Pedidos de venta y albaranes: de la cotización a la factura

Un pedido de venta registra lo que un cliente le ha pedido: los artículos, las cantidades, los precios y cuándo espera la entrega. Después lo entrega, de una vez o por partes, con la firma del cliente como prueba, y lo factura. Kaam360 mantiene toda la cadena vinculada: cotización, pedido de venta, albaranes y facturas. Cada una de estas páginas muestra las demás en Registros vinculados. Las páginas están en el módulo Ventas: Panel de ventas, Pedidos de venta, Albaranes e Informes de ventas.

Crear un pedido de venta desde una cotización (un clic)

1. Abra la cotización. Cuando el cliente diga que sí, pulse Aceptado.
2. Pulse Crear pedido de venta. Se crea un borrador con el cliente, los artículos, las cantidades, los precios, los descuentos, el impuesto y la moneda de la cotización. Si la cotización ya se convirtió en un contrato con proyecto, también se rellena el proyecto.
3. Revise el pedido, añada la Referencia de pedido del cliente y la Fecha de entrega prevista, y pulse Guardar.

Cuando se crea un pedido de venta a partir de un presupuesto, el presupuesto se conserva tal como estaba, para que el precio acordado y el pedido siempre coincidan. Para cambiar el precio, cambie el pedido de venta o cancele antes el pedido. Un presupuesto que el cliente aceptó en línea se conserva tal como lo aceptó: haga un presupuesto nuevo para cualquier cambio.

Escribir un pedido de venta nuevo

1. Abra Pedidos de venta y pulse Nuevo pedido de venta (o hágalo desde la página de un cliente).
2. Elija el Cliente, el Proyecto (opcional), la Moneda, la Fecha de la orden y la Fecha de entrega prevista.
3. Añada los artículos desde sus Productos o escribiéndolos, cada uno con Cant., Precio unitario y, si lo hay, Descuento %. Escriba el nombre y el tipo del impuesto una sola vez para todo el pedido. Los totales se calculan como en cotizaciones y facturas.
4. Revise la dirección en Entregar en. Añada Notas para el cliente (se imprimen en el pedido y en sus albaranes) o Notas internas (solo las ve su equipo).
5. Pulse Crear pedido de venta. Se guarda como Borrador.

Confirmar el pedido (y la aprobación)

Pulse Confirmar pedido. Si se aplica una de sus reglas de aprobación (por ejemplo, un importe alto o un descuento grande), el pedido va a los aprobadores y muestra Esperando aprobación. Los aprobadores deciden en Aprobaciones, directamente desde el correo o con Aprobar o rechazar en el pedido. Si no se aplica ninguna regla, queda confirmado al momento. Un pedido rechazado vuelve a Borrador con el motivo: cámbielo y confírmelo de nuevo. No se puede entregar ni facturar nada antes de confirmarlo. Consulte Aprobaciones.

Enviar la confirmación del pedido al cliente

Pulse Enviar al cliente, elija un contacto y pulse Enviar. El pedido se envía en PDF con el nombre de su empresa. Pulse Descargar PDF para imprimirlo.

Entregar todo o una parte

1. Abra el pedido y pulse Entregar.
2. Escriba cuántas unidades de cada artículo entrega ahora, o pulse Entregar todo lo pendiente. Nunca puede entregar más de lo pedido.
3. Escriba la Fecha de entrega, Entregado por y Recibido por.
4. Si el cliente está presente, marque El cliente firma ahora, en esta pantalla y entréguele el móvil o la tableta: firma con el dedo.
5. Pulse Guardar entrega. Se crea un albarán numerado y el pedido muestra Entregado en parte o Entregados.

El resto puede entregarlo más tarde de la misma forma. En Albaranes verá todas las entregas, con las pestañas Aún sin firmar, Firmado, Sin facturar y Deshecha.

La prueba de entrega firmada

En un albarán puede añadir la prueba más tarde:

• Pulse El cliente firma en la pantalla, escriba su nombre y deje que firme. Una firma no se puede cambiar después.
• O pulse Descargar PDF, imprima el albarán, pida al cliente que lo firme en papel y luego pulse Adjuntar una copia firmada y elija una foto o un escaneo (PDF o imagen, hasta 25 MB).
• O, si el cliente no está con usted, pulse Enviar un enlace de confirmación, elija cuánto tiempo funciona (de 3 a 30 días), pulse Crear el enlace y envíelo al cliente por correo o mensaje.

El cliente abre el enlace en su propio teléfono u ordenador, ve lo que se entregó (sin precios), escribe su nombre, puede firmar en el recuadro o añadir una foto, y pulsa Confirmo que lo recibí o Informar de un problema. El enlace funciona una vez. El albarán muestra entonces quién respondió, cuándo y desde qué dirección de internet, con la firma o la foto, y usted recibe una notificación. Una entrega confirmada muestra Confirmado por el cliente. Pulse Desactivar el enlace para detener un enlace que aún no se ha respondido. Esto es solo un acuse de recibo de la entrega, no la firma de un contrato.

Deshacer una entrega registrada por error

En el albarán, pulse Deshacer entrega. El albarán se conserva como Deshecha y sus cantidades vuelven al pedido. Una entrega ya facturada solo se puede deshacer después de anular o eliminar esa factura.

Facturar el pedido

También necesita el permiso Escribir y enviar facturas.

• Facturar lo entregado: todo lo entregado que aún no está facturado.
• Facturar lo restante: todo lo que aún no está facturado, entregado o no (por ejemplo, un anticipo).
• En un albarán: Facturar esta entrega.

Se abre un borrador de factura en Facturas; revíselo y envíelo desde allí. Consulte Crear y enviar facturas. Una factura nunca puede cobrar más de lo pedido. El pedido muestra Facturado en parte y luego Facturado.

Cerrar o cancelar

• Cerrar cuando ya no se entregará ni facturará nada más; Reabrir lo deshace.
• Cancelar orden mientras no haya nada entregado ni facturado. Los borradores y pedidos cancelados sin entregas ni facturas se pueden eliminar.

Buscar, ordenar y descargar

En Pedidos de venta use las pestañas (Abierta, Esperando aprobación, Con retraso, Por entregar, Entregado, sin facturar, Borradores, Facturados y cerrados, Todos), el cuadro de búsqueda y los filtros de cliente, proyecto y fecha, y pulse un encabezado de columna para ordenar. Exportar a Excel descarga la lista. Un pedido está Con retraso cuando no se ha entregado por completo en su fecha prevista.

Informes y panel

Abra Informes de ventas:

• Órdenes abiertas: pedidos confirmados con algo aún por entregar o facturar.
• Aún no entregados: cada artículo por entregar, el más atrasado primero, con los días de retraso.
• Entregado, sin facturar: pedidos con mercancía entregada pero aún sin facturar.
• Por cliente y Por mes: lo pedido, entregado y facturado en el periodo que elija.

Pulse Excel o PDF para descargar el informe que está viendo. El Panel de ventas y el Panel de CRM también muestran los pedidos abiertos, lo que falta por entregar, cuántos van con retraso y lo entregado sin facturar; el Panel de ventas añade las cotizaciones que esperan respuesta, las próximas entregas y lo ganado este mes.

Cómo cuentan los pedidos en las cifras del proyecto

Un pedido confirmado para un proyecto suma su valor al valor del contrato en Beneficio y en el Costes, y sus facturas pagadas al dinero recibido. Un pedido creado desde la cotización que ya es el contrato del proyecto no se cuenta dos veces.

Quién puede hacer qué

En Roles y permisos, grupo Ventas: Ver los pedidos de venta abre las páginas, Escribir pedidos de venta y entregar escribe, entrega y factura, Aprobar pedidos de venta aprueba y Eliminar pedidos de venta elimina. Los responsables tienen los cuatro desde el principio.

Existencias

Cuando las existencias de un artículo se controlan en el módulo Inventario, guardar una entrega saca de existencias las cantidades entregadas y Deshacer entrega las devuelve. Si una entrega dejaría las existencias por debajo de cero, el formulario de entrega le avisa antes. Si tiene más de un almacén, elija de cuál sale la mercancía en Desde el almacén. Vea Controlar existencias: qué tiene, dónde y cuándo volver a pedir.