کریڈٹ نوٹس، ریفنڈز اور گاہکوں کے اسٹیٹمنٹس

کریڈٹ نوٹ کسی انوائس کو پورا یا اس کا کچھ حصہ واپس لیتا ہے: واپس کیا گیا مال، انوائس کے بعد کم کی گئی قیمت، یا کوئی غلطی۔ اس کی قیمت گاہک کا کریڈٹ بن جاتی ہے۔ آپ یہ کریڈٹ اسی یا اس گاہک کی کسی دوسری کھلی انوائس پر استعمال کر سکتے ہیں، یا اسے ریفنڈ کے طور پر واپس دے سکتے ہیں۔ اسٹیٹمنٹ ایک مدت میں گاہک کے بیلنس کو بدلنے والی ہر چیز دکھاتا ہے۔ یہ صفحات مالیات ماڈیول میں ہیں: کریڈٹ نوٹس، ریفنڈز اور گاہکوں کے اسٹیٹمنٹس۔

کریڈٹ نوٹ لکھیں

1. انوائس کھولیں (وہ بھیجی گئی یا ادا شدہ ہونی چاہیے) اور کریڈٹ نوٹ دبائیں۔ یا کریڈٹ نوٹس کھولیں، نیا کریڈٹ نوٹ دبائیں اور گاہک اور انوائس چنیں۔
2. چنیں کہ کیا کریڈٹ کرنا ہے:- پوری انوائس: جو کچھ ابھی کریڈٹ نہیں ہوا۔- چنی ہوئی لائنیں: لکھیں کہ ہر لائن میں سے کتنے واپس لینے ہیں (مثلاً 10 میں سے 3 کرسیاں)۔ قیمتیں انوائس والی ہیں۔- ایک رقم: ٹیکس سے پہلے کی رقم لکھیں، مثلاً بعد میں طے ہونے والی رعایت۔ انوائس کا ٹیکس شامل ہو جاتا ہے۔
3. وجہ لکھیں۔ یہ کریڈٹ نوٹ پر چھپتی ہے۔ آپ تیار وجوہات میں سے ایک دبا سکتے ہیں۔
4. کریڈٹ نوٹ کی تاریخ دیکھ لیں۔ اگر انوائس ابھی ادائیگی کی منتظر ہے تو جاری ہونے پر اسے انوائس ... پر استعمال کریں کو نشان زدہ رہنے دیں: انوائس پر واجب رقم کم ہو جائے گی۔
5. محفوظ کریں اور جاری کریں دبائیں، یا بعد میں مکمل کرنے کے لیے مسودے کے طور پر محفوظ کریں۔

انوائس سے زیادہ کبھی کریڈٹ نہیں ہو سکتا، پچھلے کریڈٹ نوٹس (ڈرافٹس بھی) شامل کر کے۔ کریڈٹ نوٹس کے نمبر CN-0001، CN-0002 وغیرہ ہوتے ہیں۔

بڑے کریڈٹ نوٹس کی منظوری

اگر کسی ایڈمن نے منظوری کے اصول میں کریڈٹ نوٹ کے لیے اصول بنایا ہے (مثلاً 50,000 سے زیادہ کے کریڈٹ)، تو اس سے بڑا کریڈٹ نوٹ کریڈٹ نوٹ جاری کریں دبانے پر منظوری کا منتظر دکھاتا ہے۔ منظوری دینے والے منظوریاں میں، ای میل سے یا کریڈٹ نوٹ پر منظور یا مسترد کریں سے فیصلہ کرتے ہیں۔ منظوری کے بعد یہ فوراً جاری ہو جاتا ہے؛ مسترد ہونے پر وجہ کے ساتھ مسودہ میں واپس چلا جاتا ہے۔ دیکھیں منظوریاں: کون فیصلہ کرتا ہے اور کیسے۔

گاہک کو بھیجیں

کریڈٹ نوٹ کھولیں، گاہک کو بھیجیں دبائیں، رابطہ چنیں اور بھیجیں دبائیں۔ یہ PDF کے طور پر جاتا ہے۔ پرنٹ کرنے کے لیے PDF ڈاؤن لوڈ کریں دبائیں۔

کریڈٹ کو انوائس پر استعمال کریں

1. کریڈٹ نوٹ کھولیں اور انوائس پر استعمال کریں دبائیں۔
2. اسی کرنسی میں گاہک کی کوئی کھلی انوائس چنیں، رقم لکھیں اور کریڈٹ استعمال کریں دبائیں۔
3. اس انوائس پر اب کم رقم واجب ہے۔ جو انوائس کریڈٹ سے پوری ڈھک جائے وہ ادا شدہ ہو جاتی ہے۔

غلطی سے استعمال ہو گیا؟ انوائسز پر استعمال کے نیچے اس کے ساتھ والا آئیکن دبائیں، جب تک وہ انوائس ادا نہ ہوئی ہو۔

کریڈٹ ریفنڈ کریں

1. کریڈٹ نوٹ کھولیں اور ریفنڈ دبائیں۔
2. واپس کی گئی رقم، ادائیگی کی تاریخ، طریقہ (بینک ٹرانسفر، نقد، چیک، کارڈ، آن لائن ادائیگی یا کوئی اور) اور حوالہ جیسے ٹرانسفر نمبر لکھیں۔ ریفنڈ درج کریں دبائیں۔
3. ریفنڈز کے نیچے ثبوت منسلک کریں دبا کر بینک رسید یا اسکرین شاٹ شامل کریں (PDF یا تصویر، 25 MB تک)۔

ریفنڈ گاہک کے کریڈٹ میں سے اتنی رقم استعمال کر لیتا ہے۔ غلطی سے درج ہو گیا؟ اس کے ساتھ والا کوڑے دان کا آئیکن دبائیں۔ ریفنڈز میں آپ ہر ریفنڈ دیکھ، تلاش اور فلٹر کر سکتے ہیں اور Excel میں ڈاؤن لوڈ کر سکتے ہیں۔

حالتیں

• مسودہ: لکھا جا رہا ہے؛ ابھی کہیں شمار نہیں ہوتا۔
• منظوری کا منتظر: کوئی اصول پہلے منظوری مانگتا ہے۔
• جاری کردہ: گاہک کو دیا گیا، اور ابھی کریڈٹ باقی ہے۔
• استعمال شدہ: سارا انوائسز پر استعمال ہو گیا۔
• ریفنڈ شدہ: سارا استعمال ہو گیا، زیادہ تر واپس کیا گیا۔
• منسوخ شدہ: ختم کیا گیا۔ جاری شدہ کریڈٹ نوٹ پر جس کا ریفنڈ نہ ہوا ہو منسوخ کریں دبائیں۔ جہاں یہ ادائیگی کی منتظر انوائسز پر استعمال ہوا تھا، وہ انوائسز دوبارہ پوری رقم کی واجب ہو جاتی ہیں۔

کریڈٹ نوٹس میں ٹیبز، تلاش، گاہک اور تاریخ کے فلٹر استعمال کریں، اور ترتیب کے لیے کالم کا عنوان دبائیں۔ ایکسل میں ایکسپورٹ کریں فہرست ڈاؤن لوڈ کرتا ہے۔

گاہکوں کے اسٹیٹمنٹس

1. گاہکوں کے اسٹیٹمنٹس کھولیں۔ آپ ہر وہ گاہک دیکھتے ہیں جس پر کچھ واجب ہے یا جس کا کریڈٹ استعمال نہیں ہوا، ساتھ ابھی واجب الادا نہیں، 1-30 دن، 31-60 دن، 61-90 دن اور 90 دن سے زیادہ تاخیر، غیر استعمال شدہ کریڈٹ اور بقیہ رقم۔ CR کا مطلب ہے گاہک کا کریڈٹ بنتا ہے۔ اس دن کے بیلنس دیکھنے کے لیے کوئی اور تاریخ چنیں، اور ڈاؤن لوڈ کے لیے Excel یا PDF دبائیں۔
2. کسی گاہک کے نام پر دبا کر اس کا اسٹیٹمنٹ دیکھیں۔ مدت چنیں (اس ماہ، پچھلا مہینہ، اس سال، پچھلے 12 مہینے یا اپنی تاریخیں)۔
3. اسٹیٹمنٹ ابتدائی بیلنس، ہر انوائس، ادائیگی، کریڈٹ نوٹ اور ریفنڈ چلتے بیلنس کے ساتھ، اختتامی بیلنس اور تاخیر کے حساب سے واجب رقم دکھاتا ہے۔
4. PDF ڈاؤن لوڈ کریں دبائیں، یا PDF بھیجنے کے لیے گاہک کو ای میل کریں۔

بیلنس کیسے بنتا ہے: انوائسز اسے بڑھاتی ہیں، ادائیگیاں اور کریڈٹ نوٹس اسے کم کرتے ہیں، اور ریفنڈ اسے دوبارہ بڑھاتا ہے (کیونکہ وہ کریڈٹ واپس کرتا ہے)۔ کریڈٹ نوٹ کو انوائس پر استعمال کرنا صرف کریڈٹ منتقل کرتا ہے، اس لیے بیلنس نہیں بدلتا۔ یہی بیلنس گاہک کے صفحے، انوائسز اور مالیات کے ڈیش بورڈ پر نظر آتا ہے۔

خودکار ماہانہ اسٹیٹمنٹس

• سب کے لیے: گاہکوں کے اسٹیٹمنٹس پر ماہانہ اسٹیٹمنٹس دبائیں، ہر مہینے خود بھیجیں پر نشان لگائیں، دن چنیں اور محفوظ کریں دبائیں۔ ہر گاہک کو پچھلے مہینے کا اسٹیٹمنٹ اس کی ای میل (یا اس کے بنیادی رابطے کی ای میل) پر ملتا ہے۔
• ایک گاہک کے لیے: اس کے اسٹیٹمنٹ پر ماہانہ اسٹیٹمنٹ دبائیں۔ آپ کوئی اور پتہ لکھ سکتے ہیں۔ گاہک کا اپنا شیڈول سب والے شیڈول پر فوقیت رکھتا ہے؛ بند ہو تو اسے کوئی اسٹیٹمنٹ نہیں جاتا۔

پروجیکٹ اور آرڈر کے اعداد میں کریڈٹ نوٹس

• کسی پروجیکٹ کا کریڈٹ نوٹ منافع اور لاگت ٹیب میں پروجیکٹ کی کنٹریکٹ ویلیو سے اپنی رقم گھٹا دیتا ہے؛ ریفنڈ وصول شدہ رقم سے گھٹاتا ہے۔
• پروجیکٹ کی کسی ادائیگی کی انوائس پر استعمال ہونے والا کریڈٹ اس ادائیگی پر باقی رقم کم کرتا ہے۔ جب باقی ادا ہو تو صرف وہی رقم درج ہوتی ہے جو واقعی آئی۔
• سیلز آرڈر کی لائنوں کا کریڈٹ نوٹ وہ مقداریں آزاد کر دیتا ہے: آرڈر انہیں بغیر انوائس دکھاتا ہے اور ان کی دوبارہ انوائس بن سکتی ہے۔ رقم والا کریڈٹ نوٹ آرڈر کی آمدنی کم کرتا ہے۔ کچھ بھی دو بار شمار نہیں ہوتا۔

کون کیا کر سکتا ہے

کردار اور اختیارات میں مالیات کے تحت: کریڈٹ نوٹس اور ریفنڈز دیکھیں صفحات کھولتا ہے۔ کریڈٹ نوٹس لکھیں اور ریفنڈز درج کریں لکھتا، جاری کرتا، بھیجتا، استعمال کرتا، ریفنڈ کرتا اور منسوخ کرتا ہے۔ کریڈٹ نوٹس منظور کریں فیصلہ کرتا ہے جب اصول کہے "کوئی بھی جو منظور کر سکے"۔ اسٹیٹمنٹس کے لیے انوائسز دیکھنا چاہیے؛ انہیں ای میل کرنے اور ماہانہ اسٹیٹمنٹس کے لیے انوائسز لکھیں اور بھیجیں۔ مینیجرز کے پاس شروع سے کریڈٹ نوٹ کی تینوں اجازتیں ہوتی ہیں۔