أوامر البيع وإشعارات التسليم: من عرض السعر إلى الفاتورة

يسجّل أمر البيع ما طلبه منك العميل: العناصر والكميات والأسعار وموعد التسليم المتوقع. بعد ذلك تسلّمه دفعة واحدة أو على دفعات، مع توقيع العميل كإثبات، ثم تُصدر فاتورته. يحافظ Kaam360 على ربط السلسلة كاملة: عرض السعر وأمر البيع وإشعارات التسليم والفواتير. تعرض كل صفحة من هذه الصفحات الصفحات الأخرى تحت السجلات المرتبطة. الصفحات موجودة في وحدة المبيعات: لوحة المبيعات وأوامر البيع وإشعارات التسليم وتقارير المبيعات.

إنشاء أمر بيع من عرض سعر (بنقرة واحدة)

1. افتح عرض السعر. عندما يوافق العميل، اضغط مقبول.
2. اضغط إنشاء أمر بيع. تُنشأ مسودة أمر بعميل عرض السعر وعناصره وكمياته وأسعاره وخصوماته وضريبته وعملته. وإذا أصبح عرض السعر عقدًا له مشروع، يُملأ المشروع أيضًا.
3. راجع الأمر، وأضف رقم أمر شراء العميل وتاريخ التسليم المتوقع، ثم اضغط حفظ.

بمجرد إنشاء أمر بيع من عرض سعر، يُحفظ عرض السعر كما كان تمامًا، حتى يتطابق السعر المتفق عليه مع الأمر دائمًا. لتغيير السعر، غيّر أمر البيع أو ألغِ الأمر أولًا. عرض السعر الذي قبله العميل عبر الإنترنت يُحفظ كما قبله: اكتب عرض سعر جديدًا لأي تغيير.

كتابة أمر بيع جديد

1. افتح أوامر البيع واضغط أمر بيع جديد (أو من صفحة العميل).
2. اختر العميل والمشروع (اختياري) والعملة وتاريخ الأمر وتاريخ التسليم المتوقع.
3. أضف العناصر من المنتجات أو بكتابتها، ولكل عنصر الكمية وسعر الوحدة والخصم % إن وُجد. اكتب اسم الضريبة ونسبتها مرة واحدة للأمر كله. تُحسب الإجماليات كما في عروض الأسعار والفواتير.
4. راجع العنوان في التسليم إلى. أضف ملاحظات للعميل (تُطبع على الأمر وإشعارات التسليم الخاصة به) أو ملاحظات داخلية (لا يراها إلا فريقك).
5. اضغط إنشاء أمر بيع. يُحفظ مسودة.

تأكيد الأمر (والموافقة)

اضغط تأكيد الطلب. إذا انطبقت إحدى قواعد الموافقة (مثل مبلغ كبير أو خصم كبير)، يذهب الأمر إلى الموافقين ويظهر بانتظار الموافقة. يقرر الموافقون في الموافقات أو مباشرة من البريد أو عبر الموافقة أو الرفض في الأمر. وإذا لم تنطبق أي قاعدة يُؤكَّد فورًا. يعود الأمر المرفوض إلى مسودة مع السبب: عدّله وأكّده مرة أخرى. لا يمكن تسليم أو فوترة أي شيء قبل التأكيد. راجع الموافقات.

إرسال تأكيد الطلب إلى العميل

اضغط إرسال إلى العميل، واختر جهة اتصال، واضغط إرسال. يُرسل الأمر بصيغة PDF باسم شركتك. اضغط تنزيل PDF لطباعته.

تسليم الأمر كله أو جزء منه

1. افتح الأمر واضغط التسليم.
2. اكتب عدد ما تسلّمه الآن من كل عنصر، أو اضغط تسليم كل المتبقي. لا يمكن أبدًا تسليم أكثر مما طُلب.
3. اكتب تاريخ التسليم وسلّمه واستلمه.
4. إذا كان العميل حاضرًا، حدّد العميل يوقّع الآن، على هذه الشاشة وسلّمه الهاتف أو الجهاز اللوحي ليوقّع بإصبعه.
5. اضغط حفظ التسليم. يُنشأ إشعار تسليم مرقّم، ويظهر الأمر تم التسليم جزئيًا أو تم التسليم.

يمكنك تسليم الباقي لاحقًا بالطريقة نفسها. في إشعارات التسليم ترى كل عمليات التسليم، مع تبويبات لم يُوقَّع بعد وموقّع وغير مفوتر وتم التراجع.

إثبات التسليم الموقّع

يمكنك إضافة الإثبات إلى إشعار التسليم لاحقًا:

• اضغط العميل يوقّع على الشاشة، واكتب اسمه ودعه يوقّع. لا يمكن تغيير التوقيع بعد ذلك.
• أو اضغط تنزيل PDF، واطبع إشعار التسليم، واجعل العميل يوقّعه على الورق، ثم اضغط إرفاق نسخة موقّعة واختر صورة أو مسحًا ضوئيًا (PDF أو صورة حتى 25 ميغابايت).
• أو، إن لم يكن العميل معك، اضغط إرسال رابط تأكيد، واختر مدة عمله (من 3 إلى 30 يومًا)، واضغط أنشئ الرابط وأرسله إلى العميل بالبريد الإلكتروني أو برسالة.

يفتح العميل الرابط على هاتفه أو حاسوبه، ويرى ما سُلّم (دون أسعار)، ويكتب اسمه، ويمكنه التوقيع في المربع أو إضافة صورة، ثم يضغط أؤكد أنني استلمته أو الإبلاغ عن مشكلة. يعمل الرابط مرة واحدة. بعد ذلك يعرض إشعار التسليم من أجاب ومتى ومن أي عنوان إنترنت، مع التوقيع أو الصورة، ويصلك إشعار. ويظهر على التسليم المؤكَّد أكّده العميل. اضغط إيقاف الرابط لإيقاف رابط لم يُجب عنه بعد. هذا مجرد إيصال للتسليم، وليس توقيعًا على عقد.

التراجع عن تسليم أُدخل بالخطأ

في إشعار التسليم اضغط التراجع عن التسليم. يُحتفظ بالإشعار بحالة تم التراجع، وتعود كمياته إلى الأمر. لا يمكن التراجع عن تسليم تمت فوترته إلا بعد إلغاء تلك الفاتورة أو حذفها.

فوترة الأمر

تحتاج أيضًا إلى صلاحية كتابة الفواتير وإرسالها.

• فوترة ما تم تسليمه: كل ما تم تسليمه ولم يُفوتر بعد.
• فوترة المتبقي: كل ما لم يُفوتر بعد، سواء سُلِّم أم لا (مثل دفعة مقدمة).
• في إشعار التسليم: فوترة هذا التسليم.

تُفتح مسودة فاتورة في الفواتير؛ راجعها وأرسلها من هناك. راجع إنشاء الفواتير وإرسالها. لا يمكن لأي فاتورة أن تفوتر أكثر مما طُلب. يظهر الأمر تمت الفوترة جزئيًا ثم مفوتر.

الإغلاق أو الإلغاء

• إغلاق عندما لن يُسلَّم أو يُفوتر شيء آخر؛ وإعادة الفتح تتراجع عن ذلك.
• إلغاء الأمر طالما لم يُسلَّم أو يُفوتر شيء. يمكن حذف المسودات والأوامر الملغاة التي ليس لها تسليمات أو فواتير.

البحث والفرز والتنزيل

في أوامر البيع استخدم التبويبات (مفتوح وبانتظار الموافقة ومتأخر وللتسليم وتم التسليم، دون فوترة والمسودات ومفوترة ومغلقة والكل) ومربع البحث ومرشحات العميل والمشروع والتاريخ، واضغط عنوان عمود للفرز. تصدير إلى Excel ينزّل القائمة. يظهر الأمر متأخر إذا لم يُسلَّم بالكامل بحلول تاريخ التسليم المتوقع.

التقارير ولوحة المعلومات

افتح تقارير المبيعات:

• الأوامر المفتوحة: الأوامر المؤكدة التي ما زال فيها ما يُسلَّم أو يُفوتر.
• لم تُسلّم بعد: كل صنف ما زال للتسليم، الأحدث أولًا، مع أيام التأخير.
• تم التسليم، دون فوترة: أوامر سُلّمت بضاعتها ولم تُفوتر بعد.
• حسب العميل وحسب الشهر: ما طُلب وسُلّم وفُوتر في الفترة التي تختارها.

اضغط Excel أو PDF لتنزيل التقرير الذي تراه. وتعرض لوحة المبيعات ولوحة CRM أيضًا الأوامر المفتوحة وما بقي للتسليم وعدد المتأخر وما سُلّم دون فوترة، وتضيف لوحة المبيعات عروض الأسعار التي تنتظر ردًا والتسليمات المستحقة أولًا وما رُبح هذا الشهر.

كيف تُحتسب الأوامر في أرقام المشروع

يضيف أمر البيع المؤكد لمشروع قيمته إلى قيمة العقد في الأرباح وفي التكاليف، وتُحتسب فواتيره المدفوعة ضمن الأموال المستلمة. ولا يُحتسب مرتين أمرٌ أُنشئ من عرض السعر الذي أصبح عقد المشروع.

من يستطيع ماذا

في الأدوار والصلاحيات، مجموعة المبيعات: عرض أوامر البيع يفتح الصفحات، وكتابة أوامر البيع والتسليم يكتب ويسلّم ويفوتر، واعتماد أوامر البيع يوافق، وحذف أوامر البيع يحذف. يملك المديرون الأربعة منذ البداية.

المخزون

عندما يُتتبَّع مخزون صنف في وحدة المخزون والمستودعات، يُخرج حفظ التسليم الكميات المسلَّمة من المخزون، والتراجع عن التسليم يعيدها. وإذا كان التسليم سيجعل المخزون أقل من الصفر، ينبّهك نموذج التسليم مسبقًا. عند وجود أكثر من مستودع، اختر المستودع الذي تخرج منه البضائع في من المستودع. راجع تتبّع المخزون: ما لديك، وأين، ومتى تعيد الطلب.