Satış siparişleri ve irsaliyeler: tekliften faturaya

Satış siparişi, bir müşterinin sizden ne sipariş ettiğini kaydeder: kalemler, miktarlar, fiyatlar ve ne zaman beklediği. Ardından siparişi tek seferde veya parça parça, müşterinin imzasını kanıt olarak alarak teslim eder ve faturalandırırsınız. Kaam360 tüm zinciri bağlı tutar: teklif, satış siparişi, irsaliyeler ve faturalar. Bu sayfaların her biri diğerlerini Bağlı kayıtlar altında gösterir. Sayfalar Satış modülündedir: Satış panosu, Satış siparişleri, İrsaliyeler ve Satış raporları.

Bir tekliften satış siparişi oluşturun (tek tıkla)

1. Teklifi açın. Müşteri evet dediğinde Kabul edildi'ye basın.
2. Satış siparişi oluştur'a basın. Teklifin müşterisi, kalemleri, miktarları, fiyatları, indirimleri, vergisi ve para birimiyle bir taslak sipariş oluşturulur. Teklif zaten projeli bir sözleşmeye dönüştüyse proje de doldurulur.
3. Siparişi kontrol edin, Müşterinin sipariş referansı'nı (onların satın alma sipariş numarası) ve Beklenen teslim tarihi'ni ekleyin ve Kaydet'e basın.

Bir tekliften satış siparişi oluşturulduğunda teklif olduğu gibi korunur; böylece anlaşılan fiyat ile sipariş her zaman eşleşir. Fiyatı değiştirmek için satış siparişini değiştirin ya da önce siparişi iptal edin. Müşterinin çevrimiçi kabul ettiği bir teklif, kabul ettiği gibi korunur: her değişiklik için yeni bir teklif yazın.

Yeni bir satış siparişi yazın

1. Satış siparişleri'ni açın ve Yeni satış siparişi'ne basın (veya bir müşterinin sayfasında bu düğmeye basın).
2. Müşteri'yi, ilgili olduğu Proje'yi (isteğe bağlı), Para birimi'ni, Sipariş tarihi'ni ve Beklenen teslim tarihi'ni seçin.
3. Kalemleri ekleyin: Ürünler'inizden seçin veya yazın. Her biri için Mik., Birim fiyat ve indirim yapıyorsanız bir İndirim % yazın. Vergi adını ve oranını (örneğin KDV 20) tüm sipariş için bir kez yazın. Toplamlar, tekliflerde ve faturalarda olduğu gibi sizin için hesaplanır.
4. Teslim yeri adresini kontrol edin. Müşteri için notlar (siparişe ve irsaliyelerine basılır) veya Dahili notlar (yalnızca ekibiniz görür) ekleyin.
5. Satış siparişi oluştur'a basın. Taslak olarak kaydedilir.

Siparişi onaylayın (ve onay süreci)

Siparişi onayla'ya basın. Onay kurallarınızdan biri geçerliyse (örneğin 500.000'in üzerindeki siparişler veya %15'in üzerinde indirim), sipariş onaylayanlara gider ve Onay bekliyor gösterir. Onaylayanlar Onaylar'da, doğrudan e-postadan veya siparişteki Onayla veya reddet ile karar verir. Hiçbir kural geçerli değilse sipariş hemen onaylanır. Reddedilen bir sipariş nedeniyle birlikte Taslak'a döner: değiştirin ve yeniden onaylayın. Sipariş onaylanmadan hiçbir şey teslim edilemez veya faturalandırılamaz. Bkz. Onaylar: kim karar verir ve nasıl.

Sipariş onayını müşteriye gönderin

Müşteriye gönder'e basın, bir kişi seçin veya bir adres yazın ve Gönder'e basın. Sipariş şirketinizin adına PDF olarak gider. Yazdırmak için PDF indir'e basın.

Siparişin tamamını veya bir kısmını teslim edin

1. Siparişi açın ve Teslim et'e basın.
2. Her kalemden şimdi kaç tane teslim ettiğinizi yazın ya da Kalanların hepsini teslim et'e basın. Sipariş edilenden fazlasını asla teslim edemezsiniz.
3. Teslim tarihi'ni, Teslim eden'i (örneğin şoför) ve müşteride Teslim alan'ı yazın.
4. Müşteri yanınızdaysa Müşteri şimdi, bu ekranda imzalıyor'u işaretleyin ve telefonu veya tableti ona verin: kutuya parmağıyla imza atar.
5. Teslimatı kaydet'e basın. Numaralı bir irsaliye oluşturulur (örneğin DN-0004) ve sipariş Kısmen teslim edildi veya Teslim edildi gösterir.

Kalanını daha sonra aynı şekilde teslim edebilirsiniz. Her teslimatı Henüz imzalanmadı, İmzalandı, Faturalanmadı ve Geri alındı sekmeleriyle görmek için İrsaliyeler'i açın.

İmzalı teslimat kanıtı

Bir irsaliyeye kanıtı sonradan ekleyebilirsiniz:

• Müşteri ekranda imzalar'a basın, kişinin adını yazın ve parmağıyla imzalamasını sağlayın. İmza sonradan değiştirilemez.
• Ya da PDF indir'e basın, irsaliyeyi yazdırın, müşteriye kâğıdı imzalatın, ardından İmzalı bir kopya ekle'ye basın ve bir fotoğraf veya tarama seçin (PDF veya resim, en fazla 25 MB).
• Ya da müşteri yanınızda değilse Onay bağlantısı gönder düğmesine basın, bağlantının ne kadar geçerli olacağını seçin (3 ile 30 gün), Bağlantıyı oluştur düğmesine basın ve müşteriye e-posta ya da mesajla gönderin.

Müşteri bağlantıyı kendi telefonunda veya bilgisayarında açar, teslim edileni (fiyatlar olmadan) görür, adını yazar, kutuya imza atabilir ya da fotoğraf ekleyebilir ve Teslim aldığımı onaylıyorum ya da Sorun bildir düğmesine basar. Bağlantı bir kez çalışır. Ardından irsaliye kimin, ne zaman ve hangi internet adresinden yanıt verdiğini, imza ya da fotoğrafla birlikte gösterir ve size bir bildirim gelir. Onaylanan bir teslimatta Müşteri tarafından onaylandı görünür. Henüz yanıtlanmamış bir bağlantıyı durdurmak için Bağlantıyı kapat düğmesine basın. Bu yalnızca teslimat için bir alındıdır, bir sözleşmenin imzalanması değildir.

Yanlışlıkla girilen bir teslimatı geri alın

İrsaliyeyi açın ve Teslimatı geri al'a basın. İrsaliye saklanır, Geri alındı olarak işaretlenir ve miktarları yeniden teslim edilebilmeleri için siparişe geri döner. Faturalandırılmış bir teslimat geri alınamaz: önce o faturayı iptal edin veya silin.

Siparişi faturalandırın

Fatura yaz ve gönder yetkisine de ihtiyacınız vardır. Siparişte:

• Teslim edilmiş ve henüz faturalandırılmamış her şeyi faturalandırmak için Teslim edileni faturala'ya basın.
• Teslim edilmiş olsun olmasın henüz faturalandırılmamış her şeyi faturalandırmak için (örneğin bir avans veya bakiye) Kalanı faturala'ya basın.
• Bir irsaliyede, tam olarak o teslimatta teslim edileni faturalandırmak için Bu teslimatı faturala'ya basın.

Faturalar'da siparişin müşterisi, para birimi, vergisi ve referansıyla bir taslak fatura açılır. Kontrol edin ve oradan gönderin. Bkz. Fatura oluşturun ve gönderin. Bir fatura asla sipariş edilenden fazlasını faturalandıramaz: bir satır kalandan fazlasını isterse reddedilir. İptal edilen bir fatura miktarlarını yeniden serbest bırakır. Sipariş önce Kısmen faturalandı, sonra Faturalandı gösterir.

Kapatın veya iptal edin

• Sipariş edilenden az olsa bile artık hiçbir şey teslim edilmeyecek veya faturalandırılmayacaksa Kapat'a basın. Teslim edilen yine de faturalandırılabilir. Geri almak için Yeniden aç'a basın.
• Hiçbir şey teslim edilmemiş veya faturalandırılmamışken Siparişi iptal et'e basın. Taslaklar ile teslimatı veya faturası olmayan iptal edilmiş siparişler silinebilir.

Bulun, sıralayın ve indirin

Satış siparişleri'nde sekmeleri (Açık, Onay bekliyor, Gecikmiş, Teslim edilecek, Teslim edildi, faturalanmadı, Taslaklar, Faturalanmış ve kapanmış, Tümü), arama kutusunu, müşteri, proje ve tarih filtrelerini kullanın ve bir sütuna göre sıralamak için başlığına basın. Listeyi indirmek için Excel'e aktar'a basın. Beklenen teslim tarihine kadar tamamen teslim edilmemiş bir sipariş Gecikmiş gösterir.

Raporlar ve pano

Satış raporları'nı açın:

• Açık siparişler: hâlâ teslim edilecek veya faturalandırılacak bir şeyi olan onaylanmış siparişler.
• Henüz teslim edilmedi: teslim edilecek her kalem, en geç kalan önce, gecikme günleriyle birlikte.
• Teslim edildi, faturalanmadı: malları teslim edilmiş ama henüz faturalandırılmamış siparişler.
• Müşteriye göre ve Aya göre: seçtiğiniz dönemde ne sipariş edildiği, teslim edildiği ve faturalandırıldığı.

Baktığınız raporu indirmek için Excel veya PDF'e basın. Satış panosu ve CRM panosu da açık siparişleri, hâlâ teslim edilecekleri, kaçının geciktiğini ve neyin teslim edilip faturalandırılmadığını gösterir. Satış panosu buna yanıt bekleyen teklifleri, vadesi ilk gelen teslimatları ve bu ay kazanılanları ekler.

Siparişler proje rakamlarına nasıl sayılır

Bir proje için onaylanmış bir sipariş, değerini projenin Kâr sayfasındaki ve Maliyet sekmesindeki sözleşme değerine, ödenmiş faturalarını da tahsil edilen paraya ekler. Projenin sözleşmesine dönüşen tekliften oluşturulan bir sipariş zaten o sözleşmenin parçasıdır; bu yüzden hiçbir şey eklemez: hiçbir şey asla iki kez sayılmaz.

Kim ne yapabilir

Roller ve yetkiler'de, Satış altında: Satış siparişlerini gör sayfaları açar. Satış siparişi yaz ve teslim et siparişleri yazar, onaylar ve gönderir, teslimatları ve imzaları kaydeder, teslimatları geri alır ve siparişlerden fatura oluşturur. Satış siparişlerini onayla, bir kural "onaylayabilen herkes" dediğinde siparişler hakkında karar verir. Satış siparişlerini sil taslakları ve iptal edilmiş siparişleri siler ve imzalı kopyaları kaldırır. Müdürler başlangıçta dördüne de sahiptir.

Stok

Bir ürünün stoğu Envanter modülünde takip edildiğinde, bir teslimatı kaydetmek teslim edilen miktarları stoktan düşer ve Teslimatı geri al onları geri koyar. Bir teslimat stoğu sıfırın altına düşürecekse teslimat formu önceden uyarır. Bkz. Birden fazla depo varsa, malın çıktığı depoyu Çıkış deposu altında seçin. Stoğu takip edin: neyiniz var, nerede ve ne zaman yeniden sipariş verilmeli.