منظوریاں: کون فیصلہ کرتا ہے اور کیسے

کچھ چیزوں کو شمار ہونے سے پہلے کسی اور کی ہاں چاہیے: خرچہ واپس ملنے سے پہلے، چھٹی کے دن چھٹی بننے سے پہلے، اور بڑی رعایت والی کوٹیشن گاہک کو جانے سے پہلے۔ Kaam360 ان سب کو ایک ہی طریقے سے منظوریاں میں سنبھالتا ہے۔

دیکھیں کیا آپ کا منتظر ہے

1. بائیں مینو میں منظوریاں کھولیں (میرا دن کے قریب)۔ ساتھ والا چھوٹا عدد بتاتا ہے کہ کتنی درخواستیں آپ کی منتظر ہیں۔
2. میری منظوری کا منتظر ٹیب انہیں دکھاتا ہے، سب سے پرانی پہلے۔ ہر ایک بتاتی ہے کہ کس نے مانگا، کتنا، کس بارے میں اور کس مرحلے پر ہے، مثلاً "مرحلہ 1 از 2"۔
3. چاہیں تو تبصرہ لکھیں اور منظور کریں کے لیے ٹِک یا مسترد کریں کے لیے کراس دبائیں۔ مسترد کرتے وقت تبصرہ ضروری ہے تاکہ اس شخص کو پتا ہو کہ کیا ٹھیک کرنا ہے۔
4. کئی ایک ساتھ منظور کرنے کے لیے انہیں منتخب کریں (یا سب منتخب کریں) اور منتخب منظور کریں دبائیں۔
5. کسی عنوان پر دبائیں تاکہ درخواست اپنے تمام مراحل اور تاریخچے کے ساتھ کھلے۔

سیدھے ای میل سے فیصلہ

جب کچھ آپ کا منتظر ہو تو آپ کو منظور کریں اور مسترد کریں بٹنوں والی ای میل ملتی ہے۔ کسی ایک کو دبانے سے تفصیل والا ایک مختصر صفحہ کھلتا ہے۔ ابھی کوئی فیصلہ نہیں ہوا: دیکھ لیں، چاہیں تو تبصرہ لکھیں (مسترد کرنے کے لیے ضروری)، اور تصدیق: منظور کریں یا تصدیق: مسترد کریں دبائیں۔ سائن ان کی ضرورت نہیں۔ لنک صرف آپ کے لیے ہے، ایک بار کام کرتا ہے اور 14 دن بعد ختم ہو جاتا ہے۔

اپنی درخواستوں پر نظر رکھیں

میری درخواستیں ٹیب ہر وہ چیز دکھاتا ہے جو آپ نے منظوری کے لیے بھیجی، اور وہ کہاں ہے: انتظار میں (اور کس کی)، منظور شدہ، منظور نہیں یا واپس لیا گیا۔ منظور یا نامنظور ہونے پر آپ کو تبصرے کے ساتھ ای میل ملتی ہے۔ یہی پیش رفت اخراجات صفحے پر ہر خرچے کے نیچے اور چھٹی صفحے پر ہر درخواست کے نیچے نظر آتی ہے۔

اصول بنائیں (ایڈمنسٹریٹر)

منظوری کے اصول کھولیں (سیٹنگز کے تحت)۔ ہر قسم کے ریکارڈ کے لیے آپ اصول شامل کر سکتے ہیں:

1. خرچہ، چھٹی یا کوٹیشن کی رعایت کے نیچے اصول شامل کریں دبائیں۔
2. اسے نام دیں، مثلاً "بڑے اخراجات"۔
3. یہ کب لاگو ہوتا ہے؟ میں صرف وہی بھریں جو اہم ہو، مثلاً رقم اس سے زیادہ 50,000۔ چھٹی کے لیے اتنے کام کے دنوں سے زیادہ اور چھٹی کی قسم، کوٹیشن کے لیے کسی آئٹم پر اس سے زیادہ رعایت (%)۔ رقمیں آپ کی مرکزی کرنسی میں ہیں؛ دوسری کرنسیاں پہلے تبدیل ہوتی ہیں۔
4. کون منظور کرے، ترتیب سے میں ہر مرحلہ چنیں: درخواست دہندہ کا مینیجر (اس کی ٹیم کا لیڈ)، پروجیکٹ مینیجر (پروجیکٹ کا مالک)، ایک مخصوص شخص، کسی کردار میں کوئی بھی (مثلاً "فنانس" کردار) یا منظوری کا حق رکھنے والا کوئی بھی۔ دوسرے یا تیسرے مرحلے کے لیے ایک مرحلہ شامل کریں دبائیں۔
5. اصول محفوظ کریں دبائیں۔

اصول اوپر سے آزمائے جاتے ہیں: پہلا موزوں اصول استعمال ہوتا ہے۔ تیروں سے ترتیب بدلیں۔ آزمائیں سے دیکھیں کہ مثلاً 75,000 کا خرچہ کون منظور کرے گا۔

اگر کوئی اصول موزوں نہ ہو تو اخراجات اور چھٹیاں پہلے کی طرح اس شخص کے ٹیم لیڈ یا اخراجات منظور کریں یا چھٹی منظور کریں کا حق رکھنے والے کے پاس جاتی ہیں۔ موزوں اصول کے بغیر کوٹیشن کو منظوری نہیں چاہیے۔

بڑی رعایت والی کوٹیشنز

جب کوئی اصول کسی کوٹیشن پر لاگو ہو تو اس پر ایک اطلاع دکھائی دیتی ہے اور اسے ای میل، بھیجا ہوا یا قبول شدہ نشان زد نہیں کیا جا سکتا۔ منظوری طلب کریں دبائیں۔ منظوری کے بعد اسے بھیجا جا سکتا ہے۔ اگر بعد میں قیمتیں یا رعایتیں بدلیں تو دوبارہ مانگیں۔

پرچیز آرڈرز

منظوری کے اصول کے صفحے پر خریداری آرڈر کے نیچے آپ سپلائرز کو دیے جانے والے آرڈرز کے لیے اصول بنا سکتے ہیں، مثلاً رقم اس سے زیادہ 100,000، یا صرف ایک پروجیکٹ کے لیے۔ جس آرڈر پر کوئی اصول لاگو ہو وہ منظوری کے لیے بھیجیں کے بعد منظوری کا انتظار کرتا ہے اور منظوری تک سپلائر کو نہیں بھیجا جا سکتا۔ اگر کوئی اصول لاگو نہ ہو تو آرڈر فوراً منظور ہو جاتا ہے۔ جب کسی مرحلے پر منظوری کا حق رکھنے والا کوئی بھی لکھا ہو تو خریداری آرڈرز منظور کریں کا اختیار رکھنے والے فیصلہ کرتے ہیں۔ دیکھیں سپلائرز سے خریداری: پرچیز آرڈرز، بل اور ادائیگیاں۔

سیلز آرڈرز

منظوری کے اصول میں سیلز آرڈر کے تحت آپ گاہکوں کے آرڈرز کے اصول بنا سکتے ہیں، مثلاً رقم اس سے زیادہ 500,000، کسی فیصد سے زیادہ رعایت، یا صرف ایک پروجیکٹ کے لیے۔ ایسا آرڈر آرڈر کی تصدیق کریں کے بعد منظوری کا انتظار کرتا ہے؛ تب تک کچھ ڈیلیور یا انوائس نہیں ہو سکتا۔ مطابق اصول نہ ہو تو آرڈر فوراً تصدیق ہو جاتا ہے۔ جب کوئی مرحلہ منظوری کا حق رکھنے والا کوئی بھی کہے تو سیلز آرڈرز منظور کریں کا حق رکھنے والے فیصلہ کرتے ہیں۔ دیکھیں سیلز آرڈرز اور ڈیلیوری نوٹس۔

کریڈٹ نوٹس

منظوری کے اصول میں کریڈٹ نوٹ کے تحت آپ گاہکوں کے کریڈٹ نوٹس کے اصول بنا سکتے ہیں، مثلاً رقم اس سے زیادہ 50,000، یا صرف ایک پروجیکٹ کے لیے۔ جس کریڈٹ نوٹ پر اصول لاگو ہو وہ کریڈٹ نوٹ جاری کریں کے بعد منظوری کا انتظار کرتا ہے اور تب تک نہ استعمال، نہ ریفنڈ اور نہ بھیجا جا سکتا ہے؛ منظوری کے بعد فوراً جاری ہو جاتا ہے۔ جب کوئی مرحلہ منظوری کا حق رکھنے والا کوئی بھی کہے تو کریڈٹ نوٹس منظور کریں کا حق رکھنے والے فیصلہ کرتے ہیں۔ دیکھیں کریڈٹ نوٹس، ریفنڈز اور اسٹیٹمنٹس۔

یاددہانیاں

منظوری کے اصول پر یاددہانیاں میں چنیں کہ کتنے گھنٹے بعد منظور کنندہ کو ای میل سے یاد دلایا جائے اور زیادہ سے زیادہ کتنی بار۔ یاددہانیاں صرف دن میں جاتی ہیں۔ بند کرنے کے لیے 0 لکھیں۔ اگر کوئی مرحلہ ان کے ٹیم لیڈ کو بتائیں اس کے بعد (گھنٹے، 0 = کبھی نہیں) میں دیے گئے گھنٹوں (شروع میں 96 گھنٹے) کے بعد بھی طے نہ ہو تو فیصلہ کرنے والوں کے ٹیم لیڈ کو اس بارے میں ایک ای میل جاتی ہے؛ اگر ان کا کوئی ٹیم لیڈ نہ ہو تو یہ ای میل منظوریوں کا انتظام کرنے والوں کو جاتی ہے۔ یہ ہر مرحلے کے لیے ایک بار ہوتا ہے اور درخواست کی تاریخچے میں لکھا جاتا ہے۔

آپ کی غیر موجودگی میں متبادل

1. منظوریاں کھولیں اور متبادل منظور کنندہ ٹیب۔
2. وہ شخص چنیں جو آپ کی جگہ فیصلہ کر سکے۔ پہلا دن اور آخری دن دیں، یا خالی چھوڑیں: تب متبادل آپ کی منظور شدہ چھٹی کے ہر دن کام کرے گا۔
3. میرا متبادل محفوظ کریں دبائیں۔

جب تک یہ لاگو ہے، آپ کا متبادل آپ کی منتظر ہر چیز دیکھتا اور اس پر فیصلہ کر سکتا ہے، اور تاریخچے میں لکھا ہوتا ہے کہ یہ آپ "کی جگہ" تھا۔ ایڈمنسٹریٹر کسی کے لیے متبادل مقرر کریں میں کسی اور کا متبادل مقرر کر سکتے ہیں۔

سب کچھ ریکارڈ ہوتا ہے

ہر درخواست، مرحلہ، فیصلہ، یاددہانی، اصول کی تبدیلی اور متبادل سرگرمی کا لاگ میں لکھا جاتا ہے (دکھائیں میں منظوریاں چنیں)۔ منظوری کے اصولوں کا انتظام کا حق رکھنے والے تمام درخواستیں ٹیب بھی دیکھتے ہیں، تلاش، فلٹر، خلاصے اور ڈاؤن لوڈ کریں کے ساتھ۔