Soumettre et approuver des dépenses

Une dépense est de l'argent que vous avez dépensé pour le travail (un taxi pour aller chez un client, un logiciel, un déjeuner d'équipe) et dont vous voulez le remboursement. Dans Dépenses, vous la soumettez avec un justificatif, et un manager l'approuve. Les dépenses approuvées d'un projet comptent aussi dans le coût de ce projet dans Bénéfice.

Soumettre une dépense

1. Ouvrez Dépenses dans le module Finance.
2. À droite, sous Soumettre une dépense, choisissez la Date et le Type, indiquez À quoi a-t-elle servi ?, et saisissez le Montant et la Devise.
3. Si elle concernait un projet, choisissez-le sous Projet (facultatif). Si le client a accepté de la rembourser, cochez Le client remboursera cette somme (la lui refacturer).
4. Sous Justificatif (image ou PDF), choisissez une photo ou un PDF du reçu. C'est facultatif, mais les managers peuvent en demander un.
5. Appuyez sur Soumettre. Votre manager (ou le chef de votre équipe) reçoit un e-mail.

Plus rapide : dans l'encadré Lire un justificatif en haut, choisissez une photo ou un PDF du reçu et Kaam360 vous propose le commerçant (Payé à), le montant, la taxe, la date, la devise et le type, à vérifier. Voir Lire automatiquement les reçus et les factures fournisseurs.

La suivre

• Mes dépenses liste tout ce que vous avez soumis, avec son état : En attente, Approuvé, Non approuvé ou Remboursée. Si elle n'a pas été approuvée, la note en donne la raison.
• Tant qu'une dépense est En attente, vous pouvez appuyer sur Modifier pour la changer (un nouveau justificatif remplace l'ancien) ou sur Reprendre pour la retirer. Après une décision, elle ne peut plus être modifiée.
• Vous recevez un e-mail lorsqu'elle est approuvée, non approuvée ou remboursée.

Approuver des dépenses

1. Les dépenses qui vous attendent apparaissent en haut sous En attente de votre décision. Vous les voyez si vous avez le droit Approuver les dépenses, ou si vous dirigez une équipe (vous voyez alors celles de votre équipe).
2. Ouvrez le justificatif, saisissez une note si vous le souhaitez, et appuyez sur Approuver ou Rejeter. Une note est obligatoire en cas de refus, pour que la personne sache quoi corriger.
3. Vous ne pouvez pas décider de votre propre dépense (seul un administrateur le peut).
4. Après avoir remboursé la personne, trouvez la dépense sous Les dépenses de tous et appuyez sur Marquer comme remboursée. Approuvée ou marquée remboursée par erreur ? Sous Les dépenses de tous, appuyez sur Remettre en attente d'approbation (les approbateurs sont de nouveau sollicités) ou sur Marquer comme non remboursée sur la ligne. Ce n'est pas possible pour une dépense d'une période fiscale déclarée et verrouillée, une dépense refacturée à une autre de vos sociétés, ou une dépense remboursée avec d'autres.

Voir les totaux et les envoyer à votre comptable

• Sous Les dépenses de tous, les encadrés indiquent ce qui est en attente, ce qui est approuvé mais pas encore remboursé, et ce qui a été remboursé, dans votre devise principale. Utilisez Afficher pour filtrer par état.
• Appuyez sur Télécharger pour le comptable pour obtenir un classeur Excel de toutes les dépenses approuvées et remboursées.

Règles, indemnités journalières et remboursements groupés

Votre organisation peut fixer des règles pour les dépenses (plafonds par demande, par jour ou par mois, justificatif au-delà d'un montant) : le formulaire vous les indique au fil de la saisie. Pour les types Indemnité journalière et Kilométrage, vous choisissez un taux et saisissez les jours ou la distance, et le montant est calculé. Les approbateurs peuvent rembourser plusieurs dépenses approuvées à la fois sous Rembourser ensemble. Voir Politiques de dépenses.