Ver quanto um projeto custa de verdade

Cada projeto tem uma aba Custos. Ela mostra quanto o projeto custou até agora e quanto se espera que custe ao terminar, face ao orçamento e ao que ele traz. Você precisa da permissão para ver os custos de projetos.

Ler a aba Custos

1. Abra um projeto e clique na aba Custos.
2. Os cartões no topo mostram o Orçamento, o Custo até agora, a Previsão ao terminar, a Receita (com o que foi faturado e pago), o Lucro até agora e o Lucro ao terminar, cada um com a sua margem.
3. A tabela Orçamento versus real, por tipo de custo divide o custo em Mão de obra, Gestão do projeto, Administração e custos indiretos, Despesas, Contas de fornecedores, Outros custos diretos e Recursos, até agora e na conclusão. Recursos é o custo previsto dos equipamentos, materiais e pessoas externas da aba Recursos do projeto (veja Planejar os recursos de um projeto).
4. Gasto mês a mês mostra como o custo foi crescendo, com uma linha para o orçamento.
5. Por pessoa e Por tarefa mostram de quem e de onde vieram as horas e o seu custo. O custo por hora de uma pessoa só é mostrado a quem pode ver taxas.

A previsão soma o que as tarefas abertas ainda precisam: as horas que faltam nas suas estimativas, ao custo por hora de quem as faz, mais os custos indiretos dessas horas e os pedidos de compra ainda não faturados.

Adicionar outros custos diretos

Para custos que não são horas, despesas nem contas de fornecedores, como um subcontratado pago à parte, materiais, viagens, equipamentos ou software:

1. Em Outros custos diretos, escolha a Data e o Tipo.
2. Digite Para que foi, o Valor e a Moeda.
3. Adicione um recibo ou fatura se tiver, e clique em Adicionar custo.

Despesas aprovadas e contas de fornecedores do projeto são contadas à parte, por isso não as adicione de novo.

Dar a alguém outra taxa num projeto

Em Taxas para este projeto, escolha a Pessoa, a data De e o Custo por hora, e clique em Salvar custo por hora. As horas antes dessa data mantêm a taxa do seu dia. O custo por hora habitual de cada pessoa, e o seu histórico, é definido na página dela em Configurações, Usuários.

Imputar o tempo de responsáveis e gerentes que não registram horas

Quem gere projetos sem registrar horas também custa à empresa. O Kaam360 pode imputar o tempo dessas pessoas aos seus projetos como Gestão do projeto:

• Responsáveis de projeto: em Configurações, Custos de projetos, marque Imputar o tempo de trabalho dos responsáveis aos projetos que têm. Todos os meses, o tempo de trabalho de um responsável é repartido pelos seus projetos, em proporção às horas que a equipe registrou em cada um.
• Gerentes e qualquer outra pessoa: na aba Custos de um projeto, em Gestão do projeto, escolha a Pessoa e a sua Parte do seu mês (%) para este projeto e clique em Guardar parte. Faça isso em cada projeto em que a pessoa trabalha. Uma parte fixa também substitui a parte automática de um responsável nesse projeto.

O tempo de trabalho é o das horas do turno nos dias úteis, menos ausências aprovadas e feriados, até hoje, menos as horas que a pessoa registrou mesmo assim (essas já contam como mão de obra). Cada hora custa o seu custo por hora habitual. Partes em vários projetos que somam mais de 100% são reduzidas a 100%. A tabela em Gestão do projeto mostra cada pessoa, como o seu tempo é imputado, as horas e o custo; também entra no custo total, em Gasto mês a mês, no Lucro e no Portfólio.

Quem preenche Folhas de esforço diz por conta própria que parte do seu tempo foi para cada projeto. Para cada período fechado, esse tempo é cobrado pela folha (aparece como Folhas de esforço) e não de novo como responsável ou por uma parte, então nada é contado duas vezes; as outras despesas da folha entram em Despesas. Veja Folhas de esforço.

Adicionar custos administrativos e indiretos

1. Vá a Configurações e abra Custos de projetos.
2. Em Administração e custos indiretos, escolha como são adicionados:- Uma percentagem do custo de mão de obra, por exemplo 20%.- Um valor por cada hora registrada.- Repartir os custos administrativos de cada mês entre os projetos, pelas horas registradas nesse mês ou pela receita faturada nesse mês.
3. Para a repartição mensal, adicione os custos de cada mês em Custos administrativos mensais (aluguel, seguros, salários de quem não registra horas). Também pode escolher Despesas que são custos indiretos: despesas aprovadas dessas categorias que não são de um projeto são somadas ao seu mês.
4. Com várias empresas, uma empresa pode ter a sua própria forma. Os custos mensais de uma empresa só são repartidos entre os seus próprios projetos.
5. Clique em Salvar.

Os custos indiretos são sempre mostrados à parte da mão de obra e dos custos diretos, para que veja ambos.

Alertas de orçamento

Quando o custo até agora de um projeto, ou a sua previsão, ultrapassa 80% e depois 100% do orçamento, o responsável e os gestores do projeto que podem ver custos recebem uma mensagem no sino e por e-mail. Cada etapa é enviada uma vez. Desative em Configurações, Custos de projetos, Alertas de orçamento.

Baixar e comparar projetos

• Clique em Excel ou PDF no topo da aba Custos para baixá-la.
• O Portfólio mostra de cada projeto os Custos indiretos, a Previsão e a Margem ao lado das outras colunas.
• Em Relatórios, e nos widgets de painéis, escolha a fonte Custos de projetos para uma tabela ou gráfico com os custos, receita, lucro e margem de todos os projetos.

A tarifa efetiva do projeto

Abaixo da tabela de custos, o cartão Tarifa efetiva mostra quanto uma hora neste projeto realmente rendeu desde o início: tudo o que foi faturado, antes de impostos e menos notas de crédito, dividido por todas as horas registradas, faturáveis ou não. Ele também mostra o dinheiro recebido por hora, a Realização (o que foi faturado em relação às horas pelas tarifas de tabela) e o Lucro por hora. Veja Ver quanto uma hora de trabalho realmente rende.

Testar um "e se"

Em E se, teste uma mudança antes de fazê-la. Nada no projeto muda. Você precisa da permissão para ver os custos dos projetos.

1. Mude qualquer um destes itens:- Nova data de fim: o dia em que o trabalho deve estar pronto.- Horas de trabalho extra: mais trabalho, por exemplo uma mudança de escopo.- Preço: Manter o preço, um Novo valor do contrato ou Cobrar as horas restantes a uma tarifa por hora.- Adicionar alguém: um cargo, uma pessoa ou outra pessoa, com as datas De e Até, as Horas por dia e, se quiser, o Custo por hora e a Cobrança por hora. Se ficarem vazios, as tarifas da própria pessoa são usadas.- Retirar alguém do projeto por um período.- Adicionar um recurso: o que é, a Quantidade, o Custo por unidade e, se o cliente pagar por ele, o Preço por unidade.
2. Clique em Mostrar o efeito. A tabela coloca a Previsão de hoje ao lado de Com a mudança: o Custo ao terminar, a Receita, o Lucro, a Margem, a Data de conclusão e as Horas restantes. Uma frase resume, por exemplo "terminar 9 dias úteis mais cedo, a margem cai de 24% para 18%".
3. Para guardá-lo, digite um Nome do cenário e clique em Salvar cenário. Até dez cenários ficam salvos no projeto para todos que podem ver os custos dele.
4. Em Cenários salvos, clique em Comparar cenários salvos para vê-los ao lado da previsão de hoje, em Carregar para mudar um, ou na lixeira para excluí-lo.

Como é calculado: parte da mesma previsão dos cartões do topo. A data de conclusão vem do ritmo da equipe no projeto nas últimas quatro semanas (sem horas recentes, as horas restantes são distribuídas até a data de fim do projeto). As horas de uma pessoa adicionada substituem horas da equipe pelo custo médio da equipe, então uma pessoa mais cara faz o custo subir e uma mais barata, cair. Horas extras custam a média da equipe mais as despesas gerais. Terminar antes ou depois economiza ou acrescenta o tempo de gestão de projeto cobrado do projeto.

Quem pode fazer o quê

• Ver os custos dos projetos: ver a aba Custos, os valores no Portfólio e os relatórios de Custos de projetos.
• Gerenciar as tarifas das pessoas: definir taxas, taxas de projeto, os custos indiretos e os custos administrativos mensais.
• Adicionar outros custos diretos também exige a permissão para editar projetos.

Alterações de taxas, das configurações de custos indiretos e os custos adicionados à mão ficam no registro de auditoria.

Se algo der errado

• As horas contam como gratuitas: a pessoa ainda não tem custo por hora. Defina-o na página dela ou em Taxas para este projeto.
• Não aparecem custos indiretos: verifique Configurações, Custos de projetos. Com a repartição mensal, um mês sem custos administrativos, ou sem horas registradas, não adiciona nada.