Voir ce que coûte réellement un projet

Chaque projet a un onglet Coûts. Il indique ce que le projet a coûté jusqu'ici et ce qu'il devrait coûter à son terme, par rapport à son budget et à ce qu'il rapporte. Il vous faut le droit de voir les coûts des projets.

Lire l'onglet Coûts

1. Ouvrez un projet et appuyez sur son onglet Coûts.
2. Les cartes en haut affichent le Budget, le Coût à ce jour, la Prévision à l'achèvement, le Chiffre d'affaires (avec ce qui a été facturé et encaissé), le Bénéfice à ce jour et le Bénéfice à l'achèvement, chacun avec sa marge.
3. Le tableau Budget par rapport au réel, par type de coût répartit le coût entre Main-d'œuvre, Gestion de projet, Frais généraux et administratifs, Dépenses, Factures fournisseurs, Autres coûts directs et Ressources, à ce jour et à l'achèvement. Ressources est le coût prévu des équipements, matériaux et intervenants externes de l'onglet Ressources du projet (voir Planifier les ressources d'un projet).
4. Dépenses mois par mois montre comment le coût s'est accumulé, avec une ligne pour le budget.
5. Par personne et Par tâche montrent d'où viennent les heures et leur coût. Le coût horaire d'une personne n'est affiché qu'aux personnes autorisées à voir les taux.

La prévision ajoute ce dont les tâches ouvertes ont encore besoin : les heures restantes sur leurs estimations, au coût horaire de la personne qui les réalise, plus les frais généraux sur ces heures et les bons de commande pas encore facturés.

Ajouter d'autres coûts directs

Pour les coûts qui ne sont ni des heures, ni des dépenses, ni des factures fournisseurs, comme un sous-traitant payé ailleurs, du matériel, des déplacements, de l'équipement ou des logiciels :

1. Sous Autres coûts directs, choisissez la Date et le Type.
2. Saisissez À quoi cela a servi, le Montant et la Devise.
3. Ajoutez un reçu ou une facture si vous en avez un, et appuyez sur Ajouter le coût.

Les dépenses approuvées et les factures fournisseurs du projet sont comptées à part : ne les ajoutez donc pas une seconde fois.

Appliquer un autre taux à une personne sur un projet

Sous Taux pour ce projet, choisissez la Personne, la date de début De et le Coût horaire, puis appuyez sur Enregistrer le coût horaire. Les heures antérieures à cette date conservent le taux de leur jour. Le coût horaire habituel de chacun, et son historique, se définit sur sa page dans Paramètres, Utilisateurs.

Imputer le temps des responsables et managers qui ne saisissent pas d'heures

Les personnes qui pilotent des projets sans saisir d'heures coûtent quand même à l'entreprise. Kaam360 peut imputer leur temps à leurs projets en Gestion de projet :

• Responsables de projet : dans Paramètres, Coûts des projets, cochez Imputer le temps de travail des responsables aux projets qu'ils portent. Chaque mois, le temps de travail d'un responsable est réparti sur ses projets, en proportion des heures saisies par l'équipe sur chacun.
• Managers et toute autre personne : dans l'onglet Coûts d'un projet, sous Gestion de projet, choisissez la Personne et sa Part de leur mois (%) pour ce projet, puis appuyez sur Enregistrer la part. Faites-le dans chaque projet où elle travaille. Une part fixe remplace aussi la part automatique d'un responsable dans ce projet.

Leur temps de travail correspond aux heures de leur horaire les jours ouvrés, moins les congés approuvés et les jours fériés, jusqu'à aujourd'hui, moins les heures qu'ils ont saisies malgré tout (elles comptent déjà comme main-d'œuvre). Chaque heure coûte leur coût horaire habituel. Des parts sur plusieurs projets qui dépassent 100 % au total sont ramenées à 100 %. Le tableau sous Gestion de projet montre chaque personne, comment son temps est imputé, les heures et le coût ; il fait aussi partie du coût total, de Dépenses mois par mois, du Bénéfice et du Portefeuille.

Les personnes qui remplissent des Feuilles d'effort indiquent elles-mêmes la part de leur temps passée sur chaque projet. Pour chaque période clôturée, leur temps est compté à partir de leur feuille (affiché comme Feuilles d'effort) et pas une seconde fois comme responsable ou par une part, donc rien n'est compté deux fois ; les autres dépenses de leur feuille s'ajoutent aux Dépenses. Voir Feuilles d'effort.

Ajouter les frais administratifs et généraux

1. Allez dans Paramètres et ouvrez Coûts des projets.
2. Sous Frais généraux et administratifs, choisissez comment ils sont ajoutés :- Un pourcentage du coût de la main-d'œuvre, par exemple 20 %.- Un montant pour chaque heure saisie.- Répartir les frais administratifs de chaque mois sur les projets, selon les heures saisies ce mois-là ou le chiffre d'affaires facturé ce mois-là.
3. Pour la répartition mensuelle, ajoutez les frais de chaque mois sous Frais administratifs mensuels (loyer, assurance, salaires des personnes qui ne saisissent pas d'heures). Vous pouvez aussi choisir des Dépenses qui sont des frais généraux : les dépenses approuvées de ces catégories qui ne concernent pas un projet sont ajoutées à leur mois.
4. Avec plusieurs sociétés, une société peut avoir sa propre méthode. Les frais mensuels d'une société ne sont répartis que sur ses propres projets.
5. Appuyez sur Enregistrer.

Les frais généraux sont toujours affichés à part de la main-d'œuvre et des coûts directs, pour que vous voyiez les deux.

Alertes budgétaires

Lorsque le coût à ce jour d'un projet, ou sa prévision, dépasse 80 % puis 100 % de son budget, son responsable et les managers du projet qui peuvent voir les coûts reçoivent un message dans la cloche et par e-mail. Chaque palier n'est envoyé qu'une fois. Désactivez-les dans Paramètres, Coûts des projets, Alertes budgétaires.

Télécharger et comparer les projets

• Appuyez sur Excel ou PDF en haut de l'onglet Coûts pour le télécharger.
• Le Portefeuille affiche pour chaque projet les Frais généraux, la Prévision et la Marge à côté des autres colonnes.
• Dans Rapports, et dans les widgets des tableaux de bord, choisissez la source Coûts des projets pour obtenir un tableau ou un graphique des coûts, du chiffre d'affaires, du bénéfice et de la marge de chaque projet.

Le taux effectif du projet

Sous le tableau des coûts, la carte Taux effectif montre ce qu'une heure sur ce projet a vraiment rapporté depuis son début : tout ce qui a été facturé, hors taxes et moins les avoirs, divisé par toutes les heures saisies, facturables ou non. Elle montre aussi l'argent encaissé par heure, la Réalisation (ce qui a été facturé face aux heures à leurs taux de facturation catalogue) et le Bénéfice par heure. Voir Voir ce que rapporte vraiment une heure de travail.

Essayer un « et si »

Sous Et si, essayez un changement avant de le faire. Rien ne change sur le projet. Il faut le droit de voir les coûts des projets.

1. Changez l'un de ces éléments :- Nouvelle date de fin : le jour où le travail doit être fini.- Heures de travail supplémentaires : plus de travail, par exemple un changement de périmètre.- Prix : Garder le prix, une Nouvelle valeur du contrat, ou Facturer les heures restantes à un taux horaire.- Ajouter quelqu'un : un métier, une personne ou quelqu'un d'autre, avec les dates De et À, les Heures par jour et, si vous voulez, son Coût horaire et sa Facturation à l'heure. Laissés vides, ses propres taux sont utilisés.- Retirer quelqu'un du projet pour une période.- Ajouter une ressource : de quoi il s'agit, la Quantité, le Coût unitaire et, si le client la paie, le Prix unitaire.
2. Cliquez sur Afficher l'effet. Le tableau met la Prévision du jour à côté de Avec le changement : le Coût à l'achèvement, le Chiffre d'affaires, le Bénéfice, la Marge, la Date de fin et les Heures restantes. Une phrase résume le tout, par exemple « finir 9 jours ouvrés plus tôt, la marge passe de 24 % à 18 % ».
3. Pour le garder, saisissez un Nom du scénario et cliquez sur Enregistrer le scénario. Jusqu'à dix scénarios sont gardés sur le projet pour tous ceux qui peuvent voir ses coûts.
4. Sous Scénarios enregistrés, cliquez sur Comparer les scénarios enregistrés pour les voir à côté de la prévision du jour, sur Charger pour en modifier un, ou sur la corbeille pour le supprimer.

Comment c'est calculé : on part de la même prévision que les cartes du haut. La date de fin vient du rythme de l'équipe sur le projet ces quatre dernières semaines (sans heures récentes, les heures restantes sont réparties jusqu'à la date de fin du projet). Les heures d'une personne ajoutée remplacent des heures de l'équipe au coût moyen de l'équipe : une personne plus chère fait monter le coût, une moins chère le fait baisser. Les heures supplémentaires coûtent la moyenne de l'équipe plus les frais généraux. Finir plus tôt ou plus tard économise ou ajoute le temps de gestion de projet imputé au projet.

Qui peut faire quoi

• Voir les coûts des projets : voir l'onglet Coûts, les montants dans le Portefeuille et les rapports Coûts des projets.
• Gérer les taux des personnes : définir les taux, les taux par projet, les frais généraux et les frais administratifs mensuels.
• Ajouter d'autres coûts directs demande aussi le droit de modifier les projets.

Les modifications des taux, des paramètres de frais généraux et des coûts ajoutés à la main sont inscrites dans le journal d'audit.

En cas de problème

• Les heures comptent comme gratuites : la personne n'a pas encore de coût horaire. Définissez-le sur sa page ou sous Taux pour ce projet.
• Aucun frais général n'apparaît : vérifiez Paramètres, Coûts des projets. Avec la répartition mensuelle, un mois sans frais administratifs, ou sans heures saisies, n'ajoute rien.