إنشاء الفواتير وإرسالها

الفاتورة هي المطالبة التي ترسلها إلى العميل. في الفواتير تكتبها وترسلها بصيغة PDF عبر البريد وترى ما لا يزال مستحقًا. عندما تحاسب فاتورة دفعة من مشروع، تنتقل الدفعة تلقائيًا إلى المرحلة التالية.

الإعداد مرة واحدة

1. افتح الإعدادات واختر تفاصيل الفوترة.
2. اكتب الاسم على الفواتير ورقم التسجيل الضريبي والعنوان والبريد الإلكتروني للردود.
3. في كيف يدفع لك العملاء اكتب بياناتك المصرفية. تُطبع على كل فاتورة.
4. إن كنت تفرض ضريبة فاكتب اسمها (مثل VAT) ونسبة الضريبة (%). اتركها 0 إن لم تفرض ضريبة.
5. اختر بادئة رقم الفاتورة (الأرقام تبدو هكذا: INV-0001) وأيام السداد. اضغط حفظ.

كتابة فاتورة لدفعة

1. افتح الدفعات في وحدة المالية. في نهاية صف الدفعة اضغط إنشاء فاتورة.
2. تُملأ الفاتورة تلقائيًا: العميل والمشروع والمبلغ وبياناتك. غيّر ما يلزم مثل الوصف أو تاريخ الاستحقاق.
3. اضغط حفظ المسودة. لا يصل شيء إلى العميل بعد.

كتابة أي فاتورة أخرى

1. افتح الفواتير واضغط فاتورة جديدة.
2. اختر العميل. يُملأ عنوانه. أضف البنود (+ إضافة بند) مع الوصف والكمية والسعر.
3. تُضاف الضريبة فوق مبالغ البنود. اضغط حفظ المسودة.

كتابة فاتورة لأمر بيع

افتح أمر البيع واضغط فوترة ما تم تسليمه أو فوترة المتبقي، أو افتح إشعار تسليم واضغط فوترة هذا التسليم. تُملأ مسودة بعميل الأمر وعملته وضريبته ومرجعه وسطوره. يمكنك إضافة سطور أخرى (مثل رسوم التوصيل)، لكن لا يمكن لأي سطر أن يفوتر أكثر مما تبقى للفوترة في الأمر. راجع أوامر البيع وإشعارات التسليم.

الإرسال

1. افتح الفاتورة واضغط إرسال إلى العميل. اختر جهة اتصال أو اكتب بريدًا إلكترونيًا. يمكنك إضافة رسالة قصيرة.
2. ترسل Kaam360 الفاتورة بصيغة PDF باسم شركتك. تصل الردود إلى البريد الإلكتروني للردود.
3. تنتقل الفاتورة إلى تم الإرسال. وإن كانت تحاسب دفعة، تصبح تلك الدفعة مفوتر.
4. أرسلتها بطريقة أخرى (بالبريد أو واتساب)؟ اضغط تنزيل PDF وأرسلها بنفسك ثم اضغط تحديد كمُرسَل.

يُكتب ملف PDF بلغة العميل: اللغة المختارة لجهة الاتصال الرئيسية لديه، وإلا فلغة خطة تذكيرات الدفع الافتراضية لديكم. تُطبع الألمانية والإسبانية والبرتغالية والإندونيسية والتركية والفرنسية والعربية والأردية والصينية كلها مترجمة. يُقرأ النص العربي والأردي من اليمين إلى اليسار؛ ويبقى تخطيط الصفحة كما هو في الإنجليزية. تُظهر المبالغ الخانات العشرية الخاصة بالعملة: لا شيء للين الياباني أو الوون الكوري، وثلاث خانات للدينار الكويتي والبحريني والعُماني والأردني والتونسي. تُطبع عروض الأسعار وأوامر البيع وإشعارات التسليم بالطريقة نفسها، ويُظهر التسليم الموقَّع على الشاشة الوقت بالمنطقة الزمنية لمؤسستكم.

عند وصول المال

افتح الفاتورة واضغط استلام دفعة عند وصول المال، على أجزاء أو دفعة واحدة. اكتب تاريخ وصول المبلغ والمبلغ (أدخل أقل من المستحق لدفعة جزئية؛ ويبقى الباقي مستحقًا)، واختر طريقة الدفع (تحويل بنكي أو نقدًا أو بطاقة أو أخرى)، وأضف المرجع وملاحظة إن شئت، ثم اضغط حفظ الدفعة. تعرض الفاتورة ما هو المستلم حتى الآن وما لا يزال مستحقًا؛ وعندما لا يبقى شيء مستحق تصبح مدفوعة تلقائيًا. إذا كانت الفاتورة لدفعة مشروع، فإن تلك الدفعة تتلقى حصتها أيضًا، وتصل كل دفعة إلى دفتر الأستاذ وإلى QuickBooks أو Xero في يومها.

تعرض بطاقة المدفوعات المستلمة في الفاتورة كل دفعة عليها أينما سُجلت: في الفاتورة، أو في صفحة الدفعات، أو عبر الإنترنت (ادفع الآن)، أو بشيك، أو من دفعة مقدمة، أو بإشعار دائن. سجلت واحدة بالخطأ؟ اضغط تراجع بجانبها وأكّد: يصبح هذا المبلغ مستحقًا على الفاتورة مرة أخرى. وتوضح الأسطر الأخرى أين يُتراجع عنها (صفحة الدفعات، أو استرداد في Stripe، أو الشيك، أو الدفعة المقدمة، أو الإشعار الدائن).

لتسجيل كل الباقي بخطوة واحدة، اضغط تحديد كمدفوعة واختر تاريخ وصول المبلغ. تصبح الفاتورة مدفوعة وتصبح دفعتها المستلم. وضعت علامة مدفوعة بالخطأ؟ اضغط وضع علامة غير مدفوعة: تصبح الفاتورة مستحقة مرة أخرى ويُزال ما سجّله «تحديد كمدفوعة» (تبقى المدفوعات المستلمة على الفاتورة). يعمل هذا فقط لفاتورة حُددت كمدفوعة يدويًا؛ أما المال المدفوع عبر الإنترنت (ادفع الآن) أو بشيك أو من دفعة مقدمة أو بإشعار دائن فيُتراجع عنه حيث سُجل.

متابعة ما هو مستحق

• تعرض المربعات في أعلى الفواتير ما لا يزال مستحقًا وما هو متأخر وما المدفوع هذا الشهر.
• تفصل التبويبات بين بانتظار الدفع ومتأخر والمسودات ومدفوعة.
• تكون الفاتورة متأخر إذا أُرسلت وفات تاريخ استحقاقها.

تذكيرات الدفع

• يستطيع Kaam360 ملاحقة الفواتير غير المدفوعة نيابةً عنك خطوة بخطوة: قبل تاريخ الاستحقاق، وفي يومه، ثم بحزم متزايد. أعدّ ذلك في تذكيرات الدفع (في وحدة المالية). راجع تذكيرات الدفع: ملاحقة الفواتير غير المدفوعة تلقائيًا.
• لتذكير عميل بنفسك، افتح الفاتورة واضغط إرسال تذكير. يُرسل تذكير واحد على الأكثر لكل فاتورة يوميًا.
• في الفاتورة، تعرض بطاقة تذكيرات الدفع التذكير التالي وكل التذكيرات المرسلة، وتتيح إيقافها مؤقتًا أو تعليم الفاتورة كمتنازع عليها.

فواتير تتكرر من تلقاء نفسها

لاشتراك شهري أو استضافة أو ترخيص سنوي استخدم الفواتير المتكررة (في وحدة المالية، تحت الفواتير).

1. املأ النموذج على اليمين ثم اضغط إعداد: الاسم والعميل ومدى تكرارها (التكرار: كل أسبوع أو شهر أو 3 أشهر أو سنة) وتاريخ أول فاتورة في وأيام السداد وما يتم فوترته (الوصف والكمية والسعر؛ و+ إضافة بند لمزيد من البنود). تُؤخذ الضريبة من تفاصيل الفوترة. أو اختر منتجًا من + إضافة من منتجاتك…: يحتفظ البند بالرابط إلى المنتج، فتُحسب الفواتير التي ينشئها في المبيعات حسب المنتج.
2. في كل موعد تنشئ Kaam360 الفاتورة التالية لك. افتراضيًا تنتظر كمسودة لتراجعها. علّم إرسال كل فاتورة بالبريد إلى العميل فور إنشائها (وأدخل العنوان في إرسال إلى) إذا أردت إرسالها فورًا. وإذا كان البريد متوقفًا تبقى مسودة.
3. في القائمة ترى التاريخ التالي وعدد ما أُنشئ وملاحظة عن آخر واحدة. استخدم إيقاف مؤقت واستئناف للإيقاف والاستئناف، وإنشاء التالية الآن لإنشائها مبكرًا، وتعديل لتغيير المبلغ أو التواريخ (تستخدم الفاتورة التالية البيانات الجديدة)، وحذف لحذفها. الفواتير التي أُنشئت تبقى.
4. استخدم التوقف بعد (اختياري) لإنهائها في تاريخ معين. والفاتورة الشهرية التي تبدأ يوم 31 تقع في آخر يوم من الأشهر الأقصر.
5. عند استئناف فاتورة متوقفة لا تُنشأ الفواتير التي استحقت أثناء التوقف.

إرسال الأرقام إلى محاسبك

1. افتح الفواتير واضغط تصدير.
2. اختر الغرض من الملف: جدول بيانات (Excel أو Google Sheets) أو Xero أو QuickBooks. اختر التواريخ (صدرت من وصدرت حتى) واضغط تنزيل. يأتي جدول البيانات كمصنف Excel ‏(.xlsx) يُفتح بشكل صحيح أيًا كانت علامة الكسور العشرية في جهازك؛ أما ملفات Xero وQuickBooks فهي ملفات CSV لأن هذين البرنامجين يستوردانها هكذا.
3. يحتوي الملف على كل فاتورة أُرسلت أو دُفعت في تلك الفترة، صف لكل بند. تُستثنى المسودات والفواتير الملغاة.
4. لـ Xero وQuickBooks اضبط رمز حساب المبيعات (ونوع ضريبة Xero) مرة واحدة تحت التصدير المحاسبي في تفاصيل الفوترة. اسأل محاسبك عن القيم الصحيحة. تتبع الملفات أعمدة استيراد الفواتير المعتادة في هذه البرامج؛ وإن طلب إصدارك عمودًا مختلفًا فيمكن لمحاسبك مطابقته في دقيقة.
5. هل تفضّل أن تظهر الفواتير والمدفوعات والعملاء في QuickBooks أو Xero تلقائيًا؟ راجع ربط QuickBooks أو Xero.

الأخطاء

• يمكن تعديل المسودة أو حذفها.
• لا يمكن تعديل فاتورة أُرسلت. اضغط إلغاء واكتب فاتورة جديدة. تبقى الفاتورة الملغاة مسجلة، وتعود دفعتها إلى انتظار الفوترة.
• لا يمكن إلغاء فاتورة مدفوعة. إذا سُجلت دفعة بالخطأ فتراجع عنها حيث سُجلت: تُظهر بطاقة المدفوعات المستلمة في الفاتورة المكان.
• لإلغاء فاتورة مرسلة أو مدفوعة كلها أو جزء منها (بضاعة مرتجعة، سعر مخفض)، اضغط عليها إشعار دائن. راجع الإشعارات الدائنة والمبالغ المستردة وكشوف الحسابات.

شارك عبر واتساب

في إرسال إلى العميل، يفتح الجزء أو شارك عبر واتساب تطبيق واتساب والرسالة جاهزة، وفيها المبلغ وتاريخ الاستحقاق وطريقة الدفع.

1. اختر جهة اتصال (أو اكتب رقم هاتف مع رمز الدولة، مثل +966 50 123 4567). اضغط فتح واتساب.
2. اضغط إرسال في واتساب. لا يستطيع Kaam360 إرفاق ملف PDF: اضغط تنزيل PDF وأرفقه في المحادثة إن أردت.
3. تُكمَّل الأرقام التي تبدأ بـ 0 بـ رمز الاتصال الدولي لواتساب الذي تحدده مرة واحدة في الإعدادات، تفاصيل الفوترة.

فوترة الوقت المسجَّل

إذا كنت تحاسب بالساعة، يستطيع Kaam360 تحويل الساعات التي سجّلها فريقك إلى فاتورة.

1. افتح الفواتير واضغط فوترة الوقت المسجَّل.
2. اختر المشروع (يجب أن يكون له عميل) وتاريخي من وإلى. اضغط عرض الساعات.
3. ستظهر الساعات القابلة للفوترة لكل شخص. اكتب السعر للساعة لكل شخص. ويتذكره Kaam360 للمرة القادمة.
4. اضغط إنشاء مسودة فاتورة. تحتوي الفاتورة على سطر لكل شخص: ساعاته بسعره. راجعها وغيّر ما تحتاجه ثم أرسلها كالمعتاد.

لا تُفوتر إلا الساعات المعتمدة، ما لم تعلّم فوترة الساعات التي تنتظر الموافقة أيضًا. وتُستبعد الساعات المعلَّمة غير قابلة للفوترة. وتُفوتر كل ساعة مرة واحدة: إذا حذفت مسودة الفاتورة أو ألغيت الفاتورة عادت ساعاتها قابلة للفوترة.

ما دامت الساعات مدرجة في فاتورة (مسودة أو فاتورة صادرة)، لا يمكن تغييرها أو حذفها، حتى تطابق الفاتورة دائمًا الساعات التي تقوم عليها. احذف المسودة أو ألغِ الفاتورة أولًا لتغييرها.

إضافة بنود من المنتجات

في فاتورة جديدة أو مسودة، اختر بنداً من إضافة من منتجاتك فوق البنود. يُملأ وصفه وسعره وضريبته المعتادة، ويمكنك تغييرها. يتذكر السطر البند، ليتمكن تقرير المبيعات حسب المنتج من حسابه. الفواتير المُنشأة من أمر بيع تحتفظ بالبنود المختارة في الأمر.