Crie e envie faturas

Uma fatura é a cobrança que você envia a um cliente. Em Faturas você a emite, envia como PDF por e-mail e vê o que ainda está em aberto. Quando uma fatura cobra um pagamento de um projeto, esse pagamento avança sozinho.

Configure uma vez

1. Abra Configurações e escolha Dados de faturamento.
2. Digite o Nome nas faturas, seu Número de registro fiscal, o Endereço e o E-mail para respostas.
3. Em Como os clientes pagam você, digite seus dados bancários. Eles são impressos em todas as faturas.
4. Se você cobra imposto, digite o nome dele (por exemplo ISS) e a Alíquota (%). Deixe 0 se não cobrar imposto.
5. Escolha o Prefixo do número da fatura (os números ficam como INV-0001) e os Dias para pagar. Clique em Salvar.

Emita uma fatura para um pagamento

1. Abra Pagamentos no módulo Finanças. No fim da linha de um pagamento, clique em Criar fatura.
2. A fatura é preenchida para você: o cliente, o projeto, o valor e os seus dados. Mude o que precisar, como a descrição ou o vencimento.
3. Clique em Salvar rascunho. Nada chega ao cliente ainda.

Emita qualquer outra fatura

1. Abra Faturas e clique em Nova fatura.
2. Escolha o Cliente. O endereço dele é preenchido. Adicione as linhas (+ Adicionar linha) com descrição, quantidade e preço.
3. O imposto é somado aos valores das linhas. Clique em Salvar rascunho.

Emita uma fatura para um pedido de venda

Abra o pedido de venda e clique em Faturar o que foi entregue ou Faturar o restante, ou abra uma nota de entrega e clique em Faturar esta entrega. Um rascunho é preenchido com o cliente, a moeda, o imposto, a referência e as linhas do pedido. Você pode adicionar outras linhas (por exemplo frete), mas nenhuma linha pode cobrar mais do que falta faturar no pedido. Veja Pedidos de venda e notas de entrega: da cotação à fatura.

Envie

1. Abra a fatura e clique em Enviar ao cliente. Escolha um contato ou digite um endereço de e-mail. Você pode acrescentar uma mensagem curta.
2. O Kaam360 envia a fatura por e-mail como PDF, em nome da sua empresa. As respostas vão para o seu E-mail para respostas.
3. A fatura passa para Enviado. Se ela cobra um pagamento, esse pagamento passa para Faturado.
4. Enviou de outra forma (pelo correio ou WhatsApp)? Clique em Baixar PDF, envie você mesmo e depois clique em Marcar como enviado.

O PDF é escrito no idioma do cliente: o idioma escolhido no contato principal dele ou, se não houver, o idioma do seu plano de lembretes de pagamento padrão. Alemão, espanhol, português, indonésio, turco, francês, árabe, urdu e chinês são todos impressos traduzidos. O texto em árabe e urdu é lido da direita para a esquerda; o layout da página continua igual ao do inglês. Os valores mostram as casas decimais próprias da moeda: nenhuma para o iene japonês ou o won coreano, três para o dinar kuwaitiano, bareinita, omanense, jordaniano e tunisiano. Orçamentos, pedidos de venda e notas de entrega são impressos do mesmo jeito, e uma entrega assinada na tela mostra a hora no fuso horário da sua organização.

Quando o dinheiro chegar

Abra a fatura e clique em Receber pagamento quando o dinheiro chegar, em partes ou de uma vez. Digite a Data em que o dinheiro chegou e o Valor (menos do que o devido para um pagamento parcial; o restante continua devido), escolha Como foi pago (transferência bancária, dinheiro, cartão ou outro), acrescente uma Referência e uma observação se quiser e clique em Salvar pagamento. A fatura mostra o que foi Recebido até agora e o que está Ainda devido; quando nada é devido, ela passa sozinha para Paga. Se ela cobra um pagamento do projeto, esse pagamento também recebe sua parte, e cada pagamento chega ao razão e ao QuickBooks ou Xero no seu próprio dia.

O cartão Pagamentos recebidos na fatura lista cada pagamento feito nela, onde quer que tenha sido registrado: na fatura, na página Pagamentos, online (Pagar agora), por cheque, a partir de um adiantamento ou por uma nota de crédito. Registrou um por engano? Clique em Desfazer ao lado dele e confirme: esse valor volta a ser devido na fatura. As outras linhas dizem onde são desfeitas (a página Pagamentos, um reembolso no Stripe, o cheque, o adiantamento ou a nota de crédito).

Para registrar todo o restante de uma vez, clique em Marcar como pago e escolha a data em que o dinheiro chegou. A fatura passa para Paga e o pagamento dela para Recebido. Marcou como paga por engano? Clique em Marcar como não paga: a fatura volta a ser devida e o que "Marcar como pago" registrou é removido (os pagamentos recebidos na fatura continuam). Isso só funciona para uma fatura marcada como paga à mão; dinheiro pago online (Pagar agora), por cheque, de um adiantamento ou por nota de crédito é desfeito onde foi registrado.

Acompanhe o que está em aberto

• Os quadros no topo de Faturas mostram o que está Ainda devido, o que está Atrasada e o que foi Pago este mês.
• As abas separam Aguardando pagamento, Atrasada, Rascunhos e Paga.
• Uma fatura fica Atrasada quando foi enviada e o vencimento já passou.

Lembretes de pagamento

• O Kaam360 pode cobrar faturas não pagas para você, passo a passo: antes do vencimento, no dia e depois de forma cada vez mais firme. Configure em Lembretes de pagamento (no módulo Finanças). Veja Lembretes de pagamento: cobre faturas não pagas automaticamente.
• Para lembrar um cliente você mesmo, abra a fatura e clique em Enviar lembrete. No máximo um lembrete por fatura por dia.
• Na fatura, o cartão Lembretes de pagamento mostra o próximo lembrete, todos os lembretes enviados até agora, e permite pausá-los ou marcar a fatura como contestada.

Faturas que se repetem sozinhas

Para uma mensalidade fixa, uma hospedagem ou uma licença anual, use Faturas recorrentes (no módulo Finanças, abaixo de Faturas).

1. Clique em Configurar depois de preencher o formulário à direita: um Nome, o Cliente, com que frequência Repete (toda semana, mês, 3 meses ou ano), a data da Primeira fatura em, os Dias para pagar e O que é faturado (descrição, quantidade e preço; + Adicionar linha para mais). O imposto vem de Dados de faturamento. Ou escolha um item em + Adicionar dos seus produtos…: a linha mantém o vínculo com o item, para que as faturas geradas contem em Vendas por produto.
2. Em cada data, o Kaam360 emite a próxima fatura para você. Por padrão, ela fica como Rascunho para você conferir. Marque Enviar cada fatura por e-mail ao cliente assim que for emitida (e informe o endereço em Enviar para) se quiser que ela seja enviada na hora. Se o e-mail estiver desligado, ela continua como rascunho.
3. Na lista você vê a próxima data, quantas foram emitidas e uma observação sobre a última. Use Pausar e Retomar para parar e reiniciar, Emitir a próxima agora para emiti-la antes, Editar para mudar o valor ou as datas (a próxima fatura usa os novos dados) e Excluir para removê-la. As faturas já emitidas continuam.
4. Use Parar após (opcional) para encerrá-la em uma data. Uma fatura mensal que começa no dia 31 cai no último dia dos meses mais curtos.
5. Retomar uma recorrência pausada não emite as faturas que venceram durante a pausa.

Envie os números ao seu contador

1. Abra Faturas e clique em Exportar.
2. Escolha para que é o arquivo: Uma planilha (Excel, Google Sheets), Xero ou QuickBooks. Escolha as datas (Emitidas a partir de e Emitidas até) e clique em Baixar. Uma planilha vem como pasta de trabalho do Excel (.xlsx), que abre corretamente seja qual for o separador decimal do seu computador; os arquivos para Xero e QuickBooks são arquivos CSV, porque é assim que esses programas os importam.
3. O arquivo traz todas as faturas enviadas ou pagas naquele período, uma linha por linha de fatura. Rascunhos e faturas anuladas ficam de fora.
4. Para o Xero e o QuickBooks, defina uma vez o Código da conta de vendas (e o tipo de imposto do Xero) em Exportação contábil, nos Dados de faturamento. Peça ao seu contador os valores certos. Os arquivos seguem as colunas habituais de importação de faturas desses programas; se a sua versão pedir uma coluna diferente, o contador ajusta em um minuto.
5. Prefere que faturas, pagamentos e clientes apareçam sozinhos no QuickBooks ou no Xero? Veja Conecte o QuickBooks ou o Xero.

Erros

• Um rascunho pode ser editado ou excluído.
• Uma fatura já enviada não pode ser editada. Clique em Anular e emita uma nova. Uma fatura anulada continua registrada. O pagamento dela volta a aguardar faturamento.
• Uma fatura paga não pode ser anulada. Se um pagamento foi registrado por engano, desfaça-o onde foi registrado: o cartão Pagamentos recebidos na fatura mostra onde.
• Para cancelar toda ou parte de uma fatura enviada ou paga (mercadoria devolvida, preço renegociado), clique em Nota de crédito nela. O que ainda está em aberto diminui, e uma fatura paga deixa um crédito para usar ou reembolsar. Veja Notas de crédito, reembolsos e extratos de clientes.

Compartilhe pelo WhatsApp

Em Enviar ao cliente, a parte Ou compartilhar pelo WhatsApp abre o WhatsApp com a mensagem pronta, incluindo o valor, o vencimento e como pagar.

1. Escolha um contato (ou digite um telefone com o código do país, por exemplo +55 11 91234-5678). Clique em Abrir WhatsApp.
2. Toque em enviar no WhatsApp. O Kaam360 não consegue anexar o PDF: clique em Baixar PDF e anexe-o na conversa se quiser.
3. Os números que começam com 0 são completados com o Código de discagem para o WhatsApp que você define uma vez em Configurações, Dados de faturamento.

Fature o tempo registrado

Se você cobra por hora, o Kaam360 pode transformar as horas que sua equipe registrou em uma fatura.

1. Abra Faturas e clique em Faturar o tempo registrado.
2. Escolha o Projeto (ele precisa ter um cliente) e as datas De e Até. Clique em Mostrar as horas.
3. Você vê as horas faturáveis de cada pessoa. Digite o Valor por hora de cada uma. O Kaam360 lembra para a próxima vez.
4. Clique em Criar rascunho de fatura. A fatura tem uma linha por pessoa: as horas dela pelo valor dela. Confira, mude o que precisar e envie como de costume.

Só as horas aprovadas são faturadas, a menos que você marque Faturar também as horas que ainda aguardam aprovação. As horas marcadas como não faturáveis ficam de fora. Cada hora é faturada uma única vez: se você excluir o rascunho ou anular a fatura, as horas voltam a ser faturáveis.

Enquanto as horas estiverem em uma fatura (um rascunho ou uma emitida), elas não podem ser alteradas nem excluídas, para que a fatura sempre corresponda às horas por trás dela. Exclua o rascunho ou anule a fatura antes para alterá-las.

Adicionar linhas de Produtos

Numa fatura nova ou em rascunho, escolha um item em Adicionar dos seus produtos acima das linhas. A descrição, o preço e o imposto habitual são preenchidos, e você ainda pode alterá-los. A linha lembra o item, para que o relatório Vendas por produto possa contá-la. Faturas feitas a partir de um pedido de venda mantêm os itens escolhidos no pedido.