Bei Lieferanten einkaufen: Bestellungen, Rechnungen und Zahlungen

Kaam360 verwaltet alles, was Sie einkaufen, im Modul Einkauf: Einkaufs-Dashboard, Bestellanforderungen, Bestellungen, Lieferantenrechnungen, Lieferantengutschriften, Lieferanten, Einkaufsartikel und Einkaufsberichte. Das Einkaufs-Dashboard zeigt, was Sie Ihren Lieferanten schulden, was überfällig ist, die offenen Bestellungen und was Sie diesen Monat bezahlt haben, mit den zuerst zu zahlenden Rechnungen. Was Sie für ein Projekt kaufen, zählt zu den Kosten dieses Projekts im Reiter Kostenrechnung und unter Gewinn.

Einen Lieferanten anlegen

1. Öffnen Sie Lieferanten und klicken Sie auf Neuer Lieferant.
2. Geben Sie im Feld Name den Namen ein und bei Bedarf einen Code, eine Kategorie, E-Mail, Telefon, Adresse und Steuernummer.
3. Legen Sie unter Bezahlung das Zahlungsziel (Tage) fest (wie lange Sie für eine Rechnung Zeit haben), die Währung und die Bankdaten.
4. Fügen Sie die Ansprechpartner hinzu und wählen Sie den Hauptkontakt: Bestellungen gehen per E-Mail an ihn.
5. Klicken Sie auf Lieferanten anlegen.

Die Seite eines Lieferanten zeigt seine Daten, seine Bestellungen, Rechnungen und Zahlungen, was Sie ihm noch schulden (und wie viel davon überfällig ist) und seine Dateien. Klicken Sie auf Dateien anhängen, um dort Vertrag oder Preisliste abzulegen. Setzen Sie einen Lieferanten auf Inaktiv oder Gesperrt, damit er keine neuen Bestellungen mehr erhält. Klicken Sie in der Liste auf Nach Excel exportieren, um alle Lieferanten herunterzuladen.

Eine Bestellung schreiben

1. Öffnen Sie Bestellungen und klicken Sie auf Neue Bestellung (oder auf der Seite eines Lieferanten).
2. Wählen Sie im Feld Lieferant den Lieferanten, das Projekt, für das sie ist (optional), die Währung und das Datum unter Liefern bis.
3. Fügen Sie die Positionen hinzu: aus Ihren Einkaufsartikel oder frei eingetippt. Geben Sie für jede Menge, Einzelpreis, Rabatt % und Steuer % ein. Tragen Sie Lieferkosten ein, falls es welche gibt. Die Summen werden für Sie berechnet.
4. Prüfen Sie die Adresse unter Liefern an. Ergänzen Sie Hinweise für den Lieferanten (werden auf die Bestellung gedruckt) oder Interne Notizen (nur Ihr Team sieht sie).
5. Klicken Sie auf Bestellung anlegen. Sie wird als Entwurf gespeichert.

Genehmigung

Klicken Sie auf Zur Genehmigung senden. Trifft eine Ihrer Genehmigungsregeln zu (zum Beispiel Bestellungen über 100.000), geht die Bestellung an die Genehmigenden und zeigt Wartet auf Genehmigung. Sie kann erst nach der Genehmigung an den Lieferanten gehen. Trifft keine Regel zu, ist sie sofort genehmigt. Genehmigende entscheiden unter Genehmigungen, direkt aus der E-Mail oder mit Genehmigen oder ablehnen auf der Bestellung. Wird sie nicht genehmigt, geht sie mit dem Grund zurück auf Entwurf: Ändern Sie sie und senden Sie sie erneut zur Genehmigung. Administratoren legen die Regeln unter Genehmigungsregeln fest. Soll jede Bestellung genehmigt werden, egal wie hoch, haken Sie oben unter Bestellungen Jede Bestellung muss genehmigt werden an (wer Genehmigungsregeln verwaltet, sieht es): Eine Bestellung, die keine Regel erfasst, geht dann an die Teamleitung oder an jemanden, der Bestellungen genehmigen darf. Siehe Genehmigungen: wer entscheidet und wie.

An den Lieferanten senden

1. Klicken Sie auf An Lieferanten senden. Wählen Sie einen Kontakt oder geben Sie eine Adresse ein und klicken Sie auf Senden. Die Bestellung geht als PDF im Namen Ihrer Firma hinaus.
2. Haben Sie sie auf anderem Weg geschickt, klicken Sie auf Als gesendet markieren. Mit PDF herunterladen können Sie sie drucken.

Wareneingang

1. Wenn Ware ankommt, öffnen Sie die Bestellung und klicken Sie auf Wareneingang buchen.
2. Geben Sie ein, wie viel von jeder Position angekommen ist (oder klicken Sie auf Alles eingetroffen), das Datum und die Lieferscheinnummer. Klicken Sie auf Wareneingang speichern.
3. Ist nur ein Teil angekommen, zeigt die Bestellung Teilweise eingegangen: Buchen Sie den Rest, wenn er kommt. Ist alles da, zeigt sie Alle Waren eingegangen.
4. Klicken Sie auf Schließen, wenn nichts mehr erwartet wird, auch wenn weniger kam. Ein versehentlich erfasster Wareneingang kann entfernt werden.

Die Rechnung des Lieferanten erfassen

1. Klicken Sie auf der Bestellung auf Rechnung zur Bestellung erfassen, oder öffnen Sie Lieferantenrechnungen und klicken Sie auf Rechnung erfassen.
2. Bei einer Bestellung werden die Zeilen mit dem gefüllt, was angekommen und noch nicht abgerechnet ist. Geben Sie Ihre Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum ein und prüfen Sie das Fälligkeitsdatum (aus dem Zahlungsziel berechnet).
3. Kaam360 prüft die Rechnung gegen die Bestellung und den Wareneingang: ein anderer Preis, Rabatt oder Steuersatz, mehr berechnet als bestellt oder angekommen, oder Rechnungen, die zusammen mehr ergeben als die Bestellung. Es warnt Sie, aber Sie können trotzdem speichern. Die Warnung bleibt an der Rechnung, und der Reiter Weicht von der Bestellung ab listet diese Rechnungen.
4. Hängen Sie das PDF oder den Scan des Lieferanten an und klicken Sie auf Rechnung speichern. Eine Rechnung ohne Bestellung wird genauso erfasst.

Schneller: Wählen Sie im Feld Lieferantenrechnung lesen über dem Formular deren PDF oder ein Foto, und Lieferant, Rechnungsnummer, Datumsangaben, Währung, Summe und Steuer werden zum Prüfen vorgeschlagen. Siehe Belege und Lieferantenrechnungen automatisch lesen.

Dieselbe Rechnungsnummer desselben Lieferanten kann nicht zweimal erfasst werden.

Wenn die Bücher Ihres Unternehmens in Kaam360 geführt werden, hat jede Zeile der Rechnung auch ein Aufwandskonto, damit jeder Kostenpunkt an der richtigen Stelle gebucht wird (zum Beispiel Miete auf Miete, eine Lizenz auf Software und Abonnements). Wählen Sie es unter der Zeile, oder lassen Sie Aufwandskonto: wird für Sie ermittelt: Kaam360 nimmt dann das Konto, auf das dasselbe Produkt zuletzt gebucht wurde, oder das Konto, dessen Name zur Kategorie des Lieferanten passt, sonst das unter Automatische Buchungen gewählte Einkaufskonto.

Eine Rechnung bezahlen

1. Öffnen Sie die Rechnung und klicken Sie auf Zahlung erfassen.
2. Geben Sie das Datum, den Betrag (Sie können jetzt einen Teil und den Rest später zahlen), die Zahlungsart und eine Referenz ein und hängen Sie den Nachweis an, falls vorhanden. Die Bankdaten des Lieferanten stehen unter Zahlen an.
3. Klicken Sie auf Zahlung speichern. Die Rechnung zeigt Teilweise bezahlt oder Bezahlt. Eine nicht vollständig bezahlte Rechnung nach ihrem Fälligkeitsdatum zeigt Überfällig.
4. Eine Zahlung irrtümlich erfasst? Drücken Sie auf der Rechnung den Papierkorb daneben. Eine Zahlung durch einen ausgestellten Scheck, der eingelöst wurde, oder durch eine Lieferanten-Vorauszahlung wird stattdessen dort entfernt, wo sie herkam: Markieren Sie den Scheck auf der Seite Schecks als geplatzt oder machen Sie die Verwendung der Vorauszahlung auf der Seite Vorauszahlungen und Anzahlungen rückgängig. Die Rechnung zieht von selbst nach.

Klicken Sie bei einer versehentlich erfassten Rechnung auf Stornieren (nur wenn noch nichts bezahlt wurde).

Gutschriften und Belastungsanzeigen von Lieferanten

Wenn ein Lieferant etwas zurücknimmt (zurückgeschickte Ware, ein vereinbarter Preisnachlass, ein Fehler auf seiner Rechnung), schickt er Ihnen eine Gutschrift. Wenn Sie das Geld selbst zurückfordern, schreiben Sie ihm eine Belastungsanzeige. Beide verringern, was Sie dem Lieferanten schulden, und beide finden Sie unter Lieferantengutschriften.

1. Öffnen Sie die Rechnung und klicken Sie unter Lieferantengutschriften auf Lieferantengutschrift erfassen (oder Belastungsanzeige schreiben). Für eine Gutschrift, die nicht zu einer Rechnung gehört, beginnen Sie unter Lieferantengutschriften.
2. Die Wahl der Rechnung übernimmt ihre Zeilen. Behalten Sie, was zurückgenommen wird, und ändern Sie Mengen oder Preise. Geben Sie Ihre Gutschriftsnummer, das Datum und den Grund ein.
3. Klicken Sie auf Speichern und ausstellen (oder Als Entwurf speichern, um später fertig zu werden). Eine Gutschrift für eine Rechnung kann nie höher sein als diese Rechnung, die anderen Gutschriften dazu eingerechnet.
4. Bei der Ausstellung wird sie sofort mit ihrer Rechnung verrechnet, wenn diese noch zu zahlen ist. Die Rechnung zeigt sie als Zahlung, die aus der Gutschrift kam.
5. Was übrig bleibt, kann mit einer anderen Rechnung desselben Lieferanten verrechnet werden: Klicken Sie auf der Seite der Gutschrift neben der Rechnung auf Hier verrechnen, oder auf der Rechnung unter Lieferantengutschriften. Zahlt der Lieferant das Geld stattdessen zurück, klicken Sie auf Rückzahlung erfassen.

Um eine Verrechnung rückgängig zu machen, klicken Sie auf der Seite der Gutschrift unter Wofür es verwendet wurde auf die Rückgängig-Schaltfläche daneben (die Rechnung ist dann wieder offen). Mit Stornieren heben Sie eine versehentlich erfasste Gutschrift auf: Ihre Verrechnungen mit noch offenen Rechnungen werden zurückgenommen. Sie kann nicht storniert werden, solange eine Rückzahlung darauf erfasst ist oder nachdem sie geholfen hat, eine Rechnung vollständig zu bezahlen. Ein Entwurf wird stattdessen gelöscht.

In der Buchhaltung verringert eine ausgestellte Gutschrift, was Sie Lieferanten schulden, und nimmt die Kosten und die darauf gezahlte Steuer von denselben Aufwandskonten zurück. Das Arbeitsblatt der Steuererklärung berücksichtigt sie ebenfalls: Sie verringert die Vorsteuer, die Sie zurückfordern. QuickBooks und Xero erhalten Lieferantengutschriften noch nicht; erfassen Sie sie dort von Hand, wenn Ihre Bücher dort geführt werden.

Erinnerungen an zu zahlende Rechnungen

Öffnen Sie Rechnungserinnerungen, damit Ihr Team vor der Fälligkeit, am Fälligkeitstag und während der Überfälligkeit an Lieferantenrechnungen erinnert wird: den Verantwortlichen der Rechnung oder alle, die bei Lieferanten einkaufen dürfen, mit einer E-Mail pro Rechnung oder einer Tageszusammenfassung. Die Seite jeder Rechnung zeigt die gesendeten Erinnerungen. Siehe Zahlungserinnerungen: unbezahlte Rechnungen automatisch anmahnen.

Berichte und das Dashboard

Öffnen Sie Einkaufsberichte:

• Was wir schulden: unbezahlte Rechnungen je Lieferant, danach, wie spät sie sind (noch nicht fällig, 1 bis 30, 31 bis 60, 61 bis 90 und über 90 Tage).
• Nach Lieferant, Nach Projekt und Nach Monat: was im gewählten Zeitraum bestellt, abgerechnet und bezahlt wurde.

Klicken Sie auf Excel oder PDF, um den angezeigten Bericht herunterzuladen. Das Dashboard des Moduls Finanzen zeigt außerdem, was Sie Lieferanten schulden, überfällige Rechnungen und offene Bestellungen.

Wie Einkäufe in die Projektkosten eingehen

Eine Lieferantenrechnung für ein Projekt gehört zu dessen Kosten, im Reiter Kostenrechnung und unter Gewinn. Eine genehmigte, aber noch nicht abgerechnete Bestellung wird als „außerdem bestellt, noch nicht abgerechnet“ angezeigt: Sie zählt zu den erwarteten Kosten unter Gewinn, aber nicht zu den bisherigen Kosten. Kommt die Rechnung, tritt sie an die Stelle der Bestellung, sodass nichts doppelt gezählt wird. Ausgaben, die Personen selbst bezahlen, werden getrennt gezählt. Siehe Ausgaben einreichen und genehmigen.

Wer was darf

Unter Rollen & Rechte, Bereich Einkauf: Einkäufe ansehen öffnet die Seiten. Bei Lieferanten einkaufen legt Lieferanten an, schreibt und versendet Bestellungen, bucht Wareneingänge und erfasst Rechnungen und Zahlungen. Bestellungen genehmigen entscheidet über Bestellungen, wenn eine Regel „Jede Person mit Genehmigungsrecht“ sagt. Einkäufe löschen entfernt versehentlich Erfasstes. Manager haben am Anfang alle vier. Bestellanforderungen stellen erlaubt es, um den Kauf von Dingen zu bitten; alle haben es von Anfang an.

Bestand

Wird der Bestand eines Artikels im Modul Lagerverwaltung verfolgt, bucht Wareneingang buchen die eingetroffenen Mengen in den Bestand ein und aktualisiert die Kosten des Artikels; das Entfernen eines Wareneingangs bucht sie wieder aus. Bei mehr als einem Lager wählen Sie unter In Lager, in welches die Ware kommt. Siehe Bestand verfolgen: was Sie haben, wo, und wann nachbestellen.

Einkaufsartikel: die Dinge, die Sie kaufen

Einkaufsartikel ist Ihre eigene Liste der Dinge, die Sie kaufen, getrennt von Produkte (den Dingen, die Sie verkaufen). Bestellanforderungen, Bestellungen und Lieferantenrechnungen wählen daraus.

1. Öffnen Sie Einkaufsartikel und klicken Sie auf Neuer Einkaufsartikel.
2. Geben Sie im Feld Name den Namen ein und, wenn Sie möchten, einen Code, eine Kategorie, eine Einheit, den Üblicher Einkaufspreis und den Übliche Steuer %.
3. Wählen Sie den Üblicher Lieferant (vorgeschlagen, wenn eine Bestellung aus einer Anforderung entsteht) und, wenn Ihre Bücher in Kaam360 geführt werden, das Konto unter Gebucht auf Konto.
4. Wenn Sie davon Bestand führen, wählen Sie das Produkt unter Erhöht den Bestand von: Wareneingänge erhöhen dann den Bestand dieses Produkts.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Kaufen Sie schon Dinge, die in Ihrer Liste Produkte stehen? Klicken Sie auf Aus Produkten kopieren, haken Sie sie an und klicken Sie auf Kopieren: Jedes wird ein Einkaufsartikel, der für den Bestand mit seinem Produkt verbunden ist.

Bestellanforderungen: anfragen, Artikel für Artikel genehmigen, dann bestellen

Jeder kann darum bitten, dass etwas gekauft wird:

1. Öffnen Sie Bestellanforderungen und klicken Sie auf Neue Bestellanforderung.
2. Wählen Sie das Projekt (optional) und das Datum unter Benötigt bis, und schreiben Sie den Grund unter Warum es benötigt wird.
3. Fügen Sie die Artikel hinzu: aus Ihren Einkaufsartikeln oder frei eingegeben, mit der Menge und, wenn Sie möchten, einer Preisschätzung.
4. Klicken Sie auf Zur Genehmigung senden (oder Als Entwurf speichern, um später weiterzumachen).

Wer Einkäufe genehmigen darf, wird benachrichtigt. So entscheiden Sie:

1. Öffnen Sie die Anforderung und klicken Sie auf Über jeden Artikel entscheiden.
2. Wählen Sie für jeden Artikel Genehmigen oder Ablehnen. Sie dürfen die genehmigte Menge ändern.
3. Fügen Sie bei Bedarf eine Notiz hinzu und klicken Sie auf Entscheidung speichern. Die anfragende Person wird benachrichtigt.

Danach klickt ein Einkäufer auf der genehmigten Anforderung auf Bestellung anlegen. Die Bestellung wird mit den genehmigten Artikeln und Mengen gefüllt, die noch nicht bestellt sind. Sie kann nie mehr bestellen als genehmigt: Eine Anforderung kann auf mehrere Bestellungen verteilt werden (zum Beispiel zwei Lieferanten), und die Anforderung zeigt, was unter Noch zu bestellen noch offen ist. Jede Bestellzeile verweist auf ihre Anforderung. Bestellungen können weiterhin direkt, ohne Anforderung, geschrieben werden.

Anforderungen laufen wie andere Genehmigungen über die Genehmigungsregeln: Legen Sie eine Regel für Bestellanforderung an, um große (nach geschätzter Summe) oder die eines Projekts durch eine Kette zu schicken, zum Beispiel Teamleitung, dann Finanzen. Jede Person in der Kette entscheidet Artikel für Artikel und sieht die Entscheidungen des Schritts davor. Ohne Regel entscheidet die Teamleitung oder jemand, der Bestellungen genehmigen darf.

In einer Anforderung drucken Sie mit PDF herunterladen, in der Liste klicken Sie auf Nach Excel exportieren. Der Reiter Kostenrechnung eines Projekts listet seine Bestellanforderungen und Bestellungen, und Einkauf anfragen startet eine Anforderung für dieses Projekt.