ٹکٹ کا جواب دیں

ٹکٹ گاہک کی ایک درخواست ہے۔ یہ گائیڈ دکھاتی ہے کہ ٹکٹ کیسے تلاش کریں، اس کا جواب دیں اور اسے بند کریں۔ صفحہ مینو کے سپورٹ حصے میں ہے۔ اگر آپ کو ٹکٹ نظر نہ آئے تو ہو سکتا ہے آپ کے کردار یا پلان میں شامل نہ ہو۔

ٹکٹ تلاش کریں

1. مینو میں ٹکٹ کھولیں۔ اس کے ساتھ ایک چھوٹا عدد دکھاتا ہے کہ کتنے ٹکٹ آپ کے جواب کے منتظر ہیں۔
2. فلٹر کرنے کے لیے اوپر کے بٹن استعمال کریں: کھلا، ہمیں جواب دینا ہے، میرے، غیر تفویض شدہ، جواب میں تاخیر، گاہک کا انتظار، حل شدہ یا سب۔
3. عنوان، ٹکٹ نمبر، شخص یا کمپنی تلاش کرنے کے لیے سرچ باکس میں ٹائپ کریں۔
4. صرف ایک ساتھی کے ٹکٹ دیکھنے کے لیے تفویض کردہ کی فہرست استعمال کریں۔
5. ٹکٹ کھولنے کے لیے اس پر کلک کریں۔

گاہک کو جواب دیں

1. گفتگو پڑھیں۔ گاہک، آپ کی ٹیم کے پیغامات اور نجی نوٹس پر مختلف نشان لگے ہوتے ہیں۔ سب سے نیا پیغام اوپر ہوتا ہے؛ گفتگو شروع سے پڑھنے کے لیے اس کے اوپر پرانی پہلے دبائیں (Kaam360 آپ کا انتخاب یاد رکھتا ہے)۔ لمبی گفتگو پرانے پیغامات سمیٹ دیتی ہے: انہیں دیکھنے کے لیے … پچھلے پیغامات دکھائیں دبائیں۔ گاہک کا تازہ پیغام جب تک آپ کے جواب کا منتظر ہو، نیا جواب سے نشان زد ہوتا ہے۔
2. گاہک کو جواب دیں ٹیب پر اپنا جواب لکھیں۔ گاہک کو یہ ای میل پر ملتا ہے۔ اگر ٹکٹ پر ای میل ایڈریس نہ ہو تو کچھ ای میل نہیں ہوتا۔
3. وقت بچانے کے لیے تیار جواب شامل کریں سے کوئی محفوظ جواب چنیں۔ دیکھیں تیار جوابات استعمال کریں۔
4. ضرورت ہو تو فائل کے بٹن سے فائلیں شامل کریں۔
5. جواب بھیجیں دبائیں، یا اگر آپ کا جواب معاملہ طے کر دیتا ہے تو بھیجیں اور حل شدہ کا نشان لگائیں۔

اپنی ٹیم سے نجی طور پر بات کریں

نجی نوٹ ٹیب کھولیں، اپنا نوٹ لکھیں اور نوٹ شامل کریں دبائیں۔ اسے صرف آپ کی ٹیم دیکھتی ہے۔ گاہک کبھی نہیں دیکھتا۔

حالت، ترجیح یا ذمہ دار بدلیں

دائیں طرف حیثیت اور ذمہ دار کے نیچے آپ حالت، ترجیح، قسم اور تفویض کردہ بدل سکتے ہیں، پھر محفوظ کریں دبائیں۔ ٹکٹ اپنے آپ کو دینے کے لیے خود سنبھالیں دبائیں۔

• گاہک کا انتظار کا مطلب ہے کہ آپ نے جواب دے دیا ہے اور ان کا انتظار کر رہے ہیں۔
• روکا ہوا کا مطلب ہے کہ آپ ابھی آگے نہیں بڑھ سکتے۔
• حل شدہ کا مطلب ہے کہ کام مکمل ہے۔ اگر گاہک دوبارہ لکھے تو ٹکٹ دوبارہ کھل جاتا ہے۔

عنوان، پوچھنے والا، گاہک یا پروجیکٹ درست کریں

حیثیت اور ذمہ دار کے نیچے آپ عنوان، پوچھنے والا، ان کا ای میل پتہ (جہاں جوابات ای میل ہوتے ہیں)، گاہک اور پروجیکٹ بھی بدل سکتے ہیں، پھر محفوظ کریں دبائیں۔ ٹکٹ کسی پروجیکٹ کے کسٹمر پورٹل میں تبھی دکھتا ہے جب وہ اسی پروجیکٹ پر ہو، اس لیے ای میل سے آئے ٹکٹ کے لیے پروجیکٹ چنیں۔ جس ٹکٹ کا کوئی گاہک نہ ہو اسے پروجیکٹ کا گاہک مل جاتا ہے۔

ای میل میں کاپی کیے گئے لوگ (سب کو جواب)

جب کوئی گاہک اپنی ای میل میں ساتھیوں کو کاپی (Cc) کرتا ہے، Kaam360 یہ پتے ٹکٹ پر محفوظ رکھتا ہے۔ پھر آپ کا بھیجا ہر جواب گاہک کو اور کاپی کے طور پر ان ساتھیوں کو بھی جاتا ہے، تاکہ کوئی رہ نہ جائے۔ آپ انہیں بھیجنے والے کے نیچے، اور جواب کے خانے کے اوپر "یہ بھی جاتا ہے" کے ساتھ دیکھتے ہیں۔ جب ان میں سے کوئی ای میل کا جواب دے تو وہ جواب اسی ٹکٹ میں شامل ہو جاتا ہے۔

فہرست بدلنے کے لیے حیثیت اور ذمہ دار کے تحت جوابات میں کاپی (Cc) میں ترمیم کریں اور محفوظ کریں دبائیں۔ کاما سے الگ کر کے پتے شامل کریں، یا کوئی ہٹا دیں۔ زیادہ سے زیادہ 10 لوگ کاپی ہو سکتے ہیں۔ آپ کے اپنے ہیلپ ڈیسک کے پتے کبھی کاپی نہیں ہوتے۔

شیڈول پر کام کی منصوبہ بندی کریں

حیثیت اور ذمہ دار کے نیچے آپ یہ بھی بھر سکتے ہیں:

• آخری تاریخ: وہ دن جب تک آپ اسے حل کرنا چاہتے ہیں۔ اسے خالی چھوڑیں تاکہ وہ دن استعمال ہو جس تک سپورٹ ہدف کے مطابق اسے حل ہونا چاہیے۔
• متوقع کام (گھنٹے): اس میں کتنا وقت لگے گا۔ اسے خالی چھوڑیں تاکہ اس کی ترجیح کے معمول کے گھنٹے استعمال ہوں۔

محفوظ کریں دبائیں۔ پھر ٹکٹ اس دن شیڈول پر اور اس شخص کے میرا دن میں دکھائی دیتا ہے جسے یہ دیا گیا ہے، اور اس کے گھنٹے اس کے دن اور گنجائش میں شمار ہوتے ہیں۔ دیکھیں دیکھیں کون مصروف ہے: شیڈول اور روڈ میپ۔

اگر کچھ غلط ہو جائے

• گاہک کو آپ کا جواب نہیں ملا: دیکھیں کہ ٹکٹ پر ان کا ای میل ایڈریس موجود ہے، اور ان سے کہیں کہ اسپیم میں دیکھ لیں۔
• آپ جواب نہیں دے سکتے: ہو سکتا ہے آپ کا کردار صرف دیکھنے کی اجازت دیتا ہو۔ کسی ایڈمنسٹریٹر سے پوچھیں، دیکھیں اپنی ٹیم کو مدعو کریں اور کردار چنیں۔