Envie e aprove despesas

Uma despesa é um dinheiro que você gastou no trabalho (um táxi até um cliente, um software, um almoço da equipe) e quer receber de volta. Em Despesas você a envia com um comprovante, e um gestor a aprova. As despesas aprovadas de um projeto também contam no custo desse projeto em Lucro.

Envie uma despesa

1. Abra Despesas no módulo Finanças.
2. À direita, em Enviar uma despesa, escolha a Data e o Tipo, diga Para que foi? e digite o Valor e a Moeda.
3. Se foi para um projeto, escolha-o em Projeto (opcional). Se o cliente concordou em reembolsar, marque O cliente vai reembolsar isto (cobrar dele).
4. Em Comprovante (imagem ou PDF), escolha uma foto ou um PDF do comprovante. É opcional, mas os gestores podem pedir um.
5. Clique em Enviar. Seu gestor (ou o líder da sua equipe) recebe um e-mail.

Mais rápido: no quadro Ler um recibo, no topo, escolha uma foto ou um PDF do recibo e o Kaam360 sugere o estabelecimento (Pago a), o valor, o imposto, a data, a moeda e o tipo para você conferir. Veja Leia recibos e contas de fornecedores automaticamente.

Acompanhe

• Minhas despesas lista tudo o que você enviou, com a situação: Aguardando, Aprovado, Não aprovado ou Reembolsado. Se não foi aprovada, a observação diz por quê.
• Enquanto uma despesa está Aguardando, você pode clicar em Editar para mudá-la (um novo comprovante substitui o antigo) ou em Retirar para cancelá-la. Depois de uma decisão, ela não pode mais ser alterada.
• Você recebe um e-mail quando ela é aprovada, não aprovada ou reembolsada.

Aprove despesas

1. As despesas que esperam por você aparecem no topo, em Aguardando sua decisão. Você as vê se tiver a permissão Aprovar despesas, ou se liderar uma equipe (então vê as da sua equipe).
2. Abra o comprovante, escreva uma observação se quiser e clique em Aprovar ou Rejeitar. Uma observação é obrigatória quando você rejeita, para a pessoa saber o que corrigir.
3. Você não pode decidir sobre a sua própria despesa (só um administrador pode).
4. Depois de reembolsar a pessoa, encontre a despesa em Despesas de todos e clique em Marcar como reembolsado. Aprovou ou marcou como reembolsada por engano? Em Despesas de todos, pressione na linha Voltar para «Aguardando aprovação» (os aprovadores são consultados novamente) ou Marcar como não reembolsada. Isso não é possível para uma despesa num período fiscal declarado e bloqueado, uma refaturada para outra das suas empresas ou uma reembolsada junto com outras.

Veja os totais e envie ao seu contador

• Em Despesas de todos, os quadros mostram o que está aguardando, o que está aprovado mas ainda não foi reembolsado e o que já foi reembolsado, na sua moeda principal. Use Mostrar para filtrar pela situação.
• Clique em Baixar para o contador para obter uma pasta de trabalho do Excel com todas as despesas aprovadas e reembolsadas.

Regras, diárias e reembolsar juntas

Sua organização pode definir regras para despesas (limites por despesa, dia ou mês, um recibo acima de um valor): o formulário avisa enquanto você o preenche. Nos tipos Diária e Quilometragem você escolhe um valor e digita os dias ou a distância, e o montante é calculado. Os aprovadores podem reembolsar várias despesas aprovadas de uma vez em Reembolsar juntas. Veja Políticas de despesas.