Vea quién está ocupado: Calendario y Hoja de ruta

Dos páginas muestran su plan sobre el calendario. Calendario es para la semana próxima y las personas. Hoja de ruta es para todo el año y los proyectos.

Calendario

1. Pulse Calendario en el módulo Gestión de proyectos del menú.
2. Elija Calendario para ver qué llega cuándo, o Carga de trabajo del empleado para ver el día de cada persona. Use Anterior, Hoy y Siguiente para moverse.
3. Use los filtros de arriba para elegir proyectos, equipos, personas y Estado. Cada uno le deja marcar varias opciones a la vez (por ejemplo Por hacer y En curso, o dos proyectos). Deje un filtro vacío para verlo todo. Si marca un estado cerrado como Cerrado o Resuelto, esas tareas se muestran aunque Mostrar cerradas esté desactivado.
4. Si puede ver la mesa de soporte, Mostrar tickets está marcado: también aparecen los tickets de soporte (vea abajo). Desmárquelo para ver solo tareas.
5. Pulse Añadir tarea para crear una tarea nueva desde el calendario. Se abre a la derecha un panel con el aspecto de una tarea abierta: escriba el nombre, elija el proyecto, escriba la descripción y rellene los responsables, las fechas y los detalles. El día (y la persona) que pulsó ya vienen rellenados. Pulse Crear tarea y la tarea nueva se abre en el mismo panel, lista para comentarios, subtareas y archivos. El + de un día hace lo mismo para ese día.

Cómo se calculan las horas de cada día

No tiene que hacer nada: Kaam360 calcula el día de cada persona a partir de sus tareas.

• Lo que queda: la estimación de una tarea menos el tiempo ya registrado en ella. Una tarea estimada en 16 horas con 4 horas registradas tiene 12 horas pendientes.
• Repartido entre los días laborables: lo que queda se reparte por igual desde hoy (o desde la fecha de inicio, si es posterior) hasta la fecha de vencimiento. Se saltan los días libres semanales, los festivos y las ausencias aprobadas. Así, 12 horas entre miércoles, jueves y viernes son 4 horas al día, no 12 horas cada día.
• Solo una fecha de vencimiento: se reparte desde hoy hasta la fecha de vencimiento.
• Vencida: todo lo que queda cuenta hoy, y la tarea se muestra en rojo.
• Sin fechas: la tarea no está en ningún día. Aparece en Sin programar debajo del calendario, para que pueda darle una fecha de vencimiento.
• Varios responsables: cada uno recibe una parte igual.
• Los días ya pasados muestran el tiempo registrado. En Carga de trabajo del empleado, una tarea planificada en un día pasado sin tiempo registrado sigue apareciendo ahí, atenuada, con «planificada, nada registrado», para que la semana pasada muestre lo que cada persona debía hacer.
• Hoy muestra el tiempo ya registrado hoy (marcado como "h registradas") y además lo que queda planificado para el resto del día. También aparece ahí el tiempo registrado hoy en una tarea ya cerrada.
• Los tickets de soporte también cuentan: cada ticket abierto cuenta su trabajo previsto (por ejemplo 1 h) el día en que vence, para la persona a la que está asignado.

Tickets de soporte en el Calendario

El trabajo de soporte es trabajo real, así que los tickets que atiende cada persona forman parte de su día.

1. Un ticket aparece con un icono de ticket y su propio color, su número (por ejemplo SUP-0012), su asunto, una insignia de estado (como Abierta) y una insignia de prioridad (como Alta).
2. Se sitúa en su fecha de vencimiento. Si nadie la fijó, se sitúa en el día en que su objetivo de soporte dice que debe resolverse, marcado como Vence por SLA. Si ese día no es laborable, sus horas van al último día laborable anterior.
3. Un ticket vencido, o uno que ha superado un objetivo de soporte (marcado como SLA incumplido), se muestra en rojo. Sus horas cuentan hoy, o el siguiente día laborable si hoy no se trabaja, igual que una tarea vencida.
4. Pulse un ticket para abrirlo en Tickets. Los tickets no se pueden arrastrar: para moverlo, cambie su Fecha de vencimiento en el ticket.
5. Los tickets resueltos y cerrados salen del Calendario. Los tickets que nadie atiende no están en el día de nadie.

Cuántas horas cuenta un ticket se fija por prioridad en Objetivos de soporte, y puede cambiarse en cada ticket. Vea Fije objetivos de tiempo de respuesta.

Lea el día de una persona

En Carga de trabajo del empleado cada fila es una persona y cada casilla un día. La barra al pie de una casilla muestra las horas planificadas frente a las horas que la persona tiene ese día (por ejemplo "6 / 8 h"):

• verde: menos del 80 % de sus horas.
• ámbar: del 80 % al 100 %.
• rojo: más del 100 %, o trabajo en un día libre.

La columna Total muestra la semana. En Calendario, la barra fina bajo cada día muestra lo mismo para todas las personas mostradas. Los días libres aparecen como LIBRE. Las horas de un día laborable se fijan en Zona horaria y semana laboral, y cada persona puede tener las suyas. Consulte Fije su zona horaria y su semana laboral.

Planifique un día a mano (opcional)

Si el reparto igual no es como irá de verdad el trabajo, cámbielo:

1. En Carga de trabajo del empleado, pulse las horas de una tarea (por ejemplo 4 h).
2. Escriba las horas de ese día y pulse Guardar. Una chincheta marca un día fijado a mano.
3. El resto de las horas de la tarea se reparte solo entre sus otros días.

También puede arrastrar una tarea a otro día en la fila de la misma persona, entre hoy y su fecha de vencimiento: las horas de ese día pasan allí y el resto se reparte de nuevo. Arrastrarla fuera de esos días, o a otra persona, mueve las fechas de la tarea o se la da a esa persona, como antes. Para deshacerlo, pulse las horas y elija Volver a automático, o Repartir de nuevo todos los días para toda la tarea.

Ordenar el día de una persona por importancia

En Carga de trabajo del empleado, arrastre tareas arriba y abajo dentro de un día para indicar qué va primero:

1. Arrastre una tarea sobre otra tarea de la misma casilla. Si la sube, queda encima de esa tarea; si la baja, debajo. Una línea muestra dónde quedará.
2. Las tareas del día se numeran entonces desde arriba: 1 es la más importante. El orden se guarda para esa persona y ese día, y todos los que ven el calendario ven el mismo orden.
3. Las tareas sin ordenar van después de las numeradas, como antes. Los tickets del servicio de ayuda no se pueden arrastrar.

Cada persona puede ordenar sus propios días. Los jefes de equipo, y quienes pueden ver el calendario de todos, pueden hacerlo para las personas que ven.

Hoja de ruta

1. Pulse Hoja de ruta en el menú.
2. Ve las fases y los hitos de los proyectos de los que es responsable o miembro en una sola línea de tiempo. Quien puede ver todos los proyectos los ve todos.
3. Busque los hitos marcados como vencidos y los que vencen en los próximos 30 días.
4. Para ensanchar o estrechar los nombres de los proyectos, arrastre el borde de la columna de nombres, o pulse Tab hasta elegir el borde y use las flechas. Haga doble clic en el borde para plegar los nombres, y otra vez para recuperarlos. Su navegador recuerda el ancho.

Si la página está vacía, ponga fechas a las fases, o añada hitos en la pestaña Hitos de un proyecto. Consulte Fije hitos, riesgos y una línea base.

Si algo sale mal

• Falta una tarea en el Calendario: necesita una fecha de vencimiento y un responsable. Las tareas sin fechas están en Sin programar.
• Falta un ticket: debe estar abierto y asignado a alguien, Mostrar tickets debe estar marcado y no debe haber ningún Estado elegido en el filtro.
• Una persona no muestra trabajo: puede que no tenga tareas con fechas esta semana, o que sus tareas no tengan estimación.
• No se pueden cambiar las horas de un día: solo desde hoy hasta la fecha de vencimiento, y no en una tarea vencida. Dele primero una nueva fecha de vencimiento.