انوائس بنائیں اور بھیجیں

انوائس وہ بل ہے جو آپ گاہک کو بھیجتے ہیں۔ انوائسز میں آپ اسے لکھتے ہیں، PDF کی شکل میں ای میل سے بھیجتے ہیں اور دیکھتے ہیں کہ ابھی کتنا واجب الادا ہے۔ جب انوائس پراجیکٹ کی کسی ادائیگی کا بل ہو تو ادائیگی خود آگے بڑھ جاتی ہے۔

ایک بار ترتیب دیں

1. سیٹنگز کھولیں اور انوائسنگ کی تفصیلات چنیں۔
2. انوائسز پر نام، ٹیکس رجسٹریشن نمبر، پتا اور جوابات کے لیے ای میل لکھیں۔
3. گاہک آپ کو کیسے ادائیگی کرتے ہیں میں اپنے بینک کی تفصیلات لکھیں۔ یہ ہر انوائس پر چھپتی ہیں۔
4. اگر آپ ٹیکس لیتے ہیں تو اس کا نام (مثلاً VAT) اور ٹیکس کی شرح (%) لکھیں۔ ٹیکس نہ لیتے ہوں تو 0 رہنے دیں۔
5. انوائس نمبر کا سابقہ (نمبر اس طرح ہوں گے: INV-0001) اور ادائیگی کے دن چنیں۔ محفوظ کریں دبائیں۔

کسی ادائیگی کے لیے انوائس لکھیں

1. مالیات ماڈیول میں ادائیگیاں کھولیں۔ ادائیگی کی قطار کے آخر میں انوائس بنائیں دبائیں۔
2. انوائس پہلے سے بھری ہوتی ہے: گاہک، پراجیکٹ، رقم اور آپ کی تفصیلات۔ جو ضروری ہو بدلیں، جیسے تفصیل یا واجب الادا تاریخ۔
3. مسودہ محفوظ کریں دبائیں۔ گاہک تک ابھی کچھ نہیں پہنچتا۔

کوئی اور انوائس لکھیں

1. انوائسز کھولیں اور نئی انوائس دبائیں۔
2. گاہک چنیں۔ اس کا پتہ بھر جاتا ہے۔ تفصیل، مقدار اور قیمت کے ساتھ سطریں شامل کریں (+ سطر شامل کریں)۔
3. ٹیکس سطروں کی رقم کے اوپر شامل ہوتا ہے۔ مسودہ محفوظ کریں دبائیں۔

کسی سیلز آرڈر کے لیے انوائس لکھیں

سیلز آرڈر کھولیں اور جو ڈیلیور ہوا اس کی انوائس بنائیں یا باقی کی انوائس بنائیں دبائیں، یا ڈیلیوری نوٹ کھول کر اس ڈیلیوری کی انوائس بنائیں دبائیں۔ ایک ڈرافٹ آرڈر کے گاہک، کرنسی، ٹیکس، حوالے اور لائنوں سے بھر جاتا ہے۔ آپ دوسری لائنیں بھی شامل کر سکتے ہیں (مثلاً ڈیلیوری چارجز)، لیکن کوئی لائن آرڈر پر انوائس کے لیے باقی رقم سے زیادہ کی انوائس نہیں بنا سکتی۔ دیکھیں سیلز آرڈرز اور ڈیلیوری نوٹس۔

بھیجیں

1. انوائس کھولیں اور گاہک کو بھیجیں دبائیں۔ رابطہ چنیں یا ای میل پتہ لکھیں۔ آپ مختصر پیغام بھی شامل کر سکتے ہیں۔
2. Kaam360 انوائس کو PDF کی شکل میں آپ کی کمپنی کے نام سے ای میل کرتا ہے۔ جوابات آپ کے جوابات کے لیے ای میل پر آتے ہیں۔
3. انوائس بھیج دی گئی ہو جاتی ہے۔ اگر وہ کسی ادائیگی کا بل ہے تو وہ ادائیگی انوائس شدہ ہو جاتی ہے۔
4. کسی اور طریقے سے بھیجی (ڈاک یا واٹس ایپ)؟ PDF ڈاؤن لوڈ کریں دبائیں، خود بھیجیں، پھر بھیجا ہوا لکھیں دبائیں۔

PDF گاہک کی زبان میں لکھی جاتی ہے: اس کے مرکزی رابطے پر چنی گئی زبان، ورنہ آپ کے ڈیفالٹ ادائیگی یاد دہانی پلان کی زبان۔ جرمن، ہسپانوی، پرتگالی، انڈونیشیائی، ترکی، فرانسیسی، عربی، اردو اور چینی سب ترجمہ شدہ چھپتی ہیں۔ عربی اور اردو متن دائیں سے بائیں پڑھا جاتا ہے؛ صفحے کی ترتیب انگریزی جیسی ہی رہتی ہے۔ رقمیں کرنسی کے اپنے اعشاریہ دکھاتی ہیں: جاپانی ین یا کوریائی وون کے لیے کوئی نہیں، کویتی، بحرینی، عمانی، اردنی اور تیونسی دینار کے لیے تین۔ کوٹیشنز، سیلز آرڈرز اور ڈیلیوری نوٹس بھی اسی طرح چھپتے ہیں، اور اسکرین پر دستخط شدہ ڈیلیوری آپ کی تنظیم کے ٹائم زون میں وقت دکھاتی ہے۔

جب رقم آ جائے

جب رقم آئے، حصوں میں یا ایک ساتھ، تو انوائس کھولیں اور ادائیگی وصول کریں دبائیں۔ رقم موصول ہونے کی تاریخ اور رقم درج کریں (جزوی ادائیگی کے لیے واجب سے کم درج کریں؛ باقی واجب رہتی ہے)، ادائیگی کا طریقہ چنیں (بینک ٹرانسفر، نقد، کارڈ یا دیگر)، چاہیں تو حوالہ اور نوٹ شامل کریں، اور ادائیگی محفوظ کریں دبائیں۔ انوائس دکھاتی ہے کہ اب تک موصول کتنا ہوا اور ابھی واجب الادا کتنا ہے؛ جب کچھ واجب نہ رہے تو یہ خود ادا شدہ ہو جاتی ہے۔ اگر یہ کسی پروجیکٹ ادائیگی کا بل ہے تو اس ادائیگی کو بھی اس کا حصہ ملتا ہے، اور ہر ادائیگی اپنے دن لیجر اور QuickBooks یا Xero تک پہنچتی ہے۔

انوائس پر موصول ادائیگیاں کارڈ اس پر ہر ادائیگی دکھاتا ہے، چاہے وہ کہیں بھی درج ہوئی ہو: انوائس پر، ادائیگیاں صفحے پر، آن لائن (ابھی ادا کریں)، چیک سے، ایڈوانس سے یا کریڈٹ نوٹ سے۔ کوئی غلطی سے درج ہو گئی؟ اس کے ساتھ واپس کریں دبائیں اور تصدیق کریں: یہ رقم انوائس پر پھر واجب ہو جاتی ہے۔ باقی سطریں بتاتی ہیں کہ انہیں کہاں واپس کیا جاتا ہے (ادائیگیاں صفحہ، Stripe میں ریفنڈ، چیک، ایڈوانس یا کریڈٹ نوٹ)۔

باقی سب ایک قدم میں درج کرنے کے لیے ادا شدہ نشان زد کریں دبائیں اور رقم آنے کی تاریخ چنیں۔ انوائس ادا شدہ ہو جاتی ہے اور اس کی ادائیگی وصول شدہ۔ غلطی سے ادا شدہ نشان لگا دیا؟ غیر ادا شدہ کے طور پر نشان لگائیں دبائیں: انوائس پھر واجب ہو جاتی ہے اور «ادا شدہ نشان زد کریں» نے جو درج کیا تھا وہ ہٹ جاتا ہے (انوائس پر موصول ادائیگیاں برقرار رہتی ہیں)۔ یہ صرف ہاتھ سے ادا شدہ نشان زد انوائس کے لیے کام کرتا ہے؛ آن لائن (ابھی ادا کریں)، چیک، ایڈوانس یا کریڈٹ نوٹ سے آئی رقم وہیں واپس کی جاتی ہے جہاں درج ہوئی تھی۔

واجب الادا رقم پر نظر رکھیں

• انوائسز کے اوپر کے خانے دکھاتے ہیں کہ کتنا ابھی واجب الادا ہے، کتنا تاخیر شدہ ہے اور اس ماہ ادا شدہ کتنا ہے۔
• ٹیبز ادائیگی کے منتظر، تاخیر شدہ، مسودات اور ادا شدہ کو الگ کرتے ہیں۔
• انوائس تاخیر شدہ تب ہوتی ہے جب وہ بھیجی جا چکی ہو اور اس کی واجب الادا تاریخ گزر چکی ہو۔

ادائیگی کی یاد دہانیاں

• Kaam360 آپ کی طرف سے غیر ادا شدہ انوائسز کی مرحلہ وار یاد دہانی کر سکتا ہے: آخری تاریخ سے پہلے، اسی دن، پھر بتدریج سختی سے۔ اسے ادائیگی کی یاد دہانیاں (مالیات ماڈیول میں) میں ترتیب دیں۔ دیکھیں ادائیگی کی یاد دہانیاں: غیر ادا شدہ انوائسز کی خودکار یاد دہانی۔
• کسی گاہک کو خود یاد دلانے کے لیے انوائس کھولیں اور یاد دہانی بھیجیں دبائیں۔ ہر انوائس کے لیے روزانہ زیادہ سے زیادہ ایک یاد دہانی جاتی ہے۔
• انوائس پر ادائیگی کی یاد دہانیاں کارڈ اگلی یاد دہانی اور اب تک کی تمام یاد دہانیاں دکھاتا ہے، اور وہاں آپ انہیں روک سکتے ہیں یا انوائس کو متنازع نشان زد کر سکتے ہیں۔

انوائس جو خود بخود دہراتے ہیں

ماہانہ ریٹینر، ہوسٹنگ یا سالانہ لائسنس کے لیے بار بار آنے والے انوائس استعمال کریں (مالیات ماڈیول میں، انوائسز کے نیچے)۔

1. دائیں طرف فارم بھریں اور ترتیب دیں دبائیں: ایک نام، گاہک، کتنی بار دہراتا ہے (دہرایا جاتا ہے: ہر ہفتے، ماہ، 3 ماہ یا سال)، پہلا انوائس بتاریخ کی تاریخ، ادائیگی کے دن اور کس چیز کا انوائس بنتا ہے (تفصیل، مقدار اور قیمت؛ مزید کے لیے + سطر شامل کریں)۔ ٹیکس انوائسنگ کی تفصیلات سے آتا ہے۔ یا + اپنی پروڈکٹس سے شامل کریں… سے کوئی آئٹم چنیں: لائن آئٹم سے اپنا ربط رکھتی ہے، اس لیے اس سے بننے والے انوائس پروڈکٹ کے لحاظ سے فروخت میں گنے جاتے ہیں۔
2. ہر تاریخ پر Kaam360 اگلا انوائس خود بناتا ہے۔ ڈیفالٹ طور پر یہ مسودہ کے طور پر آپ کے جائزے کا انتظار کرتا ہے۔ اگر فوراً بھیجنا ہو تو ہر انوائس بنتے ہی کسٹمر کو ای میل کریں پر نشان لگائیں (اور کو بھیجیں میں پتہ دیں)۔ اگر ای میل بند ہو تو یہ مسودہ ہی رہتا ہے۔
3. فہرست میں اگلی تاریخ، کتنے بن چکے اور آخری کے بارے میں نوٹ نظر آتا ہے۔ روکنے اور دوبارہ شروع کرنے کے لیے روکیں اور جاری کریں، پہلے بنانے کے لیے اگلا ابھی بنائیں، رقم یا تاریخیں بدلنے کے لیے ترمیم (اگلا انوائس نئی تفصیل استعمال کرتا ہے) اور ہٹانے کے لیے حذف کریں استعمال کریں۔ بن چکے انوائس باقی رہتے ہیں۔
4. کسی تاریخ پر ختم کرنے کے لیے اس کے بعد بند کریں (اختیاری) استعمال کریں۔ جو ماہانہ انوائس 31 کو شروع ہو وہ چھوٹے مہینوں میں آخری دن پر آتا ہے۔
5. رکے ہوئے کو دوبارہ شروع کرنے پر وہ انوائس نہیں بنتے جو رکنے کے دوران واجب ہوئے۔

اعداد و شمار اپنے اکاؤنٹنٹ کو دیں

1. انوائسز کھولیں اور ایکسپورٹ دبائیں۔
2. چنیں کہ فائل کس کے لیے ہے: ایک اسپریڈ شیٹ (Excel، Google Sheets)، Xero یا QuickBooks۔ تاریخیں (جاری ہوئیں از اور جاری ہوئیں تک) چنیں اور ڈاؤن لوڈ کریں دبائیں۔ اسپریڈ شیٹ ایک Excel ورک بک (.xlsx) کے طور پر آتی ہے جو آپ کے کمپیوٹر کے اعشاری نشان سے قطع نظر درست کھلتی ہے؛ Xero اور QuickBooks کی فائلیں CSV ہیں، کیونکہ یہ پروگرام انہیں اسی طرح امپورٹ کرتے ہیں۔
3. فائل میں اس مدت میں بھیجی گئی یا ادا شدہ ہر انوائس ہوتی ہے، ہر انوائس سطر کے لیے ایک قطار۔ مسودے اور منسوخ انوائسز شامل نہیں ہوتیں۔
4. Xero اور QuickBooks کے لیے انوائسنگ کی تفصیلات میں اکاؤنٹنگ ایکسپورٹ کے تحت سیلز اکاؤنٹ کوڈ (اور Xero کا ٹیکس کی قسم) ایک بار طے کریں۔ درست قدریں اپنے اکاؤنٹنٹ سے پوچھیں۔ فائلیں ان پروگراموں کے عام انوائس امپورٹ کالموں کے مطابق ہیں؛ اگر آپ کا ورژن کوئی اور کالم مانگے تو آپ کا اکاؤنٹنٹ ایک منٹ میں ملا سکتا ہے۔
5. کیا آپ چاہتے ہیں کہ انوائسیں، ادائیگیاں اور کسٹمرز خود بخود QuickBooks یا Xero میں آ جائیں؟ دیکھیں QuickBooks یا Xero جوڑیں۔

غلطیاں

• مسودہ بدلا یا حذف کیا جا سکتا ہے۔
• جو انوائس بھیجی جا چکی ہو وہ بدلی نہیں جا سکتی۔ منسوخ کریں دبائیں اور نئی لکھیں۔ منسوخ انوائس ریکارڈ میں رہتی ہے۔ اس کی ادائیگی دوبارہ انوائس کی منتظر ہو جاتی ہے۔
• ادا شدہ انوائس منسوخ نہیں ہو سکتی۔ اگر کوئی ادائیگی غلطی سے درج ہوئی ہو تو اسے وہیں واپس کریں جہاں درج ہوئی تھی: انوائس پر موصول ادائیگیاں کارڈ بتاتا ہے کہ کہاں۔
• بھیجی گئی یا ادا شدہ انوائس کو پورا یا اس کا کچھ حصہ واپس لینے کے لیے (واپس آیا مال، کم کی گئی قیمت) اس پر کریڈٹ نوٹ دبائیں۔ دیکھیں کریڈٹ نوٹس، ریفنڈز اور اسٹیٹمنٹس۔

واٹس ایپ پر شیئر کریں

گاہک کو بھیجیں میں یا واٹس ایپ پر شیئر کریں والا حصہ واٹس ایپ کو تیار پیغام کے ساتھ کھولتا ہے، جس میں رقم، آخری تاریخ اور ادائیگی کا طریقہ شامل ہے۔

1. کوئی رابطہ چنیں (یا ملک کے کوڈ کے ساتھ فون نمبر لکھیں، مثلاً +92 300 1234567)۔ واٹس ایپ کھولیں دبائیں۔
2. واٹس ایپ میں بھیجیں دبائیں۔ Kaam360 PDF منسلک نہیں کر سکتا: چاہیں تو PDF ڈاؤن لوڈ کریں دبائیں اور چیٹ میں منسلک کریں۔
3. 0 سے شروع ہونے والے نمبر اس واٹس ایپ کے لیے ڈائلنگ کوڈ سے مکمل ہوتے ہیں جو آپ سیٹنگز، انوائسنگ کی تفصیلات میں ایک بار طے کرتے ہیں۔

ریکارڈ شدہ وقت کا بل بنائیں

اگر آپ گھنٹوں کے حساب سے چارج کرتے ہیں تو Kaam360 آپ کی ٹیم کے ریکارڈ کیے گئے گھنٹوں کو انوائس میں بدل سکتا ہے۔

1. انوائسز کھولیں اور ریکارڈ شدہ وقت کا بل بنائیں دبائیں۔
2. پروجیکٹ چنیں (اس کا گاہک ہونا ضروری ہے) اور سے اور تک کی تاریخیں۔ گھنٹے دکھائیں دبائیں۔
3. آپ کو ہر شخص کے بل کے قابل گھنٹے نظر آئیں گے۔ ہر شخص کا فی گھنٹہ نرخ لکھیں۔ Kaam360 اسے اگلی بار کے لیے یاد رکھتا ہے۔
4. انوائس کا مسودہ بنائیں دبائیں۔ انوائس میں ہر شخص کی ایک لائن ہوتی ہے: اس کے گھنٹے اس کے نرخ پر۔ اسے دیکھیں، جو چاہیں بدلیں، پھر معمول کے مطابق بھیجیں۔

صرف منظور شدہ گھنٹوں کا بل بنتا ہے، سوائے اس کے کہ آپ ان گھنٹوں کا بھی بل بنائیں جو ابھی منظوری کے منتظر ہیں پر نشان لگائیں۔ جو گھنٹے بل کے قابل نہیں لکھے گئے وہ چھوڑ دیے جاتے ہیں۔ ہر گھنٹے کا بل ایک ہی بار بنتا ہے: اگر آپ انوائس کا مسودہ حذف کریں یا انوائس منسوخ کریں تو اس کے گھنٹے دوبارہ بل کے قابل ہو جاتے ہیں۔

جب تک گھنٹے کسی انوائس (ڈرافٹ یا جاری شدہ) پر ہوں، انہیں تبدیل یا حذف نہیں کیا جا سکتا، تاکہ انوائس ہمیشہ اپنے پیچھے کے گھنٹوں سے میل کھائے۔ انہیں بدلنے کے لیے پہلے ڈرافٹ حذف کریں یا انوائس منسوخ کریں۔

پروڈکٹس سے لائنیں شامل کریں

نئی یا ڈرافٹ انوائس پر لائنوں کے اوپر اپنی پروڈکٹس سے شامل کریں سے آئٹم چنیں۔ اس کی تفصیل، قیمت اور معمول کا ٹیکس بھر جاتے ہیں، اور آپ انہیں پھر بھی بدل سکتے ہیں۔ لائن آئٹم کو یاد رکھتی ہے، تاکہ پروڈکٹ کے لحاظ سے فروخت رپورٹ اسے گن سکے۔ سیلز آرڈر سے بنی انوائسز آرڈر پر چنے گئے آئٹمز برقرار رکھتی ہیں۔