Ausgaben einreichen und genehmigen

Eine Ausgabe ist Geld, das Sie für die Arbeit ausgegeben haben (ein Taxi zum Kunden, Software, ein Teamessen) und erstattet haben möchten. Unter Ausgaben reichen Sie sie mit einem Beleg ein, und ein Manager genehmigt sie. Genehmigte Ausgaben eines Projekts zählen außerdem zu den Kosten dieses Projekts unter Gewinn.

Eine Ausgabe einreichen

1. Öffnen Sie Ausgaben im Modul Finanzen.
2. Wählen Sie rechts unter Ausgabe einreichen das Datum und den Typ, sagen Sie Wofür war es? und geben Sie Betrag und Währung ein.
3. Wenn es für ein Projekt war, wählen Sie es unter Projekt (optional). Wenn der Kunde die Kosten übernehmen will, haken Sie Der Kunde zahlt dies zurück (ihm in Rechnung stellen) an.
4. Wählen Sie unter Beleg (Bild oder PDF) ein Foto oder ein PDF des Belegs. Das ist freiwillig, aber Manager können einen Beleg verlangen.
5. Klicken Sie auf Einreichen. Ihr Manager (oder die Teamleitung) erhält eine E-Mail.

Schneller: Wählen Sie oben im Feld Beleg lesen ein Foto oder PDF des Belegs, und Kaam360 schlägt das Geschäft (Bezahlt an), Betrag, Steuer, Datum, Währung und Art zum Prüfen vor. Siehe Belege und Lieferantenrechnungen automatisch lesen.

Verfolgen, was passiert

• Meine Ausgaben listet alles auf, was Sie eingereicht haben, mit dem Stand: Wartet, Genehmigt, Nicht genehmigt oder Erstattet. Wurde etwas nicht genehmigt, steht in der Notiz der Grund.
• Solange eine Ausgabe auf Wartet steht, können Sie auf Bearbeiten klicken, um sie zu ändern (ein neuer Beleg ersetzt den alten), oder auf Zurücknehmen, um sie zurückzuziehen. Nach einer Entscheidung kann sie nicht mehr geändert werden.
• Sie erhalten eine E-Mail, wenn sie genehmigt, nicht genehmigt oder erstattet wurde.

Ausgaben genehmigen

1. Ausgaben, die auf Sie warten, erscheinen oben unter Wartet auf Ihre Entscheidung. Sie sehen sie, wenn Sie das Recht „Ausgaben genehmigen“ haben oder ein Team leiten (dann sehen Sie die Ihres Teams).
2. Öffnen Sie den Beleg, schreiben Sie bei Bedarf eine Notiz und klicken Sie auf Genehmigen oder Ablehnen. Beim Ablehnen ist eine Notiz nötig, damit die Person weiß, was zu korrigieren ist.
3. Über die eigene Ausgabe können Sie nicht entscheiden (nur ein Administrator kann das).
4. Nachdem Sie die Person ausgezahlt haben, suchen Sie die Ausgabe unter Ausgaben aller und klicken Sie auf Als erstattet markieren. Versehentlich genehmigt oder als zurückgezahlt markiert? Klicken Sie unter Ausgaben aller in der Zeile auf Zurück auf „Wartet auf Genehmigung“ setzen (die Genehmigenden werden erneut gefragt) oder auf Als nicht zurückgezahlt markieren. Das geht nicht bei einer Ausgabe in einem eingereichten und gesperrten Steuerzeitraum, bei einer an eine Ihrer anderen Firmen weiterberechneten oder bei einer zusammen mit anderen zurückgezahlten.

Summen ansehen und an den Buchhalter senden

• Unter Ausgaben aller zeigen die Kästchen, was wartet, was genehmigt, aber noch nicht erstattet ist und was erstattet wurde, in Ihrer Hauptwährung. Mit Anzeigen filtern Sie nach Stand.
• Klicken Sie auf Für den Buchhalter herunterladen, um eine Excel-Arbeitsmappe aller genehmigten und erstatteten Ausgaben zu erhalten.

Regeln, Tagespauschalen und gemeinsames Erstatten

Ihre Organisation kann Regeln für Ausgaben festlegen (Grenzen pro Ausgabe, Tag oder Monat, ein Beleg ab einem Betrag): Das Formular zeigt sie Ihnen beim Ausfüllen. Bei den Arten Tagespauschale und Kilometergeld wählen Sie einen Satz und geben die Tage oder die Strecke ein, und der Betrag wird berechnet. Genehmigende Personen können unter Gemeinsam erstatten mehrere genehmigte Ausgaben auf einmal erstatten. Siehe Ausgabenrichtlinien.