Pesanan penjualan dan surat jalan: dari penawaran harga ke faktur

Pesanan penjualan mencatat apa yang dipesan pelanggan dari Anda: item, jumlah, harga, dan kapan mereka mengharapkannya. Anda lalu mengirimkannya, sekaligus atau sebagian-sebagian, dengan tanda tangan pelanggan sebagai bukti, dan menagihnya. Kaam360 menjaga seluruh rantai tetap tertaut: penawaran harga, pesanan penjualan, surat jalan, dan faktur. Setiap halaman ini menampilkan yang lain di bawah Catatan tertaut. Halaman-halaman ini ada di modul Penjualan: Dasbor penjualan, Pesanan penjualan, Surat jalan, dan Laporan penjualan.

Buat pesanan penjualan dari penawaran harga (satu klik)

1. Buka penawaran harga. Saat pelanggan sudah setuju, tekan Diterima.
2. Tekan Buat pesanan penjualan. Draf pesanan dibuat dengan pelanggan, item, jumlah, harga, diskon, pajak, dan mata uang dari penawaran. Jika penawaran sudah menjadi kontrak dengan proyek, proyeknya juga diisi.
3. Periksa pesanan, tambahkan Referensi PO pelanggan (nomor pesanan pembelian mereka) dan Perkiraan tanggal kirim, lalu tekan Simpan.

Setelah pesanan penjualan dibuat dari penawaran, penawaran itu tetap persis seperti semula, sehingga harga yang disepakati dan pesanan selalu cocok. Untuk mengubah harga, ubah pesanan penjualan, atau batalkan pesanan terlebih dahulu. Penawaran yang diterima pelanggan secara online tetap seperti yang mereka terima: buat penawaran baru untuk setiap perubahan.

Tulis pesanan penjualan baru

1. Buka Pesanan penjualan dan tekan Pesanan penjualan baru (atau tekan tombol itu di halaman pelanggan).
2. Pilih Pelanggan, Proyek terkait (opsional), Mata uang, Tanggal pesanan, dan Perkiraan tanggal kirim.
3. Tambahkan item: pilih dari Produk Anda, atau ketik. Untuk setiap item ketik Jml, Harga satuan, dan Diskon % jika Anda memberikannya. Ketik nama dan tarif pajak (misalnya PPN 11) sekali untuk seluruh pesanan. Totalnya dihitung untuk Anda, dengan cara yang sama seperti pada penawaran harga dan faktur.
4. Periksa alamat Kirim ke. Tambahkan Catatan untuk pelanggan (dicetak pada pesanan dan surat jalannya) atau Catatan internal (hanya tim Anda yang melihatnya).
5. Tekan Buat pesanan penjualan. Pesanan disimpan sebagai Draf.

Konfirmasi pesanan (dan persetujuan)

Tekan Konfirmasi pesanan. Jika salah satu aturan persetujuan Anda berlaku (misalnya pesanan di atas 500.000, atau diskon di atas 15%), pesanan dikirim ke penyetuju dan menampilkan Menunggu persetujuan. Penyetuju memutuskan di Persetujuan, langsung dari email, atau dengan Setujui atau tolak pada pesanan. Jika tidak ada aturan yang berlaku, pesanan langsung dikonfirmasi. Pesanan yang ditolak kembali ke Draf beserta alasannya: ubah lalu konfirmasi lagi. Tidak ada yang dapat dikirim atau difakturkan sebelum pesanan dikonfirmasi. Lihat Persetujuan: siapa yang memutuskan, dan bagaimana.

Kirim konfirmasi pesanan kepada pelanggan

Tekan Kirim ke pelanggan, pilih kontak atau ketik alamat, lalu tekan Kirim. Pesanan dikirim sebagai PDF atas nama perusahaan Anda. Tekan Unduh PDF untuk mencetaknya.

Kirim seluruh atau sebagian pesanan

1. Buka pesanan dan tekan Serahkan.
2. Ketik berapa banyak setiap item yang Anda serahkan sekarang, atau tekan Kirim semua yang tersisa. Anda tidak pernah dapat mengirim lebih dari yang dipesan.
3. Ketik Tanggal kirim, siapa yang mengirim di Dikirim oleh (misalnya sopir) dan siapa yang menerima di pihak pelanggan di Diterima oleh.
4. Jika pelanggan ada bersama Anda, centang Pelanggan menandatangani sekarang, di layar ini dan berikan ponsel atau tablet kepadanya: ia menandatangani di kotak dengan jari.
5. Tekan Simpan pengiriman. Surat jalan bernomor dibuat (misalnya DN-0004) dan pesanan menampilkan Dikirim sebagian atau Terkirim.

Anda dapat mengirim sisanya nanti dengan cara yang sama. Buka Surat jalan untuk melihat setiap pengiriman, dengan tab Belum ditandatangani, Ditandatangani, Belum difakturkan, dan Dibatalkan.

Bukti pengiriman yang ditandatangani

Pada surat jalan Anda dapat menambahkan bukti nanti:

• Tekan Pelanggan menandatangani di layar, ketik namanya, dan biarkan ia menandatangani dengan jari. Tanda tangan tidak dapat diubah sesudahnya.
• Atau tekan Unduh PDF, cetak surat jalan, biarkan pelanggan menandatangani kertasnya, lalu tekan Lampirkan salinan yang ditandatangani dan pilih foto atau hasil pindaian (PDF atau gambar, hingga 25 MB).
• Atau, jika pelanggan tidak bersama Anda, tekan Kirim tautan konfirmasi, pilih berapa lama tautan berlaku (3 sampai 30 hari), tekan Buat tautan, lalu kirim ke pelanggan lewat email atau pesan.

Pelanggan membuka tautan di ponsel atau komputernya sendiri, melihat apa yang dikirim (tanpa harga), mengetik nama, dapat menandatangani di kotak atau menambahkan foto, lalu menekan Konfirmasi saya sudah menerima atau Laporkan masalah. Tautan hanya berlaku sekali. Surat jalan lalu menampilkan siapa yang menjawab, kapan, dan dari alamat internet mana, beserta tanda tangan atau fotonya, dan Anda mendapat notifikasi. Pengiriman yang dikonfirmasi menampilkan Dikonfirmasi oleh pelanggan. Tekan Nonaktifkan tautan untuk menghentikan tautan yang belum dijawab. Ini hanya tanda terima pengiriman, bukan penandatanganan kontrak.

Batalkan pengiriman yang salah dimasukkan

Buka surat jalan dan tekan Batalkan pengiriman. Surat jalan tetap disimpan, ditandai Dibatalkan, dan jumlahnya kembali ke pesanan agar dapat dikirim lagi. Pengiriman yang sudah difakturkan tidak dapat dibatalkan: batalkan atau hapus faktur itu terlebih dahulu.

Fakturkan pesanan

Anda juga memerlukan hak Tulis dan kirim faktur. Pada pesanan:

• Tekan Fakturkan yang sudah dikirim untuk menagih semua yang sudah dikirim dan belum difakturkan.
• Tekan Fakturkan sisanya untuk menagih semua yang belum difakturkan, sudah dikirim atau belum (misalnya uang muka, atau pelunasan).
• Pada surat jalan, tekan Fakturkan pengiriman ini untuk menagih persis apa yang dikirim dalam pengiriman itu.

Draf faktur terbuka di Faktur dengan pelanggan, mata uang, pajak, dan referensi pesanan. Periksa lalu kirim dari sana. Lihat Buat dan kirim faktur. Faktur tidak pernah dapat menagih lebih dari yang dipesan: jika sebuah baris meminta lebih dari sisanya, baris itu ditolak. Faktur yang dibatalkan membebaskan jumlahnya lagi. Pesanan menampilkan Difakturkan sebagian lalu Sudah difakturkan.

Tutup atau batalkan

• Tekan Tutup jika tidak ada lagi yang akan dikirim atau difakturkan, meskipun kurang dari yang dipesan. Yang sudah dikirim tetap dapat difakturkan. Tekan Buka lagi untuk membatalkannya.
• Tekan Batalkan pesanan selama belum ada yang dikirim atau difakturkan. Draf dan pesanan yang dibatalkan tanpa pengiriman atau faktur dapat dihapus.

Temukan, urutkan, dan unduh

Di Pesanan penjualan, gunakan tab (Terbuka, Menunggu persetujuan, Terlambat, Akan dikirim, Dikirim, belum difakturkan, Draf, Sudah ditagih dan ditutup, Semua), kotak pencarian, filter pelanggan, proyek, dan tanggal, lalu tekan judul kolom untuk mengurutkan. Tekan Ekspor ke Excel untuk mengunduh daftarnya. Pesanan menampilkan Terlambat jika belum dikirim seluruhnya pada perkiraan tanggal kirimnya.

Laporan dan dasbor

Buka Laporan penjualan:

• Pesanan terbuka: pesanan yang dikonfirmasi dengan sesuatu yang masih harus dikirim atau difakturkan.
• Belum dikirim: setiap item yang masih harus dikirim, yang paling terlambat lebih dulu, dengan jumlah hari keterlambatannya.
• Dikirim, belum difakturkan: pesanan dengan barang yang sudah dikirim tetapi belum difakturkan.
• Per pelanggan dan Menurut bulan: apa yang dipesan, dikirim, dan difakturkan dalam periode yang Anda pilih.

Tekan Excel atau PDF untuk mengunduh laporan yang sedang Anda lihat. Dasbor penjualan dan Dasbor CRM juga menampilkan pesanan terbuka, apa yang masih harus dikirim, berapa yang terlambat, dan apa yang sudah dikirim tetapi belum difakturkan. Dasbor penjualan menambahkan penawaran harga yang menunggu jawaban, pengiriman yang paling dulu jatuh tempo, dan apa yang dimenangkan bulan ini.

Cara pesanan dihitung dalam angka proyek

Pesanan yang dikonfirmasi untuk sebuah proyek menambahkan nilainya ke nilai kontrak proyek di Laba dan tab Biaya, dan faktur yang sudah dibayar ke uang yang diterima. Pesanan yang dibuat dari penawaran harga yang menjadi kontrak proyek sudah menjadi bagian dari kontrak itu, jadi tidak menambah apa pun: tidak ada yang pernah dihitung dua kali.

Siapa yang dapat melakukan apa

Di Peran & hak akses, di bawah Penjualan: Lihat pesanan penjualan membuka halaman-halamannya. Tulis pesanan penjualan dan kirim barang menulis, mengonfirmasi, dan mengirim pesanan, mencatat pengiriman dan tanda tangan, membatalkan pengiriman, dan membuat faktur dari pesanan. Setujui pesanan penjualan memutuskan pesanan saat aturan menyatakan "siapa saja yang boleh menyetujui". Hapus pesanan penjualan menghapus draf dan pesanan yang dibatalkan serta menghapus salinan yang ditandatangani. Manajer memiliki keempatnya sejak awal.

Stok

Saat stok sebuah barang dilacak di modul Inventaris, menyimpan pengiriman mengeluarkan jumlah yang dikirim dari stok dan Batalkan pengiriman mengembalikannya. Jika pengiriman akan membuat stok di bawah nol, formulir pengiriman memperingatkan Anda lebih dulu. Jika ada lebih dari satu gudang, pilih gudang asal barang di Dari gudang. Lihat Lacak stok: apa yang Anda miliki, di mana, dan kapan memesan ulang.