Commandes clients et bons de livraison : du devis à la facture

Une commande client enregistre ce qu'un client vous a commandé : les articles, les quantités, les prix et la date à laquelle il les attend. Vous la livrez ensuite, en une fois ou en plusieurs, avec la signature du client comme preuve, et vous la facturez. Kaam360 garde toute la chaîne reliée : devis, commande client, bons de livraison et factures. Chacune de ces pages affiche les autres sous Enregistrements liés. Les pages se trouvent dans le module Ventes : Tableau de bord des ventes, Commandes clients, Bons de livraison et Rapports de ventes.

Créer une commande client depuis un devis (en un clic)

1. Ouvrez le devis. Lorsque le client a dit oui, appuyez sur Accepté.
2. Appuyez sur Créer une commande client. Un brouillon de commande est créé avec le client, les articles, les quantités, les prix, les remises, la taxe et la devise du devis. Si le devis est déjà devenu un contrat avec un projet, le projet est aussi renseigné.
3. Vérifiez la commande, ajoutez la Référence de bon de commande du client (son numéro de bon de commande) et la Date de livraison prévue, et appuyez sur Enregistrer.

Une fois qu'une commande client est créée depuis un devis, le devis est conservé exactement tel quel, pour que le prix convenu et la commande correspondent toujours. Pour changer le prix, modifiez la commande client, ou annulez d'abord la commande. Un devis accepté en ligne par le client est conservé tel qu'il l'a accepté : rédigez un nouveau devis pour toute modification.

Rédiger une nouvelle commande client

1. Ouvrez Commandes clients et appuyez sur Nouvelle commande client (ou appuyez dessus sur la page d'un client).
2. Choisissez le Client, le Projet concerné (facultatif), la Devise, la Date de commande et la Date de livraison prévue.
3. Ajoutez les articles : choisissez-les dans vos Produits, ou saisissez-les. Pour chacun, saisissez la Qté, le Prix unitaire et une Remise % si vous en accordez une. Saisissez une seule fois le nom et le taux de la taxe (par exemple TVA 20) pour toute la commande. Les totaux sont calculés pour vous, de la même façon que sur les devis et les factures.
4. Vérifiez l'adresse Livrer à. Ajoutez des Notes pour le client (imprimées sur la commande et ses bons de livraison) ou des Notes internes (visibles uniquement par votre équipe).
5. Appuyez sur Créer une commande client. Elle est enregistrée comme Brouillon.

Confirmer la commande (et l'approbation)

Appuyez sur Confirmer la commande. Si l'une de vos règles d'approbation s'applique (par exemple les commandes de plus de 500 000, ou une remise supérieure à 15 %), la commande part chez les approbateurs et affiche En attente d'approbation. Les approbateurs décident dans Approbations, directement depuis l'e-mail, ou avec Approuver ou refuser sur la commande. Si aucune règle ne s'applique, la commande est confirmée immédiatement. Une commande refusée revient à Brouillon avec la raison : modifiez-la et confirmez-la de nouveau. Rien ne peut être livré ni facturé avant que la commande soit confirmée. Voir Validations : qui décide, et comment.

Envoyer la confirmation de commande au client

Appuyez sur Envoyer au client, choisissez un contact ou saisissez une adresse et appuyez sur Envoyer. La commande part en PDF au nom de votre société. Appuyez sur Télécharger le PDF pour l'imprimer.

Livrer tout ou partie de la commande

1. Ouvrez la commande et appuyez sur Livrer.
2. Saisissez la quantité de chaque article que vous remettez maintenant, ou appuyez sur Livrer tout le reste. Vous ne pouvez jamais livrer plus que ce qui a été commandé.
3. Saisissez la Date de livraison, la personne qui a Livré par (par exemple le chauffeur) et la personne qui a Reçu par chez le client.
4. Si le client est avec vous, cochez Le client signe maintenant, sur cet écran et tendez-lui le téléphone ou la tablette : il signe dans le cadre avec le doigt.
5. Appuyez sur Enregistrer la livraison. Un bon de livraison numéroté est créé (par exemple DN-0004) et la commande affiche Partiellement livré ou Livré.

Vous pouvez livrer le reste plus tard de la même façon. Ouvrez Bons de livraison pour voir toutes les livraisons, avec des onglets pour celles Pas encore signé, Signé, Non facturé et Annulée.

La preuve de livraison signée

Sur un bon de livraison, vous pouvez ajouter la preuve plus tard :

• Appuyez sur Le client signe à l'écran, saisissez son nom et laissez-le signer avec le doigt. Une signature ne peut plus être modifiée ensuite.
• Ou appuyez sur Télécharger le PDF, imprimez le bon de livraison, faites signer le papier au client, puis appuyez sur Joindre une copie signée et choisissez une photo ou un scan (PDF ou image, jusqu'à 25 Mo).
• Ou, lorsque le client n'est pas avec vous, appuyez sur Envoyer un lien de confirmation, choisissez sa durée de validité (de 3 à 30 jours), appuyez sur Créer le lien et envoyez-le au client par e-mail ou par message.

Le client ouvre le lien sur son propre téléphone ou ordinateur, voit ce qui a été livré (sans les prix), saisit son nom, peut signer dans le cadre ou ajouter une photo, et appuie sur Confirmer la réception ou Signaler un problème. Le lien ne fonctionne qu'une fois. Le bon de livraison indique ensuite qui a répondu, quand et depuis quelle adresse internet, avec la signature ou la photo, et vous recevez une notification. Une livraison confirmée affiche Confirmé par le client. Appuyez sur Désactiver le lien pour arrêter un lien resté sans réponse. Ce n'est qu'un accusé de réception de la livraison, pas la signature d'un contrat.

Annuler une livraison saisie par erreur

Ouvrez le bon de livraison et appuyez sur Annuler la livraison. Le bon est conservé, marqué Annulée, et ses quantités reviennent sur la commande pour pouvoir être livrées de nouveau. Une livraison déjà facturée ne peut pas être annulée : annulez ou supprimez d'abord cette facture.

Facturer la commande

Il vous faut aussi le droit Rédiger et envoyer des factures. Sur la commande :

• Appuyez sur Facturer ce qui a été livré pour facturer tout ce qui a été livré et n'est pas encore facturé.
• Appuyez sur Facturer le reste pour facturer tout ce qui n'est pas encore facturé, livré ou non (par exemple un acompte, ou le solde).
• Sur un bon de livraison, appuyez sur Facturer cette livraison pour facturer exactement ce que cette livraison a livré.

Un brouillon de facture s'ouvre dans Factures avec le client, la devise, la taxe et la référence de la commande. Vérifiez-le et envoyez-le depuis là. Voir Créer et envoyer des factures. Une facture ne peut jamais facturer plus que ce qui a été commandé : si une ligne demande plus que ce qui reste, elle est refusée. Une facture annulée libère de nouveau ses quantités. La commande affiche Partiellement facturé puis Facturé.

Clôturer ou annuler

• Appuyez sur Fermer lorsque plus rien ne sera livré ni facturé, même si c'est moins que ce qui a été commandé. Ce qui a été livré peut encore être facturé. Appuyez sur Rouvrir pour revenir en arrière.
• Appuyez sur Annuler la commande tant que rien n'est livré ni facturé. Les brouillons et les commandes annulées sans livraison ni facture peuvent être supprimés.

Rechercher, trier et télécharger

Sur Commandes clients, utilisez les onglets (Ouvert, En attente d'approbation, En retard, À livrer, Livré, non facturé, Brouillons, Facturées et clôturées, Tous), la zone de recherche, les filtres de client, de projet et de date, et appuyez sur un en-tête de colonne pour trier. Appuyez sur Exporter vers Excel pour télécharger la liste. Une commande affiche En retard lorsqu'elle n'est pas entièrement livrée à sa date de livraison prévue.

Rapports et tableau de bord

Ouvrez Rapports de ventes :

• Commandes ouvertes : les commandes confirmées dont une partie reste à livrer ou à facturer.
• Pas encore livré : chaque article restant à livrer, les plus en retard en premier, avec le nombre de jours de retard.
• Livré, non facturé : les commandes dont les marchandises sont livrées mais pas encore facturées.
• Par client et Par mois : ce qui a été commandé, livré et facturé sur la période choisie.

Appuyez sur Excel ou PDF pour télécharger le rapport que vous consultez. Le Tableau de bord des ventes et le Tableau de bord CRM affichent aussi les commandes ouvertes, ce qui reste à livrer, le nombre de commandes en retard et ce qui a été livré mais pas facturé. Le Tableau de bord des ventes ajoute les devis en attente de réponse, les livraisons à faire en premier et ce qui a été gagné ce mois-ci.

Comment les commandes comptent dans les chiffres du projet

Une commande confirmée pour un projet ajoute sa valeur à la valeur du contrat du projet dans Bénéfice et dans son onglet Coûts, et ses factures payées à l'argent encaissé. Une commande créée à partir du devis devenu le contrat du projet fait déjà partie de ce contrat : elle n'ajoute donc rien. Rien n'est jamais compté deux fois.

Qui peut faire quoi

Dans Rôles et droits, sous Ventes : Voir les commandes clients ouvre les pages. Rédiger des commandes clients et livrer rédige, confirme et envoie les commandes, enregistre les livraisons et les signatures, annule les livraisons et crée des factures à partir des commandes. Approuver les commandes clients décide des commandes lorsqu'une règle indique « toute personne autorisée à approuver ». Supprimer des commandes clients supprime les brouillons et les commandes annulées et retire les copies signées. Les managers ont les quatre au départ.

Stock

Lorsque le stock d'un article est suivi dans le module Inventaire, l'enregistrement d'une livraison retire les quantités livrées du stock et Annuler la livraison les y remet. Si une livraison devait faire passer le stock sous zéro, le formulaire de livraison vous avertit d'abord. Avec plusieurs entrepôts, choisissez celui d'où partent les marchandises sous Depuis l'entrepôt. Voir Suivre le stock : ce que vous avez, où, et quand recommander.