Kundenaufträge und Lieferscheine: vom Angebot zur Rechnung

Ein Kundenauftrag hält fest, was ein Kunde bei Ihnen bestellt hat: die Positionen, die Mengen, die Preise und wann er die Lieferung erwartet. Danach liefern Sie ihn, auf einmal oder in Teilen, mit der Unterschrift des Kunden als Nachweis, und stellen ihn in Rechnung. Kaam360 hält die ganze Kette verknüpft: Angebot, Kundenauftrag, Lieferscheine und Rechnungen. Jede dieser Seiten zeigt die anderen unter Verknüpfte Datensätze. Die Seiten liegen im Modul Verkauf: Verkaufs-Dashboard, Kundenaufträge, Lieferscheine und Verkaufsberichte.

Einen Kundenauftrag aus einem Angebot erstellen (ein Klick)

1. Öffnen Sie das Angebot. Wenn der Kunde zugesagt hat, drücken Sie Angenommen.
2. Drücken Sie Kundenauftrag erstellen. Ein Auftragsentwurf entsteht mit Kunde, Positionen, Mengen, Preisen, Rabatten, Steuer und Währung des Angebots. Wurde aus dem Angebot bereits ein Vertrag mit Projekt, wird auch das Projekt eingetragen.
3. Prüfen Sie den Auftrag, tragen Sie die Bestellnummer des Kunden und im Feld Erwarteter Liefertermin das Datum ein und drücken Sie Speichern.

Sobald aus einem Angebot ein Kundenauftrag erstellt wurde, bleibt das Angebot genau so, wie es war, damit der vereinbarte Preis und der Auftrag immer übereinstimmen. Um den Preis zu ändern, ändern Sie den Kundenauftrag oder stornieren Sie zuerst den Auftrag. Ein Angebot, das der Kunde online angenommen hat, bleibt so, wie er es angenommen hat: Schreiben Sie für jede Änderung ein neues Angebot.

Einen neuen Kundenauftrag schreiben

1. Öffnen Sie Kundenaufträge und drücken Sie Neuer Kundenauftrag (oder auf der Seite eines Kunden).
2. Wählen Sie Kunde, Projekt (optional), Währung, Bestelldatum und Erwarteter Liefertermin.
3. Fügen Sie die Positionen hinzu: aus Ihren Produkte oder frei eingetippt, jeweils mit Menge, Einzelpreis und gegebenenfalls Rabatt %. Steuername und Steuersatz geben Sie einmal für den ganzen Auftrag ein. Die Summen werden wie bei Angeboten und Rechnungen berechnet.
4. Prüfen Sie die Adresse unter Liefern an. Fügen Sie Hinweise für den Kunden (auf den Auftrag und seine Lieferscheine gedruckt) oder Interne Notizen (nur Ihr Team sieht sie) hinzu.
5. Drücken Sie Kundenauftrag erstellen. Er wird als Entwurf gespeichert.

Den Auftrag bestätigen (und die Genehmigung)

Drücken Sie Auftrag bestätigen. Greift eine Ihrer Genehmigungsregeln (zum Beispiel ein hoher Betrag oder ein großer Rabatt), geht der Auftrag an die Genehmigenden und zeigt Wartet auf Genehmigung. Genehmigende entscheiden unter Genehmigungen, direkt aus der E-Mail oder mit Genehmigen oder ablehnen im Auftrag. Greift keine Regel, ist der Auftrag sofort bestätigt. Ein abgelehnter Auftrag geht mit dem Grund zurück in den Entwurf: Ändern Sie ihn und bestätigen Sie ihn erneut. Vor der Bestätigung kann nichts geliefert oder berechnet werden. Siehe Genehmigungen.

Die Auftragsbestätigung an den Kunden senden

Drücken Sie An Kunden senden, wählen Sie einen Kontakt und drücken Sie Senden. Der Auftrag geht als PDF in Ihrem Firmennamen hinaus. Mit PDF herunterladen können Sie ihn drucken.

Ganz oder teilweise liefern

1. Öffnen Sie den Auftrag und drücken Sie Liefern.
2. Geben Sie ein, wie viele Stück jeder Position Sie jetzt übergeben, oder drücken Sie Alles Restliche liefern. Mehr als bestellt kann nie geliefert werden.
3. Tragen Sie Lieferdatum, Geliefert von und Angenommen von ein.
4. Ist der Kunde dabei, setzen Sie das Häkchen bei Der Kunde unterschreibt jetzt auf diesem Bildschirm und geben Sie ihm Handy oder Tablet: Er unterschreibt mit dem Finger.
5. Drücken Sie Lieferung speichern. Ein nummerierter Lieferschein entsteht, und der Auftrag zeigt Teilweise geliefert oder Zugestellt.

Den Rest können Sie später auf dieselbe Weise liefern. Unter Lieferscheine sehen Sie alle Lieferungen, mit den Reitern Noch nicht unterschrieben, Unterschrieben, Nicht berechnet und Rückgängig gemacht.

Der unterschriebene Liefernachweis

Auf einem Lieferschein können Sie den Nachweis später hinzufügen:

• Drücken Sie Kunde unterschreibt auf dem Bildschirm, geben Sie den Namen ein und lassen Sie unterschreiben. Eine Unterschrift kann danach nicht geändert werden.
• Oder drücken Sie PDF herunterladen, drucken Sie den Lieferschein, lassen Sie ihn auf Papier unterschreiben, drücken Sie dann Unterschriebene Kopie anhängen und wählen Sie ein Foto oder einen Scan (PDF oder Bild, bis 25 MB).
• Oder, wenn der Kunde nicht bei Ihnen ist: Klicken Sie auf Bestätigungslink senden, wählen Sie, wie lange er gilt (3 bis 30 Tage), klicken Sie auf Link erstellen und senden Sie ihn dem Kunden per E-Mail oder Nachricht.

Der Kunde öffnet den Link auf seinem eigenen Handy oder Computer, sieht, was geliefert wurde (ohne Preise), gibt seinen Namen ein, kann im Feld unterschreiben oder ein Foto hinzufügen und klickt auf Erhalt bestätigen oder Problem melden. Der Link funktioniert einmal. Der Lieferschein zeigt dann, wer geantwortet hat, wann und von welcher Internetadresse, mit Unterschrift oder Foto, und Sie erhalten eine Benachrichtigung. Eine bestätigte Lieferung zeigt Vom Kunden bestätigt. Mit Link abschalten stoppen Sie einen Link, der noch nicht beantwortet wurde. Das ist nur eine Empfangsbestätigung für die Lieferung, keine Unterschrift unter einen Vertrag.

Eine versehentliche Lieferung rückgängig machen

Drücken Sie auf dem Lieferschein Lieferung rückgängig machen. Der Lieferschein bleibt als Rückgängig gemacht erhalten, und seine Mengen gehen in den Auftrag zurück. Eine bereits berechnete Lieferung kann erst rückgängig gemacht werden, wenn die Rechnung storniert oder gelöscht ist.

Den Auftrag berechnen

Sie brauchen dazu auch das Recht Rechnungen schreiben und senden.

• Geliefertes berechnen: alles, was geliefert und noch nicht berechnet ist.
• Rest berechnen: alles, was noch nicht berechnet ist, geliefert oder nicht (zum Beispiel eine Anzahlung).
• Auf einem Lieferschein: Diese Lieferung berechnen.

Ein Rechnungsentwurf öffnet sich unter Rechnungen; prüfen und senden Sie ihn dort. Siehe Rechnungen erstellen und senden. Eine Rechnung kann nie mehr berechnen, als bestellt wurde. Der Auftrag zeigt Teilweise berechnet und dann In Rechnung gestellt.

Schließen oder stornieren

• Schließen, wenn nichts mehr geliefert oder berechnet wird; Wieder öffnen macht es rückgängig.
• Bestellung stornieren, solange nichts geliefert oder berechnet ist. Entwürfe und stornierte Aufträge ohne Lieferungen oder Rechnungen können gelöscht werden.

Suchen, sortieren und herunterladen

Unter Kundenaufträge nutzen Sie die Reiter (Offen, Wartet auf Genehmigung, Verspätet, Zu liefern, Geliefert, nicht berechnet, Entwürfe, Abgerechnet und abgeschlossen, Alle), das Suchfeld, die Filter für Kunde, Projekt und Datum, und Sie sortieren per Klick auf eine Spaltenüberschrift. Nach Excel exportieren lädt die Liste herunter. Ein Auftrag ist Verspätet, wenn er bis zum erwarteten Liefertermin nicht vollständig geliefert ist.

Berichte und Dashboard

Öffnen Sie Verkaufsberichte:

• Offene Bestellungen: bestätigte Aufträge, bei denen noch etwas zu liefern oder zu berechnen ist.
• Noch nicht geliefert: jeder noch zu liefernde Artikel, der späteste zuerst, mit den Tagen Verspätung.
• Geliefert, nicht berechnet: Aufträge mit gelieferter, aber noch nicht berechneter Ware.
• Nach Kunde und Nach Monat: was im gewählten Zeitraum bestellt, geliefert und berechnet wurde.

Mit Excel oder PDF laden Sie den angezeigten Bericht herunter. Das Verkaufs-Dashboard und das CRM-Dashboard zeigen ebenfalls die offenen Aufträge, was noch zu liefern ist, wie viele verspätet sind und was geliefert, aber nicht berechnet wurde; das Verkaufs-Dashboard zeigt außerdem die Angebote, die auf eine Antwort warten, die nächsten fälligen Lieferungen und was diesen Monat gewonnen wurde.

Wie Aufträge in den Projektzahlen zählen

Ein bestätigter Auftrag für ein Projekt erhöht dessen Vertragswert in Gewinn und im Kostenrechnung, seine bezahlten Rechnungen zählen als eingegangenes Geld. Ein Auftrag aus dem Angebot, das bereits der Projektvertrag ist, zählt nicht noch einmal.

Wer was darf

Unter Rollen & Rechte, Gruppe Verkauf: Kundenaufträge ansehen öffnet die Seiten, Kundenaufträge schreiben und liefern schreibt, liefert und berechnet, Kundenaufträge genehmigen genehmigt, Kundenaufträge löschen löscht. Manager haben alle vier von Anfang an.

Bestand

Wird der Bestand eines Artikels im Modul Lagerverwaltung verfolgt, bucht das Speichern einer Lieferung die gelieferten Mengen aus dem Bestand aus, und Lieferung rückgängig machen bucht sie zurück. Würde eine Lieferung den Bestand unter null bringen, warnt Sie das Lieferformular vorher. Bei mehr als einem Lager wählen Sie unter Aus Lager, aus welchem die Ware geht. Siehe Bestand verfolgen: was Sie haben, wo, und wann nachbestellen.