Compre de fornecedores: pedidos de compra, contas e pagamentos

O Kaam360 guarda tudo o que você compra no módulo Compras: Painel de compras, Solicitações de compra, Pedidos de compra, Contas de fornecedores, Créditos de fornecedores, Fornecedores, Itens de compra e Relatórios de compras. O Painel de compras mostra o que você deve aos fornecedores, o que está atrasado, os pedidos em aberto e o que você pagou neste mês, com as contas a pagar primeiro. O que você compra para um projeto conta no custo desse projeto, na aba Custos e em Lucro.

Adicione um fornecedor

1. Abra Fornecedores e clique em Novo fornecedor.
2. Digite o Nome e, se quiser, um Código, uma Categoria, o e-mail, telefone, endereço e Número fiscal.
3. Em Como pagá-los, defina o Prazo de pagamento (dias) (quanto tempo você tem para pagar uma conta), a Moeda e os dados bancários deles.
4. Adicione as Pessoas de contato e escolha o Contato principal: os pedidos são enviados por e-mail para ele.
5. Clique em Adicionar fornecedor.

A página de um fornecedor mostra os dados, os pedidos, as contas e os pagamentos, o que você ainda deve a ele (e quanto está atrasado) e os arquivos. Clique em Anexar arquivos para guardar ali o contrato ou a tabela de preços. Defina um fornecedor como Inativo ou Bloqueado para impedir novos pedidos a ele. Na lista, clique em Exportar para o Excel para baixar todos os seus fornecedores.

Escreva um pedido de compra

1. Abra Pedidos de compra e clique em Novo pedido de compra (ou clique nele na página de um fornecedor).
2. Escolha o Fornecedor, o Projeto a que se refere (opcional), a Moeda e a data em Entregar até.
3. Adicione os itens: escolha-os nos seus Itens de compra ou digite-os. Para cada um, digite Qtd., Preço unitário, Desconto % e Imposto %. Adicione Frete, se houver. Os totais são calculados para você.
4. Confira o endereço em Entregar em. Adicione Observações para o fornecedor (impressas no pedido) ou Notas internas (só a sua equipe vê).
5. Clique em Criar pedido de compra. Ele é salvo como Rascunho.

Aprovação

Clique em Enviar para aprovação. Se uma das suas regras de aprovação se aplicar (por exemplo pedidos acima de 100.000), o pedido vai para os aprovadores e mostra Aguardando aprovação. Ele não pode ser enviado ao fornecedor antes de ser aprovado. Se nenhuma regra se aplicar, ele é aprovado na hora. Os aprovadores decidem em Aprovações, direto pelo e-mail, ou com Aprovar ou rejeitar no pedido. Se não for aprovado, volta para Rascunho com o motivo: altere-o e envie para aprovação de novo. Os administradores definem as regras em Regras de aprovação. Para que todo pedido de compra seja aprovado, seja qual for o valor, marque Toda ordem de compra precisa de aprovação no topo de Pedidos de compra (quem gerencia as regras de aprovação vê essa opção): um pedido que nenhuma regra pega vai então para o líder da equipe ou para alguém que possa aprovar pedidos de compra. Veja Aprovações: quem decide e como.

Envie ao fornecedor

1. Clique em Enviar ao fornecedor. Escolha um contato ou digite um endereço e clique em Enviar. O pedido vai como PDF, em nome da sua empresa.
2. Se você o enviou de outra forma, clique em Marcar como enviado. Clique em Baixar PDF para imprimi-lo.

Receba as mercadorias

1. Quando as mercadorias chegarem, abra o pedido e clique em Receber mercadorias.
2. Digite quantas unidades de cada item chegaram (ou clique em Chegou tudo), a data e o número da nota de entrega. Clique em Salvar recebimento.
3. Se só parte chegou, o pedido mostra Parcialmente recebido: receba o restante quando chegar. Quando tudo tiver chegado, ele mostra Todas as mercadorias recebidas.
4. Clique em Fechar quando nada mais for esperado, mesmo que tenha chegado menos. Um recebimento lançado por engano pode ser removido.

Lance a conta do fornecedor

1. No pedido, clique em Lançar a conta, ou abra Contas de fornecedores e clique em Lançar uma conta.
2. A partir de um pedido, as linhas são preenchidas com o que chegou e ainda não foi cobrado. Digite o Número da nota deles e a Data da conta, e confira a Data de vencimento (calculada a partir do prazo de pagamento).
3. O Kaam360 confere a conta com o pedido e com o que chegou: preço, desconto ou imposto diferente, mais cobrado do que foi pedido ou recebido, ou contas que somam mais que o pedido. Ele avisa, mas você ainda pode salvar. O aviso fica na conta, e a aba Difere do pedido lista essas contas.
4. Anexe o PDF ou a digitalização do fornecedor e clique em Salvar conta. Uma conta sem pedido é lançada do mesmo jeito.

Mais rápido: no quadro Ler a conta do fornecedor, acima do formulário, escolha o PDF ou uma foto, e o fornecedor, o número da nota, as datas, a moeda, o total e o imposto são sugeridos para você conferir. Veja Leia recibos e contas de fornecedores automaticamente.

O mesmo número de nota do mesmo fornecedor não pode ser lançado duas vezes.

Quando a contabilidade da sua empresa é feita no Kaam360, cada linha da conta tem também uma conta de gasto, para que cada custo vá para o lugar certo (por exemplo, a renda para Aluguel, uma licença para Software e assinaturas). Escolha-a por baixo da linha, ou deixe Conta de gasto: escolhida por si: o Kaam360 usa então a conta em que o mesmo produto foi lançado da última vez, ou a conta cujo nome corresponde à Categoria do fornecedor, ou então a conta de compras escolhida em Lançamentos automáticos.

Pague uma conta

1. Abra a conta e clique em Registrar um pagamento.
2. Digite a data, o Valor (você pode pagar uma parte agora e o resto depois), Como foi pago e uma Referência, e anexe o comprovante se tiver. Os dados bancários do fornecedor aparecem em Pagar a.
3. Clique em Salvar pagamento. A conta mostra Parcialmente paga ou Paga. Uma conta vencida que não foi totalmente paga mostra Atrasada.
4. Registrou um pagamento por engano? Clique na lixeira ao lado dele na conta. Um pagamento feito por um cheque emitido que foi compensado, ou por um adiantamento ao fornecedor, é removido onde se originou: marque o cheque como devolvido na página Cheques, ou desfaça o uso do adiantamento na página Adiantamentos e depósitos. A conta acompanha sozinha.

Clique em Anular para uma conta lançada por engano (só quando nada foi pago nela).

Notas de crédito e notas de débito de fornecedores

Quando um fornecedor aceita algo de volta (mercadoria devolvida, um preço reduzido por acordo, um erro na conta dele), envia-lhe uma nota de crédito. Quando é você quem reclama o dinheiro, envia-lhe uma nota de débito. Ambas reduzem o que deve ao fornecedor, e ambas estão em Créditos de fornecedores.

1. Abra a conta e clique em Registar uma nota de crédito de fornecedor (ou Emitir uma nota de débito) em Créditos de fornecedores. Para um crédito que não é de uma só conta, comece em Créditos de fornecedores.
2. Escolher a conta preenche as linhas. Mantenha o que é devolvido e altere as quantidades ou os preços. Escreva o Número da nota de crédito deles, a Data e o Motivo.
3. Clique em Salvar e emitir (ou Salvar como rascunho para terminar depois). Um crédito para uma conta nunca pode ser maior do que essa conta, contando os outros créditos para ela.
4. Ao ser emitido, é logo descontado da sua conta se esta ainda estiver por pagar. A conta mostra-o como um pagamento que veio do crédito.
5. O que sobrar pode ser usado noutra conta do mesmo fornecedor: clique em Usar nesta ao lado da conta na página do crédito, ou em Créditos de fornecedores na conta. Se o fornecedor devolver o dinheiro, clique em Registar o dinheiro devolvido.

Para desfazer um uso, clique no botão de desfazer ao lado dele em Para onde foi na página do crédito (a conta volta a estar em dívida). Clique em Anular para cancelar um crédito introduzido por engano: os seus usos em contas ainda por pagar são retirados. Não pode ser anulado enquanto tiver dinheiro devolvido registrado, nem depois de ter ajudado a pagar uma conta por completo. Um rascunho é eliminado.

Na contabilidade, um crédito emitido reduz o que deve aos fornecedores e retira o custo e o imposto pago das mesmas contas de gasto. A folha da declaração de impostos também o conta: reduz o imposto que recupera nas compras. O QuickBooks e o Xero ainda não recebem créditos de fornecedores; se a sua contabilidade estiver lá, registe-os à mão.

Lembretes de contas a pagar

Abra Lembretes de contas para que sua equipe seja lembrada das contas de fornecedores antes do vencimento, no dia do vencimento e enquanto estiverem atrasadas, enviando ao responsável pela conta ou a todos que podem comprar de fornecedores, um e-mail por conta ou um resumo diário. A página de cada conta mostra os lembretes enviados sobre ela. Veja Lembretes de pagamento: cobre faturas não pagas automaticamente.

Relatórios e o painel

Abra Relatórios de compras:

• O que devemos: contas não pagas por fornecedor, por faixa de atraso (ainda não vencidas, de 1 a 30, de 31 a 60, de 61 a 90 e mais de 90 dias).
• Por fornecedor, Por projeto e Por mês: o que foi pedido, cobrado e pago no período que você escolher.

Clique em Excel ou PDF para baixar o relatório que está vendo. O Painel do módulo Finanças também mostra o que você deve aos fornecedores, as contas atrasadas e os pedidos em aberto.

Como as compras contam nos custos do projeto

Uma conta de fornecedor de um projeto faz parte do custo desse projeto, na aba Custos e em Lucro. Um pedido aprovado mas ainda não cobrado aparece como "pedido, ainda não faturado": ele entra no custo previsto em Lucro, mas não no custo até agora. Quando a conta chega, ela toma o lugar do pedido, então nada é contado duas vezes. As despesas que as pessoas pagam do próprio bolso são contadas à parte. Veja Envie e aprove despesas.

Quem pode fazer o quê

Em Funções e permissões, na seção Compras: Ver compras abre as páginas. Comprar de fornecedores adiciona fornecedores, escreve e envia pedidos, recebe mercadorias e lança contas e pagamentos. Aprovar pedidos de compra decide os pedidos quando uma regra diz "qualquer pessoa que possa aprovar". Excluir compras remove o que foi lançado por engano. Os gestores têm as quatro desde o início. Fazer solicitações de compra permite pedir que algo seja comprado; todos a têm desde o início.

Estoque

Quando o estoque de um item é controlado no módulo Inventário, Receber mercadorias coloca no estoque as quantidades que chegaram e atualiza o custo do item, e remover um recebimento de mercadorias as tira de novo. Com mais de um armazém, escolha para qual ela vai em Para o armazém. Veja Controlar estoque: o que você tem, onde e quando repor.

Itens de compra: o que você compra

Itens de compra é a sua própria lista do que você compra, separada de Produtos (o que você vende). Solicitações de compra, pedidos de compra e contas de fornecedores escolhem dela.

1. Abra Itens de compra e clique em Novo item de compra.
2. Digite o Nome e, se quiser, um Código, uma Categoria, uma Unidade, o Preço de compra habitual e o Imposto habitual %.
3. Escolha o Fornecedor habitual (sugerido quando uma ordem é feita a partir de um pedido) e, se a sua contabilidade é feita no Kaam360, a conta em Lançado na conta.
4. Se você controla o estoque dele, escolha o produto em Soma ao estoque de: as mercadorias recebidas passam a somar ao estoque desse produto.
5. Clique em Salvar.

Já compra coisas que estão na sua lista de Produtos? Clique em Copiar de produtos, marque-as e clique em Copiar: cada uma vira um item de compra ligado ao seu produto para o estoque.

Solicitações de compra: pedir, aprovar item por item e depois encomendar

Qualquer pessoa pode pedir que algo seja comprado:

1. Abra Solicitações de compra e clique em Nova solicitação de compra.
2. Escolha o Projeto (opcional) e a data em Necessário até, e explique o motivo em Por que é necessário.
3. Adicione os itens: dos seus itens de compra ou digitados, com a quantidade (Qtd.) e, se quiser, um Preço estimado.
4. Clique em Enviar para aprovação (ou Salvar como rascunho para terminar depois).

Quem pode aprovar compras é avisado. Para decidir:

1. Abra a solicitação e clique em Decidir cada item.
2. Para cada item escolha Aprovar ou Recusar. Você pode mudar a quantidade aprovada.
3. Adicione uma nota se quiser e clique em Salvar decisão. Quem pediu é avisado.

Depois, um comprador clica em Criar pedido de compra na solicitação aprovada. A ordem é preenchida com os itens e quantidades aprovados que ainda não foram encomendados. Ela nunca pode encomendar mais do que foi aprovado: um pedido pode ser dividido em várias ordens (por exemplo, dois fornecedores), e o pedido mostra o que falta em Falta encomendar. Cada linha da ordem leva ao seu pedido. As ordens de compra ainda podem ser feitas diretamente, sem pedido.

As solicitações passam pelas Regras de aprovação como as outras aprovações: adicione uma regra para Solicitação de compra para mandar as grandes (pelo total estimado) ou as de um projeto por uma cadeia, por exemplo o líder da equipe e depois o financeiro. Cada pessoa da cadeia decide item por item e vê as decisões do passo anterior. Sem regra, decide o líder da equipe ou qualquer pessoa que possa aprovar pedidos de compra.

Em uma solicitação, clique em Baixar PDF para imprimi-la, e na lista clique em Exportar para o Excel. A aba Custos de um projeto lista suas solicitações e pedidos de compra, e Pedir uma compra inicia uma solicitação para esse projeto.