إرسال المصروفات واعتمادها

المصروف هو مال أنفقته من أجل العمل (سيارة أجرة إلى العميل، برنامج، غداء للفريق) وتريد استرداده. في المصروفات ترسله مع إيصال ثم يوافق عليه مدير. وتُحتسب المصروفات المعتمدة لأي مشروع أيضًا ضمن تكلفته في الأرباح.

إرسال مصروف

1. افتح المصروفات في وحدة المالية.
2. على اليمين، تحت إرسال مصروف، اختر التاريخ والنوع، واكتب لأي غرض كان؟ ثم المبلغ والعملة.
3. إذا كان لمشروع، فاخترْه في المشروع (اختياري). وإذا وافق العميل على دفعه، فعلّم سيدفع العميل هذا المبلغ (تتم فوترته عليه).
4. في الإيصال (صورة أو PDF) اختر صورة أو ملف PDF للإيصال. هذا اختياري، لكن قد يطلبه المديرون.
5. اضغط إرسال. يصل بريد إلى مديرك (أو قائد فريقك).

أسرع: في مربع قراءة إيصال في الأعلى، اختر صورة أو PDF للإيصال، فيقترح Kaam360 المتجر (مدفوع إلى) والمبلغ والضريبة والتاريخ والعملة والنوع لتراجعها. راجع قراءة الإيصالات وفواتير الموردين تلقائيًا.

متابعة المصروف

• يعرض مصروفاتي كل ما أرسلته مع حالته: في الانتظار أو موافق عليه أو غير معتمد أو مُسترد. وإن لم تتم الموافقة فالملاحظة توضح السبب.
• ما دام المصروف في حالة في الانتظار يمكنك الضغط على تعديل لتعديله (الإيصال الجديد يستبدل القديم) أو سحب لسحبه. وبعد القرار لا يمكن تغييره.
• يصلك بريد عند الموافقة أو عدمها أو عند السداد.

الموافقة على المصروفات

1. تظهر المصروفات التي تنتظر قرارك في الأعلى تحت بانتظار قرارك. تراها إذا كانت لديك صلاحية «الموافقة على المصروفات» أو إذا كنت تقود فريقًا (فترى مصروفات فريقك).
2. افتح الإيصال، واكتب ملاحظة إن شئت، ثم اضغط موافقة أو رفض. الملاحظة مطلوبة عند الرفض ليعرف الشخص ما يصحّحه.
3. لا يمكنك البتّ في مصروفك أنت (يستطيع ذلك المسؤول فقط).
4. بعد أن تسدّد المبلغ للشخص، ابحث عن المصروف تحت مصروفات الجميع واضغط تحديد كمُسترد. وافقت أو وضعت علامة السداد بالخطأ؟ ضمن مصروفات الجميع، اضغط في الصف إعادة إلى انتظار الموافقة (يُطلب من المعتمدين مرة أخرى) أو وضع علامة لم يُسدَّد. لا يمكن ذلك لمصروف في فترة ضريبية قُدّم إقرارها وأُقفلت، أو مصروف أُعيدت فوترته إلى إحدى شركاتك الأخرى، أو مصروف سُدّد مع مصروفات أخرى معًا.

عرض الإجماليات وإرسالها إلى المحاسب

• تحت مصروفات الجميع تعرض المربعات ما ينتظر وما اعتُمد ولم يُسدَّد بعد وما سُدِّد، بعملتك الرئيسية. استخدم عرض للتصفية حسب الحالة.
• اضغط تنزيل للمحاسب للحصول على مصنف Excel بكل المصروفات المعتمدة والمسدَّدة.

القواعد والبدل اليومي والسداد معًا

قد تضع مؤسستك قواعد للمصروفات (حدود لكل مطالبة أو يوم أو شهر، وإيصال فوق مبلغ معيّن): يخبرك النموذج بها أثناء التعبئة. وفي نوعي بدل يومي وبدل المسافة تختار سعرًا وتكتب عدد الأيام أو المسافة، فيُحسب المبلغ. ويمكن لمن يعتمد المصروفات سداد عدة مصروفات معتمدة دفعة واحدة من السداد معًا. انظر سياسات المصروفات.