اخراجات جمع کرانا اور منظور کرنا

خرچ وہ رقم ہے جو آپ نے کام کے لیے خرچ کی (کسٹمر تک ٹیکسی، سافٹ ویئر، ٹیم کا لنچ) اور جو آپ کو واپس چاہیے۔ اخراجات میں آپ اسے رسید کے ساتھ جمع کراتے ہیں اور کوئی مینیجر اسے منظور کرتا ہے۔ کسی پروجیکٹ کے منظور شدہ اخراجات منافع میں اس پروجیکٹ کی لاگت میں بھی شمار ہوتے ہیں۔

خرچ جمع کرانا

1. مالیات ماڈیول میں اخراجات کھولیں۔
2. دائیں طرف خرچ جمع کرائیں کے نیچے تاریخ اور قسم چنیں، یہ کس لیے تھا؟ بتائیں، اور رقم اور کرنسی لکھیں۔
3. اگر یہ کسی پروجیکٹ کے لیے تھا تو اسے پراجیکٹ (اختیاری) میں چنیں۔ اگر کسٹمر نے ادا کرنے پر اتفاق کیا ہے تو کسٹمر یہ رقم ادا کرے گا (اسے بل کریں) پر نشان لگائیں۔
4. رسید (تصویر یا PDF) کے نیچے رسید کی تصویر یا PDF چنیں۔ یہ اختیاری ہے مگر مینیجر مانگ سکتے ہیں۔
5. جمع کرائیں دبائیں۔ آپ کے مینیجر (یا ٹیم لیڈ) کو ای میل ملتی ہے۔

زیادہ تیز: اوپر رسید پڑھیں کے خانے میں رسید کی تصویر یا PDF منتخب کریں اور Kaam360 آپ کے جانچنے کے لیے دکان (کس کو ادائیگی کی)، رقم، ٹیکس، تاریخ، کرنسی اور قسم تجویز کرتا ہے۔ دیکھیں رسیدیں اور سپلائر بل خودکار طور پر پڑھیں۔

اس کی پیروی کرنا

• میرے اخراجات میں آپ کے جمع کرائے ہوئے سب اخراجات ان کی حالت کے ساتھ دکھائی دیتے ہیں: انتظار میں، منظور شدہ، منظور نہیں یا واپس ادا شدہ۔ اگر منظور نہ ہوا تو نوٹ میں وجہ ہوتی ہے۔
• جب تک خرچ انتظار میں میں ہو آپ ترمیم دبا کر اسے بدل سکتے ہیں (نئی رسید پرانی کی جگہ لیتی ہے) یا واپس لیں سے واپس لے سکتے ہیں۔ فیصلے کے بعد اسے بدلا نہیں جا سکتا۔
• منظور ہونے، منظور نہ ہونے یا رقم واپس ملنے پر آپ کو ای میل ملتی ہے۔

اخراجات منظور کرنا

1. جو اخراجات آپ کے فیصلے کے منتظر ہیں وہ اوپر آپ کے فیصلے کا انتظار کے نیچے آتے ہیں۔ آپ انہیں تب دیکھتے ہیں جب آپ کے پاس «اخراجات منظور کریں» کا حق ہو یا آپ کسی ٹیم کے لیڈ ہوں (تب اپنی ٹیم کے)۔
2. رسید کھولیں، چاہیں تو نوٹ لکھیں اور منظور کریں یا مسترد کریں دبائیں۔ مسترد کرتے وقت نوٹ ضروری ہے تاکہ شخص کو پتا چلے کیا ٹھیک کرنا ہے۔
3. آپ اپنے خرچ پر فیصلہ نہیں کر سکتے (صرف ایڈمنسٹریٹر کر سکتا ہے)۔
4. شخص کو رقم ادا کرنے کے بعد خرچ کو سب کے اخراجات میں تلاش کریں اور واپس ادا شدہ نشان زد کریں دبائیں۔ غلطی سے منظور کر دیا یا واپس ادا شدہ نشان لگا دیا؟ سب کے اخراجات میں قطار پر دوبارہ منظوری کے انتظار میں بھیجیں (منظوری دینے والوں سے دوبارہ پوچھا جاتا ہے) یا واپس ادا نہیں ہوا کے طور پر نشان لگائیں دبائیں۔ یہ اس خرچ کے لیے ممکن نہیں جو جمع شدہ اور لاک ٹیکس مدت میں ہو، جو آپ کی کسی دوسری کمپنی کو ری چارج ہو چکا ہو، یا جو دوسروں کے ساتھ اکٹھا واپس ادا ہوا ہو۔

کل رقم دیکھنا اور اکاؤنٹنٹ کو بھیجنا

• سب کے اخراجات کے نیچے خانے آپ کی بنیادی کرنسی میں دکھاتے ہیں کہ کیا منتظر ہے، کیا منظور مگر ابھی واپس ادا نہیں ہوا، اور کیا واپس ادا ہو چکا۔ حالت کے مطابق چھانٹنے کے لیے دکھائیں استعمال کریں۔
• تمام منظور شدہ اور واپس ادا شدہ اخراجات کی Excel ورک بک کے لیے اکاؤنٹنٹ کے لیے ڈاؤن لوڈ کریں دبائیں۔

اصول، یومیہ الاؤنس اور اکٹھے واپسی ادائیگی

آپ کی تنظیم اخراجات کے اصول بنا سکتی ہے (فی کلیم، دن یا مہینے کی حد، کسی رقم سے اوپر رسید): فارم بھرتے وقت آپ کو بتا دیتا ہے۔ یومیہ الاؤنس اور مائلیج اقسام میں آپ ریٹ منتخب کرتے اور دن یا فاصلہ لکھتے ہیں، اور رقم خود نکل آتی ہے۔ منظور کرنے والے اکٹھے واپس ادا کریں میں کئی منظور شدہ اخراجات ایک ساتھ واپس ادا کر سکتے ہیں۔ دیکھیں اخراجات کی پالیسیاں۔