Gerencie mudanças, orçamento e o encerramento de um projeto

Três abas do projeto ajudam você a cuidar do dinheiro e do encerramento.

Solicitações de mudança

Quando um cliente pede algo a mais, registre o pedido para que o preço e as datas sejam atualizados de forma justa.

1. Abra a aba Alterações e clique em Nova solicitação de mudança.
2. Descreva o que o cliente quer. Esse texto é lido pelo cliente.
3. Digite o Preço adicional, os Dias extras na data de término e as Horas extras.
4. Clique em Salvar como rascunho. Enquanto for um rascunho, você ainda pode alterá-la com o botão Editar (lápis).
5. Clique em Enviar ao cliente para mostrá-la no portal do cliente. Os usuários do portal do cliente que podem aprovar e ver pagamentos também recebem um e-mail pedindo que a revisem. Veja Compartilhar o progresso com um cliente.
6. Quando o cliente responder, clique em Registrar aprovação ou Registrar rejeição. Você também pode Retirar uma solicitação.

Quando aprovada, o preço adicional é somado ao valor do contrato (e ao orçamento, quando o projeto tem um) e os dias adicionais à data de término do projeto.

Num projeto com contrato assinado, o Scope Guard, no topo da aba Alterações, mostra o trabalho novo que fica fora do contrato e pode preencher um pedido de alteração para ele num clique. Veja Scope Guard: acabe com o trabalho gratuito fora do contrato.

Desfazer uma aprovação

Se uma aprovação foi registrada por engano, clique em Desfazer aprovação na solicitação de mudança. O valor do contrato, o orçamento e a data de término voltam ao que eram, e a solicitação volta a aguardar a resposta do cliente. Você precisa das permissões para editar projetos e gerenciar pagamentos. Uma solicitação de mudança já faturada não pode ser desfeita: exclua ou cancele a fatura dela primeiro.

Faturar uma solicitação de mudança

1. Em uma solicitação de mudança aprovada com preço adicional, clique em Faturar.
2. O Kaam360 cria um rascunho de fatura para o cliente do projeto, com uma linha para o preço adicional, e o abre.
3. Confira e depois envie. Veja Criar e enviar faturas.

Uma solicitação de mudança é faturada uma única vez: depois ela mostra o número da fatura. Se esse rascunho for excluído ou a fatura for cancelada, ela pode ser faturada de novo. Você precisa da permissão para gerenciar faturas, e o projeto precisa ter um cliente.

Orçamento

A aba Custos mostra o valor do contrato, o custo até agora e o lucro até agora. Ela avisa quando você está perto do limite ou acima do orçamento. Se disser que nenhum orçamento foi definido, edite o projeto e adicione um.

O custo até agora são as horas registradas no projeto, mais as despesas aprovadas e as contas de fornecedores dele. Pedidos de compra aprovados mas ainda não faturados aparecem à parte, como "pedido, ainda não faturado". Veja Compre de fornecedores: pedidos de compra, contas e pagamentos.

Alocação de pessoal

Na aba Alocação de pessoal, clique em Pedir pessoas para solicitar colegas, por exemplo um desenvolvedor, com as horas por semana e as datas de que você precisa.

Encerre o projeto

Primeiro confira se nada ficou para trás:

1. No menu do projeto (os três pontos no alto), clique em Encerrar projeto. A aba Encerramento tem o mesmo botão enquanto o projeto não estiver concluído.
2. Uma lista mostra o que ainda está em aberto: tarefas abertas, horas faturáveis ainda não faturadas, horas aguardando aprovação, pagamentos ainda não faturados ou não recebidos, chamados de suporte abertos, solicitações de mudança não decididas e solicitações de mudança aprovadas ainda não faturadas.
3. Clique em Resolver ao lado de uma linha para ir aonde ela é resolvida. Ou marque Encerrar com estes itens em aberto e clique em Encerrar mesmo assim.
4. Marque Mover também para o arquivo para tirá-lo da lista de projetos.
5. O projeto passa para Concluído, e o encerramento é registrado na aba Atividade, com o que ficou em aberto.

Depois escreva a revisão:

1. Abra a aba Encerramento.
2. Veja como o projeto foi em relação ao plano: horas, datas e as tarefas que levaram mais tempo.
3. Escreva o que deu certo, o que não deu e o que você fará diferente da próxima vez.
4. Registre a avaliação do cliente.
5. Se você continua atendendo o cliente depois, clique em Passar para suporte.

Se algo der errado

• Você não consegue escrever a revisão: só o responsável pelo projeto ou alguém com permissão para editar projetos pode.
• Encerrar projeto não aparece no menu: é preciso ter a permissão para editar projetos, e ele some quando o projeto já está concluído e arquivado.
• As horas faturáveis não aparecem na lista: em um projeto cobrado por preço fixo, as horas não são faturadas uma a uma, por isso ficam de fora.

Gasto semana a semana e mensalidades fixas

Mais abaixo na aba Custos:

• Gasto semana a semana mostra como o custo foi se acumulando, com uma linha para o orçamento. Também diz quando o orçamento acabaria se os gastos continuarem no ritmo recente (a média das últimas quatro semanas completas).
• Mensalidade fixa é para um cliente que paga por um número de horas a cada mês. Digite as Horas incluídas por mês. Você passa a ver as horas usadas no mês em relação a esse total, um aviso quando estiver perto ou acima, e uma tabela dos últimos seis meses. Clique em Faturar as horas para faturá-las (veja Crie e envie faturas).

Só as horas faturáveis contam para a mensalidade fixa. Mudar as horas incluídas exige a permissão para editar projetos.