Enviar y aprobar gastos

Un gasto es dinero que usted gastó para el trabajo (un taxi al cliente, software, una comida de equipo) y quiere que le reembolsen. En Gastos lo envía con un recibo y un gerente lo aprueba. Los gastos aprobados de un proyecto también cuentan en el costo de ese proyecto en Beneficio.

Enviar un gasto

1. Abra Gastos en el módulo Finanzas.
2. A la derecha, bajo Enviar un gasto, elija la Fecha y el Tipo, indique ¿Para qué fue? y escriba el Importe y la Moneda.
3. Si fue para un proyecto, elíjalo en Proyecto (opcional). Si el cliente aceptó pagarlo, marque El cliente lo pagará (facturárselo).
4. En Recibo (imagen o PDF) elija una foto o un PDF del recibo. Es opcional, pero los gerentes pueden pedirlo.
5. Pulse Enviar. Su gerente (o el líder de su equipo) recibe un correo.

Más rápido: en el cuadro Leer un recibo de arriba, elige una foto o un PDF del recibo y Kaam360 te sugiere la tienda (Pagado a), el importe, el impuesto, la fecha, la moneda y el tipo para que los revises. Consulta Leer recibos y facturas de proveedores automáticamente.

Seguir su gasto

• Mis gastos lista todo lo que envió con su estado: En espera, Aprobado, No aprobado o Reembolsado. Si no se aprobó, la nota explica por qué.
• Mientras un gasto está en En espera, puede pulsar Editar para cambiarlo (un recibo nuevo reemplaza el anterior) o Retirar para retirarlo. Tras una decisión ya no se puede cambiar.
• Recibe un correo cuando se aprueba, no se aprueba o se reembolsa.

Aprobar gastos

1. Los gastos que esperan su decisión aparecen arriba en Esperando tu decisión. Los ve si tiene el permiso «Aprobar gastos» o si lidera un equipo (entonces ve los de su equipo).
2. Abra el recibo, escriba una nota si quiere y pulse Aprobar o Rechazar. Al rechazar la nota es obligatoria, para que la persona sepa qué corregir.
3. No puede decidir sobre su propio gasto (solo un administrador puede).
4. Cuando haya devuelto el dinero a la persona, busque el gasto en Gastos de todos y pulse Marcar como reembolsado. ¿La aprobó o la marcó como reembolsada por error? En Gastos de todos, pulse en la fila Volver a «Esperando aprobación» (se pide de nuevo a los aprobadores) o Marcar como no reembolsado. No es posible para un gasto en un periodo fiscal presentado y bloqueado, uno refacturado a otra de sus empresas o uno reembolsado junto con otros.

Ver los totales y enviarlos al contador

• En Gastos de todos los cuadros muestran lo que espera, lo aprobado aún sin reembolsar y lo reembolsado, en su moneda principal. Use Mostrar para filtrar por estado.
• Pulse Descargar para el contador para obtener un libro de Excel con todos los gastos aprobados y reembolsados.

Reglas, dietas y reembolsar juntos

Su organización puede fijar reglas para los gastos (límites por gasto, día o mes, un recibo a partir de un importe): el formulario se lo indica mientras lo rellena. En los tipos Dieta y Kilometraje elige una tarifa y escribe los días o la distancia, y el importe se calcula. Quien aprueba puede reembolsar varios gastos aprobados a la vez en Reembolsar juntos. Vea Políticas de gastos.