Pedidos de venda e notas de entrega: da cotação à fatura

Um pedido de venda registra o que um cliente encomendou de você: os itens, as quantidades, os preços e quando ele espera receber. Depois você entrega, de uma vez ou em partes, com a assinatura do cliente como comprovante, e fatura. O Kaam360 mantém toda a cadeia ligada: cotação, pedido de venda, notas de entrega e faturas. Cada uma dessas páginas mostra as outras em Registros vinculados. As páginas ficam no módulo Vendas: Painel de vendas, Pedidos de venda, Notas de entrega e Relatórios de vendas.

Crie um pedido de venda a partir de uma cotação (com um clique)

1. Abra a cotação. Quando o cliente disser sim, clique em Aceito.
2. Clique em Criar pedido de venda. É criado um pedido em rascunho com o cliente, os itens, as quantidades, os preços, os descontos, o imposto e a moeda da cotação. Se a cotação já virou um contrato com projeto, o projeto também é preenchido.
3. Confira o pedido, adicione a Referência do pedido do cliente (o número do pedido de compra dele) e a Data de entrega prevista e clique em Salvar.

Depois que um pedido de venda é criado a partir de um orçamento, o orçamento fica exatamente como estava, para que o preço combinado e o pedido sempre coincidam. Para mudar o preço, altere o pedido de venda ou cancele o pedido antes. Um orçamento que o cliente aceitou online fica como ele aceitou: faça um novo orçamento para qualquer mudança.

Escreva um novo pedido de venda

1. Abra Pedidos de venda e clique em Novo pedido de venda (ou clique nele na página de um cliente).
2. Escolha o Cliente, o Projeto a que se refere (opcional), a Moeda, a Data do pedido e a Data de entrega prevista.
3. Adicione os itens: escolha-os nos seus Produtos ou digite-os. Para cada um, digite a Qtd., o Preço unitário e um Desconto %, se der um. Digite o nome e a alíquota do imposto (por exemplo ICMS 18) uma vez para o pedido inteiro. Os totais são calculados para você, do mesmo jeito que nas cotações e faturas.
4. Confira o endereço em Entregar em. Adicione Notas para o cliente (impressas no pedido e nas notas de entrega) ou Notas internas (só a sua equipe vê).
5. Clique em Criar pedido de venda. Ele é salvo como Rascunho.

Confirme o pedido (e a aprovação)

Clique em Confirmar pedido. Se uma das suas regras de aprovação se aplicar (por exemplo pedidos acima de 500.000, ou desconto acima de 15%), o pedido vai para os aprovadores e mostra Aguardando aprovação. Os aprovadores decidem em Aprovações, direto pelo e-mail, ou com Aprovar ou rejeitar no pedido. Se nenhuma regra se aplicar, o pedido é confirmado na hora. Um pedido rejeitado volta para Rascunho com o motivo: altere-o e confirme de novo. Nada pode ser entregue ou faturado antes de o pedido ser confirmado. Veja Aprovações: quem decide e como.

Envie a confirmação do pedido ao cliente

Clique em Enviar ao cliente, escolha um contato ou digite um endereço e clique em Enviar. O pedido vai como PDF em nome da sua empresa. Clique em Baixar PDF para imprimi-lo.

Entregue o pedido todo ou em parte

1. Abra o pedido e clique em Entregar.
2. Digite quantas unidades de cada item você está entregando agora, ou clique em Entregar tudo o que falta. Você nunca pode entregar mais do que foi pedido.
3. Digite a Data de entrega, quem fez a entrega em Entregue por (por exemplo o motorista) e quem recebeu no cliente em Recebido por.
4. Se o cliente estiver com você, marque O cliente assina agora, nesta tela e entregue a ele o celular ou tablet: ele assina na caixa com o dedo.
5. Clique em Salvar entrega. É criada uma nota de entrega numerada (por exemplo DN-0004), e o pedido mostra Entregue em parte ou Entregues.

Você pode entregar o restante depois, do mesmo jeito. Abra Notas de entrega para ver todas as entregas, com abas para Ainda não assinado, Assinado, Não faturado e Desfeita.

O comprovante de entrega assinado

Em uma nota de entrega você pode adicionar o comprovante depois:

• Clique em O cliente assina na tela, digite o nome da pessoa e deixe-a assinar com o dedo. Uma assinatura não pode ser alterada depois.
• Ou clique em Baixar PDF, imprima a nota de entrega, deixe o cliente assinar o papel, depois clique em Anexar uma cópia assinada e escolha uma foto ou digitalização (PDF ou imagem, até 25 MB).
• Ou, quando o cliente não está com você, clique em Enviar um link de confirmação, escolha por quanto tempo ele funciona (de 3 a 30 dias), clique em Criar o link e envie ao cliente por e-mail ou mensagem.

O cliente abre o link no próprio celular ou computador, vê o que foi entregue (sem preços), digita o nome, pode assinar no quadro ou adicionar uma foto, e clica em Confirmo que recebi ou Informar um problema. O link funciona uma vez. A nota de entrega passa a mostrar quem respondeu, quando e de qual endereço de internet, com a assinatura ou a foto, e você recebe uma notificação. Uma entrega confirmada mostra Confirmado pelo cliente. Clique em Desativar o link para parar um link ainda não respondido. Isso é apenas um recibo da entrega, não a assinatura de um contrato.

Desfaça uma entrega lançada por engano

Abra a nota de entrega e clique em Desfazer entrega. A nota é mantida, marcada como Desfeita, e as quantidades voltam para o pedido para poderem ser entregues de novo. Uma entrega que já foi faturada não pode ser desfeita: anule ou exclua essa fatura primeiro.

Fature o pedido

Você também precisa da permissão Escrever e enviar faturas. No pedido:

• Clique em Faturar o que foi entregue para cobrar tudo o que foi entregue e ainda não foi faturado.
• Clique em Faturar o restante para cobrar tudo o que ainda não foi faturado, entregue ou não (por exemplo um sinal, ou o saldo).
• Em uma nota de entrega, clique em Faturar esta entrega para cobrar exatamente o que aquela entrega entregou.

Uma fatura em rascunho se abre em Faturas com o cliente, a moeda, o imposto e a referência do pedido. Confira e envie por lá. Veja Crie e envie faturas. Uma fatura nunca pode cobrar mais do que foi pedido: se uma linha pedir mais do que resta, ela é recusada. Uma fatura anulada libera de novo as quantidades. O pedido mostra Faturado em parte e depois Faturado.

Feche ou cancele

• Clique em Fechar quando nada mais for entregue ou faturado, mesmo que menos do que o pedido. O que foi entregue ainda pode ser faturado. Clique em Reabrir para desfazer.
• Clique em Cancelar pedido enquanto nada tiver sido entregue ou faturado. Rascunhos e pedidos cancelados sem entregas nem faturas podem ser excluídos.

Encontre, ordene e baixe

Em Pedidos de venda, use as abas (Aberta, Aguardando aprovação, Atrasado, Por entregar, Entregue, não faturado, Rascunhos, Faturadas e fechadas, Todos), a caixa de pesquisa, os filtros de cliente, projeto e data, e clique no título de uma coluna para ordenar por ela. Clique em Exportar para o Excel para baixar a lista. Um pedido mostra Atrasado quando não foi totalmente entregue até a data de entrega prevista.

Relatórios e o painel

Abra Relatórios de vendas:

• Pedidos em aberto: pedidos confirmados com algo ainda a entregar ou faturar.
• Ainda não entregues: cada item ainda a entregar, do mais atrasado para o menos, com os dias de atraso.
• Entregue, não faturado: pedidos com mercadorias entregues mas ainda não faturadas.
• Por cliente e Por mês: o que foi pedido, entregue e faturado no período que você escolher.

Clique em Excel ou PDF para baixar o relatório que está vendo. O Painel de vendas e o Painel do CRM também mostram os pedidos em aberto, o que ainda falta entregar, quantos estão atrasados e o que foi entregue mas não faturado. O Painel de vendas acrescenta as cotações aguardando resposta, as entregas que vencem primeiro e o que foi ganho neste mês.

Como os pedidos contam nos números do projeto

Um pedido confirmado para um projeto soma o seu valor ao valor do contrato do projeto em Lucro e na aba Custos, e as faturas pagas dele ao dinheiro recebido. Um pedido criado a partir da cotação que virou o contrato do projeto já faz parte desse contrato, então não soma nada: nada é contado duas vezes.

Quem pode fazer o quê

Em Funções e permissões, na seção Vendas: Ver pedidos de venda abre as páginas. Escrever pedidos de venda e entregar escreve, confirma e envia pedidos, registra entregas e assinaturas, desfaz entregas e gera faturas a partir de pedidos. Aprovar pedidos de venda decide os pedidos quando uma regra diz "qualquer pessoa que possa aprovar". Excluir pedidos de venda exclui rascunhos e pedidos cancelados e remove cópias assinadas. Os gestores têm as quatro desde o início.

Estoque

Quando o estoque de um item é controlado no módulo Inventário, salvar uma entrega tira do estoque as quantidades entregues e Desfazer entrega as devolve. Se uma entrega deixaria o estoque abaixo de zero, o formulário de entrega avisa antes. Com mais de um armazém, escolha de qual a mercadoria sai em Do armazém. Veja Controlar estoque: o que você tem, onde e quando repor.