Rechnungen erstellen und senden

Eine Rechnung ist die Zahlungsaufforderung, die Sie einem Kunden schicken. Unter Rechnungen schreiben Sie sie, senden sie als PDF per E-Mail und sehen, was noch offen ist. Wenn eine Rechnung eine Zahlung eines Projekts abrechnet, rückt die Zahlung von allein weiter.

Einmal einrichten

1. Öffnen Sie Einstellungen und wählen Sie Rechnungsangaben.
2. Tragen Sie Name auf Rechnungen, Steuernummer, Adresse und E-Mail für Antworten ein.
3. Tragen Sie unter Wie Kunden Sie bezahlen Ihre Bankverbindung ein. Sie steht auf jeder Rechnung.
4. Wenn Sie Steuer berechnen, tragen Sie deren Namen (zum Beispiel MwSt.) und den Steuersatz (%) ein. Lassen Sie 0, wenn Sie keine Steuer berechnen.
5. Wählen Sie das Präfix der Rechnungsnummer (Nummern sehen so aus: INV-0001) und das Zahlungsziel in Tagen. Drücken Sie Speichern.

Eine Rechnung für eine Zahlung schreiben

1. Öffnen Sie Zahlungen im Modul Finanzen. Drücken Sie am Ende der Zahlungszeile auf Rechnung erstellen.
2. Die Rechnung ist schon ausgefüllt: Kunde, Projekt, Betrag und Ihre Angaben. Ändern Sie, was nötig ist, etwa die Beschreibung oder das Fälligkeitsdatum.
3. Drücken Sie Entwurf speichern. Der Kunde erhält noch nichts.

Eine andere Rechnung schreiben

1. Öffnen Sie Rechnungen und drücken Sie Neue Rechnung.
2. Wählen Sie im Feld Kunde den Kunden. Seine Adresse wird eingetragen. Fügen Sie die Positionen hinzu (+ Position hinzufügen) mit Beschreibung, Menge und Preis.
3. Die Steuer wird auf die Positionsbeträge aufgeschlagen. Drücken Sie Entwurf speichern.

Eine Rechnung für einen Kundenauftrag schreiben

Öffnen Sie den Kundenauftrag und drücken Sie Geliefertes berechnen oder Rest berechnen, oder öffnen Sie einen Lieferschein und drücken Sie Diese Lieferung berechnen. Ein Entwurf wird mit Kunde, Währung, Steuer, Referenz und Positionen des Auftrags ausgefüllt. Sie können weitere Positionen hinzufügen (zum Beispiel Lieferkosten), aber keine Position kann mehr berechnen, als im Auftrag noch offen ist. Siehe Kundenaufträge und Lieferscheine.

Senden

1. Öffnen Sie die Rechnung und drücken Sie An Kunden senden. Wählen Sie einen Kontakt oder tippen Sie eine E-Mail-Adresse. Sie können eine kurze Nachricht hinzufügen.
2. Kaam360 sendet die Rechnung als PDF im Namen Ihres Unternehmens. Antworten gehen an Ihre Adresse unter E-Mail für Antworten.
3. Die Rechnung wechselt zu Gesendet. Rechnet sie eine Zahlung ab, wird diese Zahlung In Rechnung gestellt.
4. Auf anderem Weg gesendet (Post oder WhatsApp)? Drücken Sie PDF herunterladen, senden Sie sie selbst und drücken Sie dann Als gesendet markieren.

Das PDF ist in der Sprache des Kunden geschrieben: der Sprache, die bei seinem Hauptkontakt gewählt ist, sonst der Sprache Ihres Standard-Mahnplans. Deutsch, Spanisch, Portugiesisch, Indonesisch, Türkisch, Französisch, Arabisch, Urdu und Chinesisch werden alle übersetzt gedruckt. Arabischer und Urdu-Text läuft von rechts nach links; das Seitenlayout bleibt wie auf Englisch. Beträge zeigen die eigenen Nachkommastellen der Währung: keine für japanische Yen oder koreanische Won, drei für den kuwaitischen, bahrainischen, omanischen, jordanischen und tunesischen Dinar. Angebote, Kundenaufträge und Lieferscheine werden genauso gedruckt, und eine am Bildschirm unterschriebene Lieferung zeigt die Uhrzeit in der Zeitzone Ihrer Organisation.

Wenn das Geld eintrifft

Öffnen Sie die Rechnung und drücken Sie Zahlung erfassen, wenn Geld eintrifft, in Teilen oder auf einmal. Tragen Sie das Datum des Zahlungseingangs und den Betrag ein (für eine Teilzahlung weniger als offen ist; der Rest bleibt offen), wählen Sie die Zahlungsart (Überweisung, bar, Karte oder Sonstiges), fügen Sie bei Bedarf eine Referenz und eine Notiz hinzu und drücken Sie Zahlung speichern. Die Rechnung zeigt, was Bisher eingegangen wurde und was Noch offen ist; ist nichts mehr offen, wird sie von selbst Bezahlt. Rechnet sie eine Projektzahlung ab, erhält diese Zahlung ihren Anteil ebenfalls, und jede Zahlung gelangt an ihrem eigenen Tag ins Hauptbuch und nach QuickBooks oder Xero.

Die Karte Erhaltene Zahlungen auf der Rechnung listet jede Zahlung darauf auf, wo immer sie erfasst wurde: auf der Rechnung, auf der Seite Zahlungen, online (Jetzt bezahlen), per Scheck, aus einer Vorauszahlung oder durch eine Gutschrift. Eine versehentlich erfasst? Drücken Sie daneben Rückgängig und bestätigen Sie: Der Betrag ist auf der Rechnung wieder offen. Die anderen Zeilen sagen, wo sie rückgängig gemacht werden (die Seite Zahlungen, eine Erstattung in Stripe, der Scheck, die Vorauszahlung oder die Gutschrift).

Um alles Restliche in einem Schritt zu erfassen, drücken Sie Als bezahlt markieren und wählen das Datum des Zahlungseingangs. Die Rechnung wird Bezahlt und ihre Zahlung Eingegangen. Versehentlich als bezahlt markiert? Drücken Sie Als nicht bezahlt markieren: Die Rechnung ist wieder offen, und was „Als bezahlt markieren“ erfasst hat, wird entfernt (auf der Rechnung erhaltene Zahlungen bleiben). Das geht nur bei einer von Hand als bezahlt markierten Rechnung; Geld, das online (Jetzt bezahlen), per Scheck, aus einer Vorauszahlung oder durch eine Gutschrift kam, wird dort rückgängig gemacht, wo es erfasst wurde.

Verfolgen, was offen ist

• Die Kästchen oben in Rechnungen zeigen, was Noch offen, Überfällig und Diesen Monat bezahlt ist.
• Die Reiter trennen Wartet auf Zahlung, Überfällig, Entwürfe und Bezahlt.
• Eine Rechnung ist Überfällig, wenn sie gesendet wurde und ihr Fälligkeitsdatum verstrichen ist.

Zahlungserinnerungen

• Kaam360 kann unbezahlte Rechnungen Schritt für Schritt für Sie anmahnen: vor dem Fälligkeitsdatum, am Tag selbst und dann immer bestimmter. Richten Sie es unter Zahlungserinnerungen (im Modul Finanzen) ein. Siehe Zahlungserinnerungen: unbezahlte Rechnungen automatisch anmahnen.
• Um einen Kunden selbst zu erinnern, öffnen Sie die Rechnung und klicken Sie auf Erinnerung senden. Pro Rechnung geht höchstens eine Erinnerung am Tag.
• Auf der Rechnung zeigt die Karte Zahlungserinnerungen die nächste Erinnerung und alle bisherigen, und dort können Sie sie pausieren oder die Rechnung als strittig markieren.

Rechnungen, die sich von selbst wiederholen

Für einen monatlichen Servicevertrag, Hosting oder eine Jahreslizenz verwenden Sie Wiederkehrende Rechnungen (im Modul Finanzen, unter Rechnungen).

1. Füllen Sie das Formular rechts aus und klicken Sie auf Einrichten: einen Namen (Name), den Kunden (Kunde), wie oft es sich wiederholt (Wiederholt sich: jede Woche, jeden Monat, alle 3 Monate oder jedes Jahr), das Datum bei Erste Rechnung am, die Zahlungsziel in Tagen und Was berechnet wird (Beschreibung, Menge und Preis; weitere mit + Position hinzufügen). Die Steuer wird aus den Rechnungsangaben übernommen. Oder wählen Sie einen Artikel über + Aus Ihren Produkten hinzufügen…: Die Position behält die Verknüpfung zum Artikel, sodass die erstellten Rechnungen in Verkäufe nach Produkt zählen.
2. An jedem Termin erstellt Kaam360 die nächste Rechnung für Sie. Standardmäßig wartet sie als Entwurf auf Ihre Prüfung. Haken Sie Jede Rechnung sofort nach dem Erstellen per E-Mail an den Kunden senden an (und geben Sie die Adresse bei Senden an an), wenn sie sofort gesendet werden soll. Ist E-Mail aus, bleibt sie ein Entwurf.
3. In der Liste sehen Sie das nächste Datum, wie viele erstellt wurden und einen Hinweis zur letzten. Mit Pausieren und Fortsetzen halten Sie sie an und starten sie neu, mit Nächste jetzt erstellen erstellen Sie sie früher, mit Bearbeiten ändern Sie Betrag oder Termine (die nächste Rechnung nutzt die neuen Angaben) und mit Löschen entfernen Sie sie. Bereits erstellte Rechnungen bleiben.
4. Mit Beenden nach (optional) beenden Sie sie an einem Datum. Eine monatliche, die am 31. beginnt, fällt in kürzeren Monaten auf den letzten Tag.
5. Beim Fortsetzen einer pausierten werden die in der Pause fällig gewordenen Rechnungen nicht nachgeholt.

Zahlen an die Buchhaltung geben

1. Öffnen Sie Rechnungen und drücken Sie Exportieren.
2. Wählen Sie, wofür die Datei gedacht ist: Eine Tabelle (Excel, Google Sheets), Xero oder QuickBooks. Wählen Sie die Daten (Ausgestellt ab und Ausgestellt bis) und drücken Sie Herunterladen. Eine Tabelle kommt als Excel-Arbeitsmappe (.xlsx), die sich unabhängig vom Dezimalzeichen Ihres Computers richtig öffnet; die Dateien für Xero und QuickBooks sind CSV-Dateien, weil diese Programme sie so importieren.
3. Die Datei enthält jede in diesem Zeitraum gesendete oder bezahlte Rechnung, eine Zeile pro Rechnungsposition. Entwürfe und stornierte Rechnungen fehlen.
4. Für Xero und QuickBooks legen Sie den Erlöskonto (und die Xero-Steuerart) einmal unter Export für die Buchhaltung in den Rechnungsangaben fest. Fragen Sie Ihre Buchhaltung nach den richtigen Werten. Die Dateien folgen den üblichen Rechnungsimport-Spalten dieser Programme; verlangt Ihre Version eine andere Spalte, ist das in einer Minute angepasst.
5. Sollen Rechnungen, Zahlungen und Kunden lieber von selbst in QuickBooks oder Xero erscheinen? Siehe QuickBooks oder Xero verbinden.

Fehler

• Ein Entwurf kann bearbeitet oder gelöscht werden.
• Eine bereits gesendete Rechnung kann nicht bearbeitet werden. Drücken Sie Stornieren und schreiben Sie eine neue. Eine stornierte Rechnung bleibt gespeichert. Ihre Zahlung wartet wieder auf die Rechnungsstellung.
• Eine bezahlte Rechnung kann nicht storniert werden. Wurde eine Zahlung irrtümlich erfasst, machen Sie sie dort rückgängig, wo sie erfasst wurde: Die Karte Erhaltene Zahlungen auf der Rechnung zeigt, wo.
• Um eine gesendete oder bezahlte Rechnung ganz oder teilweise zurückzunehmen (zurückgegebene Ware, ein gesenkter Preis), drücken Sie darauf Gutschrift. Siehe Gutschriften, Erstattungen und Kundenkontoauszüge.

Über WhatsApp teilen

Unter An Kunden senden öffnet der Teil Oder über WhatsApp teilen WhatsApp mit fertiger Nachricht, einschließlich Betrag, Fälligkeitsdatum und Zahlungsweise.

1. Wählen Sie einen Kontakt (oder geben Sie eine Telefonnummer mit Landesvorwahl ein, zum Beispiel +49 170 1234567). Klicken Sie auf WhatsApp öffnen.
2. Senden Sie in WhatsApp ab. Kaam360 kann das PDF nicht anhängen: Klicken Sie auf PDF herunterladen und hängen Sie es bei Bedarf im Chat an.
3. Nummern, die mit 0 beginnen, werden mit der Landesvorwahl für WhatsApp ergänzt, die Sie einmal unter Einstellungen, Rechnungsangaben festlegen.

Erfasste Zeit abrechnen

Wenn Sie nach Stunden abrechnen, kann Kaam360 die von Ihrem Team erfassten Stunden in eine Rechnung verwandeln.

1. Öffnen Sie Rechnungen und klicken Sie auf Erfasste Zeit abrechnen.
2. Wählen Sie das Projekt (es braucht einen Kunden) sowie die Daten Von und Bis. Klicken Sie auf Stunden anzeigen.
3. Sie sehen die abrechenbaren Stunden jeder Person. Geben Sie für jede Person den Stundensatz ein. Kaam360 merkt ihn sich für das nächste Mal.
4. Klicken Sie auf Rechnungsentwurf erstellen. Die Rechnung hat eine Zeile pro Person: ihre Stunden zu ihrem Satz. Prüfen Sie sie, ändern Sie bei Bedarf etwas und senden Sie sie dann wie gewohnt.

Es werden nur genehmigte Stunden abgerechnet, außer Sie haken Auch Stunden abrechnen, die noch auf Genehmigung warten an. Als nicht abrechenbar markierte Stunden bleiben außen vor. Jede Stunde wird nur einmal abgerechnet: Löschen Sie den Rechnungsentwurf oder stornieren Sie die Rechnung, werden ihre Stunden wieder abrechenbar.

Solange Stunden auf einer Rechnung stehen (einem Entwurf oder einer ausgestellten Rechnung), können sie nicht geändert oder gelöscht werden, damit die Rechnung immer zu den Stunden dahinter passt. Löschen Sie zuerst den Entwurf oder stornieren Sie die Rechnung, um sie zu ändern.

Positionen aus Produkte hinzufügen

Wählen Sie auf einer neuen Rechnung oder einem Rechnungsentwurf einen Artikel unter Aus Ihren Produkten hinzufügen über den Positionen. Beschreibung, Preis und übliche Steuer werden ausgefüllt, und Sie können sie weiterhin ändern. Die Position merkt sich den Artikel, damit der Bericht Verkäufe nach Produkt sie zählen kann. Rechnungen aus einem Kundenauftrag behalten die auf dem Auftrag gewählten Artikel.