Änderungen, Budget und Projektabschluss

Drei Projekt-Tabs helfen Ihnen bei Geld und Abschluss.

Änderungsanfragen

Wenn ein Kunde etwas Zusätzliches wünscht, halten Sie es fest, damit Preis und Termine fair angepasst werden.

1. Öffnen Sie den Tab Änderungen und klicken Sie auf Neue Änderungsanfrage.
2. Beschreiben Sie, was der Kunde möchte. Dieser Text wird vom Kunden gelesen.
3. Füllen Sie die Felder Zusätzlicher Preis, Zusätzliche Tage am Enddatum und Zusätzliche Stunden aus.
4. Klicken Sie auf Als Entwurf speichern. Solange sie ein Entwurf ist, können Sie sie mit der Schaltfläche Bearbeiten (Stift) noch ändern.
5. Klicken Sie auf An Kunden senden, damit sie im Portal des Kunden erscheint. Die Portalnutzer des Kunden, die zustimmen und Zahlungen sehen dürfen, erhalten außerdem eine E-Mail mit der Bitte, sie zu prüfen. Siehe Fortschritt mit einem Kunden teilen.
6. Wenn der Kunde antwortet, klicken Sie auf Freigabe erfassen oder Ablehnung erfassen. Sie können eine Anfrage auch Zurückziehen.

Bei Freigabe wird der zusätzliche Preis zum Vertragswert (und zum Budget, wenn das Projekt eines hat) und werden die zusätzlichen Tage zum Enddatum des Projekts addiert.

Bei einem Projekt mit unterschriebenem Vertrag zeigt Scope Guard oben im Tab Änderungen neue Arbeit, die außerhalb des Vertrags liegt, und füllt dafür mit einem Klick eine Änderungsanfrage aus. Siehe Scope Guard: keine unbezahlte Arbeit außerhalb des Vertrags.

Eine Freigabe rückgängig machen

Wurde eine Freigabe versehentlich erfasst, klicken Sie bei der Änderungsanfrage auf Genehmigung rückgängig machen. Vertragswert, Budget und Enddatum werden wieder wie vorher, und die Anfrage wartet wieder auf die Antwort des Kunden. Sie brauchen das Recht, Projekte zu bearbeiten und Zahlungen zu verwalten. Eine bereits abgerechnete Änderungsanfrage kann nicht rückgängig gemacht werden: Löschen oder stornieren Sie zuerst seine Rechnung.

Eine Änderungsanfrage abrechnen

1. Klicken Sie bei einer genehmigten Änderungsanfrage mit Zusatzpreis auf Abrechnen.
2. Kaam360 erstellt einen Rechnungsentwurf für den Kunden des Projekts, mit einer Zeile für den Zusatzpreis, und öffnet ihn.
3. Prüfen Sie ihn und senden Sie ihn dann. Siehe Rechnungen erstellen und senden.

Eine Änderungsanfrage wird nur einmal abgerechnet: Danach zeigt sie die Rechnungsnummer. Wird dieser Rechnungsentwurf gelöscht oder die Rechnung storniert, kann sie erneut abgerechnet werden. Sie brauchen das Recht, Rechnungen zu verwalten, und das Projekt braucht einen Kunden.

Budget

Der Tab Kostenrechnung zeigt den Vertragswert, die bisherigen Kosten und den bisherigen Gewinn. Er warnt Sie, wenn Sie nahe an der Grenze sind oder das Budget überschritten haben. Wenn dort steht, dass kein Budget festgelegt wurde, bearbeiten Sie das Projekt und fügen Sie eines hinzu.

Die bisherigen Kosten sind die auf dem Projekt erfassten Stunden plus seine genehmigten Ausgaben und Lieferantenrechnungen. Genehmigte, aber noch nicht abgerechnete Bestellungen werden getrennt als „außerdem bestellt, noch nicht abgerechnet“ angezeigt. Siehe Bei Lieferanten einkaufen: Bestellungen, Rechnungen und Zahlungen.

Personaleinsatz

Auf dem Tab Personaleinsatz klicken Sie auf Personen anfordern, um Kolleginnen und Kollegen anzufragen, zum Beispiel einen Entwickler, mit den Stunden pro Woche und den Terminen, die Sie brauchen.

Das Projekt abschließen

Prüfen Sie zuerst, dass nichts liegen bleibt:

1. Klicken Sie im Projektmenü (die drei Punkte oben) auf Projekt abschließen. Der Tab Abschluss hat dieselbe Schaltfläche, solange das Projekt nicht abgeschlossen ist.
2. Eine Checkliste zeigt, was noch offen ist: offene Aufgaben, noch nicht abgerechnete abrechenbare Stunden, Stunden, die auf Genehmigung warten, noch nicht in Rechnung gestellte oder noch nicht eingegangene Zahlungen, offene Support-Tickets, noch nicht entschiedene Änderungsanfragen und genehmigte, noch nicht abgerechnete Änderungsanfragen.
3. Klicken Sie neben einer Zeile auf Beheben, um dorthin zu gelangen, wo sie behoben wird. Oder setzen Sie das Häkchen bei Mit diesen offenen Punkten abschließen und klicken Sie auf Trotzdem abschließen.
4. Setzen Sie das Häkchen bei Auch ins Archiv verschieben, um es aus der Projektliste zu nehmen.
5. Das Projekt wird auf „Abgeschlossen“ gesetzt, und der Abschluss wird im Tab Aktivität vermerkt, mit allem, was offen geblieben ist.

Schreiben Sie dann den Rückblick:

1. Öffnen Sie den Tab Abschluss.
2. Lesen Sie, wie das Projekt im Vergleich zum Plan abgeschnitten hat: Stunden, Termine und die Aufgaben, die am längsten gedauert haben.
3. Schreiben Sie, was gut lief, was nicht, und was Sie nächstes Mal anders machen werden.
4. Erfassen Sie die Kundenbewertung.
5. Wenn Sie den Kunden danach weiter betreuen, klicken Sie auf In den Support überführen.

Wenn etwas nicht klappt

• Sie können den Rückblick nicht schreiben: Das können nur die Projekteigentümerin bzw. der Projekteigentümer oder Personen mit dem Recht, Projekte zu bearbeiten.
• Projekt abschließen fehlt im Menü: Dafür braucht man das Recht, Projekte zu bearbeiten, und es wird ausgeblendet, sobald das Projekt abgeschlossen und archiviert ist.
• Abrechenbare Stunden stehen nicht auf der Checkliste: Bei einem Projekt mit Festpreis werden Stunden nicht einzeln abgerechnet, deshalb fehlen sie dort.

Ausgaben Woche für Woche und Retainer

Weiter unten auf dem Tab Kostenrechnung:

• Ausgaben Woche für Woche zeigt, wie sich die Kosten aufgebaut haben, mit einer Linie für das Budget. Es sagt auch, wann das Budget aufgebraucht wäre, wenn die Ausgaben im aktuellen Tempo weiterlaufen (Durchschnitt der letzten vier vollen Wochen).
• Retainer ist für Kunden, die jeden Monat für eine bestimmte Stundenzahl zahlen. Geben Sie die Pro Monat enthaltene Stunden ein. Sie sehen dann die in diesem Monat verbrauchten Stunden dagegen, eine Warnung, wenn Sie nah dran oder darüber sind, und eine Tabelle der letzten sechs Monate. Klicken Sie auf Stunden abrechnen, um sie abzurechnen (siehe Rechnungen erstellen und senden).

Nur abrechenbare Stunden zählen für einen Retainer. Die enthaltenen Stunden zu ändern, erfordert das Recht, Projekte zu bearbeiten.