Acheter auprès des fournisseurs : bons de commande, factures et paiements

Kaam360 regroupe tous vos achats dans le module Achats : Tableau de bord des achats, Demandes d'achat, Bons de commande, Factures fournisseurs, Crédits fournisseurs, Fournisseurs, Articles d'achat et Rapports d'achats. Le Tableau de bord des achats indique ce que vous devez à vos fournisseurs, ce qui est en retard, les commandes ouvertes et ce que vous avez payé ce mois-ci, avec les factures à payer en premier. Ce que vous achetez pour un projet compte dans le coût de ce projet, dans son onglet Coûts et dans Bénéfice.

Ajouter un fournisseur

1. Ouvrez Fournisseurs et appuyez sur Nouveau fournisseur.
2. Saisissez le Nom et, si vous le souhaitez, un Code, une Catégorie, l'e-mail, le téléphone, l'adresse et le Numéro fiscal.
3. Sous Les payer, définissez le Délai de paiement (jours) (le temps dont vous disposez pour payer une facture), la Devise et leurs coordonnées bancaires.
4. Ajoutez les Interlocuteurs et choisissez le Contact principal : les commandes lui sont envoyées par e-mail.
5. Appuyez sur Ajouter le fournisseur.

La page d'un fournisseur affiche ses informations, ses commandes, ses factures et ses paiements, ce que vous lui devez encore (et combien est en retard), et ses fichiers. Appuyez sur Joindre des fichiers pour y conserver son contrat ou sa grille tarifaire. Passez un fournisseur à Inactif ou Bloqué pour arrêter les nouvelles commandes chez lui. Dans la liste, appuyez sur Exporter vers Excel pour télécharger tous vos fournisseurs.

Rédiger un bon de commande

1. Ouvrez Bons de commande et appuyez sur Nouveau bon de commande (ou appuyez dessus sur la page d'un fournisseur).
2. Choisissez le Fournisseur, le Projet concerné (facultatif), la Devise et la date Livrer avant le.
3. Ajoutez les articles : choisissez-les dans vos Articles d'achat, ou saisissez-les. Pour chacun, saisissez la Qté, le Prix unitaire, la Remise % et la Taxe %. Ajoutez des Frais de livraison s'il y en a. Les totaux sont calculés pour vous.
4. Vérifiez l'adresse Livrer à. Ajoutez des Notes pour le fournisseur (imprimées sur la commande) ou des Notes internes (visibles uniquement par votre équipe).
5. Appuyez sur Créer un bon de commande. Il est enregistré comme Brouillon.

Approbation

Appuyez sur Envoyer pour approbation. Si l'une de vos règles d'approbation s'applique (par exemple les commandes de plus de 100 000), la commande part chez les approbateurs et affiche En attente d'approbation. Elle ne peut pas être envoyée au fournisseur tant qu'elle n'est pas approuvée. Si aucune règle ne s'applique, elle est approuvée immédiatement. Les approbateurs décident dans Approbations, directement depuis l'e-mail, ou avec Approuver ou refuser sur la commande. Si elle n'est pas approuvée, elle revient à Brouillon avec la raison : modifiez-la et renvoyez-la pour approbation. Les administrateurs définissent les règles dans Règles d'approbation. Pour faire approuver chaque bon de commande, quel que soit son montant, cochez Chaque bon de commande doit être approuvé en haut de Bons de commande (les personnes qui gèrent les règles d'approbation le voient) : une commande qu'aucune règle ne retient va alors au chef d'équipe ou à une personne autorisée à approuver les bons de commande. Voir Validations : qui décide, et comment.

L'envoyer au fournisseur

1. Appuyez sur Envoyer au fournisseur. Choisissez un contact ou saisissez une adresse, et appuyez sur Envoyer. La commande part en PDF, au nom de votre société.
2. Si vous l'avez envoyée autrement, appuyez sur Marquer comme envoyé. Appuyez sur Télécharger le PDF pour l'imprimer.

Réceptionner les marchandises

1. Lorsque les marchandises arrivent, ouvrez la commande et appuyez sur Réceptionner les marchandises.
2. Saisissez la quantité arrivée pour chaque article (ou appuyez sur Tout est arrivé), la date et le numéro du bon de livraison. Appuyez sur Enregistrer la réception.
3. Si seule une partie est arrivée, la commande affiche Partiellement reçu : réceptionnez le reste à son arrivée. Lorsque tout est arrivé, elle affiche Toutes les marchandises reçues.
4. Appuyez sur Fermer lorsque plus rien n'est attendu, même si moins de marchandises sont arrivées. Une réception saisie par erreur peut être supprimée.

Saisir la facture du fournisseur

1. Sur la commande, appuyez sur Saisir la facture, ou ouvrez Factures fournisseurs et appuyez sur Saisir une facture.
2. À partir d'une commande, les lignes sont remplies avec ce qui est arrivé et n'est pas encore facturé. Saisissez Leur numéro de facture et la Date de la facture, et vérifiez l'Échéance (calculée à partir du délai de paiement).
3. Kaam360 compare la facture à la commande et à ce qui est arrivé : un prix, une remise ou une taxe différents, plus facturé que commandé ou que reçu, ou des factures dont le total dépasse la commande. Il vous avertit, mais vous pouvez quand même enregistrer. L'avertissement reste sur la facture, et l'onglet Diffère de la commande liste ces factures.
4. Joignez le PDF ou le scan du fournisseur, et appuyez sur Enregistrer la facture. Une facture sans commande se saisit de la même façon.

Plus rapide : dans l'encadré Lire la facture du fournisseur au-dessus du formulaire, choisissez son PDF ou une photo, et le fournisseur, le numéro de facture, les dates, la devise, le total et la taxe vous sont proposés pour vérification. Voir Lire automatiquement les reçus et les factures fournisseurs.

Le même numéro de facture d'un même fournisseur ne peut pas être saisi deux fois.

Lorsque la comptabilité de votre société est tenue dans Kaam360, chaque ligne de la facture a aussi un compte de charges, pour que chaque coût aille au bon endroit dans les comptes (par exemple le loyer en Loyer, une licence en Logiciels et abonnements). Choisissez-le sous la ligne, ou laissez Compte de charges : calculé pour vous : Kaam360 prend alors le compte utilisé la dernière fois pour le même produit, ou le compte dont le nom correspond à la Catégorie du fournisseur, ou à défaut le compte d'achats choisi sous Écritures automatiques.

Payer une facture

1. Ouvrez la facture et appuyez sur Enregistrer un paiement.
2. Saisissez la date, le Montant (vous pouvez en payer une partie maintenant et le reste plus tard), le Mode de paiement et une Référence, et joignez la preuve si vous l'avez. Les coordonnées bancaires du fournisseur sont affichées sous Payer à.
3. Appuyez sur Enregistrer le paiement. La facture affiche Partiellement payé ou Payé. Une facture dont l'échéance est passée et qui n'est pas entièrement payée affiche En retard.
4. Paiement enregistré par erreur ? Appuyez sur la corbeille à côté sur la facture. Un paiement effectué par un chèque émis qui a été encaissé, ou par un acompte fournisseur, se retire plutôt à sa source : marquez le chèque comme impayé sur la page Chèques, ou annulez l'utilisation de l'acompte sur la page Acomptes et dépôts. La facture suit d'elle-même.

Appuyez sur Annuler pour une facture saisie par erreur (uniquement lorsque rien n'a été payé dessus).

Avoirs fournisseurs et notes de débit

Lorsqu'un fournisseur reprend quelque chose (marchandises retournées, prix revu à la baisse, erreur sur sa facture), il vous envoie un avoir. Lorsque vous réclamez vous-même l'argent, vous lui adressez une note de débit. Les deux diminuent ce que vous devez au fournisseur, et les deux se trouvent dans Crédits fournisseurs.

1. Ouvrez la facture et appuyez sur Saisir un avoir fournisseur (ou Rédiger une note de débit) sous Crédits fournisseurs. Vous pouvez aussi partir de Crédits fournisseurs pour un crédit qui ne concerne pas une seule facture.
2. Choisir la facture remplit ses lignes. Gardez ce qui est repris et modifiez les quantités ou les prix. Saisissez Leur numéro d'avoir, la Date et le Motif.
3. Appuyez sur Enregistrer et émettre (ou sur Enregistrer comme brouillon pour le terminer plus tard). Un crédit lié à une facture ne peut jamais dépasser cette facture, en comptant ses autres crédits.
4. Une fois émis, il est immédiatement déduit de sa facture si celle-ci reste à payer. La facture l'affiche comme un paiement provenant du crédit.
5. Ce qui reste peut être utilisé sur une autre facture du même fournisseur : appuyez sur Utiliser sur celle-ci à côté de la facture sur la page du crédit, ou sous Crédits fournisseurs sur la facture. Si le fournisseur vous rembourse plutôt l'argent, appuyez sur Enregistrer l'argent remboursé.

Pour annuler une utilisation, appuyez sur le bouton d'annulation à côté, sous Où il est allé sur la page du crédit (la facture redevient due). Appuyez sur Annuler pour annuler un crédit saisi par erreur : ses utilisations sur des factures restant à payer sont reprises. Il ne peut pas être annulé tant qu'un remboursement d'argent y est enregistré, ni après avoir contribué à payer entièrement une facture. Un brouillon se supprime plutôt.

Dans les comptes, un crédit émis diminue ce que vous devez aux fournisseurs, et retire le coût et la taxe payée correspondante des mêmes comptes de charges. La feuille de calcul de la déclaration de taxe en tient compte aussi : il diminue la taxe que vous récupérez sur les achats. QuickBooks et Xero ne reçoivent pas encore les crédits fournisseurs : saisissez-les-y à la main si votre comptabilité y est tenue.

Rappels pour les factures à payer

Ouvrez Rappels de factures pour que votre équipe reçoive des rappels pour les factures fournisseurs avant leur échéance, le jour même et tant qu'elles sont en retard, adressés au responsable de la facture ou à toutes les personnes autorisées à acheter auprès des fournisseurs, un e-mail par facture ou un récapitulatif quotidien. La page de chaque facture affiche les rappels envoyés à son sujet. Voir Rappels de paiement : relancer automatiquement les factures impayées.

Rapports et tableau de bord

Ouvrez Rapports d'achats :

• Ce que nous devons : les factures impayées par fournisseur, selon leur retard (pas encore échues, 1 à 30, 31 à 60, 61 à 90 et plus de 90 jours).
• Par fournisseur, Par projet et Par mois : ce qui a été commandé, facturé et payé sur la période choisie.

Appuyez sur Excel ou PDF pour télécharger le rapport que vous consultez. Le Tableau de bord du module Finance affiche aussi ce que vous devez aux fournisseurs, les factures en retard et les commandes ouvertes.

Comment les achats comptent dans les coûts des projets

Une facture fournisseur pour un projet fait partie du coût de ce projet, dans son onglet Coûts et dans Bénéfice. Une commande approuvée mais pas encore facturée est affichée comme « commandé, pas encore facturé » : elle s'ajoute au coût prévu dans Bénéfice, mais pas au coût à ce jour. À l'arrivée de la facture, celle-ci prend la place de la commande : rien n'est donc compté deux fois. Les dépenses payées par les personnes elles-mêmes sont comptées à part. Voir Soumettre et approuver des dépenses.

Qui peut faire quoi

Dans Rôles et droits, sous Achats : Voir les achats ouvre les pages. Acheter auprès des fournisseurs ajoute des fournisseurs, rédige et envoie des commandes, réceptionne les marchandises, et saisit les factures et les paiements. Approuver les bons de commande décide des commandes lorsqu'une règle indique « toute personne autorisée à approuver ». Supprimer des achats supprime ce qui a été saisi par erreur. Les managers ont les quatre au départ. Faire des demandes d'achat permet de demander l'achat de choses ; tout le monde l'a au départ.

Stock

Lorsque le stock d'un article est suivi dans le module Inventaire, Réceptionner les marchandises ajoute au stock les quantités arrivées et met à jour le coût de l'article, et la suppression d'une réception les retire de nouveau. Avec plusieurs entrepôts, choisissez celui où elles entrent sous Vers l'entrepôt. Voir Suivre le stock : ce que vous avez, où, et quand recommander.

Articles d'achat : ce que vous achetez

Articles d'achat est votre propre liste de ce que vous achetez, distincte de Produits (ce que vous vendez). Les demandes d'achat, les bons de commande et les factures fournisseurs y puisent.

1. Ouvrez Articles d'achat et cliquez sur Nouvel article d'achat.
2. Saisissez le Nom et, si vous le souhaitez, un Code, une Catégorie, une Unité, le Prix d'achat habituel et le Taxe habituelle %.
3. Choisissez le Fournisseur habituel (proposé quand une commande est faite à partir d'une demande) et, si votre comptabilité est tenue dans Kaam360, le compte sous Comptabilisé sur le compte.
4. Si vous en tenez un stock, choisissez le produit sous S'ajoute au stock de : les marchandises reçues s'ajoutent alors au stock de ce produit.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Vous achetez déjà des choses qui figurent dans vos Produits ? Cliquez sur Copier depuis les produits, cochez-les et cliquez sur Copier : chacune devient un article d'achat lié à son produit pour le stock.

Demandes d'achat : demander, approuver article par article, puis commander

Tout le monde peut demander qu'on achète quelque chose :

1. Ouvrez Demandes d'achat et cliquez sur Nouvelle demande d'achat.
2. Choisissez le Projet (facultatif) et la date sous Nécessaire pour le, et expliquez la raison sous Pourquoi c'est nécessaire.
3. Ajoutez les articles : depuis vos articles d'achat ou saisis librement, avec la quantité (Qté) et, si vous le souhaitez, un Prix estimé.
4. Cliquez sur Envoyer pour approbation (ou Enregistrer comme brouillon pour la terminer plus tard).

Les personnes qui peuvent approuver les achats sont prévenues. Pour décider :

1. Ouvrez la demande et cliquez sur Décider pour chaque article.
2. Pour chaque article, choisissez Approuver ou Refuser. Vous pouvez changer la quantité approuvée.
3. Ajoutez une note si vous le souhaitez et cliquez sur Enregistrer la décision. La personne qui a demandé est prévenue.

Ensuite, un acheteur clique sur Créer un bon de commande sur la demande approuvée. La commande est remplie avec les articles et quantités approuvés qui ne sont pas encore commandés. Elle ne peut jamais commander plus que ce qui a été approuvé : une demande peut être répartie sur plusieurs commandes (par exemple deux fournisseurs), et la demande indique ce qui reste sous Reste à commander. Chaque ligne de commande renvoie à sa demande. Les bons de commande peuvent toujours être faits directement, sans demande.

Les demandes passent par les Règles d'approbation comme les autres approbations : ajoutez une règle pour Demande d'achat afin d'envoyer les grosses (selon le total estimé) ou celles d'un projet dans une chaîne, par exemple le chef d'équipe puis la finance. Chaque personne de la chaîne décide article par article et voit les décisions de l'étape précédente. Sans règle, le chef d'équipe ou toute personne autorisée à approuver les bons de commande décide.

Sur une demande, cliquez sur Télécharger le PDF pour l'imprimer, et sur la liste, sur Exporter vers Excel. L'onglet Coûts d'un projet liste ses demandes d'achat et ses bons de commande, et Demander un achat lance une demande pour ce projet.