں ہوا اور واپس لی گئی کے ٹیبز کے ساتھ۔

دستخط شدہ ڈیلیوری کا ثبوت

ڈیلیوری نوٹ پر آپ ثبوت بعد میں شامل کر سکتے ہیں:

• گاہک اسکرین پر دستخط کرے دبائیں، نام لکھیں اور دستخط کروائیں۔ دستخط بعد میں بدلے نہیں جا سکتے۔
• یا PDF ڈاؤن لوڈ کریں دبائیں، ڈیلیوری نوٹ پرنٹ کریں، گاہک سے کاغذ پر دستخط کروائیں، پھر دستخط شدہ کاپی لگائیں دبائیں اور تصویر یا اسکین چنیں (PDF یا تصویر، 25 MB تک)۔
• یا، جب گاہک آپ کے ساتھ نہ ہو، تصدیقی لنک بھیجیں دبائیں، چنیں کہ یہ کتنی دیر کام کرے (3 سے 30 دن)، لنک بنائیں دبائیں اور اسے ای میل یا پیغام سے گاہک کو بھیج دیں۔

گاہک لنک اپنے فون یا کمپیوٹر پر کھولتا ہے، دیکھتا ہے کہ کیا ڈیلیور ہوا (قیمتوں کے بغیر)، اپنا نام لکھتا ہے، خانے میں دستخط کر سکتا ہے یا تصویر شامل کر سکتا ہے، اور تصدیق کریں کہ مجھے مل گیا یا مسئلہ بتائیں دباتا ہے۔ لنک ایک بار کام کرتا ہے۔ پھر ڈیلیوری نوٹ دکھاتا ہے کہ کس نے، کب اور کس انٹرنیٹ ایڈریس سے جواب دیا، دستخط یا تصویر کے ساتھ، اور آپ کو اطلاع ملتی ہے۔ تصدیق شدہ ڈیلیوری پر گاہک نے تصدیق کر دی نظر آتا ہے۔ جس لنک کا ابھی جواب نہیں آیا اسے روکنے کے لیے لنک بند کریں دبائیں۔ یہ صرف ڈیلیوری کی رسید ہے، کسی معاہدے پر دستخط نہیں۔

غلطی سے درج ڈیلیوری واپس لیں

ڈیلیوری نوٹ پر ڈیلیوری واپس لیں دبائیں۔ نوٹ واپس لی گئی کے طور پر محفوظ رہتا ہے اور اس کی مقداریں آرڈر میں واپس چلی جاتی ہیں۔ جس ڈیلیوری کی انوائس بن چکی ہو وہ تب ہی واپس ہو سکتی ہے جب وہ انوائس منسوخ یا حذف ہو جائے۔

آرڈر کی انوائس بنائیں

اس کے لیے انوائسز لکھیں اور بھیجیں کا حق بھی درکار ہے۔

• جو ڈیلیور ہوا اس کی انوائس بنائیں: جو کچھ ڈیلیور ہوا اور ابھی انوائس نہیں ہوا۔
• باقی کی انوائس بنائیں: جو کچھ ابھی انوائس نہیں ہوا، ڈیلیور ہوا ہو یا نہیں (مثلاً ایڈوانس)۔
• ڈیلیوری نوٹ پر: اس ڈیلیوری کی انوائس بنائیں۔

انوائسز میں انوائس کا مسودہ کھلتا ہے؛ وہیں دیکھ کر بھیجیں۔ دیکھیں انوائس بنائیں اور بھیجیں۔ کوئی انوائس آرڈر سے زیادہ کی نہیں بن سکتی۔ آرڈر جزوی طور پر انوائس شدہ اور پھر انوائس شدہ دکھاتا ہے۔

بند یا منسوخ کریں

• جب مزید کچھ ڈیلیور یا انوائس نہیں ہونا تو بند کریں؛ دوبارہ کھولیں اسے واپس کرتا ہے۔
• جب تک کچھ ڈیلیور یا انوائس نہ ہو، آرڈر منسوخ کریں۔ بغیر ڈیلیوری یا انوائس کے مسودے اور منسوخ آرڈر حذف ہو سکتے ہیں۔

تلاش، ترتیب اور ڈاؤن لوڈ

سیلز آرڈرز میں ٹیبز (کھلا، منظوری کا منتظر، تاخیر، ڈیلیوری باقی، ڈیلیور ہوا، انوائس نہیں ہوا، مسودات، انوائس شدہ اور بند، سب)، تلاش اور گاہک، پروجیکٹ اور تاریخ کے فلٹر استعمال کریں، اور ترتیب کے لیے کالم کے عنوان پر دبائیں۔ ایکسل میں ایکسپورٹ کریں فہرست ڈاؤن لوڈ کرتا ہے۔ اگر آرڈر متوقع تاریخ تک مکمل ڈیلیور نہ ہو تو تاخیر دکھاتا ہے۔

رپورٹس اور ڈیش بورڈ

سیلز رپورٹس کھولیں:

• کھلے آرڈرز: تصدیق شدہ آرڈر جن میں ابھی کچھ ڈیلیور یا انوائس ہونا باقی ہے۔
• ابھی ڈیلیور نہیں ہوا: ہر چیز جو ابھی ڈیلیور ہونی ہے، سب سے پرانی پہلے، تاخیر کے دنوں کے ساتھ۔
• ڈیلیور ہوا، انوائس نہیں ہوا: آرڈر جن کا مال ڈیلیور ہو گیا مگر ابھی انوائس نہیں ہوا۔
• گاہک کے مطابق اور مہینے کے مطابق: آپ کی چنی ہوئی مدت میں کیا آرڈر، ڈیلیور اور انوائس ہوا۔

جو رپورٹ آپ دیکھ رہے ہیں اسے ڈاؤن لوڈ کرنے کے لیے Excel یا PDF دبائیں۔ سیلز ڈیش بورڈ اور CRM ڈیش بورڈ بھی کھلے آرڈر، باقی ڈیلیوری، تاخیر والے اور بغیر انوائس ڈیلیور شدہ دکھاتے ہیں؛ سیلز ڈیش بورڈ جواب کی منتظر کوٹیشنز، سب سے پہلے واجب ڈیلیوریز اور اس مہینے جیتی گئی رقم بھی دکھاتا ہے۔

پروجیکٹ کے اعداد میں آرڈر کیسے شمار ہوتے ہیں

کسی پروجیکٹ کا تصدیق شدہ آرڈر منافع اور لاگت میں معاہدے کی رقم میں شامل ہوتا ہے، اور اس کی ادا شدہ انوائسز وصول شدہ رقم میں۔ جو آرڈر اس کوٹیشن سے بنا جو پہلے ہی پروجیکٹ کا معاہدہ ہے، وہ دوبارہ شمار نہیں ہوتا۔

کون کیا کر سکتا ہے

کردار اور اختیارات میں سیلز کے تحت: سیلز آرڈرز دیکھیں صفحات کھولتا ہے، سیلز آرڈرز لکھیں اور ڈیلیور کریں لکھتا، ڈیلیور اور انوائس کرتا ہے، سیلز آرڈرز منظور کریں منظوری دیتا ہے اور سیلز آرڈرز حذف کریں حذف کرتا ہے۔ مینیجرز کے پاس شروع سے چاروں حقوق ہوتے ہیں۔

اسٹاک

جب کسی آئٹم کا اسٹاک انوینٹری ماڈیول میں ٹریک ہو رہا ہو تو ڈلیوری محفوظ کرنے سے ڈلیور کی گئی مقدار اسٹاک سے نکل جاتی ہے اور ڈیلیوری واپس لیں اسے واپس رکھ دیتا ہے۔ اگر کوئی ڈلیوری اسٹاک کو صفر سے نیچے لے جائے تو ڈلیوری فارم پہلے خبردار کرتا ہے۔ ایک سے زیادہ گودام ہوں تو کس گودام سے میں وہ گودام چنیں جہاں سے مال جاتا ہے۔ دیکھیں اسٹاک ٹریک کریں: آپ کے پاس کیا ہے، کہاں ہے، اور کب دوبارہ منگوانا ہے۔