تعامل مع التغييرات والميزانية وإغلاق المشروع

تساعدك ثلاثة تبويبات في المشروع على إدارة المال والنهاية.

طلبات التغيير

عندما يطلب العميل شيئًا إضافيًا، سجّله ليُحدَّث السعر والتواريخ بإنصاف.

1. افتح تبويب التغييرات واضغط طلب تغيير جديد.
2. صِف ما يريده العميل. هذا النص يقرؤه العميل.
3. اكتب سعر إضافي وأيام إضافية على تاريخ الانتهاء وساعات إضافية.
4. اضغط حفظ كمسودة. ما دام مسودة يمكنك تغييره بزر تعديل (القلم).
5. اضغط إرسال إلى العميل لعرضه في بوابة العميل. ويتلقى أيضًا مستخدمو بوابة العميل الذين يحق لهم الموافقة ورؤية الدفعات بريدًا يطلب منهم مراجعته. راجع مشاركة التقدم مع العميل.
6. عندما يرد العميل، اضغط تسجيل الموافقة أو تسجيل الرفض. ويمكنك أيضًا سحب طلبًا.

عند الموافقة يُضاف السعر الإضافي إلى قيمة العقد (وإلى الميزانية إذا كان للمشروع ميزانية) وتُضاف الأيام الإضافية إلى تاريخ انتهاء المشروع.

في مشروع له عقد موقّع، يعرض حارس النطاق أعلى تبويب التغييرات العمل الجديد الخارج عن العقد، ويمكنه ملء طلب تغيير له بنقرة واحدة. راجع حارس النطاق: أوقف العمل المجاني خارج العقد.

التراجع عن الموافقة

إذا سُجلت موافقة عن طريق الخطأ، فاضغط التراجع عن الموافقة على طلب التغيير. تعود قيمة العقد والميزانية وتاريخ الانتهاء كما كانت، وينتظر الطلب رد العميل من جديد. تحتاج إلى صلاحيتي تعديل المشاريع وإدارة الدفعات. لا يمكن التراجع عن طلب تغيير صدرت فاتورته: احذف فاتورته أو ألغها أولًا.

إصدار فاتورة لطلب تغيير

1. على طلب تغيير معتمد له سعر إضافي، اضغط أصدر فاتورته.
2. يكتب Kaam360 مسودة فاتورة لعميل المشروع، فيها سطر واحد للسعر الإضافي، ويفتحها.
3. راجعها ثم أرسلها. راجع إنشاء الفواتير وإرسالها.

تصدر فاتورة طلب التغيير مرة واحدة فقط: بعدها يظهر رقم الفاتورة. إذا حُذفت مسودة الفاتورة تلك أو أُلغيت الفاتورة، يمكن إصدار فاتورته من جديد. تحتاج إلى صلاحية إدارة الفواتير، ويجب أن يكون للمشروع عميل.

الميزانية

يعرض تبويب التكاليف قيمة العقد والتكلفة حتى الآن والربح حتى الآن. وينبّهك عندما تقترب من الحد أو تتجاوز الميزانية. وإذا قال إنه لم تُحدَّد ميزانية، فعدّل المشروع وأضف واحدة.

التكلفة حتى الآن هي الساعات المسجلة على المشروع، إضافة إلى مصروفاته المعتمدة وفواتير مورديه. وتظهر أوامر الشراء الموافق عليها التي لم تُفوتر بعد بشكل منفصل باسم «مطلوب أيضًا ولم يُفوتر بعد». راجع الشراء من الموردين: أوامر الشراء والفواتير والدفعات.

التوظيف

في تبويب التوظيف اضغط اطلب أشخاصًا لطلب زملاء، مثل مطوّر، مع الساعات في الأسبوع والتواريخ التي تحتاج إليها.

أغلق المشروع

تأكد أولًا من أنه لم يبق شيء معلق:

1. في قائمة المشروع (النقاط الثلاث في الأعلى)، اضغط إغلاق المشروع. ويحتوي تبويب الإغلاق على الزر نفسه ما دام المشروع غير مكتمل.
2. تعرض قائمة تحقق ما زال مفتوحًا: المهام المفتوحة، والساعات القابلة للفوترة التي لم تصدر فاتورتها، والساعات التي تنتظر الموافقة، والدفعات التي لم تصدر فاتورتها أو لم تُستلم، وتذاكر الدعم المفتوحة، وطلبات التغيير التي لم يُبت فيها، وطلبات التغيير المعتمدة التي لم تصدر فاتورتها.
3. اضغط إصلاح بجانب أي سطر للانتقال إلى مكان إصلاحه. أو حدد أغلقه مع بقاء هذه مفتوحة واضغط أغلق على أي حال.
4. حدد انقله أيضًا إلى الأرشيف لإخراجه من قائمة المشاريع.
5. تصبح حالة المشروع مكتملًا، ويُسجل الإغلاق في تبويب النشاط مع كل ما بقي مفتوحًا.

ثم اكتب المراجعة:

1. افتح تبويب الإغلاق.
2. اقرأ كيف كان أداء المشروع مقارنةً بالخطة: الساعات والتواريخ والمهام التي استغرقت أطول وقت.
3. اكتب ما سار جيدًا وما لم يسر جيدًا وما ستفعله بشكل مختلف في المرة القادمة.
4. سجّل تقييم العميل.
5. إذا كنت ستتولى العميل بعد ذلك، فاضغط نقل إلى الدعم.

إذا حدث خطأ

• لا تستطيع كتابة المراجعة: لا يستطيع ذلك إلا مالك المشروع أو من يُسمح له بتعديل المشاريع.
• إغلاق المشروع غير موجود في القائمة: يحتاج إلى صلاحية تعديل المشاريع، ويختفي بعد أن يكتمل المشروع ويُؤرشف.
• الساعات القابلة للفوترة لا تظهر في قائمة التحقق: في مشروع بسعر ثابت لا تُفوتر الساعات واحدة واحدة، لذلك لا تُدرج.

الإنفاق أسبوعًا بأسبوع والاتفاقات الشهرية

في أسفل تبويب التكاليف:

• الإنفاق أسبوعًا بأسبوع يبيّن كيف تراكمت التكلفة مع خط للميزانية. ويذكر أيضًا متى تنفد الميزانية إذا استمر الإنفاق بالوتيرة الأخيرة (متوسط آخر أربعة أسابيع كاملة).
• اتفاق شهري لعميل يدفع مقابل عدد من الساعات كل شهر. اكتب الساعات المشمولة كل شهر. فترى ساعات هذا الشهر المستخدمة مقابلها، وتحذيرًا عند الاقتراب أو التجاوز، وجدولًا لآخر ستة أشهر. اضغط فوترة الساعات لفوترتها (راجع أنشئ الفواتير وأرسلها).

لا تُحسب إلا الساعات القابلة للفوترة. وتغيير الساعات المشمولة يتطلب حق تعديل المشاريع.