تبدیلیاں، بجٹ اور پروجیکٹ بند کرنا سنبھالیں

تین پروجیکٹ ٹیبز آپ کو پیسے اور اختتام کو سنبھالنے میں مدد دیتے ہیں۔

تبدیلی کی درخواستیں

جب گاہک کوئی اضافی چیز مانگے تو اسے درج کریں تاکہ قیمت اور تاریخیں منصفانہ طور پر اپ ڈیٹ ہوں۔

1. تبدیلیاں ٹیب کھولیں اور تبدیلی کی نئی درخواست دبائیں۔
2. بیان کریں کہ گاہک کیا چاہتا ہے۔ یہ متن گاہک پڑھتا ہے۔
3. اضافی قیمت، اختتامی تاریخ پر اضافی دن اور اضافی گھنٹے ٹائپ کریں۔
4. مسودے کے طور پر محفوظ کریں دبائیں۔ جب تک یہ مسودہ ہے، آپ اسے ترمیم (پنسل) بٹن سے بدل سکتے ہیں۔
5. اسے گاہک کے پورٹل پر دکھانے کے لیے گاہک کو بھیجیں دبائیں۔ گاہک کے وہ پورٹل صارفین جو منظوری دے سکتے ہیں اور ادائیگیاں دیکھ سکتے ہیں، انہیں جائزہ لینے کے لیے ای میل بھی ملتی ہے۔ دیکھیں گاہک کے ساتھ پیش رفت شیئر کریں۔
6. جب گاہک جواب دے تو منظوری درج کریں یا مسترد کرنا درج کریں دبائیں۔ آپ کسی درخواست کو واپس لیں بھی کر سکتے ہیں۔

منظوری پر اضافی قیمت معاہدے کی مالیت میں (اور بجٹ میں، اگر پروجیکٹ کا بجٹ ہو) اور اضافی دن پروجیکٹ کی اختتامی تاریخ میں جمع ہو جاتے ہیں۔

دستخط شدہ معاہدے والے پروجیکٹ میں تبدیلیاں ٹیب کے اوپر اسکوپ گارڈ وہ نیا کام دکھاتا ہے جو معاہدے سے باہر ہے، اور ایک کلک میں اس کے لیے تبدیلی کی درخواست بھر سکتا ہے۔ دیکھیں اسکوپ گارڈ: معاہدے سے باہر مفت کام روکیں۔

منظوری واپس لیں

اگر منظوری غلطی سے درج ہو گئی ہو تو تبدیلی کی درخواست پر منظوری واپس لیں دبائیں۔ معاہدے کی مالیت، بجٹ اور اختتامی تاریخ پہلے جیسی ہو جاتی ہیں، اور درخواست دوبارہ گاہک کے جواب کا انتظار کرتی ہے۔ آپ کو پروجیکٹ میں ترمیم اور ادائیگیوں کے انتظام کے حقوق درکار ہیں۔ جس تبدیلی کی درخواست کا بل بن چکا ہو اسے واپس نہیں لیا جا سکتا: پہلے اس کی انوائس حذف یا منسوخ کریں۔

تبدیلی کی درخواست کا بل بنائیں

1. اضافی قیمت والی منظور شدہ تبدیلی کی درخواست پر بل بنائیں دبائیں۔
2. Kaam360 پروجیکٹ کے گاہک کے لیے اضافی قیمت کی ایک لائن والی انوائس کا مسودہ بناتا اور کھولتا ہے۔
3. اسے دیکھیں، پھر بھیجیں۔ دیکھیں انوائس بنائیں اور بھیجیں۔

تبدیلی کی درخواست کا بل صرف ایک بار بنتا ہے: اس کے بعد وہ انوائس نمبر دکھاتی ہے۔ اگر وہ مسودہ انوائس حذف ہو جائے یا انوائس منسوخ ہو جائے تو اس کا بل دوبارہ بن سکتا ہے۔ آپ کو انوائس کے انتظام کا حق درکار ہے، اور پروجیکٹ کا گاہک ہونا ضروری ہے۔

بجٹ

لاگت ٹیب معاہدے کی قدر، اب تک کی لاگت اور اب تک کا منافع دکھاتا ہے۔ جب آپ حد کے قریب ہوں یا بجٹ سے زیادہ ہو جائے تو یہ آپ کو خبردار کرتا ہے۔ اگر یہ کہے کہ کوئی بجٹ مقرر نہیں ہے تو پروجیکٹ میں ترمیم کریں اور ایک شامل کریں۔

اب تک کی لاگت پروجیکٹ پر درج گھنٹے ہیں، اس کے ساتھ اس کے منظور شدہ اخراجات اور سپلائر بل۔ منظور شدہ پرچیز آرڈرز جن کا بل ابھی نہیں آیا الگ سے «اس کے علاوہ منگوایا گیا، ابھی بل نہیں» کے طور پر دکھائے جاتے ہیں۔ دیکھیں سپلائرز سے خریداری: پرچیز آرڈرز، بل اور ادائیگیاں۔

اسٹاف

اسٹاف ٹیب پر ساتھیوں کی درخواست کے لیے لوگ مانگیں دبائیں، مثلاً ایک ڈویلپر، فی ہفتہ گھنٹوں اور ان تاریخوں کے ساتھ جو آپ کو چاہییں۔

پروجیکٹ بند کریں

پہلے دیکھ لیں کہ کچھ پیچھے نہ رہ جائے:

1. پروجیکٹ مینو (اوپر تین نقطے) میں پروجیکٹ بند کریں دبائیں۔ جب تک پروجیکٹ مکمل نہ ہو، اختتام ٹیب پر بھی یہی بٹن ہوتا ہے۔
2. ایک چیک لسٹ دکھاتی ہے کہ کیا ابھی کھلا ہے: کھلے کام، قابلِ بل گھنٹے جن کی انوائس نہیں بنی، منظوری کے منتظر گھنٹے، وہ ادائیگیاں جن کی انوائس نہیں بنی یا جو وصول نہیں ہوئیں، کھلے سپورٹ ٹکٹ، وہ تبدیلی کی درخواستیں جن کا فیصلہ نہیں ہوا، اور منظور شدہ تبدیلی کی درخواستیں جن کا بل نہیں بنا۔
3. کسی لائن کے ساتھ درست کریں دبا کر وہاں جائیں جہاں اسے درست کیا جاتا ہے۔ یا انہیں کھلا چھوڑ کر بند کریں پر نشان لگائیں اور پھر بھی بند کریں دبائیں۔
4. پروجیکٹس کی فہرست سے ہٹانے کے لیے اسے آرکائیو میں بھی منتقل کریں پر نشان لگائیں۔
5. پروجیکٹ مکمل ہو جاتا ہے، اور بندش سرگرمی ٹیب پر، کھلی رہ جانے والی چیزوں کے ساتھ، لکھی جاتی ہے۔

پھر جائزہ لکھیں:

1. اختتام ٹیب کھولیں۔
2. پڑھیں کہ پروجیکٹ نے منصوبے کے مقابلے میں کیسا کام کیا: گھنٹے، تاریخیں اور وہ کام جنہوں نے سب سے زیادہ وقت لیا۔
3. لکھیں کہ کیا اچھا رہا، کیا نہیں، اور آپ اگلی بار کیا مختلف کریں گے۔
4. گاہک کی ریٹنگ درج کریں۔
5. اگر آپ بعد میں گاہک کی دیکھ بھال کرتے ہیں تو سپورٹ میں منتقل کریں دبائیں۔

اگر کچھ غلط ہو جائے

• آپ جائزہ نہیں لکھ سکتے: صرف پروجیکٹ کا مالک یا پروجیکٹس میں ترمیم کی اجازت والا کوئی شخص لکھ سکتا ہے۔
• مینو میں پروجیکٹ بند کریں نہیں ہے: اس کے لیے پروجیکٹ میں ترمیم کا حق درکار ہے، اور پروجیکٹ مکمل اور آرکائیو ہونے کے بعد یہ چھپ جاتا ہے۔
• قابلِ بل گھنٹے چیک لسٹ میں نہیں ہیں: مقررہ قیمت والے پروجیکٹ میں گھنٹوں کا الگ الگ بل نہیں بنتا، اس لیے وہ شامل نہیں ہوتے۔

ہفتہ بہ ہفتہ خرچ اور ریٹینر

لاگت ٹیب میں نیچے:

• ہفتہ بہ ہفتہ خرچ دکھاتا ہے کہ لاگت کیسے بنتی گئی، بجٹ کی ایک لکیر کے ساتھ۔ یہ بھی بتاتا ہے کہ اگر خرچ حالیہ رفتار (پچھلے چار مکمل ہفتوں کی اوسط) پر جاری رہا تو بجٹ کب ختم ہوگا۔
• ریٹینر اس گاہک کے لیے ہے جو ہر ماہ کچھ گھنٹوں کی ادائیگی کرتا ہے۔ ہر ماہ شامل گھنٹے لکھیں۔ پھر آپ اس ماہ کے استعمال شدہ گھنٹے اس کے مقابل دیکھتے ہیں، قریب یا زیادہ ہونے پر انتباہ، اور پچھلے چھ ماہ کا جدول۔ ان کا بل بنانے کے لیے گھنٹوں کا بل بنائیں دبائیں (دیکھیں انوائس بنائیں اور بھیجیں)۔

صرف بل کے قابل گھنٹے ریٹینر میں گنے جاتے ہیں۔ شامل گھنٹے بدلنے کے لیے پراجیکٹس میں ترمیم کا حق چاہیے۔