Fatura oluşturun ve gönderin

Fatura, bir müşteriye gönderdiğiniz hesaptır. Faturalar'da faturayı yazar, PDF olarak e-postayla gönderir ve hâlâ neyin borçlu olunduğunu görürsünüz. Bir fatura bir projenin ödemesini faturalandırdığında o ödeme kendiliğinden ilerler.

Bir kez kurun

1. Ayarlar'ı açın ve Faturalandırma bilgileri'ni seçin.
2. Faturalardaki ad'ı, Vergi kayıt numarası'nızı, Adres'i ve Yanıtlar için e-posta'yı yazın.
3. Müşterilerin size nasıl ödediği bölümüne banka bilgilerinizi yazın. Bunlar her faturaya basılır.
4. Vergi alıyorsanız adını (örneğin KDV) ve Vergi oranı (%)'nı yazın. Vergi almıyorsanız 0 olarak bırakın.
5. Fatura numarası öneki'ni (numaralar INV-0001 gibi görünür) ve Ödeme süresi (gün)'ü seçin. Kaydet'e basın.

Bir ödeme için fatura yazın

1. Finans modülünde Ödemeler'i açın. Bir ödemenin satırının sonunda Fatura oluştur'a basın.
2. Fatura sizin için doldurulur: müşteri, proje, tutar ve bilgileriniz. Açıklama veya son ödeme tarihi gibi gerekenleri değiştirin.
3. Taslağı kaydet'e basın. Henüz müşteriye hiçbir şey ulaşmaz.

Başka bir fatura yazın

1. Faturalar'ı açın ve Yeni fatura'ya basın.
2. Müşteri'yi seçin. Adresi doldurulur. Açıklama, miktar ve fiyatla satırları (+ Satır ekle) ekleyin.
3. Vergi, satır tutarlarının üzerine eklenir. Taslağı kaydet'e basın.

Bir satış siparişi için fatura yazın

Satış siparişini açın ve Teslim edileni faturala veya Kalanı faturala'ya basın ya da bir irsaliyeyi açıp Bu teslimatı faturala'ya basın. Siparişin müşterisi, para birimi, vergisi, referansı ve satırlarıyla bir taslak doldurulur. Başka satırlar ekleyebilirsiniz (örneğin nakliye ücreti), ancak hiçbir satır siparişte faturalandırılmayı bekleyen miktardan fazlasını faturalandıramaz. Bkz. Satış siparişleri ve irsaliyeler: tekliften faturaya.

Gönderin

1. Faturayı açın ve Müşteriye gönder'e basın. Bir kişi seçin veya bir e-posta adresi yazın. Kısa bir mesaj ekleyebilirsiniz.
2. Kaam360 faturayı şirketiniz adına PDF olarak e-postayla gönderir. Yanıtlar Yanıtlar için e-posta adresinize gelir.
3. Fatura Gönderildi'ye geçer. Bir ödemeyi faturalandırıyorsa o ödeme Faturalandı olur.
4. Başka bir yolla mı gönderdiniz (posta veya WhatsApp)? PDF indir'e basın, kendiniz gönderin, ardından Gönderildi olarak işaretle'ye basın.

PDF müşterinin dilinde yazılır: ana kişisinde seçilen dil, yoksa varsayılan ödeme hatırlatma planınızın dili. Almanca, İspanyolca, Portekizce, Endonezce, Türkçe, Fransızca, Arapça, Urduca ve Çince belgelerin hepsi çevrilmiş olarak basılır. Arapça ve Urduca metin sağdan sola okunur; sayfa düzeni İngilizcedeki gibi kalır. Tutarlar para biriminin kendi ondalık hanelerini gösterir: Japon yeni veya Kore wonu için hiç, Kuveyt, Bahreyn, Umman, Ürdün ve Tunus dinarı için üç. Teklifler, satış siparişleri ve irsaliyeler de aynı şekilde basılır; ekranda imzalanan bir teslimat saati kuruluşunuzun saat diliminde gösterir.

Para geldiğinde

Para geldiğinde, parça parça ya da tek seferde, faturayı açın ve Ödeme al'a basın. Paranın geldiği tarih'i ve Tutar'ı yazın (kısmi ödeme için borçtan az girin; kalanı borç olarak kalır), Nasıl ödendi'yi seçin (banka havalesi, nakit, kart veya diğer), isterseniz bir Referans ve not ekleyin ve Ödemeyi kaydet'e basın. Fatura Şimdiye kadar tahsil edilen ve Hâlâ borç tutarlarını gösterir; borç kalmayınca kendiliğinden Ödendi olur. Fatura bir proje ödemesini faturalandırıyorsa o ödeme de payını alır ve her ödeme kendi gününde defter-i kebire ve QuickBooks'a veya Xero'ya ulaşır.

Faturadaki Alınan ödemeler kartı, nerede kaydedilmiş olursa olsun faturadaki her ödemeyi listeler: faturada, Ödemeler sayfasında, çevrimiçi (Şimdi öde), çekle, bir avanstan ya da bir alacak dekontuyla. Birini yanlışlıkla mı kaydettiniz? Yanındaki Geri al'a basıp onaylayın: bu tutar faturada yeniden borçlu olur. Diğer satırlar nerede geri alınacaklarını söyler (Ödemeler sayfası, Stripe'ta bir iade, çek, avans veya alacak dekontu).

Kalan her şeyi tek adımda kaydetmek için Ödendi olarak işaretle'ye basın ve paranın geldiği tarihi seçin. Fatura Ödendi olur ve ödemesi Alındı olur. Yanlışlıkla ödendi mi işaretlediniz? Ödenmedi olarak işaretle'ye basın: fatura yeniden borçlu olur ve Ödendi olarak işaretle'nin kaydettiği kaldırılır (faturada alınan ödemeler kalır). Bu yalnızca elle ödendi işaretlenen faturalarda çalışır; çevrimiçi (Şimdi öde), çekle, avanstan veya alacak dekontuyla gelen para kaydedildiği yerde geri alınır.

Borçlu olunanı takip edin

• Faturalar'ın üstündeki kutular Hâlâ borç olanı, Gecikmiş olanı ve Bu ay ödenen'i gösterir.
• Sekmeler Ödeme bekleniyor, Gecikmiş, Taslaklar ve Ödendi'yi ayırır.
• Gönderilmiş ve son ödeme tarihi geçmiş bir fatura Gecikmiş olur.

Ödeme hatırlatmaları

• Kaam360 ödenmemiş faturaları sizin için adım adım takip edebilir: son ödeme tarihinden önce, o gün ve sonra giderek daha kararlı biçimde. Bunu Ödeme hatırlatmaları'nda (Finans modülünde) kurun. Bkz. Ödeme hatırlatmaları: ödenmemiş faturaları otomatik takip edin.
• Bir müşteriye kendiniz hatırlatmak için faturayı açın ve Hatırlatma gönder'e basın. Fatura başına günde en fazla bir hatırlatma gider.
• Faturadaki Ödeme hatırlatmaları kartı sonraki hatırlatmayı ve şimdiye kadar gönderilen her hatırlatmayı gösterir; hatırlatmaları duraklatmanıza veya faturayı itirazlı olarak işaretlemenize olanak tanır.

Kendiliğinden tekrarlanan faturalar

Aylık bir hizmet paketi, barındırma veya yıllık bir lisans için Tekrarlanan faturalar'ı (Finans modülünde, Faturalar'ın altında) kullanın.

1. Sağdaki formu doldurduktan sonra Kur'a basın: bir Ad, Müşteri, ne sıklıkla Tekrarlanır (her hafta, ay, 3 ay veya yıl), İlk fatura tarihi, Ödeme süresi (gün) ve Neyin faturalandırıldığı (açıklama, miktar ve fiyat; daha fazlası için + Satır ekle). Vergi Faturalandırma bilgileri'nden doldurulur. Ya da + Ürünlerinizden ekle… ile bir kalem seçin: satır kalemle bağlantısını korur, böylece yazdığı faturalar Ürüne göre satışlar raporunda sayılır.
2. Her tarihte Kaam360 sonraki faturayı sizin için yazar. Varsayılan olarak kontrol edebilmeniz için Taslak olarak bekler. Hemen gönderilmesini istiyorsanız Her faturayı yazılır yazılmaz müşteriye e-postayla gönder'i işaretleyin (ve Şuraya gönder adresini verin). E-posta kapalıysa taslak olarak kalır.
3. Listede sonraki tarihi, kaç tane yazıldığını ve sonuncusu hakkında bir notu görürsünüz. Durdurup yeniden başlatmak için Duraklat ve Sürdür'ü, erken yazmak için Sıradakini şimdi yaz'ı, tutarı veya tarihleri değiştirmek için Düzenle'yi (sonraki fatura yeni bilgileri kullanır) ve kaldırmak için Sil'i kullanın. Önceden yazılmış faturalar kalır.
4. Bir tarihte bitirmek için Şu kadar sonra dur (isteğe bağlı)'yı kullanın. Ayın 31'inde başlayan aylık bir fatura, daha kısa aylarda ayın son gününe düşer.
5. Duraklatılmış birini sürdürmek, duraklatıldığı sırada vadesi gelen faturaları yazmaz.

Rakamları muhasebecinize gönderin

1. Faturalar'ı açın ve Dışa aktar'a basın.
2. Dosyanın ne için olduğunu seçin: Bir tablo (Excel, Google Sheets), Xero veya QuickBooks. Tarihleri (Şu tarihten itibaren düzenlenen ve Şu tarihe kadar düzenlenen) seçin ve İndir'e basın. Tablo, bilgisayarınızın ondalık işareti ne olursa olsun doğru açılan bir Excel çalışma kitabı (.xlsx) olarak gelir; Xero ve QuickBooks dosyaları ise bu programlar öyle içe aktardığı için CSV dosyasıdır.
3. Dosya o dönemde gönderilen veya ödenen her faturayı, her fatura satırı için bir satır olacak şekilde içerir. Taslaklar ve iptal edilen faturalar dahil edilmez.
4. Xero ve QuickBooks için Satış hesap kodu'nu (ve Xero vergi türünü) Faturalandırma bilgileri'ndeki Muhasebe dışa aktarımı altında bir kez ayarlayın. Doğru değerleri muhasebecinize sorun. Dosyalar bu programların olağan fatura içe aktarma sütunlarını izler; sürümünüz farklı bir sütun isterse muhasebeciniz bir dakikada eşleştirebilir.
5. Faturaların, ödemelerin ve müşterilerin QuickBooks'ta veya Xero'da kendiliğinden görünmesini mi tercih edersiniz? Bkz. QuickBooks veya Xero'yu bağlayın.

Hatalar

• Bir taslak düzenlenebilir veya silinebilir.
• Önceden gönderilmiş bir fatura düzenlenemez. İptal et'e basın ve yenisini yazın. İptal edilen bir fatura kayıtlarda kalır. Ödemesi yeniden faturalandırılmayı bekler.
• Ödenmiş bir fatura iptal edilemez. Bir ödeme yanlışlıkla kaydedildiyse kaydedildiği yerde geri alın: faturadaki Alınan ödemeler kartı nerede olduğunu gösterir.
• Gönderilmiş veya ödenmiş bir faturanın tamamını veya bir kısmını geri almak için (iade edilen mal, düşürülen fiyat) faturadaki İade faturası'na basın. Borç azalır ve ödenmiş bir fatura kullanılacak veya iade edilecek bir alacak bırakır. Bkz. İade faturaları, para iadeleri ve müşteri ekstreleri.

WhatsApp'ta paylaşın

Müşteriye gönder'deki Ya da WhatsApp'ta paylaş bölümü, tutarı, son ödeme tarihini ve nasıl ödeneceğini içeren hazır mesajla WhatsApp'ı açar.

1. Bir kişi seçin (veya ülke koduyla bir telefon numarası yazın, örneğin +90 532 123 45 67). WhatsApp'ı aç'a basın.
2. WhatsApp'ta gönder'e basın. Kaam360 PDF'i ekleyemez: isterseniz PDF indir'e basın ve sohbete ekleyin.
3. 0 ile başlayan numaralar, Ayarlar, Faturalandırma bilgileri'nde bir kez belirlediğiniz WhatsApp için ülke kodu ile tamamlanır.

Kaydedilen süreyi faturalandırın

Saat başı ücret alıyorsanız Kaam360 ekibinizin kaydettiği saatleri bir faturaya dönüştürebilir.

1. Faturalar'ı açın ve Kaydedilen süreyi faturalandır'a basın.
2. Proje'yi (bir müşterisi olmalıdır) ve Başlangıç ile Bitiş tarihlerini seçin. Saatleri göster'e basın.
3. Her kişinin faturalandırılabilir saatlerini görürsünüz. Her kişi için Saatlik ücret'i yazın. Kaam360 bir dahaki sefere için hatırlar.
4. Taslak fatura oluştur'a basın. Faturada her kişi için bir satır vardır: kişinin saatleri, kendi ücretiyle. Kontrol edin, gerekeni değiştirin, ardından her zamanki gibi gönderin.

Hâlâ onay bekleyen saatleri de faturalandır'ı işaretlemediğiniz sürece yalnızca onaylanmış saatler faturalandırılır. Faturalandırılamaz olarak işaretlenen saatler dahil edilmez. Her saat bir kez faturalandırılır: taslak faturayı silerseniz veya faturayı iptal ederseniz saatleri yeniden faturalandırılabilir olur.

Saatler bir faturada (taslak ya da kesilmiş) olduğu sürece değiştirilemez veya silinemez; böylece fatura her zaman arkasındaki saatlerle eşleşir. Değiştirmek için önce taslağı silin ya da faturayı iptal edin.

Ürünler listesinden satır ekleyin

Yeni veya taslak bir faturada, satırların üstündeki Ürünlerinizden ekle listesinden bir kalem seçin. Açıklaması, fiyatı ve olağan vergisi doldurulur ve yine de değiştirebilirsiniz. Satır kalemi hatırlar, böylece Ürüne göre satışlar raporu onu sayabilir. Bir satış siparişinden yapılan faturalar siparişte seçilen kalemleri korur.