سپلائرز سے خریداری: پرچیز آرڈرز، بل اور ادائیگیاں

Kaam360 آپ کی ہر خریداری کو خریداری ماڈیول میں رکھتا ہے: خریداری ڈیش بورڈ، خریداری کی درخواستیں، پرچیز آرڈرز، سپلائر بلز، سپلائر کریڈٹس، سپلائرز، خریداری کی اشیاء اور خریداری رپورٹس۔ خریداری ڈیش بورڈ دکھاتا ہے کہ آپ پر سپلائرز کا کتنا واجب ہے، کتنا تاخیر شدہ ہے، کھلے آرڈرز اور اس مہینے کی ادائیگیاں، اور وہ بل جو پہلے ادا کرنے ہیں۔ جو کچھ آپ کسی پروجیکٹ کے لیے خریدتے ہیں وہ اس پروجیکٹ کی لاگت میں، اس کے لاگت ٹیب اور منافع میں شمار ہوتا ہے۔

سپلائر شامل کریں

1. سپلائرز کھولیں اور نیا سپلائر دبائیں۔
2. نام لکھیں اور چاہیں تو کوڈ، زمرہ، ای میل، فون، پتہ اور ٹیکس نمبر بھی۔
3. انہیں ادائیگی کے نیچے ادائیگی کی مدت (دن) (بل ادا کرنے کے لیے کتنا وقت ہے)، کرنسی اور ان کی بینک تفصیلات درج کریں۔
4. رابطہ افراد شامل کریں اور مرکزی رابطہ چنیں: آرڈر انہیں ای میل ہوتے ہیں۔
5. سپلائر شامل کریں دبائیں۔

سپلائر کے صفحے پر ان کی تفصیلات، آرڈرز، بل اور ادائیگیاں، آپ پر ان کا کتنا واجب ہے (اور اس میں سے کتنا تاخیر شدہ ہے) اور ان کی فائلیں نظر آتی ہیں۔ ان کا معاہدہ یا قیمتوں کی فہرست رکھنے کے لیے فائلیں منسلک کریں دبائیں۔ کسی سپلائر کو نئے آرڈرز سے روکنے کے لیے اسے غیر فعال یا بلاک شدہ کر دیں۔ فہرست میں تمام سپلائرز ڈاؤن لوڈ کرنے کے لیے ایکسل میں ایکسپورٹ کریں دبائیں۔

پرچیز آرڈر لکھیں

1. پرچیز آرڈرز کھولیں اور نیا پرچیز آرڈر دبائیں (یا سپلائر کے صفحے پر دبائیں)۔
2. سپلائر، جس پروجیکٹ کے لیے ہے (اختیاری)، کرنسی اور ڈیلیوری کی آخری تاریخ چنیں۔
3. چیزیں شامل کریں: اپنی خریداری کی اشیاء سے چنیں یا خود لکھیں۔ ہر ایک کے لیے مقدار، فی یونٹ قیمت، رعایت % اور ٹیکس % لکھیں۔ اگر ہوں تو ڈیلیوری چارجز شامل کریں۔ میزان خود بخود بن جاتا ہے۔
4. ڈیلیوری کا پتہ دیکھ لیں۔ سپلائر کے لیے نوٹس (آرڈر پر چھپتے ہیں) یا اندرونی نوٹس (صرف آپ کی ٹیم دیکھتی ہے) شامل کریں۔
5. پرچیز آرڈر بنائیں دبائیں۔ یہ مسودہ کے طور پر محفوظ ہوتا ہے۔

منظوری

منظوری کے لیے بھیجیں دبائیں۔ اگر آپ کا کوئی منظوری کا اصول لاگو ہو (مثلاً 100,000 سے بڑے آرڈر)، تو آرڈر منظوری دینے والوں کے پاس جاتا ہے اور منظوری کا منتظر دکھاتا ہے۔ منظوری تک یہ سپلائر کو نہیں بھیجا جا سکتا۔ اگر کوئی اصول لاگو نہ ہو تو یہ فوراً منظور ہو جاتا ہے۔ منظوری دینے والے منظوریاں میں، سیدھا ای میل سے، یا آرڈر پر منظور یا مسترد کریں سے فیصلہ کرتے ہیں۔ اگر منظور نہ ہو تو یہ وجہ کے ساتھ مسودہ پر واپس آ جاتا ہے: تبدیلی کریں اور دوبارہ منظوری کے لیے بھیجیں۔ ایڈمنسٹریٹر اصول منظوری کے اصول میں طے کرتے ہیں۔ ہر خریداری کے آرڈر کی منظوری کے لیے، چاہے رقم کتنی بھی ہو، پرچیز آرڈرز کے اوپر ہر خریداری کے آرڈر کی منظوری ضروری ہے پر نشان لگائیں (منظوری کے اصول سنبھالنے والے اسے دیکھتے ہیں): جس آرڈر پر کوئی اصول لاگو نہ ہو وہ پھر ٹیم لیڈ یا خریداری کے آرڈر منظور کر سکنے والے کسی شخص کے پاس جاتا ہے۔ دیکھیں منظوریاں: کون فیصلہ کرتا ہے اور کیسے۔

سپلائر کو بھیجیں

1. سپلائر کو بھیجیں دبائیں۔ کوئی رابطہ چنیں یا پتہ لکھیں اور بھیجیں دبائیں۔ آرڈر آپ کی کمپنی کے نام سے PDF کی صورت میں جاتا ہے۔
2. اگر آپ نے اسے کسی اور طریقے سے بھیجا ہو تو بھیجا ہوا لکھیں دبائیں۔ پرنٹ کے لیے PDF ڈاؤن لوڈ کریں دبائیں۔

مال وصول کریں

1. جب مال پہنچے تو آرڈر کھولیں اور مال وصول کریں دبائیں۔
2. لکھیں کہ ہر چیز کتنی پہنچی (یا سب کچھ پہنچ گیا دبائیں)، تاریخ اور ڈیلیوری نوٹ نمبر۔ وصولی محفوظ کریں دبائیں۔
3. اگر صرف کچھ حصہ پہنچا ہو تو آرڈر جزوی وصول دکھاتا ہے: باقی آنے پر وصول کریں۔ جب سب پہنچ جائے تو تمام مال وصول دکھاتا ہے۔
4. جب مزید کچھ متوقع نہ ہو تو بند کریں دبائیں، چاہے کم پہنچا ہو۔ غلطی سے درج ہونے والی وصولی ہٹائی جا سکتی ہے۔

سپلائر کا بل درج کریں

1. آرڈر پر اس آرڈر کا بل درج کریں دبائیں، یا سپلائر بلز کھول کر بل درج کریں دبائیں۔
2. آرڈر سے شروع کرنے پر لائنیں ان چیزوں سے بھر جاتی ہیں جو پہنچ گئیں اور ابھی بل نہیں ہوئیں۔ ان کا بل نمبر اور بل کی تاریخ لکھیں، اور آخری تاریخ دیکھ لیں (ادائیگی کی مدت سے نکالی گئی)۔
3. Kaam360 بل کو آرڈر اور پہنچنے والے مال سے ملاتا ہے: مختلف قیمت، رعایت یا ٹیکس، آرڈر یا وصولی سے زیادہ بل، یا ایسے بل جن کا مجموعہ آرڈر سے زیادہ ہو۔ یہ آپ کو خبردار کرتا ہے، لیکن آپ پھر بھی محفوظ کر سکتے ہیں۔ انتباہ بل پر رہتا ہے، اور آرڈر سے مختلف ٹیب ایسے بل دکھاتا ہے۔
4. سپلائر کی PDF یا اسکین منسلک کریں اور بل محفوظ کریں دبائیں۔ بغیر آرڈر کا بل بھی اسی طرح درج ہوتا ہے۔

زیادہ تیز: فارم کے اوپر سپلائر کا بل پڑھیں کے خانے میں ان کی PDF یا تصویر منتخب کریں، اور سپلائر، بل نمبر، تاریخیں، کرنسی، ٹوٹل اور ٹیکس آپ کے جانچنے کے لیے تجویز کیے جاتے ہیں۔ دیکھیں رسیدیں اور سپلائر بل خودکار طور پر پڑھیں۔

ایک ہی سپلائر کا ایک ہی بل نمبر دو بار درج نہیں ہو سکتا۔

جب آپ کی کمپنی کے کھاتے Kaam360 میں رکھے جاتے ہیں تو بل کی ہر لائن کا ایک اخراجات کا اکاؤنٹ بھی ہوتا ہے، تاکہ ہر خرچ کھاتوں میں صحیح جگہ جائے (مثلاً کرایہ کرایہ میں، لائسنس سافٹ ویئر اور سبسکرپشنز میں)۔ اسے لائن کے نیچے منتخب کریں، یا اخراجات کا اکاؤنٹ: خود طے ہوگا رہنے دیں: پھر Kaam360 وہ اکاؤنٹ لیتا ہے جس میں یہی پراڈکٹ پچھلی بار درج ہوئی، یا وہ اکاؤنٹ جس کا نام سپلائر کے زمرہ سے ملتا ہے، ورنہ خودکار انٹریاں میں منتخب خریداری کا اکاؤنٹ۔

بل ادا کریں

1. بل کھولیں اور ادائیگی درج کریں دبائیں۔
2. تاریخ، رقم (آپ ابھی کچھ حصہ اور باقی بعد میں ادا کر سکتے ہیں)، ادائیگی کا طریقہ اور حوالہ لکھیں، اور اگر ہو تو ثبوت منسلک کریں۔ سپلائر کی بینک تفصیلات ادائیگی کس کو کے نیچے نظر آتی ہیں۔
3. ادائیگی محفوظ کریں دبائیں۔ بل جزوی ادا شدہ یا ادا شدہ دکھاتا ہے۔ آخری تاریخ گزرنے کے بعد جو بل پورا ادا نہ ہوا ہو وہ تاخیر شدہ دکھاتا ہے۔
4. کوئی ادائیگی غلطی سے درج ہو گئی؟ بل پر اس کے ساتھ کوڑے دان کا نشان دبائیں۔ جاری کیے گئے چیک کے کلیئر ہونے یا سپلائر ایڈوانس سے بنی ادائیگی اس کے بجائے وہیں سے ہٹائی جاتی ہے جہاں سے آئی: چیک صفحے پر چیک کو باؤنس نشان زد کریں، یا ایڈوانس اور ڈپازٹ صفحے پر ایڈوانس کا استعمال واپس کریں۔ بل خود بخود ساتھ بدل جاتا ہے۔

غلطی سے درج بل کے لیے منسوخ کریں دبائیں (صرف اگر اس پر کچھ ادا نہ ہوا ہو)۔

سپلائر کے کریڈٹ نوٹ اور ڈیبٹ نوٹ

جب کوئی سپلائر کچھ واپس لیتا ہے (آپ کا واپس کیا گیا سامان، طے شدہ کم قیمت، اس کے بل میں غلطی)، تو وہ آپ کو کریڈٹ نوٹ بھیجتا ہے۔ جب آپ خود رقم واپس مانگتے ہیں تو آپ اسے ڈیبٹ نوٹ لکھتے ہیں۔ دونوں سپلائر کو واجب الادا رقم کم کرتے ہیں، اور دونوں سپلائر کریڈٹس میں ہیں۔

1. بل کھولیں اور سپلائر کریڈٹس کے نیچے سپلائر کا کریڈٹ نوٹ درج کریں (یا ڈیبٹ نوٹ لکھیں) دبائیں۔ جو کریڈٹ کسی ایک بل کا نہ ہو، اس کے لیے سپلائر کریڈٹس سے شروع کریں۔
2. بل منتخب کرنے سے اس کی لائنیں بھر جاتی ہیں۔ جو واپس ہو رہا ہے وہ رکھیں اور مقدار یا قیمتیں بدلیں۔ ان کے کریڈٹ نوٹ کا نمبر، تاریخ اور وجہ لکھیں۔
3. محفوظ کریں اور جاری کریں دبائیں (یا بعد میں مکمل کرنے کے لیے مسودے کے طور پر محفوظ کریں)۔ کسی بل کا کریڈٹ، اس کے دوسرے کریڈٹس ملا کر، کبھی اس بل سے زیادہ نہیں ہو سکتا۔
4. جاری ہوتے ہی، اگر بل ابھی ادا ہونا باقی ہے تو یہ فوراً اس بل سے منہا ہو جاتا ہے۔ بل اسے کریڈٹ سے آنے والی ادائیگی کے طور پر دکھاتا ہے۔
5. جو بچ جائے وہ اسی سپلائر کے کسی دوسرے بل پر استعمال ہو سکتا ہے: کریڈٹ کے صفحے پر بل کے ساتھ اس پر استعمال کریں دبائیں، یا بل پر سپلائر کریڈٹس کے نیچے۔ اگر سپلائر رقم واپس کر دے تو واپس ملی رقم درج کریں دبائیں۔

کسی استعمال کو واپس لینے کے لیے کریڈٹ کے صفحے پر یہ کہاں استعمال ہوا کے نیچے اس کے ساتھ واپسی کا بٹن دبائیں (بل دوبارہ واجب الادا ہو جاتا ہے)۔ غلطی سے درج کریڈٹ ختم کرنے کے لیے منسوخ کریں دبائیں: ابھی ادا نہ ہونے والے بلوں پر اس کا استعمال واپس لے لیا جاتا ہے۔ جب تک اس پر واپس ملی رقم درج ہو، یا جب یہ کسی بل کی پوری ادائیگی میں مدد کر چکا ہو، اسے منسوخ نہیں کیا جا سکتا۔ مسودہ اس کے بجائے حذف کیا جاتا ہے۔

کھاتوں میں، جاری شدہ کریڈٹ سپلائرز کو واجب الادا رقم کم کرتا ہے، اور خرچ اور اس پر ادا کیا گیا ٹیکس انہی اخراجات کے اکاؤنٹس سے واپس نکالتا ہے۔ ٹیکس ریٹرن کی ورک شیٹ بھی اسے شمار کرتی ہے: یہ خریداری پر واپس لیا جانے والا ٹیکس کم کرتا ہے۔ QuickBooks اور Xero ابھی سپلائر کریڈٹس وصول نہیں کرتے، اس لیے اگر آپ کے کھاتے وہاں ہیں تو انہیں وہاں ہاتھ سے درج کریں۔

ادا کرنے والے بلز کی یاد دہانیاں

بل یاد دہانیاں کھولیں تاکہ آپ کی ٹیم کو سپلائر بلز کی یاد آخری تاریخ سے پہلے، اس دن اور تاخیر کے دوران دلائی جائے: بل کے ذمہ دار کو یا ہر اس شخص کو جو سپلائرز سے خرید سکتا ہے، ہر بل کی الگ ای میل یا روزانہ خلاصے کے ساتھ۔ ہر بل کا صفحہ بھیجی گئی یاد دہانیاں دکھاتا ہے۔ دیکھیں ادائیگی کی یاد دہانیاں: غیر ادا شدہ انوائسز کی خودکار یاد دہانی۔

رپورٹس اور ڈیش بورڈ

خریداری رپورٹس کھولیں:

• ہم پر کتنا واجب ہے: ہر سپلائر کے غیر ادا شدہ بل، اس لحاظ سے کہ کتنی تاخیر ہے (ابھی واجب نہیں، 1 سے 30، 31 سے 60، 61 سے 90 اور 90 دن سے زیادہ)۔
• سپلائر کے لحاظ سے، پروجیکٹ کے مطابق اور مہینے کے مطابق: آپ کی چنی ہوئی مدت میں کیا منگوایا گیا، کس کا بل آیا اور کیا ادا ہوا۔

جو رپورٹ آپ دیکھ رہے ہیں اسے ڈاؤن لوڈ کرنے کے لیے Excel یا PDF دبائیں۔ مالیات ماڈیول کا ڈیش بورڈ بھی دکھاتا ہے کہ سپلائرز کا کتنا واجب ہے، تاخیر شدہ بل اور کھلے آرڈرز۔

خریداری پروجیکٹ کی لاگت میں کیسے شمار ہوتی ہے

کسی پروجیکٹ کا سپلائر بل اس پروجیکٹ کی لاگت کا حصہ ہے، اس کے لاگت ٹیب اور منافع میں۔ منظور شدہ لیکن ابھی بل کے بغیر آرڈر «اس کے علاوہ منگوایا گیا، ابھی بل نہیں» کے طور پر دکھایا جاتا ہے: یہ منافع میں متوقع لاگت میں شامل ہوتا ہے، اب تک کی لاگت میں نہیں۔ جب بل آتا ہے تو وہ آرڈر کی جگہ لے لیتا ہے، اس لیے کچھ بھی دو بار شمار نہیں ہوتا۔ جو اخراجات لوگ خود ادا کرتے ہیں وہ الگ شمار ہوتے ہیں۔ دیکھیں اخراجات جمع کرانا اور منظور کرنا۔

کون کیا کر سکتا ہے

کردار اور اختیارات میں خریداری کے نیچے: خریداریاں دیکھیں صفحات کھولتا ہے۔ سپلائرز سے خریدیں سپلائر شامل کرتا ہے، آرڈر لکھتا اور بھیجتا ہے، مال وصول کرتا ہے، اور بل اور ادائیگیاں درج کرتا ہے۔ خریداری آرڈرز منظور کریں آرڈرز پر فیصلہ کرتا ہے جب اصول میں «منظوری کا حق رکھنے والا کوئی بھی» لکھا ہو۔ خریداریاں حذف کریں غلطی سے درج چیزیں ہٹاتا ہے۔ مینیجرز کے پاس شروع سے چاروں اختیارات ہوتے ہیں۔ خریداری کی درخواستیں بنائیں کسی کو چیزیں خریدنے کی درخواست کرنے دیتا ہے؛ یہ شروع سے سب کے پاس ہوتا ہے۔

اسٹاک

جب کسی آئٹم کا اسٹاک انوینٹری ماڈیول میں ٹریک ہو رہا ہو تو مال وصول کریں آنے والی مقدار اسٹاک میں ڈالتا ہے اور آئٹم کی لاگت تازہ کرتا ہے، اور سامان کی وصولی ہٹانے سے یہ دوبارہ نکل جاتی ہے۔ ایک سے زیادہ گودام ہوں تو کس گودام میں میں وہ گودام چنیں جس میں مال جاتا ہے۔ دیکھیں اسٹاک ٹریک کریں: آپ کے پاس کیا ہے، کہاں ہے، اور کب دوبارہ منگوانا ہے۔

خریداری کی اشیاء: وہ چیزیں جو آپ خریدتے ہیں

خریداری کی اشیاء ان چیزوں کی آپ کی اپنی فہرست ہے جو آپ خریدتے ہیں، جو پروڈکٹس (وہ چیزیں جو آپ بیچتے ہیں) سے الگ ہے۔ خریداری کی درخواستیں، خریداری کے آرڈر اور سپلائر کے بل اسی فہرست سے چنتے ہیں۔

1. خریداری کی اشیاء کھولیں اور نئی خریداری کی شے دبائیں۔
2. نام لکھیں اور چاہیں تو کوڈ، زمرہ، اکائی، معمول کی خریداری قیمت اور معمول کا ٹیکس % درج کریں۔
3. معمول کا سپلائر چنیں (جب درخواست سے آرڈر بنایا جائے تو یہی تجویز ہوتا ہے) اور اگر آپ کے کھاتے Kaam360 میں رکھے جاتے ہیں تو اکاؤنٹ میں درج میں اکاؤنٹ چنیں۔
4. اگر آپ اس کا اسٹاک رکھتے ہیں تو اس کے اسٹاک میں جمع ہوتا ہے میں پروڈکٹ چنیں: موصول ہونے والا سامان اسی پروڈکٹ کے اسٹاک میں جمع ہوگا۔
5. محفوظ کریں دبائیں۔

کیا آپ پہلے سے وہ چیزیں خریدتے ہیں جو آپ کی پروڈکٹس فہرست میں ہیں؟ پروڈکٹس سے کاپی کریں دبائیں، انہیں نشان زد کریں اور کاپی کریں: ہر ایک اسٹاک کے لیے اپنی پروڈکٹ سے جڑی خریداری کی شے بن جاتی ہے۔

خریداری کی درخواستیں: مانگیں، ہر شے پر الگ منظوری، پھر آرڈر

کوئی بھی کہہ سکتا ہے کہ کچھ خریدا جائے:

1. خریداری کی درخواستیں کھولیں اور نئی خریداری کی درخواست دبائیں۔
2. پروجیکٹ (اختیاری) اور کب تک چاہیے کی تاریخ چنیں، اور کیوں چاہیے میں وجہ لکھیں۔
3. اشیاء شامل کریں: اپنی خریداری کی اشیاء سے چنیں یا خود لکھیں، مقدار کے ساتھ اور چاہیں تو اندازاً قیمت بھی۔
4. منظوری کے لیے بھیجیں دبائیں (یا بعد میں مکمل کرنے کے لیے مسودے کے طور پر محفوظ کریں)۔

جو لوگ خریداری منظور کر سکتے ہیں انہیں اطلاع دی جاتی ہے۔ فیصلہ کرنے کے لیے:

1. درخواست کھولیں اور ہر شے پر فیصلہ کریں دبائیں۔
2. ہر شے کے لیے منظور کریں یا مسترد کریں چنیں۔ آپ منظور شدہ تعداد بدل سکتے ہیں۔
3. چاہیں تو نوٹ لکھیں اور فیصلہ محفوظ کریں دبائیں۔ درخواست دینے والے کو اطلاع دی جاتی ہے۔

پھر خریدار منظور شدہ درخواست پر پرچیز آرڈر بنائیں دباتا ہے۔ آرڈر میں وہ منظور شدہ اشیاء اور تعداد آ جاتی ہیں جو ابھی آرڈر نہیں ہوئیں۔ منظور شدہ سے زیادہ کبھی آرڈر نہیں ہو سکتا: ایک درخواست کئی آرڈروں میں بانٹی جا سکتی ہے (مثلاً دو سپلائر)، اور درخواست آرڈر کے لیے باقی میں باقی دکھاتی ہے۔ آرڈر کی ہر لائن اپنی درخواست سے جڑی ہوتی ہے۔ خریداری کے آرڈر اب بھی درخواست کے بغیر براہ راست لکھے جا سکتے ہیں۔

درخواستیں دوسری منظوریوں کی طرح منظوری کے اصول سے گزرتی ہیں: بڑی درخواستوں (اندازاً کل کے لحاظ سے) یا کسی پروجیکٹ کی درخواستوں کو ایک سلسلے سے گزارنے کے لیے، مثلاً ٹیم لیڈ پھر فنانس، خریداری کی درخواست کا اصول شامل کریں۔ سلسلے کا ہر شخص ہر شے پر الگ فیصلہ کرتا ہے اور پچھلے مرحلے کے فیصلے دیکھتا ہے۔ اصول نہ ہو تو ٹیم لیڈ یا خریداری کے آرڈر منظور کر سکنے والا کوئی بھی فیصلہ کرتا ہے۔

پرنٹ کے لیے درخواست پر PDF ڈاؤن لوڈ کریں اور فہرست پر ایکسل میں ایکسپورٹ کریں دبائیں۔ پروجیکٹ کا لاگت ٹیب اس کی خریداری کی درخواستیں اور خریداری کے آرڈر دکھاتا ہے، اور خریداری کی درخواست کریں اس پروجیکٹ کے لیے درخواست شروع کرتا ہے۔