Comprar a proveedores: órdenes de compra, facturas y pagos

Kaam360 guarda todo lo que compra en el módulo Compras: Panel de compras, Solicitudes de compra, Órdenes de compra, Facturas de proveedores, Créditos de proveedores, Proveedores, Artículos de compra e Informes de compras. El Panel de compras muestra lo que debe a sus proveedores, lo vencido, las órdenes abiertas y lo pagado este mes, con las facturas que conviene pagar primero. Lo que compra para un proyecto cuenta en el coste de ese proyecto, en su pestaña Costes y en Beneficio.

Añadir un proveedor

1. Abra Proveedores y pulse Nuevo proveedor.
2. Escriba el Nombre y, si quiere, un Código, una Categoría, el correo, el teléfono, la dirección y el Número fiscal.
3. En Cómo pagarles, indique el Plazo de pago (días) (cuánto tiempo tiene para pagar una factura), la Moneda y sus datos bancarios.
4. Añada las Personas de contacto y elija el Contacto principal: las órdenes se le envían por correo.
5. Pulse Añadir proveedor.

La página de un proveedor muestra sus datos, sus órdenes, facturas y pagos, lo que todavía le debe (y cuánto está vencido) y sus archivos. Pulse Adjuntar archivos para guardar allí su contrato o su lista de precios. Ponga un proveedor como Inactivo o Bloqueado para que no reciba órdenes nuevas. En la lista, pulse Exportar a Excel para descargar todos sus proveedores.

Escribir una orden de compra

1. Abra Órdenes de compra y pulse Nueva orden de compra (o púlselo en la página de un proveedor).
2. Elija el Proveedor, el Proyecto al que corresponde (opcional), la Moneda y la fecha de Entregar antes del.
3. Añada los artículos: elíjalos de sus Artículos de compra o escríbalos. Para cada uno escriba la Cant., el Precio unitario, el Descuento % y el Impuesto %. Añada los Gastos de envío si los hay. Los totales se calculan solos.
4. Revise la dirección de Entregar en. Añada Notas para el proveedor (se imprimen en la orden) o Notas internas (solo las ve su equipo).
5. Pulse Crear orden de compra. Se guarda como Borrador.

Aprobación

Pulse Enviar a aprobación. Si se aplica una de sus reglas de aprobación (por ejemplo, órdenes de más de 100.000), la orden va a los aprobadores y muestra Esperando aprobación. No se puede enviar al proveedor hasta que esté aprobada. Si no se aplica ninguna regla, se aprueba al momento. Los aprobadores deciden en Aprobaciones, directamente desde el correo o con Aprobar o rechazar en la orden. Si no se aprueba, vuelve a Borrador con el motivo: cámbiela y envíela de nuevo a aprobación. Los administradores fijan las reglas en Reglas de aprobación. Para que toda orden de compra se apruebe, sea cual sea su importe, marque Toda orden de compra necesita aprobación arriba en Órdenes de compra (lo ven quienes gestionan las reglas de aprobación): una orden que ninguna regla atrape va entonces al líder del equipo o a alguien que pueda aprobar órdenes de compra. Vea Aprobaciones: quién decide y cómo.

Enviarla al proveedor

1. Pulse Enviar al proveedor. Elija un contacto o escriba una dirección y pulse Enviar. La orden sale en PDF, a nombre de su empresa.
2. Si la envió de otra forma, pulse Marcar como enviado. Pulse Descargar PDF para imprimirla.

Recibir mercancía

1. Cuando llegue la mercancía, abra la orden y pulse Recibir mercancía.
2. Escriba cuántas unidades de cada artículo llegaron (o pulse Llegó todo), la fecha y el número de albarán. Pulse Guardar recepción.
3. Si solo llegó una parte, la orden muestra Recibida en parte: reciba el resto cuando llegue. Cuando todo ha llegado muestra Toda la mercancía recibida.
4. Pulse Cerrar cuando no se espere nada más, aunque haya llegado menos. Una recepción registrada por error se puede eliminar.

Registrar la factura del proveedor

1. En la orden pulse Registrar la factura, o abra Facturas de proveedores y pulse Registrar una factura.
2. Desde una orden, las líneas se rellenan con lo que llegó y aún no está facturado. Escriba Su número de factura y la Fecha de la factura, y revise la Fecha de vencimiento (calculada con el plazo de pago).
3. Kaam360 compara la factura con la orden y con lo recibido: un precio, descuento o impuesto distinto, más facturado de lo pedido o recibido, o facturas que suman más que la orden. Le avisa, pero puede guardarla igualmente. El aviso queda en la factura, y la pestaña Difiere de la orden lista estas facturas.
4. Adjunte el PDF o el escaneo del proveedor y pulse Guardar factura. Una factura sin orden se registra igual.

Más rápido: en el cuadro Leer la factura del proveedor encima del formulario, elige su PDF o una foto, y se sugieren el proveedor, el número de factura, las fechas, la moneda, el total y el impuesto para que los revises. Consulta Leer recibos y facturas de proveedores automáticamente.

El mismo número de factura del mismo proveedor no se puede registrar dos veces.

Cuando la contabilidad de su empresa se lleva en Kaam360, cada línea de la factura tiene también una cuenta de gasto, para que cada coste vaya al lugar correcto (por ejemplo, el alquiler a Alquiler, una licencia a Software y suscripciones). Elíjala debajo de la línea, o deje Cuenta de gasto: se elige por ti: Kaam360 toma entonces la cuenta en la que se contabilizó el mismo producto la última vez, o la cuenta cuyo nombre coincide con la Categoría del proveedor, o si no la cuenta de compras elegida en Asientos automáticos.

Pagar una factura

1. Abra la factura y pulse Registrar un pago.
2. Escriba la fecha, el Importe (puede pagar una parte ahora y el resto después), Cómo se pagó y una Referencia, y adjunte el comprobante si lo tiene. Los datos bancarios del proveedor aparecen en Pagar a.
3. Pulse Guardar pago. La factura muestra Pagada en parte o Pagada. Una factura que no está pagada del todo después de su vencimiento muestra Vencida.
4. ¿Registró un pago por error? Pulse la papelera junto a él en la factura. Un pago hecho con un cheque emitido que se cobró, o con un anticipo a proveedor, se quita donde se originó: marque el cheque como devuelto en la página Cheques, o deshaga el uso del anticipo en la página Anticipos y depósitos. La factura se actualiza sola.

Pulse Anular en una factura registrada por error (solo si no se pagó nada).

Notas de crédito y notas de débito de proveedores

Cuando un proveedor acepta algo de vuelta (mercancía devuelta, un precio rebajado, un error en su factura), le envía una nota de crédito. Cuando es usted quien reclama el dinero, le envía una nota de débito. Ambas reducen lo que debe al proveedor, y ambas están en Créditos de proveedores.

1. Abra la factura y pulse Registrar una nota de crédito de proveedor (o Emitir una nota de débito) en Créditos de proveedores. Para un crédito que no es de una sola factura, empiece en Créditos de proveedores.
2. Al elegir la factura se rellenan sus líneas. Deje lo que se devuelve y cambie las cantidades o los precios. Escriba el Número de su nota de crédito, la Fecha y el Motivo.
3. Pulse Guardar y emitir (o Guardar como borrador para terminarla después). Un crédito para una factura nunca puede superar esa factura, contando los demás créditos para ella.
4. Al emitirse, se descuenta enseguida de su factura si esta aún está pendiente. La factura lo muestra como un pago que vino del crédito.
5. Lo que quede se puede usar en otra factura del mismo proveedor: pulse Usar en esta junto a la factura en la página del crédito, o en Créditos de proveedores en la factura. Si el proveedor le devuelve el dinero, pulse Registrar el dinero devuelto.

Para deshacer un uso, pulse el botón de deshacer junto a él en Dónde se usó en la página del crédito (la factura vuelve a deberse). Pulse Anular para cancelar un crédito introducido por error: se retiran sus usos en facturas aún pendientes. No se puede anular mientras tenga dinero devuelto registrado, ni después de haber ayudado a pagar una factura por completo. Un borrador se elimina.

En la contabilidad, un crédito emitido reduce lo que debe a los proveedores y retira el coste y el impuesto pagado de las mismas cuentas de gasto. La hoja de la declaración de impuestos también lo cuenta: reduce el impuesto que recupera por las compras. QuickBooks y Xero aún no reciben los créditos de proveedores; si su contabilidad está allí, regístrelos a mano.

Recordatorios de facturas por pagar

Abra Recordatorios de facturas para que su equipo reciba recordatorios de las facturas de proveedores antes del vencimiento, ese día y mientras estén vencidas: el responsable de la factura o todos los que pueden comprar a proveedores, con un correo por factura o un resumen diario. La página de cada factura muestra los recordatorios enviados. Consulte Recordatorios de pago: reclamar facturas impagadas automáticamente.

Informes y el panel

Abra Informes de compras:

• Lo que debemos: facturas sin pagar por proveedor, según su retraso (aún no vencido, 1 a 30, 31 a 60, 61 a 90 y más de 90 días).
• Por proveedor, Por proyecto y Por mes: lo que se pidió, facturó y pagó en el periodo que elija.

Pulse Excel o PDF para descargar el informe que está viendo. El Panel del módulo Finanzas también muestra lo que debe a proveedores, las facturas vencidas y las órdenes abiertas.

Cómo cuentan las compras en el coste del proyecto

Una factura de proveedor para un proyecto forma parte del coste de ese proyecto, en su pestaña Costes y en Beneficio. Una orden aprobada pero aún sin facturar se muestra como «además pedido, aún sin facturar»: se suma al coste previsto en Beneficio, pero no al coste hasta ahora. Cuando llega la factura, ocupa el lugar de la orden, así que nada se cuenta dos veces. Los gastos que pagan las personas de su bolsillo se cuentan aparte. Vea Enviar y aprobar gastos.

Quién puede hacer qué

En Roles y permisos, en Compras: Ver las compras abre las páginas. Comprar a proveedores añade proveedores, escribe y envía órdenes, recibe mercancía y registra facturas y pagos. Aprobar órdenes de compra decide las órdenes cuando una regla dice «cualquiera que pueda aprobar». Eliminar compras borra lo registrado por error. Los responsables tienen los cuatro desde el principio. Crear solicitudes de compra permite pedir que se compren cosas; todos lo tienen desde el principio.

Existencias

Cuando las existencias de un artículo se controlan en el módulo Inventario, Recibir mercancía añade a existencias las cantidades que llegaron y actualiza el coste del artículo, y eliminar una recepción de mercancías las vuelve a sacar. Si tiene más de un almacén, elija a cuál entra en Al almacén. Vea Controlar existencias: qué tiene, dónde y cuándo volver a pedir.

Artículos de compra: lo que usted compra

Artículos de compra es su propia lista de lo que compra, separada de Productos (lo que vende). Las solicitudes de compra, las órdenes de compra y las facturas de proveedores eligen de ella.

1. Abra Artículos de compra y pulse Nuevo artículo de compra.
2. Escriba el Nombre y, si quiere, un Código, una Categoría, una Unidad, el Precio de compra habitual y el Impuesto habitual %.
3. Elija el Proveedor habitual (se propone cuando se hace una orden desde una solicitud) y, si su contabilidad se lleva en Kaam360, la cuenta en Se registra en la cuenta.
4. Si lleva existencias de él, elija el producto en Se suma a las existencias de: las mercancías recibidas se suman entonces a las existencias de ese producto.
5. Pulse Guardar.

¿Ya compra cosas que están en su lista de Productos? Pulse Copiar de productos, márquelas y pulse Copiar: cada una se convierte en un artículo de compra unido a su producto para las existencias.

Solicitudes de compra: pedir, aprobar artículo por artículo y luego pedir al proveedor

Cualquiera puede pedir que se compre algo:

1. Abra Solicitudes de compra y pulse Nueva solicitud de compra.
2. Elija el Proyecto (opcional) y la fecha en Se necesita para, y explique el motivo en Por qué se necesita.
3. Añada los artículos: de sus artículos de compra o escritos a mano, con la cantidad (Cant.) y, si quiere, un Precio estimado.
4. Pulse Enviar a aprobación (o Guardar como borrador para terminarla más tarde).

Se avisa a quienes pueden aprobar compras. Para decidir:

1. Abra la solicitud y pulse Decidir cada artículo.
2. Para cada artículo elija Aprobar o Rechazar. Puede cambiar la cantidad aprobada.
3. Añada una nota si quiere y pulse Guardar decisión. Se avisa a quien la pidió.

Después, un comprador pulsa Crear orden de compra en la solicitud aprobada. La orden se llena con los artículos y cantidades aprobados que aún no se han pedido. Nunca puede pedir más de lo aprobado: una solicitud puede repartirse en varias órdenes (por ejemplo, dos proveedores), y la solicitud muestra lo que queda en Pendiente de pedir. Cada línea de la orden enlaza con su solicitud. Las órdenes de compra se pueden seguir escribiendo directamente, sin solicitud.

Las solicitudes pasan por las Reglas de aprobación como las demás aprobaciones: añada una regla para Solicitud de compra para enviar las grandes (por total estimado) o las de un proyecto por una cadena, por ejemplo el líder del equipo y luego finanzas. Cada persona de la cadena decide artículo por artículo y ve las decisiones del paso anterior. Sin regla, decide el líder del equipo o cualquiera que pueda aprobar órdenes de compra.

En una solicitud pulse Descargar PDF para imprimirla, y en la lista pulse Exportar a Excel. La pestaña Costes de un proyecto lista sus solicitudes y órdenes de compra, y Solicitar una compra inicia una solicitud para ese proyecto.