Tedarikçilerden satın alın: satın alma siparişleri, faturalar ve ödemeler

Kaam360 satın aldığınız her şeyi Satın alma modülünde tutar: Satın alma panosu, Satın alma talepleri, Satın alma siparişleri, Tedarikçi faturaları, Tedarikçi alacakları, Tedarikçiler, Satın alma kalemleri ve Satın alma raporları. Satın alma panosu tedarikçilerinize borcunuzu, vadesi geçenleri, açık siparişleri ve bu ay ödediklerinizi, önce ödenecek faturalarla birlikte gösterir. Bir proje için satın aldıklarınız, o projenin Maliyet sekmesindeki ve Kâr'daki maliyetine sayılır.

Bir tedarikçi ekleyin

1. Tedarikçiler'i açın ve Yeni tedarikçi'ye basın.
2. Ad'ı ve isterseniz bir Kod, bir Kategori, e-posta, telefon, adres ve Vergi numarası yazın.
3. Onlara ödeme altında Ödeme vadesi (gün)'nü (bir faturayı ödemek için ne kadar süreniz olduğu), Para birimi'ni ve banka bilgilerini ayarlayın.
4. İrtibat kişileri'ni ekleyin ve Ana irtibat kişisi'ni seçin: siparişler ona e-postayla gönderilir.
5. Tedarikçi ekle'ye basın.

Bir tedarikçinin sayfası bilgilerini, siparişlerini, faturalarını ve ödemelerini, ona hâlâ ne borçlu olduğunuzu (ve ne kadarının vadesinin geçtiğini) ve dosyalarını gösterir. Sözleşmesini veya fiyat listesini orada saklamak için Dosya ekle'ye basın. Ona yeni sipariş verilmesini durdurmak için tedarikçiyi Etkin değil veya Engellendi olarak ayarlayın. Listede, tüm tedarikçilerinizi indirmek için Excel'e aktar'a basın.

Bir satın alma siparişi yazın

1. Satın alma siparişleri'ni açın ve Yeni satın alma siparişi'ne basın (veya bir tedarikçinin sayfasında bu düğmeye basın).
2. Tedarikçi'yi, ilgili olduğu Proje'yi (isteğe bağlı), Para birimi'ni ve Şu tarihe kadar teslim tarihini seçin.
3. Kalemleri ekleyin: Satın alma kalemleri'nizden seçin veya yazın. Her biri için Mik., Birim fiyat, İndirim % ve Vergi % yazın. Varsa Nakliye ücreti ekleyin. Toplamlar sizin için hesaplanır.
4. Teslim yeri adresini kontrol edin. Tedarikçi için notlar (siparişe basılır) veya Dahili notlar (yalnızca ekibiniz görür) ekleyin.
5. Satın alma siparişi oluştur'a basın. Taslak olarak kaydedilir.

Onay

Onaya gönder'e basın. Onay kurallarınızdan biri geçerliyse (örneğin 100.000'in üzerindeki siparişler), sipariş onaylayanlara gider ve Onay bekliyor gösterir. Onaylanana kadar tedarikçiye gönderilemez. Hiçbir kural geçerli değilse hemen onaylanır. Onaylayanlar Onaylar'da, doğrudan e-postadan veya siparişteki Onayla veya reddet ile karar verir. Onaylanmazsa nedeniyle birlikte Taslak'a döner: değiştirin ve yeniden onaya gönderin. Yöneticiler kuralları Onay kuralları'nda belirler. Tutarı ne olursa olsun her satın alma siparişinin onaylanması için Satın alma siparişleri sayfasının üstündeki Her satın alma siparişi onay gerektirir kutusunu işaretleyin (onay kurallarını yönetenler görür): hiçbir kurala takılmayan bir sipariş o zaman ekip liderine ya da satın alma siparişlerini onaylayabilen birine gider. Bkz. Onaylar: kim karar verir ve nasıl.

Tedarikçiye gönderin

1. Tedarikçiye gönder'e basın. Bir kişi seçin veya bir adres yazın ve Gönder'e basın. Sipariş şirketinizin adına PDF olarak gider.
2. Başka bir yolla gönderdiyseniz Gönderildi olarak işaretle'ye basın. Yazdırmak için PDF indir'e basın.

Malları teslim alın

1. Mallar geldiğinde siparişi açın ve Mal kabul'e basın.
2. Her kalemden kaç tane geldiğini (veya Her şey geldi'ye basın), tarihi ve irsaliye numarasını yazın. Mal kabulü kaydet'e basın.
3. Yalnızca bir kısmı geldiyse sipariş Kısmen teslim alındı gösterir: kalanı geldiğinde teslim alın. Her şey geldiğinde Tüm mallar teslim alındı gösterir.
4. Daha az gelmiş olsa bile artık bir şey beklenmiyorsa Kapat'a basın. Yanlışlıkla girilen bir mal kabulü kaldırılabilir.

Tedarikçinin faturasını girin

1. Siparişte Faturayı gir'e basın ya da Tedarikçi faturaları'nı açıp Fatura gir'e basın.
2. Bir siparişten girildiğinde satırlar gelmiş ve henüz faturalanmamış olanlarla doldurulur. Fatura numaraları'nı ve Fatura tarihi'ni yazın ve Son tarih'i (ödeme vadesinden hesaplanır) kontrol edin.
3. Kaam360 faturayı sipariş ve gelenlerle karşılaştırır: farklı bir fiyat, indirim veya vergi, sipariş edilenden veya gelenden fazla faturalama ya da toplamı siparişi aşan faturalar. Sizi uyarır ama yine de kaydedebilirsiniz. Uyarı faturada kalır ve Siparişten farklı sekmesi bu faturaları listeler.
4. Tedarikçinin PDF'ini veya taramasını ekleyin ve Faturayı kaydet'e basın. Siparişsiz bir fatura da aynı şekilde girilir.

Daha hızlısı: formun üstündeki Tedarikçinin faturasını oku kutusunda PDF'ini veya bir fotoğrafını seçin; tedarikçi, fatura numarası, tarihler, para birimi, toplam ve vergi kontrol etmeniz için önerilir. Bkz. Fişleri ve tedarikçi faturalarını otomatik okuyun.

Aynı tedarikçiden aynı fatura numarası iki kez girilemez.

Şirketinizin defterleri Kaam360'ta tutuluyorsa, faturanın her satırının bir gider hesabı da vardır; böylece her maliyet doğru yere kaydedilir (örneğin kira Kira hesabına, bir lisans Yazılım ve abonelikler hesabına). Hesabı satırın altında seçin ya da Gider hesabı: sizin için belirlenir olarak bırakın: Kaam360 aynı ürünün son kaydedildiği hesabı, yoksa adı tedarikçinin Kategori alanına uyan hesabı, yoksa Otomatik kayıtlar altında seçilen satın alma hesabını kullanır.

Bir faturayı ödeyin

1. Faturayı açın ve Ödeme kaydet'e basın.
2. Tarihi, Tutar'ı (şimdi bir kısmını, kalanını sonra ödeyebilirsiniz), Nasıl ödendi bilgisini ve bir Referans yazın; varsa kanıtı ekleyin. Tedarikçinin banka bilgileri Alıcı altında gösterilir.
3. Ödemeyi kaydet'e basın. Fatura Kısmen ödendi veya Ödendi gösterir. Vadesi geçmiş ve tamamen ödenmemiş bir fatura Gecikmiş gösterir.
4. Bir ödemeyi yanlışlıkla mı kaydettiniz? Faturada yanındaki çöp kutusuna basın. Tahsil edilen bir verilen çekle ya da tedarikçi avansıyla yapılan ödeme ise geldiği yerde kaldırılır: çeki Çekler sayfasında karşılıksız olarak işaretleyin veya avansın kullanımını Avanslar ve depozitolar sayfasında geri alın. Fatura kendiliğinden güncellenir.

Yanlışlıkla girilmiş bir fatura için İptal et'e basın (yalnızca karşılığında hiçbir şey ödenmediyse).

Tedarikçi alacak dekontları ve borç dekontları

Bir tedarikçi bir şeyi geri aldığında (iade ettiğiniz mallar, anlaşılan bir indirim, faturalarındaki bir hata) size bir alacak dekontu gönderir. Parayı siz talep ettiğinizde ise onlara bir borç dekontu yazarsınız. İkisi de tedarikçiye olan borcunuzu azaltır ve ikisi de Tedarikçi alacakları altındadır.

1. Faturayı açın ve Tedarikçi alacakları altında Tedarikçi alacak dekontu gir (ya da Borç dekontu yaz) düğmesine basın. Tek bir faturaya ait olmayan bir alacak için Tedarikçi alacakları sayfasından başlayın.
2. Faturayı seçmek satırlarını doldurur. Geri alınanları bırakın, miktarları veya fiyatları değiştirin. Alacak dekontu numaraları, Tarih ve Neden alanlarını doldurun.
3. Kaydet ve kes düğmesine basın (ya da sonra bitirmek için Taslak olarak kaydet). Bir faturaya ait alacak, o faturaya ait diğer alacaklar da sayılarak, hiçbir zaman faturadan fazla olamaz.
4. Düzenlendiğinde, fatura hâlâ ödenmemişse hemen faturadan düşülür. Fatura bunu alacaktan gelen bir ödeme olarak gösterir.
5. Kalan kısım aynı tedarikçinin başka bir faturasında kullanılabilir: alacağın sayfasında faturanın yanındaki Bunda kullan düğmesine ya da faturada Tedarikçi alacakları altında basın. Tedarikçi parayı geri öderse Geri ödenen parayı kaydet düğmesine basın.

Bir kullanımı geri almak için alacağın sayfasında Nereye gitti altında yanındaki geri al düğmesine basın (fatura yeniden borç olur). Yanlışlıkla girilen bir alacağı iptal etmek için İptal et düğmesine basın: henüz ödenmemiş faturalardaki kullanımları geri alınır. Üzerinde geri ödeme kayıtlıyken veya bir faturanın tamamen ödenmesine yardım ettikten sonra iptal edilemez. Taslak ise silinir.

Defterlerde, düzenlenmiş bir alacak tedarikçilere olan borcunuzu azaltır ve maliyeti ile üzerinde ödenen vergiyi aynı gider hesaplarından geri alır. Vergi beyannamesi çalışma sayfası da bunu sayar: alışlarda geri istediğiniz vergiyi azaltır. QuickBooks ve Xero henüz tedarikçi alacaklarını almıyor; defterleriniz oradaysa bunları elle girin.

Ödenecek faturalar için hatırlatmalar

Ekibinize tedarikçi faturalarının vadesinden önce, vade gününde ve vadesi geçtiği sürece, faturanın sorumlusuna veya tedarikçilerden satın alabilen herkese, fatura başına bir e-posta ya da günlük bir özet olarak hatırlatılması için Fatura hatırlatmaları'nı açın. Her faturanın sayfası onunla ilgili gönderilen hatırlatmaları gösterir. Bkz. Ödeme hatırlatmaları: ödenmemiş faturaları otomatik takip edin.

Raporlar ve pano

Satın alma raporları'nı açın:

• Borcumuz: ödenmemiş faturalar, tedarikçiye ve gecikme süresine göre (henüz vadesi gelmemiş, 1-30, 31-60, 61-90 ve 90 günden fazla).
• Tedarikçiye göre, Projeye göre ve Aya göre: seçtiğiniz dönemde ne sipariş edildiği, faturalandırıldığı ve ödendiği.

Baktığınız raporu indirmek için Excel veya PDF'e basın. Finans modülünün Pano'su da tedarikçilere borcunuzu, vadesi geçmiş faturaları ve açık siparişleri gösterir.

Satın almalar proje maliyetlerine nasıl sayılır

Bir projeye ait tedarikçi faturası, o projenin Maliyet sekmesindeki ve Kâr'daki maliyetinin bir parçasıdır. Onaylanmış ama henüz faturalanmamış bir sipariş "sipariş verildi, henüz faturalanmadı" olarak gösterilir: Kâr'daki beklenen maliyete eklenir ama şimdiye kadarki maliyete eklenmez. Fatura geldiğinde siparişin yerini alır; böylece hiçbir şey iki kez sayılmaz. Kişilerin kendi ceplerinden ödediği giderler ayrıca sayılır. Bkz. Gider gönderin ve onaylayın.

Kim ne yapabilir

Roller ve yetkiler'de, Satın alma altında: Satın almaları gör sayfaları açar. Tedarikçilerden satın al tedarikçi ekler, sipariş yazar ve gönderir, mal kabul eder ve fatura ile ödeme girer. Satın alma siparişlerini onayla, bir kural "onaylayabilen herkes" dediğinde siparişler hakkında karar verir. Satın almaları sil yanlışlıkla girilenleri kaldırır. Müdürler başlangıçta dördüne de sahiptir. Satın alma talebi oluştur bir kişinin bir şeylerin satın alınmasını istemesini sağlar; başlangıçta herkeste vardır.

Stok

Bir ürünün stoğu Envanter modülünde takip edildiğinde, Mal kabul gelen miktarları stoğa ekler ve ürünün maliyetini günceller; bir mal kabulünü kaldırmak onları yeniden düşer. Bkz. Birden fazla depo varsa, girdiği depoyu Giriş deposu altında seçin. Stoğu takip edin: neyiniz var, nerede ve ne zaman yeniden sipariş verilmeli.

Satın alma kalemleri: satın aldığınız şeyler

Satın alma kalemleri, satın aldığınız şeylerin kendi listenizdir; Ürünler listesinden (sattığınız şeyler) ayrıdır. Satın alma talepleri, satın alma siparişleri ve tedarikçi faturaları bu listeden seçer.

1. Satın alma kalemleri sayfasını açın ve Yeni satın alma kalemi düğmesine basın.
2. Ad yazın; isterseniz bir Kod, Kategori, Birim, Olağan alış fiyatı ve Olağan vergi % girin.
3. Olağan tedarikçi seçin (bir talepten sipariş yapılırken önerilir) ve defterleriniz Kaam360'ta tutuluyorsa Kaydedildiği hesap altında hesabı seçin.
4. Stokunu tutuyorsanız Şunun stokuna eklenir altında ürünü seçin: gelen mallar o ürünün stokuna eklenir.
5. Kaydet düğmesine basın.

Ürünler listenizdeki şeyleri zaten satın alıyor musunuz? Ürünlerden kopyala düğmesine basın, onları işaretleyin ve Kopyala'ya basın: her biri stok için ürününe bağlı bir satın alma kalemi olur.

Satın alma talepleri: isteyin, kalem kalem onaylayın, sonra sipariş verin

Herkes bir şeyin satın alınmasını isteyebilir:

1. Satın alma talepleri sayfasını açın ve Yeni satın alma talebi düğmesine basın.
2. Proje (isteğe bağlı) alanını ve Gerektiği tarih tarihini seçin, nedenini Neden gerekli alanına yazın.
3. Kalemleri ekleyin: satın alma kalemlerinizden seçin veya yazın; miktarı (Mik.) ve isterseniz bir Tahmini fiyat girin.
4. Onaya gönder düğmesine basın (veya sonra bitirmek için Taslak olarak kaydet).

Satın almaları onaylayabilen kişilere haber verilir. Karar vermek için:

1. Talebi açın ve Her kalem için karar ver düğmesine basın.
2. Her kalem için Onayla veya Reddet seçin. Onaylanan miktarı değiştirebilirsiniz.
3. İsterseniz bir not ekleyin ve Kararı kaydet düğmesine basın. Talep eden kişiye haber verilir.

Ardından bir satın almacı onaylanan talepte Satın alma siparişi oluştur düğmesine basar. Sipariş, henüz sipariş edilmemiş onaylı kalem ve miktarlarla doldurulur. Onaylanandan fazlası asla sipariş edilemez: bir talep birkaç siparişe bölünebilir (örneğin iki tedarikçi) ve talep, Sipariş edilecek kalan altında kalanı gösterir. Her sipariş satırı kendi talebine bağlanır. Satın alma siparişleri talep olmadan da doğrudan yazılabilir.

Talepler diğer onaylar gibi Onay kuralları'ndan geçer: büyük talepleri (tahmini toplama göre) veya bir projenin taleplerini bir zincirden, örneğin önce ekip lideri sonra finans, geçirmek için Satın alma talebi için bir kural ekleyin. Zincirdeki herkes kalem kalem karar verir ve önceki adımın kararlarını görür. Kural yoksa ekip lideri ya da satın alma siparişlerini onaylayabilen herkes karar verir.

Yazdırmak için bir talepte PDF indir'e, listede ise Excel'e aktar'a basın. Bir projenin Maliyet sekmesi satın alma taleplerini ve siparişlerini listeler; Satın alma talep et o proje için bir talep başlatır.