دیکھیں کہ پروجیکٹ پر واقعی کتنی لاگت آتی ہے

ہر پروجیکٹ میں لاگت ٹیب ہوتا ہے۔ یہ دکھاتا ہے کہ پروجیکٹ پر اب تک کتنی لاگت آئی اور ختم ہونے پر کتنی متوقع ہے، اس کے بجٹ اور آمدنی کے مقابلے میں۔ آپ کے پاس پروجیکٹ لاگت دیکھنے کا اختیار ہونا چاہیے۔

لاگت ٹیب پڑھیں

1. ایک پروجیکٹ کھولیں اور اس کا لاگت ٹیب دبائیں۔
2. اوپر کے کارڈز بجٹ، اب تک کی لاگت، اختتام پر تخمینہ، آمدنی (بل شدہ اور ادا شدہ کے ساتھ)، اب تک کا منافع اور اختتام پر منافع دکھاتے ہیں، ہر ایک اپنے مارجن کے ساتھ۔
3. جدول بجٹ بمقابلہ اصل، لاگت کی قسم کے لحاظ سے لاگت کو محنت، پروجیکٹ مینجمنٹ، انتظامی اور بالائی اخراجات، اخراجات، سپلائر بلز، دیگر براہ راست اخراجات اور وسائل میں، اب تک اور تکمیل پر، بانٹتا ہے۔ وسائل پروجیکٹ کے وسائل ٹیب کے آلات، سامان اور بیرونی افراد کی منصوبہ بند لاگت ہے (دیکھیں پروجیکٹ کے وسائل کی منصوبہ بندی)۔
4. ماہ بہ ماہ خرچ دکھاتا ہے کہ لاگت کیسے بڑھی، بجٹ کی لکیر کے ساتھ۔
5. شخص کے لحاظ سے اور کام کے لحاظ سے دکھاتے ہیں کہ گھنٹے اور ان کی لاگت کس سے اور کہاں سے آئی۔ کسی شخص کی فی گھنٹہ لاگت صرف انہیں دکھائی جاتی ہے جو ریٹ دیکھ سکتے ہیں۔

تخمینے میں وہ شامل ہوتا ہے جو کھلے کاموں کو ابھی چاہیے: ان کے تخمینوں کے باقی گھنٹے، کام کرنے والے کی فی گھنٹہ لاگت پر، ان گھنٹوں کے بالائی اخراجات اور وہ خریداری آرڈر جن کا بل ابھی نہیں آیا۔

دیگر براہ راست اخراجات شامل کریں

ایسے اخراجات کے لیے جو گھنٹے، اخراجات یا سپلائر بل نہیں، جیسے کہیں اور ادائیگی پانے والا ذیلی ٹھیکیدار، سامان، سفر، آلات یا سافٹ ویئر:

1. دیگر براہ راست اخراجات کے تحت تاریخ اور قسم چنیں۔
2. یہ کس لیے تھا، رقم اور کرنسی لکھیں۔
3. اگر رسید یا انوائس ہو تو شامل کریں، اور لاگت شامل کریں دبائیں۔

پروجیکٹ کے منظور شدہ اخراجات اور سپلائر بل الگ سے شمار ہوتے ہیں، اس لیے انہیں دوبارہ شامل نہ کریں۔

کسی کو ایک پروجیکٹ پر مختلف ریٹ دیں

اس پروجیکٹ کے ریٹ کے تحت فرد، شروع کی تاریخ سے اور فی گھنٹہ لاگت چنیں، پھر فی گھنٹہ لاگت محفوظ کریں دبائیں۔ اس تاریخ سے پہلے کے گھنٹے اپنے دن کا ریٹ رکھتے ہیں۔ ہر شخص کی معمول کی فی گھنٹہ لاگت اور اس کی تاریخ سیٹنگز، صارفین میں اس کے صفحے پر مقرر ہوتی ہے۔

ان مالکان اور مینیجرز کا وقت ڈالیں جو گھنٹے درج نہیں کرتے

جو لوگ گھنٹے درج کیے بغیر پروجیکٹ چلاتے ہیں ان کی بھی کمپنی کو لاگت آتی ہے۔ Kaam360 ان کا وقت ان کے پروجیکٹس پر پروجیکٹ مینجمنٹ کے طور پر ڈال سکتا ہے:

• پروجیکٹ مالکان: سیٹنگز، پروجیکٹ لاگت میں پروجیکٹ مالکان کا کام کا وقت ان کے پروجیکٹس پر ڈالیں پر نشان لگائیں۔ ہر مہینے مالک کا کام کا وقت اس کے پروجیکٹس میں، ہر ایک پر ٹیم کے درج کیے گئے گھنٹوں کے تناسب سے بانٹا جاتا ہے۔
• مینیجرز اور کوئی بھی دوسرا: کسی پروجیکٹ کے لاگت ٹیب میں پروجیکٹ مینجمنٹ کے نیچے فرد اور اس پروجیکٹ کے لیے ان کا ان کے مہینے کا حصہ (%) چنیں، اور حصہ محفوظ کریں دبائیں۔ یہ ہر اس پروجیکٹ میں کریں جس پر وہ کام کرتے ہیں۔ مقررہ حصہ اس پروجیکٹ میں مالک کے خودکار حصے کی جگہ بھی لے لیتا ہے۔

ان کا کام کا وقت کام کے دنوں میں ان کی شفٹ کے گھنٹے ہیں، منظور شدہ رخصت اور سرکاری تعطیلات نکال کر، آج تک، اور وہ گھنٹے نکال کر جو انہوں نے پھر بھی درج کیے (وہ پہلے ہی محنت میں شمار ہوتے ہیں)۔ ہر گھنٹے کی لاگت ان کی معمول کی فی گھنٹہ لاگت ہے۔ کئی پروجیکٹس میں حصے جن کا مجموعہ 100% سے زیادہ ہو، 100% تک کم کر دیے جاتے ہیں۔ پروجیکٹ مینجمنٹ کے نیچے جدول ہر شخص، اس کا وقت کیسے ڈالا گیا، گھنٹے اور لاگت دکھاتا ہے؛ یہ کل لاگت، ماہ بہ ماہ خرچ، منافع اور پورٹ فولیو کا بھی حصہ ہے۔

جو محنت شیٹس بھرتے ہیں وہ خود بتاتے ہیں کہ ان کے وقت کا کتنا حصہ ہر پروجیکٹ پر لگا۔ ہر بند مدت کے لیے ان کا وقت ان کی شیٹ سے لگتا ہے (محنت شیٹس کے طور پر دکھتا ہے) اور مالک یا حصے کے طور پر دوبارہ نہیں، اس لیے کچھ بھی دو بار نہیں گنا جاتا؛ ان کی شیٹ کے دوسرے اخراجات اخراجات میں شامل ہوتے ہیں۔ دیکھیں محنت شیٹس۔

انتظامی اور بالائی اخراجات شامل کریں

1. سیٹنگز میں جائیں اور پروجیکٹ لاگت کھولیں۔
2. انتظامی اور بالائی اخراجات کے تحت چنیں کہ یہ کیسے شامل ہوں:- محنت کی لاگت کا ایک فیصد، مثلاً 20%۔- ہر درج شدہ گھنٹے کے لیے ایک رقم۔- ہر مہینے کے انتظامی اخراجات پروجیکٹس میں تقسیم کریں، اس مہینے درج شدہ گھنٹوں یا بل شدہ آمدنی کے لحاظ سے۔
3. ماہانہ تقسیم کے لیے ہر مہینے کے اخراجات ماہانہ انتظامی اخراجات میں شامل کریں (کرایہ، بیمہ، گھنٹے درج نہ کرنے والوں کی تنخواہیں)۔ آپ اخراجات جو بالائی اخراجات ہیں بھی چن سکتے ہیں: ان زمروں کے منظور شدہ اخراجات جو کسی پروجیکٹ کے نہیں، اپنے مہینے میں شامل ہوتے ہیں۔
4. کئی کمپنیوں کی صورت میں، کسی کمپنی کا اپنا طریقہ ہو سکتا ہے۔ کمپنی کے ماہانہ اخراجات صرف اس کے اپنے پروجیکٹس میں تقسیم ہوتے ہیں۔
5. محفوظ کریں دبائیں۔

بالائی اخراجات ہمیشہ محنت اور براہ راست اخراجات سے الگ دکھائے جاتے ہیں، تاکہ آپ دونوں دیکھ سکیں۔

بجٹ الرٹس

جب کسی پروجیکٹ کی اب تک کی لاگت، یا اس کا تخمینہ، بجٹ کے 80% اور پھر 100% سے بڑھ جائے، تو اس کے مالک اور پروجیکٹ کے وہ مینیجرز جو لاگت دیکھ سکتے ہیں، گھنٹی میں اور ای میل سے پیغام پاتے ہیں۔ ہر مرحلہ ایک بار بھیجا جاتا ہے۔ اسے سیٹنگز، پروجیکٹ لاگت، بجٹ الرٹس میں بند کریں۔

ڈاؤن لوڈ کریں اور پروجیکٹس کا موازنہ کریں

• ڈاؤن لوڈ کرنے کے لیے لاگت ٹیب کے اوپر Excel یا PDF دبائیں۔
• پورٹ فولیو ہر پروجیکٹ کے بالائی اخراجات، پیش گوئی اور مارجن دوسرے کالموں کے ساتھ دکھاتا ہے۔
• رپورٹس میں، اور ڈیش بورڈ ویجٹس میں، تمام پروجیکٹس کی لاگت، آمدنی، منافع اور مارجن کے جدول یا چارٹ کے لیے ماخذ پروجیکٹ لاگت چنیں۔

پروجیکٹ کا مؤثر ریٹ

لاگت کی جدول کے نیچے مؤثر ریٹ کارڈ دکھاتا ہے کہ اس پروجیکٹ پر ایک گھنٹے نے شروع سے اب تک واقعی کتنا کمایا: تمام انوائس شدہ رقم، ٹیکس سے پہلے اور کریڈٹ نوٹس منہا کر کے، تمام درج گھنٹوں سے تقسیم، چاہے بل کے قابل ہوں یا نہیں۔ یہ فی گھنٹہ وصولی، وصولی تناسب (انوائس شدہ رقم بمقابلہ گھنٹے ان کے فہرستی بل ریٹس پر) اور فی گھنٹہ منافع بھی دکھاتا ہے۔ دیکھیں دیکھیں کام کا ایک گھنٹہ واقعی کتنا کماتا ہے۔

"اگر ایسا ہو تو" آزمائیں

اگر ایسا ہو تو میں کوئی تبدیلی کرنے سے پہلے آزمائیں۔ پروجیکٹ میں کچھ نہیں بدلتا۔ آپ کو پروجیکٹ کی لاگت دیکھنے کا اختیار چاہیے۔

1. ان میں سے کچھ بھی بدلیں:- نئی اختتامی تاریخ: وہ دن جب کام ختم ہونا چاہیے۔- کام کے اضافی گھنٹے: مزید کام، مثلاً دائرہ کار میں تبدیلی۔- قیمت: قیمت برقرار رکھیں، نئی معاہدہ مالیت، یا باقی گھنٹوں کا بل اس ریٹ پر فی گھنٹہ ریٹ کے ساتھ۔- کسی کو شامل کریں: کوئی ملازمتی کردار، شخص یا کوئی اور، سے اور تک تاریخوں، روزانہ گھنٹے اور چاہیں تو فی گھنٹہ لاگت اور فی گھنٹہ بل کے ساتھ۔ خالی چھوڑنے پر ان کے اپنے ریٹس استعمال ہوتے ہیں۔- کسی کو ہٹائیں: کسی مدت کے لیے پروجیکٹ سے۔- وسیلہ شامل کریں: یہ کیا ہے، مقدار، فی یونٹ لاگت اور اگر کسٹمر اس کی ادائیگی کرے تو فی یونٹ قیمت۔
2. اثر دکھائیں دبائیں۔ جدول آج کا تخمینہ کو تبدیلی کے ساتھ کے ساتھ رکھتی ہے: اختتام پر لاگت، آمدنی، منافع، مارجن، اختتامی تاریخ اور باقی گھنٹے۔ ایک جملہ خلاصہ کرتا ہے، مثلاً "9 کاروباری دن پہلے ختم، مارجن 24% سے کم ہو کر 18% ہو جاتا ہے"۔
3. اسے رکھنے کے لیے منظرنامے کا نام لکھیں اور منظرنامہ محفوظ کریں دبائیں۔ پروجیکٹ پر زیادہ سے زیادہ دس منظرنامے ان سب کے لیے رکھے جاتے ہیں جو اس کی لاگت دیکھ سکتے ہیں۔
4. محفوظ منظرنامے میں، آج کے تخمینے کے ساتھ دیکھنے کے لیے محفوظ منظرناموں کا موازنہ کریں، کسی کو بدلنے کے لیے لوڈ کریں، یا حذف کرنے کے لیے ردی کی ٹوکری دبائیں۔

حساب کیسے ہوتا ہے: یہ اوپر کے کارڈز والے اسی تخمینے سے شروع ہوتا ہے۔ اختتامی تاریخ پچھلے چار ہفتوں میں پروجیکٹ پر ٹیم کی رفتار سے نکلتی ہے (حالیہ گھنٹوں کے بغیر باقی گھنٹے پروجیکٹ کی اختتامی تاریخ تک بانٹ دیے جاتے ہیں)۔ شامل کیے گئے شخص کے گھنٹے ٹیم کے گھنٹوں کی جگہ ٹیم کی اوسط لاگت پر لیتے ہیں، اس لیے مہنگا شخص لاگت بڑھاتا ہے اور سستا کم کرتا ہے۔ اضافی گھنٹوں کی لاگت ٹیم کی اوسط اور اوور ہیڈ ہے۔ جلد یا دیر سے ختم کرنا پروجیکٹ پر ڈالا گیا پروجیکٹ مینجمنٹ کا وقت بچاتا یا بڑھاتا ہے۔

کون کیا کر سکتا ہے

• پروجیکٹ کی لاگت دیکھیں: لاگت ٹیب، پورٹ فولیو میں رقوم اور پروجیکٹ لاگت رپورٹس دیکھنا۔
• لوگوں کے ریٹس کا انتظام: ریٹ، پروجیکٹ ریٹ، بالائی اخراجات اور ماہانہ انتظامی اخراجات مقرر کرنا۔
• دیگر براہ راست اخراجات شامل کرنے کے لیے پروجیکٹ میں ترمیم کا اختیار بھی چاہیے۔

ریٹ، بالائی اخراجات کی سیٹنگز میں تبدیلیاں اور ہاتھ سے شامل کیے گئے اخراجات آڈٹ لاگ میں درج ہوتے ہیں۔

اگر کچھ غلط ہو جائے

• گھنٹے مفت شمار ہو رہے ہیں: اس شخص کی ابھی فی گھنٹہ لاگت مقرر نہیں۔ اس کے صفحے پر یا اس پروجیکٹ کے ریٹ میں مقرر کریں۔
• بالائی اخراجات نظر نہیں آتے: سیٹنگز، پروجیکٹ لاگت دیکھیں۔ ماہانہ تقسیم میں، جس مہینے انتظامی اخراجات یا درج شدہ گھنٹے نہ ہوں وہ کچھ شامل نہیں کرتا۔