Gestione cambios, presupuesto y el cierre de un proyecto

Tres pestañas del proyecto le ayudan a gestionar el dinero y el final.

Solicitudes de cambio

Cuando un cliente pide algo extra, regístrelo para que el precio y las fechas se actualicen de forma justa.

1. Abra la pestaña Cambios y pulse Nueva solicitud de cambio.
2. Describa lo que quiere el cliente. Este texto lo lee el cliente.
3. Escriba el Precio extra, los Días extra en la fecha de fin y las Horas extra.
4. Pulse Guardar como borrador. Mientras sea un borrador, aún puede cambiarla con el botón Editar (lápiz).
5. Pulse Enviar al cliente para mostrarla en el portal del cliente. Los usuarios del portal del cliente que pueden aprobar y ver los pagos reciben además un correo que les pide revisarla. Vea Compartir el avance con un cliente.
6. Cuando el cliente responda, pulse Registrar aprobación o Registrar rechazo. También puede Retirar una solicitud.

Al aprobarse, el precio extra se suma al valor del contrato (y al presupuesto, si el proyecto tiene uno) y los días extra a la fecha de fin del proyecto.

En un proyecto con contrato firmado, Scope Guard, arriba en la pestaña Cambios, muestra el trabajo nuevo que queda fuera del contrato y puede rellenar una solicitud de cambio para él en un clic. Vea Scope Guard: evite el trabajo gratuito fuera del contrato.

Deshacer una aprobación

Si una aprobación se registró por error, pulse Deshacer aprobación en la solicitud de cambio. El valor del contrato, el presupuesto y la fecha de fin vuelven a lo que eran, y la solicitud vuelve a esperar la respuesta del cliente. Necesita los permisos para editar proyectos y gestionar pagos. Una solicitud de cambio ya facturada no se puede deshacer: elimine o anule antes su factura.

Facturar una solicitud de cambio

1. En una solicitud de cambio aprobada con precio extra, pulse Facturarlo.
2. Kaam360 crea un borrador de factura para el cliente del proyecto, con una línea por el precio extra, y lo abre.
3. Revíselo y luego envíelo. Vea Crear y enviar facturas.

Una solicitud de cambio se factura una sola vez: después muestra el número de la factura. Si se elimina ese borrador o se anula la factura, se puede volver a facturar. Necesita el permiso para gestionar facturas, y el proyecto necesita un cliente.

Presupuesto

La pestaña Costes muestra el valor del contrato, el coste hasta ahora y el beneficio hasta ahora. Le avisa cuando está cerca del límite o por encima del presupuesto. Si dice que no se ha fijado ningún presupuesto, edite el proyecto y añada uno.

El coste hasta ahora son las horas registradas en el proyecto, más sus gastos aprobados y sus facturas de proveedores. Las órdenes de compra aprobadas pero aún sin facturar se muestran aparte, como «además pedido, aún sin facturar». Vea Comprar a proveedores: órdenes de compra, facturas y pagos.

Dotación de personal

En la pestaña Dotación de personal pulse Pedir personas para solicitar compañeros, por ejemplo un desarrollador, con las horas por semana y las fechas que necesita.

Cierre el proyecto

Primero compruebe que no queda nada pendiente:

1. En el menú del proyecto (los tres puntos de arriba), pulse Cerrar el proyecto. La pestaña Cierre tiene el mismo botón mientras el proyecto no esté completado.
2. Una lista muestra lo que sigue pendiente: tareas abiertas, horas facturables aún no facturadas, horas esperando aprobación, pagos aún no facturados o no recibidos, tickets de soporte abiertos, solicitudes de cambio sin decidir y solicitudes de cambio aprobadas sin facturar.
3. Pulse Resolver junto a una línea para ir a donde se resuelve. O marque Cerrarlo con estos pendientes y pulse Cerrar de todos modos.
4. Marque Moverlo también al archivo para sacarlo de la lista de proyectos.
5. El proyecto pasa a Completado, y el cierre queda anotado en la pestaña Actividad, con lo que haya quedado pendiente.

Después escriba la revisión:

1. Abra la pestaña Cierre.
2. Lea cómo le fue al proyecto frente al plan: horas, fechas y las tareas que más tardaron.
3. Escriba lo que salió bien, lo que no y qué hará de otra manera la próxima vez.
4. Registre la valoración del cliente.
5. Si se ocupa del cliente después, pulse Pasar a soporte.

Si algo sale mal

• No puede escribir la revisión: solo pueden hacerlo el responsable del proyecto o alguien con permiso para editar proyectos.
• Cerrar el proyecto no aparece en el menú: necesita el permiso para editar proyectos, y se oculta cuando el proyecto ya está completado y archivado.
• Las horas facturables no aparecen en la lista: en un proyecto facturado a precio fijo las horas no se facturan una a una, por eso no se incluyen.

Gasto semana a semana e igualas

Más abajo en la pestaña Costes:

• Gasto semana a semana muestra cómo se ha ido acumulando el coste, con una línea para el presupuesto. También dice cuándo se agotaría el presupuesto si el gasto sigue al ritmo reciente (el promedio de las últimas cuatro semanas completas).
• Iguala es para un cliente que paga un número de horas cada mes. Escriba las Horas incluidas cada mes. Verá las horas usadas este mes frente a ellas, un aviso cuando esté cerca o se pase, y una tabla de los últimos seis meses. Pulse Facturar las horas para facturarlas (vea Crear y enviar facturas).

Solo cuentan las horas facturables. Cambiar las horas incluidas requiere el derecho de editar proyectos.