Gérer les modifications, le budget et la clôture d'un projet

Trois onglets de projet vous aident à gérer l'argent et la fin du projet.

Demandes de changement

Lorsqu'un client demande quelque chose en plus, enregistrez-le pour que le prix et les dates soient mis à jour équitablement.

1. Ouvrez l'onglet Modifications et appuyez sur Nouvelle demande de changement.
2. Décrivez ce que veut le client. Ce texte est lu par le client.
3. Saisissez le Prix supplémentaire, les Jours supplémentaires sur la date de fin et les Heures supplémentaires.
4. Appuyez sur Enregistrer comme brouillon. Tant que c'est un brouillon, vous pouvez encore la modifier avec le bouton Modifier (crayon).
5. Appuyez sur Envoyer au client pour l'afficher sur son portail. Les utilisateurs du portail du client qui peuvent approuver et voir les paiements reçoivent aussi un e-mail les invitant à l'examiner. Voir Partager l'avancement avec un client.
6. Lorsque le client répond, appuyez sur Enregistrer l'approbation ou Enregistrer le refus. Vous pouvez aussi Retirer une demande.

Une fois approuvé, le prix supplémentaire est ajouté à la valeur du contrat (et au budget, si le projet en a un) et les jours supplémentaires à la date de fin du projet.

Sur un projet avec un contrat signé, Scope Guard en haut de l'onglet Modifications montre le nouveau travail qui sort du contrat et peut remplir pour lui une demande de modification en un clic. Voir Scope Guard : plus de travail gratuit hors du contrat.

Annuler une approbation

Si une approbation a été enregistrée par erreur, appuyez sur Annuler l'approbation sur la demande de changement. La valeur du contrat, le budget et la date de fin reviennent à leur état antérieur, et la demande attend de nouveau la réponse du client. Il vous faut les droits de modifier les projets et de gérer les paiements. Une demande de changement déjà facturée ne peut pas être annulée : supprimez ou annulez d'abord sa facture.

Facturer une demande de changement

1. Sur une demande de changement approuvée avec un prix supplémentaire, appuyez sur La facturer.
2. Kaam360 rédige un brouillon de facture pour le client du projet, avec une ligne pour le prix supplémentaire, et l'ouvre.
3. Vérifiez-la, puis envoyez-la. Voir Créer et envoyer des factures.

Une demande de changement n'est facturée qu'une fois : elle affiche ensuite le numéro de la facture. Si ce brouillon de facture est supprimé, ou si la facture est annulée, elle peut être facturée de nouveau. Il vous faut le droit de gérer les factures, et le projet doit avoir un client.

Budget

L'onglet Coûts affiche la valeur du contrat, le coût à ce jour et le bénéfice à ce jour. Il vous avertit lorsque vous approchez de la limite ou dépassez le budget. S'il indique qu'aucun budget n'a été défini, modifiez le projet et ajoutez-en un.

Le coût à ce jour correspond aux heures saisies sur le projet, plus ses dépenses approuvées et ses factures fournisseurs. Les bons de commande approuvés mais pas encore facturés sont affichés à part, comme « commandé, pas encore facturé ». Voir Acheter auprès des fournisseurs : bons de commande, factures et paiements.

Effectifs

Dans l'onglet Effectifs, appuyez sur Demander des personnes pour demander des collègues, par exemple un développeur, avec les heures par semaine et les dates dont vous avez besoin.

Clôturer le projet

Vérifiez d'abord que rien n'est oublié :

1. Dans le menu du projet (les trois points en haut), appuyez sur Clôturer le projet. L'onglet Clôture a le même bouton tant que le projet n'est pas terminé.
2. Une liste de contrôle affiche ce qui reste ouvert : tâches ouvertes, heures facturables pas encore facturées, heures en attente de validation, paiements pas encore facturés ou pas encore reçus, tickets de support ouverts, demandes de changement pas encore décidées et demandes de changement approuvées pas encore facturées.
3. Appuyez sur Corriger à côté d'une ligne pour aller là où elle se règle. Ou cochez Le clôturer avec ces éléments encore ouverts et appuyez sur Clôturer quand même.
4. Cochez L'archiver aussi pour le retirer de la liste des projets.
5. Le projet passe à Terminé, et la clôture est inscrite dans l'onglet Activité, avec tout ce qui reste ouvert.

Rédigez ensuite le bilan :

1. Ouvrez l'onglet Clôture.
2. Lisez comment le projet s'est déroulé par rapport au plan : heures, dates et tâches qui ont pris le plus de temps.
3. Notez ce qui a bien marché, ce qui n'a pas marché et ce que vous ferez différemment la prochaine fois.
4. Enregistrez la note du client.
5. Si vous suivez le client par la suite, appuyez sur Passer en support.

En cas de problème

• Vous ne pouvez pas rédiger le bilan : seuls le responsable du projet ou une personne autorisée à modifier les projets le peuvent.
• Clôturer le projet n'apparaît pas dans le menu : il faut le droit de modifier les projets, et l'option est masquée une fois le projet terminé et archivé.
• Les heures facturables ne figurent pas dans la liste de contrôle : sur un projet facturé au forfait, les heures ne sont pas facturées une à une, elles sont donc exclues.

Dépenses semaine par semaine et forfaits

Plus bas dans l'onglet Coûts :

• Dépenses semaine par semaine montre comment le coût s'est accumulé, avec une ligne pour le budget. L'onglet indique aussi quand le budget serait épuisé si les dépenses continuent au rythme récent (la moyenne des quatre dernières semaines complètes).
• Forfait concerne un client qui paie un nombre d'heures chaque mois. Saisissez les Heures incluses chaque mois. Vous voyez alors les heures consommées ce mois-ci, un avertissement lorsque vous approchez ou dépassez la limite, et un tableau des six derniers mois. Appuyez sur Facturer les heures pour les facturer (voir Créer et envoyer des factures).

Seules les heures facturables comptent dans un forfait. Modifier les heures incluses demande le droit de modifier les projets.