الشراء من الموردين: أوامر الشراء والفواتير والدفعات

يحتفظ Kaam360 بكل ما تشتريه في وحدة المشتريات: لوحة المشتريات وطلبات الشراء وأوامر الشراء وفواتير الموردين وأرصدة الموردين الدائنة والموردون وأصناف الشراء وتقارير المشتريات. وتعرض لوحة المشتريات ما تدين به لمورديك، وما تأخر سداده، والأوامر المفتوحة، وما دفعته هذا الشهر، مع الفواتير التي يجب دفعها أولًا. وما تشتريه لمشروع يُحسب ضمن تكلفة ذلك المشروع في تبويب التكاليف وفي الأرباح.

إضافة مورّد

1. افتح الموردون واضغط مورّد جديد.
2. اكتب الاسم، وإن شئت الرمز والفئة والبريد والهاتف والعنوان والرقم الضريبي.
3. تحت الدفع لهم حدّد مدة السداد (أيام) (المدة المتاحة لدفع الفاتورة) والعملة وبياناتهم البنكية.
4. أضف جهات الاتصال واختر جهة الاتصال الرئيسية: تُرسل إليها الأوامر بالبريد.
5. اضغط إضافة المورّد.

تعرض صفحة المورّد بياناته وأوامره وفواتيره ودفعاته، وما زلت تدين له به (وكم منه متأخر)، وملفاته. اضغط إرفاق ملفات لحفظ عقده أو قائمة أسعاره هناك. اجعل المورّد غير نشط أو محظور لإيقاف الأوامر الجديدة إليه. وفي القائمة اضغط تصدير إلى Excel لتنزيل كل مورديك.

كتابة أمر شراء

1. افتح أوامر الشراء واضغط أمر شراء جديد (أو اضغطه في صفحة المورّد).
2. اختر المورّد والمشروع الذي هو له (اختياري) والعملة وتاريخ التسليم قبل.
3. أضف الأصناف: اخترها من أصناف الشراء أو اكتبها. لكل صنف اكتب الكمية وسعر الوحدة والخصم % والضريبة %. أضف رسوم التوصيل إن وُجدت. تُحسب الإجماليات تلقائيًا.
4. راجع العنوان في التسليم إلى. أضف ملاحظات للمورّد (تُطبع على الأمر) أو ملاحظات داخلية (يراها فريقك فقط).
5. اضغط إنشاء أمر الشراء. يُحفظ كـ مسودة.

الموافقة

اضغط إرسال للموافقة. إذا انطبقت إحدى قواعد الموافقة لديك (مثلاً الأوامر التي تزيد على 100,000)، يذهب الأمر إلى المعتمدين ويظهر بانتظار الموافقة، ولا يمكن إرساله إلى المورّد حتى تتم الموافقة. وإذا لم تنطبق أي قاعدة تتم الموافقة فورًا. يقرر المعتمدون في الموافقات أو مباشرة من البريد أو عبر الموافقة أو الرفض في الأمر. إذا لم تتم الموافقة يعود الأمر إلى مسودة مع السبب: عدّله وأرسله للموافقة مرة أخرى. يضع المسؤولون القواعد في قواعد الموافقة. ولاعتماد كل أمر شراء مهما كان مبلغه، حدّد كل أمر شراء يحتاج إلى اعتماد في أعلى أوامر الشراء (يراه من يدير قواعد الموافقة): عندها يذهب الأمر الذي لا تلتقطه أي قاعدة إلى قائد الفريق أو إلى من يحق له اعتماد أوامر الشراء. راجع الموافقات: من يقرر وكيف.

إرساله إلى المورّد

1. اضغط إرسال إلى المورّد. اختر جهة اتصال أو اكتب عنوانًا واضغط إرسال. يُرسل الأمر كملف PDF باسم شركتك.
2. إذا أرسلته بطريقة أخرى، اضغط تحديد كمُرسَل. اضغط تنزيل PDF لطباعته.

استلام البضائع

1. عند وصول البضائع، افتح الأمر واضغط استلام البضائع.
2. اكتب كم وصل من كل صنف (أو اضغط وصل كل شيء) والتاريخ ورقم إشعار التسليم. اضغط حفظ الاستلام.
3. إذا وصل جزء فقط، يظهر الأمر مستلم جزئيًا: استلم الباقي عند وصوله. وعندما يصل كل شيء يظهر استُلمت كل البضائع.
4. اضغط إغلاق عندما لا يُنتظر شيء آخر، حتى لو وصل أقل. ويمكن حذف استلام أُدخل بالخطأ.

تسجيل فاتورة المورّد

1. في الأمر اضغط تسجيل الفاتورة، أو افتح فواتير الموردين واضغط تسجيل فاتورة.
2. عند البدء من أمر، تُملأ الأسطر بما وصل ولم يُفوتر بعد. اكتب رقم فاتورتهم وتاريخ الفاتورة، وراجع تاريخ الاستحقاق (محسوب من مدة السداد).
3. يقارن Kaam360 الفاتورة بالأمر وبما وصل: سعر أو خصم أو ضريبة مختلفة، أو فوترة أكثر مما طُلب أو وصل، أو فواتير يزيد مجموعها على الأمر. ينبّهك لكن يمكنك الحفظ مع ذلك. يبقى التنبيه على الفاتورة، ويعرض تبويب يختلف عن الأمر هذه الفواتير.
4. أرفق ملف PDF أو صورة فاتورة المورّد واضغط حفظ الفاتورة. وتُسجَّل الفاتورة بدون أمر بالطريقة نفسها.

أسرع: في مربع قراءة فاتورة المورّد فوق النموذج، اختر ملف PDF أو صورة لفاتورتهم، فيُقترح المورّد ورقم الفاتورة والتواريخ والعملة والإجمالي والضريبة لتراجعها. راجع قراءة الإيصالات وفواتير الموردين تلقائيًا.

لا يمكن تسجيل رقم الفاتورة نفسه من المورّد نفسه مرتين.

عندما تُمسك دفاتر شركتك في Kaam360، يكون لكل بند في الفاتورة أيضًا حساب مصروف، حتى تذهب كل تكلفة إلى مكانها الصحيح (مثلًا الإيجار إلى الإيجار، والترخيص إلى البرمجيات والاشتراكات). اختره تحت البند، أو اتركه على حساب المصروف: يُحدَّد تلقائيًا: عندها يأخذ Kaam360 الحساب الذي قُيّد فيه المنتج نفسه آخر مرة، أو الحساب الذي يطابق اسمه الفئة الخاصة بالمورد، وإلا فحساب المشتريات المختار تحت القيود التلقائية.

دفع فاتورة

1. افتح الفاتورة واضغط تسجيل دفعة.
2. اكتب التاريخ والمبلغ (يمكنك دفع جزء الآن والباقي لاحقًا) وطريقة الدفع والمرجع، وأرفق الإثبات إن وُجد. تظهر بيانات المورّد البنكية تحت ادفع إلى.
3. اضغط حفظ الدفعة. تظهر الفاتورة مدفوعة جزئيًا أو مدفوعة. والفاتورة التي تجاوزت تاريخ استحقاقها ولم تُدفع بالكامل تظهر متأخر.
4. سجلت دفعة بالخطأ؟ اضغط سلة المهملات بجانبها في الفاتورة. أما الدفعة التي تمت بشيك صادر صُرف، أو بدفعة مقدمة لمورد، فتُزال من مصدرها: ضع على الشيك علامة مرتجع في صفحة الشيكات، أو تراجع عن استخدام الدفعة المقدمة في صفحة الدفعات المقدمة والعربون. وتتبعها الفاتورة تلقائيًا.

اضغط إلغاء لفاتورة أُدخلت بالخطأ (فقط إذا لم يُدفع منها شيء).

الإشعارات الدائنة والمدينة مع الموردين

عندما يسترد المورد شيئًا (بضائع أعدتها، سعر خُفّض بالاتفاق، خطأ في فاتورته)، يرسل لك إشعارًا دائنًا. وعندما تطالب أنت بالمبلغ، تكتب له إشعارًا مدينًا. كلاهما يخفّض ما تدين به للمورد، وكلاهما موجود في أرصدة الموردين الدائنة.

1. افتح الفاتورة واضغط أدخل إشعارًا دائنًا من المورد (أو اكتب إشعارًا مدينًا) تحت أرصدة الموردين الدائنة. لرصيد لا يخص فاتورة واحدة، ابدأ من أرصدة الموردين الدائنة.
2. اختيار الفاتورة يملأ بنودها. أبقِ ما يُستردّ وغيّر الكميات أو الأسعار. اكتب رقم إشعارهم الدائن والتاريخ والسبب.
3. اضغط حفظ وإصدار (أو حفظ كمسودة لإكماله لاحقًا). لا يمكن أن يتجاوز الرصيد الخاص بفاتورة قيمة تلك الفاتورة، مع احتساب الأرصدة الأخرى لها.
4. عند إصداره، يُخصم فورًا من فاتورته إن لم تُدفع بعد. وتعرضه الفاتورة كدفعة جاءت من الرصيد.
5. يمكن استخدام ما تبقى على فاتورة أخرى للمورد نفسه: اضغط استخدم هنا بجانب الفاتورة في صفحة الرصيد، أو تحت أرصدة الموردين الدائنة في الفاتورة. وإن أعاد المورد المبلغ، اضغط تسجيل المبلغ المسترد.

للتراجع عن استخدام، اضغط زر التراجع بجانبه تحت أين ذهبت في صفحة الرصيد (تصبح الفاتورة مستحقة مجددًا). اضغط إلغاء لإلغاء رصيد أُدخل بالخطأ: تُسحب استخداماته على الفواتير التي لم تُدفع بعد. لا يمكن إلغاؤه ما دام عليه مبلغ مسترد مسجّل، أو بعد أن ساعد في سداد فاتورة بالكامل. أما المسودة فتُحذف.

في الدفاتر، يخفّض الرصيد الصادر ما تدين به للموردين، ويسحب التكلفة والضريبة المدفوعة عليها من حسابات المصروف نفسها. وتحتسبه ورقة عمل الإقرار الضريبي أيضًا: فهو يخفّض الضريبة التي تستردها على المشتريات. لا يستقبل QuickBooks وXero أرصدة الموردين الدائنة بعد، فأدخلها هناك يدويًا إن كانت دفاترك هناك.

تذكيرات الفواتير الواجب دفعها

افتح تذكيرات الفواتير ليُذكَّر فريقك بفواتير الموردين قبل استحقاقها وفي يوم الاستحقاق وأثناء تأخرها: مسؤول الفاتورة أو كل من يحق له الشراء من الموردين، ببريد لكل فاتورة أو بملخص يومي. تعرض صفحة كل فاتورة التذكيرات المرسلة. راجع تذكيرات الدفع: ملاحقة الفواتير غير المدفوعة تلقائيًا.

التقارير ولوحة المعلومات

افتح تقارير المشتريات:

• ما ندين به: الفواتير غير المدفوعة لكل مورّد، حسب مدى تأخرها (لم يستحق بعد، من 1 إلى 30، من 31 إلى 60، من 61 إلى 90، وأكثر من 90 يومًا).
• حسب المورّد وحسب المشروع وحسب الشهر: ما طُلب وفُوتر ودُفع في الفترة التي تختارها.

اضغط Excel أو PDF لتنزيل التقرير الذي تراه. كما تعرض لوحة المعلومات في وحدة المالية ما تدين به للموردين والفواتير المتأخرة والأوامر المفتوحة.

كيف تُحسب المشتريات في تكلفة المشروع

فاتورة المورّد الخاصة بمشروع جزء من تكلفته، في تبويب التكاليف وفي الأرباح. أما الأمر الموافق عليه الذي لم يُفوتر بعد فيظهر باسم «مطلوب أيضًا ولم يُفوتر بعد»: يُضاف إلى التكلفة المتوقعة في الأرباح لكن ليس إلى التكلفة حتى الآن. وعندما تصل الفاتورة تحل محل الأمر، فلا يُحسب شيء مرتين. أما المصروفات التي يدفعها الأشخاص بأنفسهم فتُحسب وحدها. راجع إرسال المصروفات واعتمادها.

من يستطيع ماذا

في الأدوار والصلاحيات ضمن المشتريات: عرض المشتريات تفتح الصفحات. الشراء من المورّدين تضيف الموردين، وتكتب الأوامر وترسلها، وتستلم البضائع، وتسجل الفواتير والدفعات. اعتماد أوامر الشراء تقرر في الأوامر عندما تقول القاعدة «أي شخص يحق له الموافقة». حذف المشتريات تزيل ما أُدخل بالخطأ. يملك المديرون الصلاحيات الأربع منذ البداية. رفع طلبات الشراء تتيح للشخص أن يطلب شراء أشياء؛ ويملكها الجميع منذ البداية.

المخزون

عندما يُتتبَّع مخزون صنف في وحدة المخزون والمستودعات، يُدخل استلام البضائع الكميات الواصلة إلى المخزون ويحدّث تكلفة الصنف، وإزالة استلام البضائع تُخرجها مرة أخرى. عند وجود أكثر من مستودع، اختر المستودع الذي تدخل إليه في إلى المستودع. راجع تتبّع المخزون: ما لديك، وأين، ومتى تعيد الطلب.

أصناف الشراء: ما تشتريه

أصناف الشراء هي قائمتك الخاصة بما تشتريه، منفصلة عن المنتجات (ما تبيعه). تختار منها طلبات الشراء وأوامر الشراء وفواتير الموردين.

1. افتح أصناف الشراء واضغط صنف شراء جديد.
2. اكتب الاسم وإن شئت الرمز والفئة والوحدة وسعر الشراء المعتاد والضريبة المعتادة %.
3. اختر المورد المعتاد (يُقترح عند إنشاء أمر من طلب) وإذا كانت دفاترك في Kaam360 فاختر الحساب في يُقيَّد في الحساب.
4. إذا كنت تحتفظ بمخزون منه، فاختر المنتج في يُضاف إلى مخزون: تُضاف البضائع المستلمة عندئذ إلى مخزون ذلك المنتج.
5. اضغط حفظ.

هل تشتري بالفعل أشياء موجودة في قائمة المنتجات؟ اضغط نسخ من المنتجات وحدّدها ثم اضغط نسخ: يصبح كل منها صنف شراء مرتبطًا بمنتجه للمخزون.

طلبات الشراء: اطلب، وتُعتمد صنفًا صنفًا، ثم اطلب من المورد

يمكن لأي شخص أن يطلب شراء شيء:

1. افتح طلبات الشراء واضغط طلب شراء جديد.
2. اختر المشروع (اختياري) والتاريخ في مطلوب بحلول، واكتب السبب في سبب الحاجة.
3. أضف الأصناف: من أصناف الشراء أو اكتبها بنفسك، مع الكمية وإن شئت سعر تقديري.
4. اضغط إرسال للموافقة (أو حفظ كمسودة لإكماله لاحقًا).

يُبلَّغ من يحق لهم اعتماد المشتريات. لاتخاذ القرار:

1. افتح الطلب واضغط قرّر في كل صنف.
2. لكل صنف اختر موافقة أو رفض. يمكنك تغيير الكمية المعتمدة.
3. أضف ملاحظة إن شئت واضغط حفظ القرار. يُبلَّغ صاحب الطلب.

بعد ذلك يضغط المشتري إنشاء أمر الشراء على الطلب المعتمد. يُملأ الأمر بالأصناف والكميات المعتمدة التي لم تُطلب بعد. لا يمكن أبدًا طلب أكثر مما اعتُمد: يمكن توزيع الطلب على عدة أوامر (مثل موردَين)، ويُظهر الطلب ما تبقى في المتبقي للطلب. كل سطر في الأمر مرتبط بطلبه. لا يزال بالإمكان كتابة أوامر الشراء مباشرة دون طلب.

تمر الطلبات عبر قواعد الموافقة مثل الموافقات الأخرى: أضف قاعدة لـطلب شراء لإرسال الطلبات الكبيرة (حسب الإجمالي التقديري) أو طلبات مشروع عبر سلسلة، مثل قائد الفريق ثم المالية. يقرر كل شخص في السلسلة صنفًا صنفًا ويرى قرارات الخطوة السابقة. ومن دون قاعدة يقرر قائد الفريق أو أي شخص يحق له اعتماد أوامر الشراء.

في الطلب اضغط تنزيل PDF لطباعته، وفي القائمة اضغط تصدير إلى Excel. يعرض تبويب التكاليف في المشروع طلبات الشراء وأوامر الشراء الخاصة به، ويبدأ اطلب شراء طلبًا لذلك المشروع.