Crear y enviar facturas

Una factura es el cobro que envía a un cliente. En Facturas la escribe, la envía en PDF por correo y ve lo que aún se debe. Cuando una factura cobra un pago de un proyecto, el pago avanza solo.

Configurar una vez

1. Abra Ajustes y elija Datos de facturación.
2. Escriba el Nombre en las facturas, su Número de registro fiscal, la Dirección y el Correo para respuestas.
3. En Cómo le pagan los clientes, escriba sus datos bancarios. Se imprimen en todas las facturas.
4. Si cobra impuestos, escriba su nombre (por ejemplo IVA) y la Tasa de impuesto (%). Déjela en 0 si no cobra impuestos.
5. Elija el Prefijo del número de factura (los números son como INV-0001) y los Días para pagar. Pulse Guardar.

Escribir una factura para un pago

1. Abra Pagos en el módulo Finanzas. Al final de la fila de un pago, pulse Crear factura.
2. La factura se rellena sola: el cliente, el proyecto, el importe y sus datos. Cambie lo que necesite, como la descripción o la fecha de vencimiento.
3. Pulse Guardar borrador. Aún no llega nada al cliente.

Escribir cualquier otra factura

1. Abra Facturas y pulse Nueva factura.
2. Elija el Cliente. Su dirección se rellena. Añada las líneas (+ Añadir línea) con descripción, cantidad y precio.
3. El impuesto se suma a los importes de las líneas. Pulse Guardar borrador.

Escribir una factura para un pedido de venta

Abra el pedido de venta y pulse Facturar lo entregado o Facturar lo restante, o abra un albarán y pulse Facturar esta entrega. Se rellena un borrador con el cliente, la moneda, el impuesto, la referencia y las líneas del pedido. Puede añadir otras líneas (por ejemplo gastos de envío), pero ninguna línea puede facturar más de lo que queda por facturar en el pedido. Consulte Pedidos de venta y albaranes.

Enviarla

1. Abra la factura y pulse Enviar al cliente. Elija un contacto o escriba un correo. Puede añadir un mensaje breve.
2. Kaam360 envía la factura en PDF, a nombre de su empresa. Las respuestas llegan a su Correo para respuestas.
3. La factura pasa a Enviado. Si cobra un pago, ese pago pasa a Facturado.
4. ¿La envió de otra forma (correo postal o WhatsApp)? Pulse Descargar PDF, envíela usted y luego pulse Marcar como enviado.

El PDF se escribe en el idioma del cliente: el idioma elegido en su contacto principal o, si no, el idioma de su plan de recordatorios de pago predeterminado. El alemán, el español, el portugués, el indonesio, el turco, el francés, el árabe, el urdu y el chino se imprimen todos traducidos. El texto en árabe y urdu se lee de derecha a izquierda; el diseño de la página sigue igual que en inglés. Los importes muestran los decimales propios de la moneda: ninguno para el yen japonés o el won coreano, tres para el dinar kuwaití, bareiní, omaní, jordano y tunecino. Las cotizaciones, los pedidos de venta y los albaranes se imprimen igual, y una entrega firmada en pantalla muestra la hora en la zona horaria de su organización.

Cuando llega el dinero

Abra la factura y pulse Recibir pago cuando llegue dinero, por partes o de una vez. Escriba la Fecha en que llegó el dinero y el Importe (menos de lo que se debe para un pago parcial; el resto sigue debiéndose), elija Cómo se pagó (transferencia bancaria, efectivo, tarjeta u otro), añada una Referencia y una nota si quiere, y pulse Guardar pago. La factura muestra lo Recibido hasta ahora y lo que Aún pendiente; cuando no se debe nada pasa sola a Pagada. Si factura un pago del proyecto, ese pago también recibe su parte, y cada pago llega al libro mayor y a QuickBooks o Xero en su propio día.

La tarjeta Pagos recibidos de la factura muestra cada pago hecho en ella, dondequiera que se registrara: en la factura, en la página Pagos, en línea (Pagar ahora), con cheque, desde un anticipo o con una nota de crédito. ¿Registró uno por error? Pulse Deshacer a su lado y confirme: ese importe vuelve a deberse en la factura. Las demás líneas indican dónde se deshacen (la página Pagos, un reembolso en Stripe, el cheque, el anticipo o la nota de crédito).

Para registrar todo lo que queda de una vez, pulse Marcar como pagada y elija la fecha en que llegó el dinero. La factura pasa a Pagada y su pago a Cobrado. ¿La marcó como pagada por error? Pulse Marcar como no pagada: la factura vuelve a deberse y se quita lo que registró «Marcar como pagada» (los pagos recibidos en la factura se mantienen). Esto solo funciona con una factura marcada como pagada a mano; el dinero pagado en línea (Pagar ahora), con cheque, desde un anticipo o con una nota de crédito se deshace donde se registró.

Seguir lo que se debe

• Los recuadros de arriba en Facturas muestran lo Aún pendiente, lo Vencida y lo Pagado este mes.
• Las pestañas separan Pendientes de pago, Vencida, Borradores y Pagada.
• Una factura está Vencida cuando se envió y su fecha de vencimiento ya pasó.

Recordatorios de pago

• Kaam360 puede reclamar por usted las facturas impagadas paso a paso: antes del vencimiento, ese día y luego con más firmeza. Configúrelo en Recordatorios de pago (en el módulo Finanzas). Consulte Recordatorios de pago: reclamar facturas impagadas automáticamente.
• Para recordárselo usted mismo a un cliente, abra la factura y pulse Enviar recordatorio. Como máximo sale un recordatorio por factura al día.
• En la factura, la tarjeta Recordatorios de pago muestra el próximo recordatorio y todos los enviados, y permite pausarlos o marcar la factura en disputa.

Facturas que se repiten solas

Para una iguala mensual, un hosting o una licencia anual, use Facturas recurrentes (en el módulo Finanzas, bajo Facturas).

1. Rellene el formulario de la derecha y pulse Configurar: un Nombre, el Cliente, cada cuánto se repite (Se repite: cada semana, mes, 3 meses o año), la fecha de Primera factura el, los Días para pagar y Qué se factura (descripción, cantidad y precio; con + Añadir línea más líneas). El impuesto se toma de Datos de facturación. O elija un artículo en + Añadir desde sus productos…: la línea conserva el vínculo con el artículo, así que las facturas que genera cuentan en Ventas por producto.
2. En cada fecha Kaam360 genera la siguiente factura por usted. Por defecto espera como Borrador para que la revise. Marque Enviar cada factura por correo al cliente en cuanto se genere (y dé la dirección en Enviar a) si quiere que se envíe al instante. Si el correo está desactivado, queda como borrador.
3. En la lista ve la próxima fecha, cuántas se generaron y una nota sobre la última. Use Pausar y Reanudar para detenerla y reanudarla, Generar la siguiente ahora para generarla antes, Editar para cambiar importe o fechas (la próxima factura usa los datos nuevos) y Eliminar para quitarla. Las facturas ya generadas se conservan.
4. Use Terminar después de (opcional) para terminarla en una fecha. Una mensual que empieza el 31 cae en el último día de los meses más cortos.
5. Al reanudar una en pausa no se generan las facturas que vencieron durante la pausa.

Enviar las cifras a su contable

1. Abra Facturas y pulse Exportar.
2. Elija para qué es el archivo: Una hoja de cálculo (Excel, Google Sheets), Xero o QuickBooks. Elija las fechas (Emitidas desde y Emitidas hasta) y pulse Descargar. Una hoja de cálculo llega como libro de Excel (.xlsx), que se abre bien sea cual sea el separador decimal de su equipo; los archivos para Xero y QuickBooks son archivos CSV, porque así los importan esos programas.
3. El archivo contiene todas las facturas enviadas o pagadas en ese periodo, una fila por línea de factura. Se omiten los borradores y las facturas anuladas.
4. Para Xero y QuickBooks, indique una vez el Código de la cuenta de ventas (y el tipo de impuesto de Xero) en Exportación contable, dentro de Datos de facturación. Pregunte a su contable por los valores correctos. Los archivos siguen las columnas habituales de importación de facturas de esos programas; si su versión pide otra columna, su contable la ajusta en un minuto.
5. ¿Prefiere que las facturas, los cobros y los clientes aparezcan solos en QuickBooks o Xero? Vea Conectar QuickBooks o Xero.

Errores

• Un borrador se puede editar o eliminar.
• Una factura ya enviada no se puede editar. Pulse Anular y escriba una nueva. Una factura anulada queda registrada. Su pago vuelve a esperar su factura.
• Una factura pagada no se puede anular. Si un pago se registró por error, deshágalo donde se registró: la tarjeta Pagos recibidos de la factura indica dónde.
• Para anular toda o parte de una factura enviada o pagada (mercancía devuelta, un precio rebajado), pulse en ella Nota de crédito. Consulte Notas de crédito, reembolsos y estados de cuenta.

Compartir por WhatsApp

En Enviar al cliente, la parte O compartir por WhatsApp abre WhatsApp con el mensaje listo, con el importe, la fecha de vencimiento y cómo pagar.

1. Elija un contacto (o escriba un teléfono con su prefijo de país, por ejemplo +34 600 123456). Pulse Abrir WhatsApp.
2. Pulse enviar en WhatsApp. Kaam360 no puede adjuntar el PDF: pulse Descargar PDF y adjúntelo en el chat si quiere.
3. Los números que empiezan por 0 se completan con el Prefijo telefónico para WhatsApp que fija una vez en Ajustes, Datos de facturación.

Facturar el tiempo registrado

Si cobra por horas, Kaam360 puede convertir las horas que registró su equipo en una factura.

1. Abra Facturas y pulse Facturar el tiempo registrado.
2. Elija el Proyecto (debe tener un cliente) y las fechas Desde y Hasta. Pulse Mostrar las horas.
3. Verá las horas facturables de cada persona. Escriba la Tarifa por hora de cada una. Kaam360 la recuerda para la próxima vez.
4. Pulse Crear borrador de factura. La factura tiene una línea por persona: sus horas a su tarifa. Revísela, cambie lo que necesite y envíela como siempre.

Solo se facturan las horas aprobadas, salvo que marque Facturar también las horas que aún esperan aprobación. Las horas marcadas como no facturables se omiten. Cada hora se factura una sola vez: si elimina el borrador de la factura o anula la factura, sus horas vuelven a ser facturables.

Mientras unas horas estén en una factura (un borrador o una emitida), no se pueden cambiar ni eliminar, para que la factura siempre coincida con las horas que la respaldan. Elimine antes el borrador o anule la factura para cambiarlas.

Añadir líneas desde Productos

En una factura nueva o en borrador, elija un artículo en Añadir desde sus productos encima de las líneas. Se rellenan su descripción, precio e impuesto habitual, y todavía puede cambiarlos. La línea recuerda el artículo, para que el informe Ventas por producto pueda contarla. Las facturas creadas desde un pedido de venta conservan los artículos elegidos en el pedido.