Créer et envoyer des factures

Une facture est la note que vous envoyez à un client. Dans Factures, vous la rédigez, l'envoyez en PDF par e-mail, et voyez ce qui reste dû. Lorsqu'une facture porte sur un paiement d'un projet, le paiement avance de lui-même.

Configurer une fois pour toutes

1. Ouvrez Paramètres et choisissez Informations de facturation.
2. Saisissez le Nom sur les factures, votre Numéro d'identification fiscale, votre Adresse et l'E-mail pour les réponses.
3. Dans Comment les clients vous paient, saisissez vos coordonnées bancaires. Elles sont imprimées sur chaque facture.
4. Si vous facturez une taxe, saisissez son nom (par exemple TVA) et le Taux de taxe (%). Laissez 0 si vous ne facturez pas de taxe.
5. Choisissez le Préfixe des numéros de facture (les numéros ressemblent à INV-0001) et les Jours pour payer. Appuyez sur Enregistrer.

Rédiger une facture pour un paiement

1. Ouvrez Paiements dans le module Finance. Au bout de la ligne d'un paiement, appuyez sur Créer une facture.
2. La facture est remplie pour vous : le client, le projet, le montant et vos informations. Modifiez ce dont vous avez besoin, comme la description ou l'échéance.
3. Appuyez sur Enregistrer le brouillon. Rien n'est encore envoyé au client.

Rédiger toute autre facture

1. Ouvrez Factures et appuyez sur Nouvelle facture.
2. Choisissez le Client. Son adresse est renseignée. Ajoutez les lignes (+ Ajouter une ligne) avec une description, une quantité et un prix.
3. La taxe s'ajoute aux montants des lignes. Appuyez sur Enregistrer le brouillon.

Rédiger une facture pour une commande client

Ouvrez la commande client et appuyez sur Facturer ce qui a été livré ou Facturer le reste, ou ouvrez un bon de livraison et appuyez sur Facturer cette livraison. Un brouillon est rempli avec le client, la devise, la taxe, la référence et les lignes de la commande. Vous pouvez ajouter d'autres lignes (par exemple des frais de livraison), mais aucune ligne ne peut facturer plus que ce qui reste à facturer sur la commande. Voir Commandes clients et bons de livraison : du devis à la facture.

L'envoyer

1. Ouvrez la facture et appuyez sur Envoyer au client. Choisissez un contact ou saisissez une adresse e-mail. Vous pouvez ajouter un court message.
2. Kaam360 envoie la facture par e-mail en PDF, au nom de votre société. Les réponses arrivent à votre adresse E-mail pour les réponses.
3. La facture passe à Envoyé. Si elle porte sur un paiement, ce paiement devient Facturé.
4. Vous l'avez envoyée autrement (par courrier ou WhatsApp) ? Appuyez sur Télécharger le PDF, envoyez-la vous-même, puis appuyez sur Marquer comme envoyé.

Le PDF est rédigé dans la langue du client : la langue choisie sur son contact principal, ou à défaut celle de votre plan de rappels de paiement par défaut. L'allemand, l'espagnol, le portugais, l'indonésien, le turc, le français, l'arabe, l'ourdou et le chinois sont tous imprimés traduits. Le texte en arabe et en ourdou se lit de droite à gauche ; la mise en page reste la même qu'en anglais. Les montants affichent les décimales propres à chaque devise : aucune pour le yen japonais ou le won coréen, trois pour le dinar koweïtien, bahreïni, omanais, jordanien et tunisien. Les devis, les commandes clients et les bons de livraison sont imprimés de la même façon, et une livraison signée à l'écran affiche l'heure dans le fuseau horaire de votre organisation.

Quand l'argent arrive

Ouvrez la facture et appuyez sur Enregistrer un paiement reçu lorsque l'argent arrive, en plusieurs fois ou en une seule. Saisissez la Date d'arrivée de l'argent, le Montant (saisissez moins que ce qui est dû pour un paiement partiel ; le reste reste dû), choisissez le Mode de paiement (virement bancaire, espèces, carte ou autre), ajoutez une Référence et une note si vous le souhaitez, et appuyez sur Enregistrer le paiement. La facture indique ce qui a été Reçu à ce jour et ce qui est Encore dû ; lorsque plus rien n'est dû, elle passe d'elle-même à Payé. Si elle porte sur un paiement de projet, ce paiement reçoit aussi sa part, et chaque paiement arrive dans le grand livre et dans QuickBooks ou Xero à sa propre date.

La carte Paiements reçus de la facture liste chaque paiement effectué sur celle-ci, où qu'il ait été enregistré : sur la facture, sur la page Paiements, en ligne (Payer maintenant), par chèque, à partir d'un acompte ou par un avoir. Enregistré par erreur ? Appuyez sur Annuler à côté et confirmez : la facture redevient due de ce montant. Les autres lignes indiquent où les annuler (la page Paiements, un remboursement dans Stripe, le chèque, l'acompte ou l'avoir).

Pour enregistrer en une seule étape tout ce qui reste, appuyez sur Marquer comme payé et choisissez la date d'arrivée de l'argent. La facture passe à Payé et son paiement à Reçu. Marquée comme payée par erreur ? Appuyez sur Marquer comme non payée : la facture redevient due et ce qu'avait enregistré Marquer comme payé est retiré (les paiements reçus sur la facture restent). Cela ne fonctionne que pour une facture marquée comme payée à la main ; l'argent payé en ligne (Payer maintenant), par chèque, à partir d'un acompte ou par un avoir s'annule là où il a été enregistré.

Suivre ce qui est dû

• Les encadrés en haut de Factures indiquent ce qui est Encore dû, ce qui est En retard et ce qui a été Payé ce mois-ci.
• Les onglets séparent En attente de paiement, En retard, Brouillons et Payé.
• Une facture est En retard lorsqu'elle a été envoyée et que son échéance est dépassée.

Rappels de paiement

• Kaam360 peut relancer pour vous les factures impayées, étape par étape : avant l'échéance, le jour même, puis de plus en plus fermement. Configurez-le dans Rappels de paiement (dans le module Finance). Voir Rappels de paiement : relancer automatiquement les factures impayées.
• Pour relancer vous-même un client, ouvrez la facture et appuyez sur Envoyer un rappel. Au plus un rappel part par facture et par jour.
• Sur la facture, la carte Rappels de paiement affiche le prochain rappel, chaque rappel déjà envoyé, et vous permet de les mettre en pause ou de marquer la facture comme contestée.

Les factures qui se répètent d'elles-mêmes

Pour un forfait mensuel, un hébergement ou une licence annuelle, utilisez Factures récurrentes (dans le module Finance, sous Factures).

1. Appuyez sur Configurer après avoir rempli le formulaire à droite : un Nom, le Client, la fréquence de Répétitions (chaque semaine, mois, trimestre ou année), la date de la Première facture le, les Jours pour payer, et Ce qui est facturé (description, quantité et prix ; + Ajouter une ligne pour en ajouter). La taxe est reprise des Informations de facturation. Ou choisissez un article dans + Ajouter depuis vos produits… : la ligne garde son lien avec l'article, pour que les factures qu'elle rédige comptent dans Ventes par produit.
2. À chaque date, Kaam360 rédige pour vous la facture suivante. Par défaut, elle attend comme Brouillon pour que vous puissiez la vérifier. Cochez Envoyer chaque facture au client par e-mail dès qu'elle est rédigée (et indiquez l'adresse Envoyer à) si vous voulez qu'elle parte immédiatement. Si l'e-mail est désactivé, elle reste un brouillon.
3. Dans la liste, vous voyez la prochaine date, le nombre de factures rédigées et une note sur la dernière. Utilisez Mettre en pause et Reprendre pour l'arrêter et la relancer, Rédiger la suivante maintenant pour la rédiger en avance, Modifier pour changer le montant ou les dates (la facture suivante utilise les nouvelles informations) et Supprimer pour la retirer. Les factures déjà rédigées restent.
4. Utilisez Arrêter après (facultatif) pour y mettre fin à une date. Une facture mensuelle qui commence le 31 tombe le dernier jour des mois plus courts.
5. Reprendre une facture récurrente mise en pause ne rédige pas les factures qui étaient dues pendant la pause.

Envoyer les chiffres à votre comptable

1. Ouvrez Factures et appuyez sur Exporter.
2. Choisissez la destination du fichier : Une feuille de calcul (Excel, Google Sheets), Xero ou QuickBooks. Choisissez les dates (Émis à partir du et Émis jusqu'au) et appuyez sur Télécharger. Une feuille de calcul est fournie sous forme de classeur Excel (.xlsx), qui s'ouvre correctement quel que soit le séparateur décimal de votre ordinateur ; les fichiers Xero et QuickBooks sont des fichiers CSV, comme ces logiciels les importent.
3. Le fichier contient chaque facture envoyée ou payée sur cette période, une ligne par ligne de facture. Les brouillons et les factures annulées sont exclus.
4. Pour Xero et QuickBooks, définissez une fois pour toutes le Code de compte de ventes (et le type de taxe Xero) sous Export comptable dans Informations de facturation. Demandez à votre comptable les bonnes valeurs. Les fichiers suivent les colonnes habituelles d'import de factures de ces logiciels ; si votre version demande une autre colonne, votre comptable peut l'associer en une minute.
5. Vous préférez que les factures, les paiements et les clients apparaissent d'eux-mêmes dans QuickBooks ou Xero ? Voir Connecter QuickBooks ou Xero.

Erreurs

• Un brouillon peut être modifié ou supprimé.
• Une facture déjà envoyée ne peut pas être modifiée. Appuyez sur Annuler et rédigez-en une nouvelle. Une facture annulée reste enregistrée. Son paiement revient en attente de facturation.
• Une facture payée ne peut pas être annulée. Si un paiement a été enregistré par erreur, annulez-le là où il a été enregistré : la carte Paiements reçus de la facture indique où.
• Pour reprendre tout ou partie d'une facture envoyée ou payée (marchandises retournées, prix revu à la baisse), appuyez sur Avoir sur celle-ci. Ce qui reste dû diminue, et une facture payée laisse un crédit à utiliser ou à rembourser. Voir Avoirs, remboursements et relevés clients.

La partager sur WhatsApp

Dans Envoyer au client, la partie Ou partager sur WhatsApp ouvre WhatsApp avec le message prêt, comprenant le montant, l'échéance et le mode de paiement.

1. Choisissez un contact (ou saisissez un numéro de téléphone avec son indicatif pays, par exemple +33 6 12 34 56 78). Appuyez sur Ouvrir WhatsApp.
2. Appuyez sur envoyer dans WhatsApp. Kaam360 ne peut pas joindre le PDF : appuyez sur Télécharger le PDF et joignez-le dans la discussion si vous le souhaitez.
3. Les numéros qui commencent par 0 sont complétés avec l'Indicatif pour WhatsApp que vous définissez une fois dans Paramètres, Informations de facturation.

Facturer le temps suivi

Si vous facturez à l'heure, Kaam360 peut transformer en facture les heures suivies par votre équipe.

1. Ouvrez Factures et appuyez sur Facturer le temps suivi.
2. Choisissez le Projet (il doit avoir un client), et les dates De et À. Appuyez sur Afficher les heures.
3. Vous voyez les heures facturables de chaque personne. Saisissez le Taux horaire de chaque personne. Kaam360 le mémorise pour la prochaine fois.
4. Appuyez sur Créer un brouillon de facture. La facture comporte une ligne par personne : ses heures à son taux. Vérifiez-la, modifiez ce qu'il faut, puis envoyez-la comme d'habitude.

Seules les heures approuvées sont facturées, sauf si vous cochez Facturer aussi les heures encore en attente d'approbation. Les heures marquées non facturables sont exclues. Chaque heure n'est facturée qu'une fois : si vous supprimez le brouillon de facture, ou annulez la facture, ses heures redeviennent facturables.

Tant que des heures figurent sur une facture (brouillon ou émise), elles ne peuvent être ni modifiées ni supprimées, pour que la facture corresponde toujours aux heures qui la fondent. Supprimez d'abord le brouillon ou annulez la facture pour les modifier.

Ajouter des lignes depuis Produits

Sur une facture nouvelle ou en brouillon, choisissez un article dans Ajouter depuis vos produits au-dessus des lignes. Sa description, son prix et sa taxe habituelle sont remplis, et vous pouvez toujours les modifier. La ligne retient l'article, pour que le rapport Ventes par produit puisse le compter. Les factures créées depuis une commande client conservent les articles choisis sur la commande.